Как правильно написать кандидату без ChatGPT: советы для персонализации и структура письма

Марина Косич 06.04.2023

Пока некоторые рекрутеры заменяют «час копирайтинга» в своей работе на запрос для ChatGPT, кандидаты игнорируют письма и от ИИ, и от настоящих рекрутеров. Как это преодолеть?

Ранее я уже рассказывала об общих правилах деловой переписки для рекрутеров. В этот раз хочу разобрать структуру первого сообщения IT-специалисту, как заинтересовать кандидата письмом и уместна ли подчеркнутая формальность в 2023.

Смотреть детальнее

Про формальность в рекрутинге: персонализация в 2023

Деловая переписка — вовсе не про официальные шаблонные письма, натянутую вежливость и канцеляризмы. Лучше будьте проще: деловая переписка в первую очередь помогает решить определенные задачи. Сделать это можно в напыщенным официальном виде, не оставив человеку право выбора и переложив на него всю ответственность. А можно с уважением, в виде просьбы и с готовностью помочь — как по мне, это именно та тактика, которой лучше придерживаться. Тогда у вашего кандидата/коллеги/подчиненного будет больше желания сотрудничать.

Когда вы разобрались с содержанием, вопросы возникают к форме. Разберу несколько нюансов, которые помогут вам найти лучшее решение.

Обращаться ли на «Вы»

В целом обращение на «Вы» (именно с заглавной буквы) воспринимается несколько архаичным. Право на то, как обращаться к собеседнику, всегда остается за автором, но времена такого подчеркнутого уважения давно прошли, они не указывают на ваш профессионализм.

Некоторые кандидаты в IT больше любят обращение на «ты» и менее формальный стиль общения. Если это о вас и корпкультуре вашей компании — супер! Так и делайте, это только плюс, повышающий уровень вовлеченности айтишника во время рекрутинга. Если нет, оптимально подстроиться под кандидата и оставаться вежливым.

Как обращаться к кандидату

Все любят, когда их называют по имени, а тренд последних лет и в маркетинге, и в рекрутинге — персонализация. Именно поэтому важно обращать внимание на то, как человек себя называет и не путать его имя.

Самые распространенные ситуации, когда можно запутаться с именами:

фамилия похожа на имя: Сергей Борисов, Тимофей Назар;
похожие имена: Люда и Люба, Мария и Марина, Коля и Толя, Олеся и Алеся, Алексей и Александр;
разные варианты имени: Ксения и Оксана, Вячеслав и Святослав, Ася и Настя (также Наталиям не нравится, когда их называют Натальями, а Дашам — Даринами).

Если вы все же совершили ошибку в письме кандидату на вакансию, признайте ее и быстро исправитесь. Тогда кандидаты также отнесутся с пониманием.

Попадаются и менее стандартные кейсы из-за транслитерации (очень распространено и в LinkedIn, и в Djinni, и на других платформах):

если полное имя кандидата однозначно, на начальных этапах общения следует обращаться к нему более формально (Vova — Владимир, Vitya — Виктор, Misha — Михаил).
если расшифровка полного имени неоднозначна, можем оставить имя как есть для распространенных вариантов (Mike – Майк, Alex – Алекс, Rita – Рита, Mary – Мэри, Nick – Ник). Если кандидат сам себя так подписал, он не будет возмущен вашим обращением.
если мы видим английское имя и украинскую фамилию, чаще всего это адаптированный перевод, допустимо использовать оба варианта или переспросить (Paul — Павел, Michael — Михаил, Victory — Виктория).

Если вы не уверены, как правильно обратиться к человеку, то лучше сразу уточнить у него или обратиться без имени, а уже в следующем сообщении обязательно переспросить об этом.

Свяжитесь с нами уже сейчас

Персонализация не в имени: как еще заинтересовать кандидата письмом

Разобрались с тем, как обратиться к кандидату, перейдем к реальной персонализации. Зачем она нам нужна? Каждый день и рекрутеры, и кандидаты тратят очень много времени на шаблонное общение: одинаковые вакансии, ответы на автомате. Кандидат думает, что его бэкграунд не заметили, а рекрутер упускает шанс даже на нетворкинг (если привлечь внимание к предложению так и не получится). Все забывают, что за каждым получателем стоит человек с уникальным мировоззрением и опытом.

Поэтому персонализированные обращения — это способ показать, что письмо с предложением вакансии кандидату не случайно. Специалисту приятно получить не массовую рассылку, а что-то особенное именно для него. Так у нас есть больше шансов, что кандидат ответит.

На основе чего можно персонализировать письмо рекрутера кандидату:

пожелания в профиле,
прошлый этап общения, если вы раньше уже сотрудничали,
особый опыт или релевантные технологии,
публикации кандидата в LinkedIn или других платформах.

Разберем на изображениях хорошие и плохие примеры персонализации.

Смотреть детальнее

Выяснили, с чего следует начать письмо кандидату, а что же дальше?

Структура эффективного письма с предложением вакансии

Обычно письмо кандидату с предложением о работе структурно разделяют на три части: введение, основная информация о вакансии и CTA. Но его можно разделить и на более детальные этапы, например, такие:

1. Приветствие. Обязательное начало разговора. Эта норма этикета еще никуда не исчезла:) Задайте тон общению приветствием, обращайтесь по имени и персонализируйте.

2. Кто вы. Поскольку чаще всего наши профили сами представляют нас, представление уместно, если:

ваше имя скрыто или будет открыто для пользователя не сразу,
для того, чтобы узнать, с какой вы компании или какая ваша позиция нужно открывать ваш профиль и искать детали,
транслитерация вашего имени на английском языке неоднозначна или нетипична (а вы подписаны на английском).

3. Причина обращения. На почте и в личных мессенджерах нужно написать:

почему вы решили обратиться к человеку именно здесь, а не в другой канал связи,
почему вы решили, что получателю может быть интересно получить ваше письмо,
откуда вы знаете человека и так далее.

4. Суть письма. Кратко напишите, почему вашу вакансию должны рассмотреть и какие ключевые требования. Важно: прикрепите все необходимые файлы и ссылки (например: презентацию о компании, ссылку на подробное описание позиции или сайт), с помощью которых можно ознакомиться с вакансией.

5. Call-to-action. Необходимо стимулировать кандидата к действию: это может быть интересный вопрос, на который будет просто и легко ответить, или призыв к действию, не требующему чрезмерных усилий. Sales-специалисты повышают продажи, уменьшая минимально необходимое количество действий клиента по заключению договора. Приблизительно также это работает и в рекрутинге:)

К примеру:

«Интересно будет ваше мнение относительно позиции, на сколько процентов метчится с вашими ожиданиями?:)»

Или

«Отправляйте CV, если готовы рассмотреть предложение подробнее!:)»

6. Подпись. Обычно добавляют в более официальные каналы связи, например, на почте.

Пример хорошего письма с предложением вакансии:

Смотреть детальнее

Сохраняйте шаблон и подстраивайте его под себя и ToV вашей компании. Буду рада, если вам помогли мои советы по коммуникации и вы разобрались в том, как написать письмо кандидату на вакансию! Продолжение следует…

Поделиться с друзьями