Продуктивность и тайм-менеджмент в удаленной работе без угрызений совести: советы IT-рекрутера

Смотреть детальнее

Удаленная работа – привычное явление среди IT-специалистов. А еще через военные условия многие специалисты из других сфер переходят на дистанционную работу. Проблема организации рабочего времени и пространства становится все более актуальной. Часто можно встретить такие болезненные вопросы: как заставить себя эффективно работать в домашних расслабляющих условиях, как не овертаймить, если не уверен в результатах, что сделать для того, чтобы работа не превратилась в «дни сурка»…

Меня зовут Ксения Токарь. Я уже более двух лет работаю IT-рекрутером в агентстве ITExpert, общаюсь со специалистами разных позиций и стеков по изменению места работы, консультирований по карьере, а также получаю образование психолога. Кроме того, с началом войны я начала работать удаленно. Сумму этих знаний и опыта я оформила в качестве списка советов о том, как эффективно работать удаленно. Собрала несколько мыслей о плюсах и минусах дистанционной работы, рекомендации о том, как организовать работу так, чтобы и работать результативно, но и не потерять эмоциональную насыщенность жизни.

Работа на дому: почему не получается?

Среди коллег и кандидатов слышу такие переживания и недостатки относительно удаленной работы:

• низкая скорость решения проблем (непонятно, кому писать, нужно ждать ответа, решать недоразумения в переписке, стараться понять тон собеседника в чатах),
• сложно установить границы между работой и личным временем (кто-то овертаймит, а кто-то отвлекается на домашние обязанности),
• отсутствие живого общения,
• рутинность,
• сложнее настроиться на рабочий день (есть отвлечение из-за домашних дел, рассеяние внимания и невнимательность в целом).

Чаще всего такие проблемы обостряются и в результате приводят к овертаймам, выгоранию, демотивации и увеличению количества ошибок.

Кажется, в удаленной работе есть больше времени на себя, ведь дом может быть тише и иногда более комфортным, чем опенспейс на 50–200 человек. Однако и офисная работа привлекательна. Например, тем, что там присутствует атмосфера собственно «работы», легче быть дисциплинированным, сконцентрироваться, быстрее решаются задачи.

Интересно: несмотря на общий тренд и вынужденную необходимость в удаленной работе, 22% IT-специалистов хотели бы посещать офис хотя бы время от времени. Об этом говорит опрос в Telegram-канале ITExpert, в котором приняло участие более 600 специалистов.

Смотреть детальнее

Результаты опроса в канале ITExpert

Советы по организации работы удаленно

Прежде всего, по моему мнению, важно осознать, что продуктивность зависит не от места, а от личного подхода к работе и дисциплине.

Есть много специалистов, которые проявляют гиперответственность и сильно волнуются из-за результатов своей работы. Такие айтишники, как правило, следят за каждой минутой рабочего времени, не позволяют себе взять паузу для отдыха, и все восемь часов работают на максимум, находясь в постоянном напряжении. Энергетические ресурсы такого человека быстро иссякают — его ждет выгорание.

И наоборот, есть специалисты, которые совсем не могут сконцентрироваться во время удаленной работы и все время отвлекаются. Результат низкого уровня сосредоточенности на работе — снижение результатов, ошибки и стресс.

В конце концов, выгорание может настигнуть и тех, так и других. Таким образом, вопрос о том, как найти баланс, «золотую середину» между двумя описанными ситуациями все более актуален. Поэтому ниже я привела рекомендации, которые помогут улучшить организацию рабочего времени.

• Ставьте напоминания и планируйте работу над задачами. Если ваша деятельность связана с большим количеством задач, требующих постоянного переключения с одной на другую, можно легко забыть, что вы с самого начала планировали сделать за рабочий день. Поэтому можно составлять списки задач и ставить себе упоминание о том, что необходимо выполнить в течение дня.
• Делайте задачи более комфортными. Уровень концентрации может снижаться, поскольку в работе есть неинтересные или сложные задачи. Тогда мозг ищет что-то более интересное и простое, чтобы переключиться, и вы начинаете отвлекаться. Следует подумать, как неинтересные задачи можно сделать более или менее комфортными для себя: включить музыку на фоне, сесть в удобном месте дома или выйти в кафе, если погода теплая, — для каждого найдется что-нибудь свое.
• Делайте паузы перед сложными задачами. Если в работе появляется сложная и масштабная задача, иногда очень хочется отложить ее на потом. Перед выполнением такой задачи можно сделать паузу, чтобы морально настроиться: выпейте кофе, пройдитесь по квартире или улице, отвлекитесь на 5–7 минут на другое задание. Вам будет легче настроиться на то, как выполнить эту задачу, и ваш мозг сам начнет выдавать варианты. За время перерыва появляется дополнительная энергия, определенная настроенность на выполнение.
• Не забывайте о перерыве. По исследованию PLoS One, одного обеденного перерыва во время работы маловато. Румынские ученые около 30 лет проводили эксперимент о необходимом количестве отдыха во время рабочего дня для человека, в нем приняли участие более двух тысяч человек. Ученые поняли: для эффективного и качественного выполнения задач человеку нужно несколько микроперерывов, чтобы он мог отвлечься мыслями, подвигаться и перекусить. В идеале делать перерывы продолжительностью 10 минут несколько раз в день и один длинный — 30 минут. Если не выделять достаточно времени для отдыха, может ухудшиться не только качество проделанной работы, но и общее состояние здоровья.
• Имитируйте сборы и дорогу на работу. Утром вставайте раньше, не за пять минут до начала работы, а хотя бы за 30. Следите за здоровой рутиной: умывайтесь, чистите зубы, завтракайте, хотя бы выделите время на то, чтобы посидеть в телефоне (но не по рабочим вопросам) . Некоторым коллегам даже помогает собираться, одеваться как на работу. Это поможет пробудиться и отделить утро от времени на труд. Почувствуйте, что вы человек, а не только профи.
• Создайте физическое отделение от рабочего времени. В вечернее время, когда вы уже знаете, что отработали необходимое количество часов, важно сделать какое-то дело, которое будет служить отделением работы от личного времени. Желательно что-нибудь физическое. Ведь всегда по истечении рабочего времени, мы идем домой — это движение. Поэтому можно совершить даже простую разминку, выйти на небольшую прогулку и так далее.
• Позаботьтесь о комфорте в домашних условиях. Классические, но важные советы. Зонируйте место отдыха и работы, оборудуйте рабочее место всем необходимым. Договоритесь с партнером или семьей о рабочем времени, чтобы они не беспокоили вас без важной причины.
• Общайтесь с коллегами. По возможности старайтесь развиртуализироваться с коллегами (хотя бы присылайте мемы в чате, если это уместно). Это поможет вам устанавливать связи, делать небольшие перерывы в насыщенной загрузке задачами.

Дистанционная работа: что тревожит больше всего и как с этим работать

Я собрала наиболее «острые» и болезненные вопросы относительно удаленной работы и постаралась дать на них ответ.

Как научиться вовремя заканчивать работу, без овертаймов и успевая все?

Важно узнать причину переработки и затем с ней работать, например:

• вас драйвит ваша работа, задачи,
• кроме работы больше нечем заняться, скучно,
• работа помогает отвлечься от вещей, с которыми вам не хочется сталкиваться,
• вы чувствуете стыд, вину, что не достигаете достаточных результатов по своему или чьему-то мнению,
• чувствуете стыд, вину, страх, что игнорируете сообщения менеджеров/коллег в нерабочее время.

После этого задайте себе вопрос, хотите ли вы эту проблему решить? Если вам с ней нормально и комфортно, возможно, это и не проблема. Но если вас это беспокоит или не удовлетворяет, нужно работать с причиной. Различные методы и инструменты борьбы с последствиями будут иметь лишь временный эффект, если не побороть корень.

Как сохранять work-life-баланс, если нет четкого разграничения между работой и досугом?

Кроме работы, все же, необходимо иметь какие-то занятия, хотя бы по дому или хобби. Возможно, вы любите читать, заниматься определенным видом спорта или рисовать. Иначе вы просто не сможете долго быть продуктивными, ведь ничего кроме работы не будет вас вдохновлять. А еще люди, концентрирующиеся только на работе и не имеющие разнообразных занятий, более склонны к выгоранию. А это точно не то, что хотелось бы советовать.

Как не перерабатывать, если кажется, что у тебя более низкие результаты?

В этом случае необходимо понять, почему возникают данные «плохие» результаты (переутомление, много отвлечений и отсутствие концентрации, непонимание рабочих процессов или нечто другое). И потом работать над этим.

Как показывает практика, многие специалисты требуют от себя большего, когда работают удаленно. Это происходит из-за волнения о том, что результаты работы могут остаться незамеченными, что они будут недостаточно успешными, а у руководителей возникнут вопросы и неудовлетворенность.

Следует относиться менее критично к себе и своим результатам. Работая в офисе, все тоже ошибаются, овертаймят, бывают неэффективными. Это же теперь возможно и дома. Иногда мы не успеваем выполнить все дела. Поэтому нужно сразу определить, какие дела для вас критически важно сделать, и в первую очередь выполнить их, чтобы не было проседания в результатах.

Можно использовать метод «минимум-норма-максимум». Нужно определить, какие задачи или какое количество работы вы сможете/должны сделать при любых условиях — это будет минимум. Норма — это оптимальное количество задач. Максимум — количество задач, сделав которое, вы будете собой гордиться. Когда в какой-то день делаешь максимум, это вдохновляет и дальше стараться, а если в какой-то день ничего не успеваешь, то хотя бы сделав минимум, не будешь себя корить.

Смотреть детальнее

Кроме этого, спросите у своего менеджера фидбек, доволен ли он вашими результатами. Возможно, то, что вы чувствуете, только когнитивное искажение или завышенные требования к себе.

Постарайтесь найти для себя мотивацию не перерабатывать и поскорее оканчивать работу. Обычно в офисе хочется уехать домой отдыхать, но когда работаешь дома, то это чувствуется иначе. Однако можно найти какие-то интересные занятия, которые будут мотивировать закончить рабочие дела и будут доставлять удовольствие.

Буду рада, если этот материал поможет вам в организации работы и снизит стресс, связанный с этим вопросом. Если у вас есть больше советов по теме, поделитесь ими в комментариях:)