Как Team Lead или Tech Lead овладеть делегированием и перестать все делать самостоятельно

По данным The Alternative Board (TAB), предприниматели тратят 68,1% времени на рутину, поэтому им часто не хватает времени на постановку долгосрочных целей, стратегическое планирование и другие важные задачи.

В то же время, согласно результатам исследования Института корпоративной продуктивности, руководители 46% компаний испытывают проблемы с делегированием. Это тормозит развитие бизнеса и приводит к овертаймам: большинство владельцев бизнеса проводят на работе более 50 часов в неделю, что может привести к выгоранию.

Ориентир «если хочешь, чтобы что-нибудь было сделано хорошо, сделай это сам» — проклятие лидера. Если вы хотите добиться успеха, необходимо выбросить его из головы. Хороший руководитель — не тот, кто взваливает все на свои плечи, а тот, кто способен собрать сильную команду, прокачать навык делегирования и правильно распределить обязанности.

Делегирование помогает повысить уровень вовлеченности в команде, а руководители, которые в этом преуспели, в среднем приносят своим компаниям на 33% больше доходов, чем другие.

Разобрались с коучем экспертов и предпринимателей Евой Высоцкой, что такое делегирование, какие выделяют цели делегирования, как развить навык делегирования и как делегировать задачу эффективно, чтобы улучшать перформанс. Она построила два бизнеса на 7+ тыс. клиентов и окончила Institute of Coaching Studies (Ирландия). Делегирование — один из самых частых запросов, с которыми обращаются к Еве.

План:

1. Что такое делегирование и почему важно уметь делегировать
2. Какие задачи (не) можно делегировать
3. Стратегии, которые помогут определить задачи делегирования
4. Кому можно делегировать таски
5. Почему люди часто боятся делегировать
6. Алгоритм делегирования задач

Что такое делегирование и почему важно уметь делегировать задачи

Что представляет собой делегирование? Часто бывает так, что руководитель работает в режиме нон-стоп и находится в офисе чуть ли не круглосуточно: все контролирует и всем помогает, занимаясь делами, которые вполне мог бы поручить другим.

В то же время, если он внезапно берет sick leave, day-off или уезжает в отпуск, в компании все проваливается в тартарары — сотрудники не умеют самостоятельно принимать решения, брать на себя ответственность и решать проблемы. После возвращения ему снова приходится работать в авральном режиме. Или руководителю хронически не хватает времени на стратегические задачи и поэтому бизнес не масштабируется.

Таких ситуаций можно избежать, если уметь эффективно делегировать — это означает передавать другому человеку часть работы.

Вот простой пример делегирования задачи в IT. Если вы хотите организовать IT-инфраструктуру для бизнеса, можно самостоятельно арендовать сервер, настроить его, установить необходимый софт и заниматься его администрированием.

Это рентабельно в том случае, если у вас небольшой бюджет или у вас есть опыт и достаточно времени. Когда же нужно сделать все быстро и профессионально, эффективно делегировать это направление на аутсорс, фрилансеру или нанять соответствующего специалиста на фултайм. Так вы освобождаете время, которое можно потратить на другие, более важные дела.

Основные мотивы делегирования задач — максимизация личной производительности Эффективное делегирование помогает предотвратить переутомление и выгорание. Кроме того, вы показываете команде, что доверяете ей важную работу.

Вам может быть интересно: менеджмент удаленно — как организовать рабочее время и пространство для максимально эффективной работы.

Какие задачи можно делегировать, а какие следует оставить себе

Что можно делегировать? Руководитель должен заниматься стратегией, планированием, аналитикой, наймом и мотивацией. Остальные задачи следует делегировать. Разделите свои дела на четыре группы:

1. задания, которые можете выполнить только вы;
2. дела, которые вы сделаете лучше других, но сотрудники тоже с ними справятся, если вы их научите;
3. задачи, с которыми справится большинство сотрудников, или такие, где требуется специальная экспертиза;
4. дела, которые должны выполнять другие, но вам нравится посвящать им время.

Последние две группы задач можно смело делегировать. Среди них:

😴 Рутинные задачи

Сюда относят: отправку писем и документов, добавление информации в простой отчет, ведение технической документации, регистрацию на IT-конференции, покупку билетов, бронирование гостиниц (если конференция проходит за границей), коммуникацию с клиентами (не идет речь о кейсах с проблемами в коммуникации, однако часть работы можно передать аккаунт-менеджерам и саппорту) и так далее. 

📑 Подготовку и предварительную работу

Сюда относят: сбор информации, составление инструкции, подготовку презентации и так далее. Даже если задача ответственная, не бойтесь ее делегировать. Вы всегда можете проконтролировать работу и при необходимости откорректировать недостатки.

🤯 Узкоспециализированные задачи, которые не являются вашей сильной стороной

Сюда относят: бухгалтерию, наполнение сайта контентом, разработку дизайна pdf-презентации или case study и так далее. Квалифицированные специалисты справятся с такой работой быстрее и дешевле (если учесть стоимость времени менеджера).

🧑🏻‍💻 Другие задачи

Сюда относят: отдельные дела, менее связанные с основными обязанностями. К примеру, менторство, покупку новой мебели/техники для офиса или организацию корпоратива. Над ними может быть приятно ломать голову, но нет — делегируем такие задачи без сожаления и компромиссов.

Более сложная ситуация со второй группой задач — теми, которые вы выполняете лучше других (однако есть сотрудники, которые тоже с ними справятся, если вы их обучите). Возникает соблазн никому ничего не делегировать, ведь потом может возникнуть потребность в переработке.

Устранить эту проблему поможет база знаний и регулярное обучение сотрудников. Нужно создавать гайды, чек-листы и собирать другие полезные материалы. Тогда сотрудники без проблем смогут общаться с конфликтными клиентами, формировать заказы поставщикам и решать другие важные задачи.

Мы разобрались, какие задачи можно делегировать подчиненным. Что нужно оставить себе? В вашем to-do list должны остаться те задачи, которые можете выполнить только вы, а именно:

• Задачи с высокой степенью финансовых рисков.

• Срочные дела, по которым нет времени на обучение и проверку результатов других специалистов.

• Стратегическое планирование. Это сердце бизнеса. Именно руководитель должен понимать, какой результат обязана показать команда через определенный срок, и сделать так, чтобы до него дошли.

• Разрешение конфликтов. Если возникают разногласия, руководитель должен разобраться с ними и сделать так, чтобы личные отношения не препятствовали эффективной работе.

• Работа с конфиденциальной информацией. Если для работы над проектом вы используете конфиденциальную информацию (например, финансовую отчетность клиента), тогда чем меньше людей будет иметь к ней доступ, тем лучше.

• Выбор ключевых индикаторов (KPI) — менеджер или руководитель лучше знает, какие метрики важнее для успеха проекта, поэтому сам должен их установить и отслеживать эффективность работы коллег.

2 стратегии, которые помогут определить задачи для делегирования

Чтобы не делегировать важную работу, которая требует вашего непосредственного участия, можно составить список задач, которые вы выполняете за неделю, и распределить их при помощи одного из этих способов.

Матрица Эйзенхауэра

Это таблица с четырьмя категориями, куда следует вписать свои дела:

1. срочно;
2. не срочно;
3. важно;
4. не важно. 

Все важные задачи (как срочные, так и не очень) руководителю следует выполнять самостоятельно. Неважные и срочные — делегировать. А несрочные и неважные можно либо совсем вычеркнуть, либо использовать для проверки скиллов сотрудника.

Закон Парето

По закону Парето, в вашем списке всего 20% дел, от которых зависит 80% результата. Ваша задача — их определить и оставить себе. Как это сделать? Посчитайте, например, что приносит больше прибыли компании. Это могут быть встречи с важными клиентами или разработка стратегии развития.

Кому можно делегировать задачи

Могут быть такие варианты:

• PMs (проджект-менеджеры) или Assistants: если у вас большой проект или несколько проектов, иногда возникает необходимость нанять помощника.

• Члены команды с соответствующими навыками: например, если кто-то в команде хорошо ориентируется в технической документации, можно передать эту задачу ему.

• Агентства и аутсорсинг: для некоторых задач, особенно тех, которые не требуют глубокого погружения в проект, имеют временный характер или требуют внешнего усиления, можно нанять агентство (например, маркетинговое или IT-рекрутинговое).

Почему люди часто боятся делегировать задания другим

Прежде чем выяснить, как правильно делегировать, важно понять, почему люди часто избегают этого:

Принцип «проще самому сделать»

Вам может показаться, что проще самостоятельно выполнить задачу, чем распределять роли, составлять инструкции и вести контроль. Такой принцип нередко стопорит прогресс. 

Страх новых подходов и решений

Привыкли делать все по старинке и боитесь изменений в выполнении задач? По-другому ≠ неправильно.

Страх потерять власть и авторитет

Руководители часто боятся потерять власть и влияние в команде из-за делегирования. Однако умение доверять сотрудникам, наоборот, поднимет ваш авторитет в команде.

Негативный предыдущий опыт

Возможно, раньше вы уже пытались делегировать полномочия, но ваш опыт оказался неудачным. Теперь вы боитесь и всячески избегаете повторной проблемы делегирования. Чтобы развиваться, нужно работать над ошибками, не закрываться от возможностей, продолжать взаимодействовать с коллегами и доверять им.

Страх саботажа

Сопротивление в процессе делегирования возможно, если у руководителя нет достаточного авторитета в команде. Если вы видите, что выполнение задач оказывается под угрозой саботажа, нужно сначала провести соответствующую работу со специалистами и попытаться найти эффективный подход.

Алгоритм делегирования: 9 шагов и правила делегирования задач

Какие существуют шаги делегирования? Процесс делегирования можно условно разделить на четыре больших этапа: формулирование задачи, выбор исполнителя, составление ТЗ и проверка результатов. Более детальный алгоритм после формулировки задачи выглядит так:

Выбор исполнителя 

По словам американского предпринимателя и мультимиллионера Эндрю Карнеги, «Секрет успеха не в том, чтобы делать свою работу, а в том, чтобы найти соответствующего человека, который сможет ее выполнять». Ключ к поиску «заместителя» — соответствие скиллов и ответственности.

Прежде чем поручать кому-то задачу, стоит спросить себя:

• Справится ли человек с ней? Достаточно ли у него времени, не помешает ли это ему выполнять другие обязанности?

Например, нужно организовать тимбилдинг для всей команды, а отдельного сотрудника для этого нет. Однако есть специалист, сильный в коммуникациях, который ранее проявлял интерес к организации мероприятий и управлению персоналом. Можно предложить эту задачу ему. Конечно, бывают скучные задания, которые никому не нравятся. Однако не будет лишним оценить команду и подумать, кому ваше поручение могло бы быть интересно и принести пользу.

• Хватает ли сотруднику знаний и навыков? Может быть, вам придется вводить его в курс дела так долго, что проще сделать самому или найти другого специалиста?

• Поможет ли сотруднику задача прокачать какие-то навыки, набраться опыта?

Важно: делегировать обязанности следует только непосредственным подчиненным. Сохранение иерархии поможет поддерживать здоровую рабочую атмосферу в компании.

Избегайте делегирования задач, выполнение которых нарушает должностную инструкцию специалиста или которые не соответствуют его компетенции.

Объясните задачу и убедитесь, что сотрудник с ней справится

Уточните, понял ли специалист суть задачи, когда он готов брать ее в работу и сколько времени ему понадобится на выполнение.

Опишите результат, который вы хотите получить, и установите дедлайн

Оптимально озвучить результат как можно подробнее, в цифрах, с помощью набора характеристик. Например, можно использовать SMART-методику: цели должны быть Specific — конкретными, Measurable — измеримыми, Achievable — достижимыми, Relevant — соответствовать вашей цели и Time bound — ограниченными во времени. Специалист будет более мотивирован, если поймет, что и зачем нужно сделать.

Устанавливая дедлайн, оставьте запас времени в несколько дней или часов (зависит от размера задания), чтобы при необходимости успеть устранить недостатки.

Согласуйте способ выполнения задания и уточните наличие ресурсов

Если способ выполнения важен, расскажите человеку, как именно нужно действовать. Если нет — оставьте возможность самостоятельного выбора стратегии. Предоставьте сотруднику все ресурсы (информацию, финансы, технику, софт и тому подобное), необходимые для работы.

Назначьте даты промежуточных отчетов

Согласуйте даты промежуточных проверок и фидбеков. Так вы сможете держать руку на пульсе и определять потребность в помощи, если что-то пошло не так.

Обеспечьте своевременную коммуникацию и комфортную атмосферу

Дайте специалисту понять, что вы всегда рядом, чтобы помочь, подсказать или ответить на вопросы. Объясните, что если сотрудник по каким-либо причинам не справится с заданием или сорвет дедлайн, вы вместе что-нибудь придумаете.

Проверьте результат

После выполнения проверьте результат. Если сотрудник справился с заданием, передайте ему его на постоянной основе.

Предоставьте фидбек и выслушайте мнение сотрудника

Расскажите сотруднику, как вы оцениваете его работу: что вам понравилось, что можно улучшить и на что обратить внимание в будущем. Не обесценивайте и не критикуйте специалиста без повода. Обязательно начните с похвалы, а затем мягко поделитесь, над чем ему еще нужно поработать.

Если задача была новой и сложной, расспросите сотрудника, как ему над ней работалось, что далось легко, а что нет, что было интересно, а что совсем не понравилось. Уточните, как он сам оценивает результаты, которые хотел бы улучшить, и как планирует это сделать.

Поблагодарите за выполнение задания

Можно сделать это не только лицом к лицу, но и публично, особенно если задача была непростой. Похвалите человека перед всей командой.

❗️Не переделывайте задания за другими. Если коллега с ним не справился с первого раза, объясните ошибки и дайте время исправить. Не делайте за него — так теряется польза от делегирования, специалист ничему не научится и может потерять мотивацию.

Также не стоит приписывать себе достижения других специалистов. Вместо того чтобы говорить «я организовал тимбилдинг» или «я подготовил отчет», лучше подчеркнуть, что вы готовили все вместе и ваш коллега очень помог. Люди ценят, когда их заслуги отмечают, это делает их более вовлеченными в работу и лояльными компании.

⚽️ Доверяйте своей команде, делитесь обязанностями и хоть иногда расслабляйтесь. Тренер не играет с футболистами на поле, а наблюдает со стороны и учит. Будьте успешным тренером, а не уставшим вратарем, защитником и нападающим в одном лице.