Продуктивність та тайм-менеджмент у віддаленій роботі без докорів сумління: поради IT-рекрутера

Дивитись детальніше

Віддалена робота — звичне явище серед IT-фахівців. А ще через воєнні умови багато спеціалістів з інших сфер переходять на дистанційну роботу. Проблема організації робочого часу та простору стають все більш актуальними. Часто можна зустріти такі болючі запитання: як змусити себе ефективно працювати в домашніх розслабляючих умовах, як не овертаймити, якщо не впевнений у результатах, що зробити для того, щоб робота віддалено не перетворилася на «дні сурка»…

Мене звати Ксенія Токар. Я вже понад два роки працюю IT-рекрутером в агенції ITExpert, спілкуюся з фахівцями різних позицій та стеків щодо зміни місця роботи, консультую по кар’єрі, а також отримую освіту психолога. Крім того, з початком війни я почала працювати віддалено. Суму цих знань та досвіду я оформила як список порад для того, щоб ефективно працювати вдома. Зібрала декілька думок про плюси та мінуси дистанційної роботи, рекомендації про те, як організувати роботу так, щоб і працювати результативно, але й не втратити емоційну насиченість життя.

Робота вдома: чому не виходить?

Серед колег та кандидатів чую такі переживання та недоліки щодо віддаленої роботи:

• низька швидкість рішення проблем (незрозуміло, кому писати, потрібно чекати відповіді, вирішувати непорозуміння у переписці, старатися зрозуміти тон співрозмовника у чатах),
• складно встановити межі між роботою та особистим часом (хтось овертаймить, а хтось відволікається на домашні обов’язки),
• відсутність живого спілкування,
• рутинність,
• складніше налаштуватися на робочий день (є відволікання через домашні справи, розсіювання уваги і неуважність загалом).

Частіше за все такі проблеми загострюються та у результаті призводять до овертаймів, вигорання, демотивації та збільшення кількості помилок.

Здається, що у віддаленій роботі є більше часу на себе, адже вдома може бути тихіше й інколи більш комфортні умови за опенспейс на 50–200 осіб. Проте й офісна робота приваблива. Наприклад, тим, що є атмосфера власне «роботи», легше бути дисциплінованим, сконцентруватися, швидше вирішуються завдання.

Цікаво: незважаючи на загальний тренд і вимушену необхідність щодо віддаленої роботи, 22% IT-фахівців хотіли б відвідувати офіс хоча б час від часу. Про це говорить опитування у Telegram-каналі ITExpert, у якому взяло участь понад 600 спеціалістів.

Дивитись детальніше

Результати опитування у каналі ITExpert

Поради для організації роботи віддалено

Перш за все, на мою думку, важливо усвідомити, що продуктивність, залежить не від місця, а від особистого підходу до роботи та дисципліни.

Є чимало працівників, які виявляють гіпервідповідальність і мають сильні хвилювання за результати своєї роботи. Такі робітники, як правило, слідкують за кожною хвилиною робочого часу, не дозволяють собі взяти паузу для відпочинку, і всі вісім годин працюють на максимум, перебуваючи в постійній напрузі. Енергетичні ресурси такої людини швидко вичерпуються — на неї чекає вигорання.

І навпаки, є працівники, які зовсім не можуть сконцентруватися від час віддаленої роботи та весь час відволікаються. Наслідком низького рівня зосередженості на роботі є низькі результати, помилки та стрес.

Врешті-решт, вигоряння може настигнути як тих, так і інших. Таким чином, питання про те, як знайти баланс, «золоту середину» між двома описаними ситуаціями є все більш актуальним. Тому нижче я навела рекомендації, які допоможуть покращити організацію робочого часу.

• Ставте нагадування і плануйте роботу над задачами. Якщо ваша діяльність пов’язана з великою кількістю задач, які вимагають постійного переключення з однієї на іншу, то можна легко забути, що ви з самого початку планували зробити за робочий день. Тому можна складати списки задач і ставити собі нагадування про те, що необхідно виконати впродовж дня.
• Робіть завдання більш комфортними. Рівень концентрації може знижуватися, оскільки в роботі є нецікаві або ж складні завдання. Тоді мозок шукає щось більш цікаве та просте, на щоб переключитися, і ви починаєте відволікатися. Варто подумати, як нецікаві завдання можна зробити більш-менш комфортними для себе: увімкнути музику на фоні, сісти в зручномі місці вдома чи вийти в кав’ярню, якщо тепла погода, — для кожного знайдеться щось своє. 
• Робіть паузи перед складними завданнями. Якщо у роботі трапляється складне та масштабне завдання, інколи дуже хочеться відкласти його на потім. Перед виконанням такого завдання можна зробити паузу, щоб морально налаштуватися: випийте кави, пройдіться по квартирі чи вулиці, відволічіться на 5–7 хвилин на інше завдання. Вам буде легше налаштуватися на те, як виконати це завдання, і ваш мозок сам почне видавати варіанти. За час перерви з’являється додаткова енергія, певні налаштування для виконання.
• Не забувайте про перерву. За дослідженням PLoS One, однієї обідньої перерви під час роботи замало. Румунські вчені близько 30 років проводили експеримент про необхідну кількість відпочинку під час робочого дня для людини, у ньому взяли участь понад дві тисячі осіб. Вчені зрозуміли: для ефективного та якісного виконання завдань людині потрібно декілька мікроперерв, щоб вона мала змогу відволіктись думками, порухатись та перекусити. В ідеалі робити перерви тривалістю 10 хвилин кілька разів на день та одну довгу — 30 хвилин. Якщо не виділяти достатньо часу для відпочинку, може погіршитися не лише якість виконаної роботи, а й загальний стан здоров’я.
• Імітуйте збори та дорогу на роботу. Зранку вставайте раніше, не за п’ять хвилин до початку роботи, а хоча б за 30. Слідкуйте за здоровою рутиною: вмивайтеся, чистіть зуби, снідайте, хоча б виділіть час на те, щоб посидіти в телефоні (але не по робочим питанням). Деяким колегам навіть допомагає збиратися, одягатися, як на роботу. Це допоможе пробудитися та відокремити ранок від трудового часу. Відчути, що ви людина, а не тільки працівник.
• Створіть фізичне відокремлення від робочого часу. У вечірній час, коли ви вже знаєте, що відпрацювали необхідну кількість годин, важливо зробити якусь справу, яка буде слугувати «відокремленням» роботи від особистого часу. Бажано щось фізичне. Адже завжди по закінченню робочого часу, ми йдемо додому – це рух. Тому можна зробити навіть просту розминку, вийти на невелику прогулянку тощо.
• Потурбуйтеся про комфорт в домашніх умовах. Класичні, але важливі поради. Зонуйте місце відпочинку та роботи, обладнайте робоче місце усім необхідним. Домовитеся з партнером чи сім’єю про робочий час, щоб вони вас не турбували без важливої причини.
• Спілкуйтеся з колегами. За можливості старайтеся розвіртувалізовуватися з колегами (хоча б надсилайте меми в чаті, де це доречно). Це допоможе вам встановлювати зв’язки, робити невеликі перерви у насиченому навантаженні завданнями.

Дистанційна робота: що тривожить найбільше та як з цим працювати

Я зібрала найбільш «гострі» та болючі запитання щодо віддаленої роботи та постаралася дати на них розгорнуту відповідь.

Як навчитися вчасно закінчувати роботу без овертаймів та встигати все?

Важливо дізнатися причину перепрацювання і потім з нею працювати, наприклад:

• вас драйвить ваша робота, завдання,
• окрім роботи більше нічим зайнятися, нудно,
• робота допомагає відволіктися від речей, з якими вам не хочеться зустрічатися, 
• ви відчуваєте сором, провину, що не досягаєте достатніх результатів на свою чи чиюсь думку,
• відчуваєте сором, провину, страх, що ігноруєте повідомлення менеджерів/колег в неробочий час.

Після цього поставте собі запитання, чи хочете ви цю проблему вирішити? Якщо вам з нею нормально та комфортно, можливо це й не проблема. Але якщо вас це турбує або не задовольняє, потрібно працювати з причиною. Різні методи та інструменти боротьби з наслідками будуть мати лише тимчасовий ефект, якщо не побороти «корінь».

Як зберігати work-life-баланс, якщо немає чіткого розмежування між роботою та вільним часом?

Окрім роботи, все ж таки, необхідно мати якісь заняття, чи то по дому, чи хобі. Можливо, ви любите читати, займатися певним видом спорту чи малювати тощо. Інакше ви просто не зможете довго бути продуктивними, адже нічого крім роботи не буде вас надихати. А ще люди, які концентруються лише на роботі та не мають різноманітних занять, більш схильні до вигорянь. А це точно не те, чого б хотілося радити.

Як не перепрацьовувати, якщо здається, що маєш більш низькі результати?

В цьому випадку необхідно зрозуміти, чому виникають дані «погані» результати (перевтома, багато відволікань і відсутність концентрації, нерозуміння робочих процесів або щось інше). І потім працювати над цим.

Як показує практика, багато працівників вимагають від себе більшого, коли працюють віддалено. Це трапляється через хвилювання про те, що результати роботи можуть залишитися непоміченими, що вони будуть недостатньо успішними, а в керівників виникнуть запитання та незадоволеність.

Варто ставитися менш критично до себе та своїх результатів. Працюючи в офісі, всі також помиляються, овертаймлять, бувають неефективними. Те ж саме тепер можливо і вдома. Іноді ми не встигаємо виконати всі справи. Тому потрібно одразу визначити, які справи для вас критично важливо зробити, й першою чергою виконати їх, щоб не було просідання в результатах.

Можна використовувати метод «мінімум-норма-максимум». Потрібно визначити, які задачі, або яку кількість роботи ви зможете/повинні зробити за будь-яких умов — це буде мінімумом. Норма — це оптимальна кількість задач. Максимум — та кількість задач, зробивши яку, ви будете собою пишатися. Коли в якийсь день робиш максимум, це надихає й надалі старатися, а якщо в інший день нічого не встигаєш, то хоча б зробивши мінімум, не будеш себе картати.

Дивитись детальніше

Крім цього, запитайте у свого менеджера фідбек, чи задоволений він вашими результатами. Можливо, те що ви відчуваєте, лише когнітивне викривлення або завищені вимоги до себе.

Постарайтеся знайти для себе мотивацію не перепрацьовувати й скоріше закінчувати роботу. Зазвичай в офісі хочеться скоріше поїхати додому відпочивати, але коли працюєш дома, то це відчувається інакше. Проте можна знайти якісь цікаві заняття, які будуть мотивувати закінчити робочі справи та будуть приносити задоволення.

Буду рада, якщо цей матеріал допоможе вам у організації роботи та знизить стрес, який з’являється поруч із цим питанням. Якщо у вас є більше порад за темою, поділіться ними у коментарях:)