Як Team Lead або Tech Lead опанувати делегування й припинити все робити самостійно

За даними The Alternative Board (TAB), підприємці витрачають 68,1% часу на рутину, через що їм бракує часу на встановлення довгострокових цілей, стратегічне планування та інші важливі завдання.

Водночас згідно з результатами дослідження Інституту корпоративної продуктивності, керівники 46% компаній мають проблеми з делегуванням. Це гальмує розвиток бізнесу й призводить до овертаймів: більшість власників бізнесу проводять на роботі понад 50 годин на тиждень, що може призвести до вигорання.

Орієнтир «якщо хочеш, щоб щось було зроблено добре, зроби це сам» — прокляття лідера. Якщо ви хочете досягти успіху, необхідно викинути його з голови. Хороший керівник — не той, хто звалює все на свої плечі, а той, хто здатний зібрати сильну команду, прокачати навичку делегування та правильно розподілити обовʼязки.

Делегування допомагає підвищити рівень залученості в команді, а керівники, які в цьому досягли успіху, у середньому приносять своїм компаніям на 33% більше доходів, ніж інші. 

Розібралися з коучем експертів та підприємців Євою Висоцькою, що таке делегування, які виділяють цілі делегування, як розвинути навичку делегування та як делегувати завдання ефективно, щоб покращувати перформанс. Вона побудувала два бізнеси на 7+ тис. клієнтів і закінчила Institute of Coaching Studies (Ірландія). Делегування — один із найчастіших запитів, з якими звертаються до Єви.

План:

1. Що таке делегування та чому важливо вміти делегувати
2. Які завдання (не) можна делегувати
3. Стратегії, які допоможуть визначити завдання для делегування
4. Кому можна делегувати таски
5. Чому люди часто бояться делегувати
6. Алгоритм делегування завдань

Що таке делегування та чому важливо вміти делегувати завдання

Що являє собою делегування? Часто буває так, що керівник працює в режимі нон-стоп і знаходиться в офісі ледь не цілодобово: усе контролює та всім допомагає, займаючись справами, які цілком міг би доручити іншим.

Водночас якщо він раптово бере sick leave, day-off або їде у відпустку, у компанії все котиться в прірву — співробітники не вміють самостійно ухвалювати рішення, брати на себе відповідальність та розвʼязувати проблеми. Після повернення йому знову доводиться працювати в авральному режимі. Або ж керівнику хронічно бракує часу на стратегічні завдання і тому бізнес не масштабується.

Таких ситуацій можна уникнути, якщо вміти ефективно делегувати — це означає передавати іншій людині частину роботи.

Ось простий приклад делегування завдання в IT. Якщо потрібно організувати IT-інфраструктуру для бізнесу, можна самостійно орендувати сервер, налаштувати його, встановити необхідний софт та займатися його адмініструванням.

Це рентабельно в тому випадку, якщо у вас невеликий бюджет або ви маєте досвід і достатньо часу. Утім, коли потрібно зробити все швидко та професійно, ефективніше делегувати цей напрямок аутсорсу, фрилансеру або найняти відповідного працівника на фултайм. Так ви звільняєте час, який можна витратити на інші, важливіші справи.

Основні причини делегування завдань — максимізація особистої продуктивності. Ефективне делегування допомагає запобігти перевтомі й вигоранню. Крім того, ви показуєте команді, що ви довіряєте їй важливу роботу. 

Вам може бути цікаво: менеджмент віддалено — як організувати робочий час та простір, щоб працювати максимально ефективно.

Які завдання можна делегувати, а які варто залишити собі

Що можна делегувати? Керівник має займатися стратегією, плануванням, аналітикою, найманням та мотивацією. Решту завдань варто делегувати. Розділіть свої справи на чотири групи:

1. завдання, які можете виконати лише ви;
2. справи, які ви зробите краще за інших, але співробітники теж з ними впораються, якщо ви їх навчите;
3. завдання, з якими впорається більшість співробітників, або такі, де потрібна особлива експертиза; 
4. справи, які мають виконувати інші, проте вам подобається присвячувати їм час.

Останні дві групи завдань можна сміливо делегувати. Серед них:

😴 Рутинні завдання

Сюди відносять: відправку листів і документів, додавання інформації до простого звіту, ведення технічної документації, реєстрацію на IT-конференції, купівлю квитків, бронювання готелів (якщо конференція відбувається за кордоном), комунікацію з клієнтами (не йдеться про кейси з проблемами з комунікацією, проте частину роботи можна віддати акаунт-менеджерам та сапорту) тощо. 

📑 Підготовку та попередню роботу

Сюди відносять: збір інформації, складання інструкції, підготовку презентації тощо. Навіть якщо завдання відповідальне, не бійтеся його делегувати. Ви завжди зможете проконтролювати роботу та за необхідності скоригувати недоліки.

🤯 Вузькоспеціалізовані завдання, які не є вашою сильною стороною

Сюди відносять: бухгалтерію, наповнення сайту контентом, розробку дизайну pdf-презентації чи case study тощо. Кваліфіковані фахівці впораються з такою роботою швидше та дешевше (якщо врахувати вартість часу менеджера).

🧑🏻‍💻 Інші завдання

Сюди відносять: окремі справи, які менш пов’язані з основноми обов’язками. Наприклад, менторство, купівлю нових меблів чи техніки для офісу або організацію корпоративу. Над ними може бути приємно ламати голову, але ні — делегуємо такі завдання без жалю й компромісів.

Складніша ситуація з другою групою завдань — тими, які ви виконуєте краще за інших (проте є співробітники, які теж з ними впораються, якщо ви їх навчите). Зʼявляється спокуса нікому нічого не делегувати, адже потім може виникнути потреба в перероблюванні. 

Усунути цю проблему допоможе база знань та регулярне навчання співробітників. Потрібно створювати ґайди, чек-листи та збирати інші корисні для роботи матеріали. Тоді співробітники без проблем зможуть спілкуватися з конфліктними клієнтами, формувати замовлення постачальникам та вирішувати інші важливі завдання.

Ми розібралися, які завдання можна делегувати підлеглим. Що необхідно залишити собі? У вашому to-do list мають залишитися ті завдання, які можете виконати лише ви, а саме:

• Завдання із високим ступенем фінансових ризиків.

• Термінові справи, за якими немає часу на навчання та перевірку результатів від інших фахівців.

• Стратегічне планування. Це серце бізнесу. Саме керівник повинен розуміти, який результат має показати команда через певний термін, і зробити так, щоб до нього дійшли.

• Розвʼязання конфліктів. Якщо виникають розбіжності, керівник повинен розібратися з ними та зробити так, щоб особисті стосунки не перешкоджали ефективній роботі.

• Робота з конфіденційною інформацією. Якщо для роботи над проєктом ви використовуєте конфіденційну інформацію (наприклад, фінансову звітність клієнта), тоді що менше людей матиме до неї доступ, то краще.

• Вибір загальних ключових індикаторів (КРІ) — менеджер або керівник краще знає, які метрики важливіші для успіху проєкту, а тому сам має їх встановити та відстежувати ефективність роботи колег.

2 стратегії, які допоможуть визначити завдання для делегування

Щоб не делегувати важливу роботу, яка вимагає вашої безпосередньої участі, можна скласти список завдань, які ви виконуєте за тиждень, і розподілити їх одним із цих способів.

Матриця Ейзенхауера

Це таблиця з чотирма категоріями, куди слід вписати свої справи:

1. терміново;
2. не терміново;
3. важливо;
4. не важливо.  

Усі важливі завдання (як термінові, так і не дуже) керівнику варто виконувати самостійно. Неважливі та термінові слід делегувати. А нетермінові та неважливі можна або взагалі викреслити, або використати для перевірки скілів співробітника.

Закон Парето

Згідно із законом Парето, у вашому списку всього 20% справ, від яких залежить 80% результату. Ваше завдання — визначити їх і залишити собі. Як це зробити? Порахуйте, наприклад, що приносить найбільше прибутку компанії. Це можуть бути зустрічі з важливими клієнтами або розробка стратегії розвитку. 

Кому можна делегувати завдання

Можуть бути такі варіанти:

• PMs (проджект-менеджери) або Assistants: якщо у вас великий проєкт чи кілька проєктів, іноді зʼявляється потреба найняти помічника.

• Члени команди з відповідними навичками: наприклад, якщо хтось у команді добре орієнтується в технічній документації, можна передати це завдання їм.

• Агенції та аутсорсинг: для деяких завдань, що особливо не потребують глибокого занурення в проєкт, мають тимчасовий характер чи потребують зовнішнього підсилення, можна найняти агенцію (наприклад, маркетингову чи IT-рекрутингову).

Чому люди часто бояться делегувати завдання іншим

Перш ніж зʼясувати, як правильно делегувати, важливо зрозуміти, чому люди часто уникають цього:

Принцип «простіше самому зробити»

Вам може здаватися, що простіше самостійно виконати завдання, ніж розподіляти ролі, складати інструкції та вести контроль. Такий принцип нерідко стопорить прогрес.

Страх нових підходів і рішень

Звикли робити все по-старому та боїтеся змін у виконанні завдання? По-іншому ≠ неправильно.

Страх втратити владу й авторитет 

Керівники часто бояться втратити владу та вплив у команді через делегування. Проте довіра співробітників навпаки, підніме його авторитет.

Негативний попередній досвід 

Можливо, раніше ви вже намагалися делегувати повноваження, але ваш досвід виявився невдалим. Тепер ви боїтеся та всіляко уникаєте повторної проблеми делегування. Щоб розвиватись, потрібно працювати над помилками, не закриватися від можливостей, продовжувати взаємодіяти з колегами та довіряти їм.

Страх саботажу 

Спротив у процесі делегування можливий, якщо керівник не має достатнього авторитету в команді. Якщо ви бачите, що виконання завдань виявляється під загрозою через саботаж, потрібно спочатку провести відповідну роботу з фахівцями та спробувати знайти ефективний підхід. 

Алгоритм делегування: 9 кроків та правила делегування завдань

Які існують кроки делегування? Процес делегування можна умовно розділити на чотири великі етапи: формулювання завдання, вибір виконавця, складання ТЗ та перевірка результатів. Детальніший алгоритм після формулювання завдання виглядає так:

Вибір виконавця

За словами американського підприємця та мультимільйонера Ендрю Карнегі, «Секрет успіху не в тому, щоб робити свою роботу, а в тому, щоб знайти відповідну людину, яка зможе її виконувати». Ключ до пошуку «заступника» — відповідність скілів та відповідальність.

Перш ніж доручати комусь завдання, варто запитати себе:

• Чи впорається людина з ним? Чи достатньо в нього часу, чи не завадить це йому виконувати інші обовʼязки?

Наприклад, потрібно організувати тимбілдинг для всієї команди, а окремого співробітника для цього немає. Проте є фахівець, сильний у комунікаціях, який раніше виявляв інтерес до організації заходів та управління персоналом. Можна запропонувати це завдання йому. Звичайно, бувають нудні завдання, які нікому не подобаються. Проте не буде зайвим оцінити команду й подумати, кому ваше доручення могло б бути цікавим та принести користь.

• Чи не бракує співробітнику знань та навичок? Можливо, вам доведеться вводити його в курс справи так довго, що простіше зробити самому чи знайти іншого фахівця?

• Чи допоможе співробітнику завдання прокачати якісь навички, набратися досвіду? 

Важливо: делегувати обовʼязки варто лише безпосереднім підлеглим. Збереження ієрархії допоможе підтримувати здорову робочу атмосферу в компанії.

Уникайте делегування завдань, виконання яких порушує посадову інструкцію фахівця або які не відповідають його компетенції. 

Поясніть завдання й переконайтеся, що співробітник із ним впорається

Уточніть, чи зрозумів фахівець суть завдання, коли він готовий брати його в роботу та скільки часу йому знадобиться на виконання.

Опишіть результат, який ви хочете отримати, і встановіть дедлайн 

Оптимально озвучити результат якомога детальніше, у цифрах, за допомогою набору характеристик тощо. Наприклад, можна використати SMART-методику: цілі мають бути Specific — конкретними, Measurable — вимірними, Achievable — досяжними, Relevant — відповідати вашій меті та Time bound — обмеженими в часі. Фахівець буде більш вмотивованим, якщо зрозуміє, що й навіщо потрібно зробити.

Встановлюючи дедлайн, залиште запас часу у кілька днів або годин (залежить від розміру завдання), щоб за необхідності встигнути виправити недоліки.

Узгодьте спосіб виконання завдання та уточніть наявність ресурсів 

Якщо спосіб виконання важливий, розкажіть людині, як саме треба діяти. Якщо ні — залиште можливість самостійного вибору стратегії. Надайте співробітнику всі ресурси  (інформаційні, фінансові, техніку, софт тощо), необхідні для роботи.

Призначте дати проміжних звітів

Узгодьте дати проміжних перевірок і фідбеку. Так ви зможете тримати руку на пульсі та вчасно визначати потребу в допомозі, якщо щось пішло не так.

Забезпечте своєчасну комунікацію та комфортну атмосферу

Дайте фахівцю зрозуміти, що ви завжди поруч, щоб допомогти, підказати чи відповісти на запитання. Поясніть, що якщо співробітник з якихось причин не впорається із завданням чи зірве дедлайн, ви разом щось придумаєте.

Перевірте результат

Після виконання перевірте результат. Якщо співробітник добре впорався із завданням, передайте йому його на постійній основі.

Надайте фідбек і вислухайте думку співробітника

Розкажіть співробітнику, як ви оцінюєте його роботу: що вам сподобалося, що можна було б покращити та на що звернути увагу в майбутньому. Не знецінюйте та не критикуйте фахівця без приводу. Обовʼязково почніть з похвали, а далі мʼяко поділіться, над чим йому ще треба попрацювати.

Якщо завдання було новим і складним, розпитайте співробітника, як йому над ним працювалося, що далося легко, а що ні, що було цікаво, а що зовсім не сподобалося. Уточніть, як він сам оцінює результат, що хотів би покращити та як планує це зробити.

Подякуйте за виконання завдання

Можна зробити це не лише віч-на-віч, а й публічно, особливо якщо завдання було непростим. Похваліть людину перед усією командою.

❗️ Не переробляйте завдання за іншими. Якщо колега з ним не впорався з першого разу, поясніть помилки та дайте час на виправлення. Не робіть за нього — так втрачається користь від делегування, фахівець нічому не навчиться й може втратити мотивацію. 

Також не варто приписувати собі досягнення інших фахівців. Замість того, щоб сказати «я організував тимбілдинг» або «я підготував звіт», краще наголосити, що ви готували все разом і ваш колега дуже допоміг. Люди цінують, коли їхні заслуги відзначають, це робить їх більш залученими в роботу та лояльними до компанії.

⚽️ Довіряйте своїй команді, діліться обовʼязками та бодай іноді розслабляйтеся. Тренер не грає з футболістами на полі, а спостерігає збоку та навчає. Будьте успішним тренером, а не втомленим воротарем, захисником і нападником в одній особі.