Как выбрать оптимальный сервис для автоматизации HR и рекрутинг процессов: на что обратить внимание

Смотреть детальнее

Автоматизация становится не просто трендом, а необходимостью. Она помогает сэкономить время, оптимизировать издержки и улучшить рабочие процессы. К примеру, по исследованию McKinsey до 50% всех рабочих задач можно автоматизировать, в то время как только 37% HR-функций автоматизировано. Однако выбор правильного сервиса может быть заданием, требующим тщательного анализа. Неправильный выбор = потери времени, ресурсов, нарушение уже отлаженных бизнес-процессов и… необходимость повторного выбора 🙃

В этой статье мы рассмотрим ключевые моменты и критерии, на которые следует обратить внимание при выборе оптимальной системы автоматизации HR и рекрутинг процессов.

До начала выбора системы HR-автоматизации: определите потребности компании

Внедрение HRIS только из-за тренда или из-за одобрительных отзывов от коллег по специальности — неправильное решение. Такой шаг не универсален для всех. Система вашей знакомой из другой компании может просто не соответствовать потребностям вашей компании.

Поэтому прежде чем начинать процесс поиска системы, следует проанализировать текущие процессы и выявить пробелы: тщательно оцените, какие процессы выполняются вручную, требуют много времени, ресурсов или приводят к ошибкам и задержкам. Возможно, вам нужно оптимизировать процесс отслеживания заявок или улучшить процесс онбординга.

Конечно, порой сложно заметить все слабые места рабочих процессов, однако, понимая их, вы сможете выбрать систему, которая действительно работает в вашу пользу.

Для анализа потребностей задайте себе следующие вопросы:

• Какие процессы «съедают» больше всего вашего времени?
• Что в онбординге, опросах или карьерном продвижении специалистов настроено неэффективно?
• Где в HR-процессах чаще всего случаются задержки или ошибки?
• Что вы ожидаете от системы автоматизации HR? К примеру, какую аналитику вы хотели бы получать?

7+ ключевых факторов, которые следует учесть при автоматизации HR и рекрутинга

Конечно, потребности и ожидания от функционала системы уникальны для каждой компании. В то же время есть и универсальные характеристики, на которые следует обратить внимание, по опыту клиентов Hurma. Рассмотрим главные далее.

#1 Безопасность данных

HRM и ATS системы хранят конфиденциальную информацию о кандидатах и сотрудниках, поэтому не следует пренебрегать этим пунктом. Вместе с юристами вы должны обязательно проверить информацию о подрядчике, вычитать договоры и уточнить все моменты относительно порядка хранения и обработки данных.

Вот небольшой перечень того, что следует проверить перед приобретением системы:

• Методы шифрования и защиты

Тщательно оцените, как система сохраняет ваши данные и защищает их от внешних угроз. Убедитесь, что используются надежные методы шифрования и защиты данных.

• Индивидуальная среда для каждого клиента

Рассмотрите систему, которая предоставляет безопасную и частную среду для каждого пользователя, оказывая надежную защиту и избежание взаимного влияния на производительность различных клиентов (да, с такой проблемой вы тоже можете столкнуться).

• Время непрерывной работы

Узнайте о гарантированном времени непрерывной работы системы (аптайм) и ее возможных сбоях. Важно, чтобы ПО было доступно почти всегда.

• Внутренняя защита данных

Проверьте, как система разделяет пользователей по ролям и правам доступа. Хорошо настроенная внутренняя защита помогает контролировать доступ к данным.

• Support

Убедитесь, что разработчик системы предоставляет обучение и качественную поддержку пользователям. Это поможет вам максимально использовать возможности системы и решать технические вопросы. Возможно, стоит также рассмотреть наличие поддержки именно на локальном языке.

#2 Стоимость и модель ценообразования

Ваш бюджет играет важную роль в выборе системы автоматизации HR, однако не советуем принимать решения только из-за самой дешевой стоимости. Обратите внимание на инструменты, которые входят в базовую цену и общую тенденцию ценообразования.

Чаще всего у HRIS есть тарифы, которые зависят от размера компании и требуемого функционала. Например, некоторые системы предлагают тариф с базовыми функциями, однако если вы хотите добавить другой функционал, например, модуль рекрутмента, payroll или наличие более быстрой поддержки — их нужно оплачивать отдельно.

#3 Аналитика и отчетность

Обратите внимание, обладает ли программа автоматизации HR-процессов встроенной аналитикой. Именно благодаря ей вы сможете оценить эффективность рекрутинговых процессов, получить ценную информацию о сотрудниках и принимать более взвешенные решения.

Аналитика может быть полезна как для HR, так и рекрутера. Например, некоторые системы позволяют видеть не только общую статистику, но и отслеживать другие важные HR метрики: текучесть кадров, вовлеченность или eNPS.

Смотреть детальнее

Рекрутеру же пригодятся такие метрики как анализ воронки рекрутинга, включая разбивку на различные источники поиска кандидатов, продолжительность работы над вакансиями, коэффициент принятия оффера (OAR) и так далее.

Смотреть детальнее

#4 Масштабируемость

Возможность расти вместе с вашим бизнесом может стать критическим параметром.

Возможно, сейчас у вас всего 15 сотрудников, однако ваши планы на три года включают рост хедкаунта до 100 человек. Для того чтобы не столкнуться с неожиданной потребностью смены сервиса, следует проверить существующие функции масштабируемости заранее.

Обратите внимание на сервисы автоматизации работы HR, у которых есть модульное ценообразование или разные варианты уровней по размеру компании — так вы можете более эффективно использовать бюджет. Также вы можете оценить список клиентов, чтобы сориентироваться, какого размера компании пользуются выбранным сервисом.

#5 Интеграции с другими сервисами

Существенным преимуществом системы будет возможность интеграции с внешними сервисами. Так вам не придется объединять данные из нескольких инструментов вручную и вы сможете пользоваться определенными функциями сторонних сервисов без HRIS.

К примеру, интеграции с job-порталами помогут рекрутеру разместить вакансию в несколько кликов и быстрее обрабатывать отклики кандидатов. Также полезным дополнением может стать интеграция с парсером резюме, как, например, AI Fox, что помогает перенести информацию о кандидате в ATS за секунды.

Даже если вы не знаете, будете ли связывать работу сторонних сервисов со своей HRMS или ATS, не пропускайте этот пункт. Равно как и с масштабируемостью, здесь стоит подумать заранее и оценить, будет ли у вас возможность упростить определенные задачи, пользуясь системой.

#6 Скорость внедрения

В работе рекрутмент отдела скорость и бесперебойность процесса жизненно необходима. Следовательно, при интеграции или переходе на новый инструмент важно потратить как можно меньше времени.

Скорость внедрения HRIS зависит от различных факторов, таких как размер компании, интеграция с другими системами и уровень подготовки персонала… Важно создать четкий план и убедиться в том, что поставщик готов помочь вам с внедрением и адаптацией. Во многих системах этот пункт — часть сервиса продукта.

#7 Удобство использования

Система должна облегчать вашу работу и быть понятной сотрудникам, ведь в противном случае ее внедрение не будет результативным.

Поэтому обратите внимание на:

• интуитивность функционала;
• последовательность модулей;
• наличие исчерпывающей и понятной базы знаний;
• пользовательскую поддержку.

Оценить это можно во время демо или тестового периода пользования системой.

#8+ Другие важные функции

Хотя инструментарий систем может отличаться, существует ряд функций, которые должны быть в качественной HRM-системе. Среди них:

• база данных сотрудников;
• подбор персонала;
• онбординг;
• отслеживание посещаемости сотрудников;
• управление производительностью;
• обучение и развитие работников;
• расчет заработной платы.

Выделите важные характеристики для вас и оценивайте все альтернативы автоматизации HR и рекрутинга по ним.

Бонус: чек-лист для выбора HRIS

Как уже отмечалось ранее, критерии выбора инструментов автоматизации HR-процессов очень индивидуальны. Однако, вы можете воспользоваться этим универсальным чек-листом, чтобы не упустить ничего важного:

1. Определитесь с необходимыми функциями системы.
2. Ознакомьтесь с отзывами.
3. Проверьте, удобна ли система в использовании.
4. Исследуйте вопросы безопасности вместе с юристами.
5. Убедитесь в качестве клиентской поддержки.
6. Узнайте, есть ли возможность увеличения количества пользователей системы.
7. Проверьте, насколько тарифы соответствуют вашему бюджету.
8. Обратите внимание на интеграцию со сторонними сервисами.
9. Убедитесь в том, что использование пройдет максимально быстро.

Вместо вывода: HR и рекрутинг системы должны облегчать вашу работу, а не наоборот. Неправильный выбор при автоматизации HR процессов — это болезненный удар по отлаженным процессам, который заставит вас опять анализировать альтернативы и менеджить переход на новый продукт (а значит и тратить время). Вот почему так важно уделить внимание на оптимальный первый выбор — чего мы вам и желаем!