Как давать обратную связь кандидатам: советы экспертов

Кажется, все знают: фидбек в рекрутинге нужен и должен быть качественным. Но редко кто указывает что-то более детальное, чем «Мы решили двигаться с другим кандидатом».

Компании можно понять: написать комплексную обратную связь — сложная задача, которой надо еще и научиться (писать фидбек бывает так же сложно, как и строки кода). Развить эту компетенцию помогают Мария Куцевол, Recruitment Team Lead в ITExpert, и Сергей Немчинский, CEO/Founder в FoxmindEd. В этой статье эксперты делятся, из чего должен состоять качественный фидбек и как написать ответ для кандидата, чтобы превратить его в амбассадора вашего бренда работодателя (даже если это отказ).

Почему фидбек кандидатам is a must

Нет таких этапов в найме, когда не нужно предоставлять фидбек. Рекрутерам критично быть на связи, начиная от первого письма кандидату и оканчивая стартом испытательного срока. Это дарит ценную прозрачность по процессам: кандидат осведомлен, на каком этапе он находится, и что будет происходить дальше. Иначе может случиться гостинг кандидатов, а компания будет терять ценные таланты.

Даже короткие сообщения-апдейты о текущем этапе определяют впечатление кандидатов от вашей компании: опросы показывают, что 81% из них ожидают постоянной коммуникации с рекрутером по процессам найма.

А после собеседований и тестовых заданий обязательно предоставить более развернутую обратную связь кандидату. Она должна состоять не из нескольких слов, а хотя бы из 4-5 предложений. Ведь именно такой фидбек улучшает восприятие вашей команды, помогает определить, куда и как развиваться специалисту, а также четко очерчивает, почему не состоялся метч с вашей компанией.

Важно! «Вы нам не подходите» — ответ, но не полноценный фидбек.

Так благодаря качественному фидбеку после собеседования и не только:

• Улучшается восприятие вашего бренда работодателя;
• Уменьшается риск мискомуникации, утерянных переписок с кандидатами и тому подобное;
• Принимаются более объективные решения о найме — что влияет на качество рекрутинга в целом;
• Генерируются будущие контакты: отказ сегодня может превратиться в оффер завтра, например, если вы трудоустроите кандидата на другую позицию.

Другие критерии качественного фидбека и примеры обратной связи кандидату рассмотрим далее.

Правила качественного фидбека во время рекрутинга

В чек-листе качественного фидбека от экспертов:

✅ Конкретность и факты. Аргументируя решение, ссылайтесь на ответы специалиста и портрет кандидата, указывайте примеры. Не стоит опираться на слишком субъективные оценки. ✅ Возможность для роста. Если это уместно и вы можете предоставить фидбек, который бы подсветил специалисту, на чем ему сконцентрироваться в будущем — сделайте это. Обычно подобная обратная связь по кандидату очень ценится. Это может быть ревью основных вопросов с собеседования с перечнем тем или отдельных вопросов, которые кандидат сможет прокачать. ✅ Недостатки коммуницируются вежливо и с уважением. Например, если кандидат искал должность синиора, но прошел собеседование на уровне джуниора, лучше сформулировать это как «мы ищем более опытного специалиста в таких вопросах: …»

❌ Излишняя эмоциональность. Недовольство, ирония, сарказм — red flags в фидбеке. ❌ Сравнение с другими кандидатами. «Вот предыдущий специалист, Владимир, лучше знал CI/CD, еще и просит меньшую зарплату» — не ок. ❌ Лишние ярлыки и поспешные выводы. Если, по вашему мнению, человек не замэтчится в команду по мягким навыкам, но вы не можете объяснить причины —  это может привести к негативному отзыву о работодателе. Это касается и субъективных оценок формата: «У вас не горят глаза!», «На собеседовании вы были не слишком активны», «Мы ищем лидеров, а вы такого чувства не вызвали» и так далее. ❌ Ориентация на возраст, пол, расу или религиозную принадлежность — все эти критерии отказов являются дискриминацией и противозаконны в Украине и других странах мира.

Детальность фидбека и оценки навыков обычно зависит от уровня позиции. Избегайте формулировок «правильный» и «неправильный ответ», когда оцениваете неоднозначные комплексные идеи и решения кейсов.

А что делать, если у вас нет конкретики для ответа? Отказывать сухими формулировками «вы нам не подходите» — плохой тон. Лучше подумайте, что именно в навыках или подходах специалиста не мэтчится с вашей компанией и опишите это. Если же конкретики все еще нет — пересмотрите валидность методов отбора. Похоже вы застряли на этапе интуитивного найма и он стопит ваш рост.

Как вывод, отказ по cultural fit и подходам к работе — норма. Но важно быть осторожным с выводами относительно ценностей кандидата и избегать лишних оценок. Имеют место отказы такого формата: «После детального рассмотрения мы решили не продолжать процесс отбора с вами, поскольку ваши подходы к созданию команд и процессов не полностью соответствуют нашим ожиданиям. Мы ищем кандидата, который был бы более заинтересован в создании командных ритуалов, тимбилдингов, преодолении бас-фактора и так далее».

Пишем обратную связь: примеры фидбека после собеседования и на других этапах

Качественный фидбек кандидатам содержит не только апдейт, решение о продолжении или прекращении коммуникации по вакансии, но и причины всего перечисленного. Даже если речь об отказе, компания должна уделить время комплексной обратной связи.

Чтобы его сформировать, необходимо сначала прописать внутренние выводы собеседования. Например:

1. Сильные стороны: понимание традиционных сетевых технологий, опыт с Azure.
2. Слабые стороны: отсутствие опыта с Kubernetes и Cloudflare, желания изучать новые облачные технологии.
3. Вывод: кандидат не слишком метчится с вакансией, поскольку на этой позиции важен опыт с Kubernetes.

Далее важно продумать, как лучше представить эту информацию кандидату. Для этого можно использовать готовые схемы и шаблоны фидбека.

Схема «Бутерброд»

Это способ передачи информации по схеме: «похвалить-поругать-похвалить». То есть письмо пишется по скрипту:

1. Указать сильные стороны и преимущества кандидата.
2. Прописать «но»: какие есть недостатки.
3. Напоследок добавить мотивации: например, отметить, что с кандидатом было приятно общаться.

Схема DAKI

DAKI расшифровывается как Drop (убрать), Add (добавить), Keep (сохранить) и Improve (улучшить). Таким образом, в письме нужно пошагово ответить, какие именно навыки и к какому из глаголов относятся.

Как может выглядеть фидбек по этой схеме:

• сохранить понимание традиционных сетевых технологий,
• добавить опыт с Kubernetes,
• убрать негативное отношение к облакам,
• улучшить автоматизацию процессов.

Этим разбором можно дополнить решение об отказе или приглашении кандидата на работу.

Схема CAS (Criticize-Ask-Suggest)

Это прием, который сочетает критику, вопросы и предложения. Он особенно актуален, если вам есть, что подать кандидату в качестве альтернативы.

Например: «К сожалению, на эту позицию мы ищем человека с большим опытом работы с Kubernetes. Рассматриваете ли вы для себя другие предложения? Могу отправить вам описание вакансии Network Engineer».

Обратная связь между этапами рекрутинга и что делать, если фидбек задерживается

Рекрутер должен поддерживать постоянный контакт с кандидатом. Вот несколько примеров таких организационных сообщений:

• «Отправил/-ла ваше резюме и технические ответы на рассмотрение IT-специалистам. Как только получу ответ, сообщу».
• «Планируется 3 этапа собеседований: 1) технический, 2) менеджерский, 3) знакомство с командой. Вас приглашают на первый этап, который будет проводить Lead команды на английском языке в Google Meet, займет до часа времени. Когда вам будет удобно?»
• «Подскажите, как прошло собеседование, какие ваши впечатления? Я получу фидбек от интервьюеров через 2–3 дня. Как только он будет у меня, сразу вам напишу».
• «У нас начался релиз и техническая команда загружена, но через две недели должны начать процесс собеседований. Подскажите, пожалуйста, есть ли у вас возможность подождать?»

Если детальная обратная связь по каким-то причинам невозможна (hiring-менеджер в отпуске, самого собеседования еще не было и тому подобное), задание рекрутера — делать регулярные синк-/чек-апы. Сложнее всего рекрутерам аутсорса/аутстаффа, где клиент может внезапно захолдить процессы без фидбека или отказать без деталей. В таких случаях лучше честно проговорить об этом кандидату и извиниться за такую ситуацию. Допустимо указать, на что обычно обращает внимание этот менеджер. То есть что могло быть решающим в принятии решения об отказе.

Возьмите за правило: отсутствие обратной связи уже является обратной связью. С таким подходом кандидаты будут возвращаться к вам по открытым позициям и рекомендовать как место работы своим друзьям или знакомым.

Как рекрутеру формировать культуру качественной обратной связи в команде: практические советы

По статистике Indeed, среднее время получения обратной связи после онлайн-собеседования или офлайн-интервью — 28 рабочих дней. Но обычно о письме на почте договариваются в течение 2–5 дней. Чтобы приблизиться к этому показателю и предоставлять максимально полезный фидбек, рекрутер должен формировать соответствующую культуру в команде.

Желательно договориться с техническими специалистами о правилах «на берегу»:

• Как быстро будет предоставляться фидбек — через 1–2 дня после тестового, например. А если будут задержки, то важно предупредить заранее.
• Как должна выглядеть обратная связь. Упорядочьте универсальную структуру. К примеру, по каждому кандидату можно прописывать основные плюсы и минусы. Или вы можете выделить критерии оценки кандидатов (отдельные навыки) и писать комментарии по каждому специалисту в таблицу для сравнения.
• Где и как будет передаваться/вестись коммуникация по кандидату — дают ли менеджерам доступ к ATS, ведут ли фидбеки в таблице или в отдельных чатах по вакансии/кандидату.

Как мотивировать команду придерживаться правил? Аргументируйте их. Следуйте принципу data driven рекрутинга: подготовьте аналитику о том, какое количество кандидатов «отпадает» из-за слишком долгого периода ожидания и какие репутационные риски это вызывает для компании.

Для оптимизации найма подготовьте стандартизированный перечень вопросов или тем, на которые вы хотите получить ответы кандидатов. Команда, которая проводит собеседования, может оценивать каждый пункт по пятибалльной шкале: знание баз данных, Java Core, Spring Boot и тому подобное. Это значительно ускорит принятие решения и написание фидбека кандидатам, а также улучшит объективность оценки. Также балльный подход помогает определиться с грейдами в IT: возможно, кандидат не дотягивает до Senior, но вы можете ему предложить похожую вакансию с требованиями уровня Middle.

Таблицы с собранными оценками называют scorecards. Их использование особенно актуально, если вы нанимаете большое количество сотрудников со схожими навыками (например, Middle Java разработчиков).

Как итог: сделайте качественный фидбек обязательным правилом и не рассматривайте новых кандидатов, пока не приняли решение по проведенным собеседованиям. Такую синхронизацию по процессам оценят не только кандидаты, но и hiring-менеджеры в вашей команде.