Як заонбордитися, коли тебе нікому онбордити: перші дні роботи HR-менеджера у новій компанії

Дивитись детальніше

Початок роботи HR на новому місці — це завжди виклик. Потрібно у максимально короткі терміни ознайомитися з внутрішнім середовищем та зрозуміти цілі, які перед тобою стоять. Паралельно з цим у компанії може бути запит на те, щоб провести онбординг Х фахівцям / актуалізувати грейдову систему / взяти участь у найманні Y спеціалістів. А онбординг самого HR’а не завжди хтось супроводжує — потрібно бути самостійним у діях.

З чого розпочати роботу HR-менеджера? Як же зорієнтуватися на перших етапах роботи і показати свою цінність для компанії? Катерина Мисенко, HRD у BAZAR.club, ментор HR та рекрутерів, ділиться порадами з організації процесу.

Як створити HR-стратегію: перші кроки

Загалом результатом випробувального терміну HR-фахівця має бути сформована і прописана HR-стратегія мінімум на перші три місяці роботи в компанії. HR-стратегія обов’язково має ґрунтуватися на:

• аналізі наявних HR-метрик,
• запитах і потребах конкретного відділу / компанії,
• доступних ресурсах.

Далі поетапно розглянемо, з чого почати аналіз та як створити HR-стратегію, якщо ви новачок у компанії.

#1 Знайомство

Перш ніж щось імплементувати в нове середовище, ознайомтеся з тим, що вас оточує!

Отож, знайомство — процес, який одночасно відомий всім, і невідомий з точки зору його коректного і правильного планування та реалізації. Формально знайомство — процес встановлення контакту або певних стосунків (у разі пролонгованого процесу) шляхом взаємодії, яка передбачає взаємообмін інформацією. Ми майже кожного дня з кимось для чогось знайомимось, однак далеко не завжди робимо це якісно.

Для того, щоб цей етап був максимально корисним для HR-фахівця, варто врахувати декілька ключових моментів при знайомстві з компанією:

• сервіс чи продукт: що, для кого, і з якою метою роблять співробітники в організації,
• люди: хто і як працює над продуктом,
• процеси: який чином організована робота та комунікація.

Дивитись детальніше

У результаті ви як HR маєте отримати інформацію про:

• місію, візію, принципи і цінності компанії,
• організаційну структуру, зони відповідальності, корпоративні і управлінські компетенції,
• корпоративну культуру, бізнес-процеси, функціонал, особливості корпоративної комунікації.

#2 Запити та проблематика

Як я вже зазначала, HR-менеджер дуже часто онбордить сам себе, а отже самостійно знайомиться зі структурою компанії, кадровою політикою і сам визначає стратегічні HR-цілі і завдання, над якими він буде працювати.

Усе це направлене на збільшення і підтримання ефективності роботи всієї компанії. Однак у вакуумі це неможливо зробити. Тому доцільно буде ознайомитися з запитами і очікуваннями керівників від HR-функції. Організуйте окремі зустрічі присвячені цьому завданню.

Окрім цілей та очікувань, проаналізуйте істинні і псевдопричини наявної проблематики:

• Бажано ще на етапі співбесіди і пребордингу дізнатися про очікування від HR-функції, а також причини виникнення потреби в HR-спеціалісті.
• Ознайомтеся з завданнями, які прописані в офері, на етап випробувального терміну (якщо ця частина оферу відсутня, не бійтеся актуалізувати її, скласти самостійно та затвердити).
• Проаналізуйте запити від керівників та співробітників.

Розглянемо приклад. Запит від керівництва на організацію корпоративного заходу може бути спробою використати універсальний і відомий спосіб розв’язати проблему низького рівня лояльності працівників. В такому разі доцільніше спочатку дізнатися, чому є такий запит, а далі проаналізувати причини та фактори, які вплинули на цей показник. Цілком вірогідно, ви побачите більш раціональне і ефективне застосування бюджету:

• навчання і розвиток співробітників,
• облаштування комфортного офісу,
• нова техніка для роботи.

Ще один доволі розповсюджений приклад псевдопричин — соціально очікувані відповіді на екзіт-інтерв’ю. На цій стадії життєвого циклу співробітника HR має унікальну можливість виявити фактори, які впливають на результати роботи команди. Але для цього варто навчитися ефективній комунікації та вибудувати довіру. Для того щоб отримати відвертий фідбек, спробуйте спочатку забезпечити якісний зворотний зв’язок для співробітника від його команди і безпосереднього керівника.

Перш ніж впроваджувати або використовувати якийсь інструмент, ви маєте знати, на який конкретний показник ви хочете вплинути і яких результатів/змін очікуєте.

#3 Імідж HR-функції в компанії

Знайомство — це обмін і взаємодія, отже спілкуючись зі співробітниками, HR-фахівець має не тільки запитувати, а й розповідати про себе, свою роль, свої завдання і мету. Також коректним буде запитувати про очікування співробітників від HR-функції і аналізувати поточний стан роботи з персоналом.

Формування іміджу HR-функції в організації — один з найважливіших етапів побудови бізнес-процесів управління персоналом, оскільки часто очікування і наявні інструменти роботи HR-фахівця можуть не відповідати один одному.

Впроваджувати популярні рішення завжди легше ніж оптимальні (тобто ті, які доступні і доцільні конкретно зараз, в цій ситуації та компанії, з цими конкретними співробітниками і менеджментом). До прикладу, відносно новий інструмент бар-рейзинг — один з останніх етапів рекрутингу, який дозволяє оцінити, наскільки кандидат підходить компанії за цінностями. Однак якщо в компанії співробітники не звертають уваги на корпоративні цінності (або вони взагалі не затверджені), як же тоді бар-рейзер буде перевіряти кандидата?

#4 Аналітика та метрики

Щоб дані для розробки стратегії управління були максимально об’єктивними, HR має вміти оцифровувати показники, які відображають ефективність і динаміку HR-процесів. Інколи у компанії їх ще немає. Якщо так і трапилося у вашому досвіді, варто їх імплементувати.

Ось необхідний мінімум показників для старту роботи HR-фахівця:

• коефіцієнт плинності (employee turnover: загальний за рік, за останній квартал, окремо по відділах, на адаптаційному періоді),
• коефіцієнт добровільної ротації,
• середній термін закриття вакансії (time-to-hire: від моменту заявки до прийняття оферу),
• конверсія на усіх етапах воронки рекрутингу (recruitment funnel effectiveness),
• відсоток прийняття / неприйняття оферу (offer acceptance rate),
• вартість закриття вакансії (cost per hire),
• HR-бюджет (за наявності),
• метрики HR-добробуту (eNPS, показник залученості і задоволеності команд),
• рівень середньої заробітної плати та середній дохід на одного співробітника (revenue per employee),
• показники ефективності роботи відділів (KPI/OKR).

В залежності від типу компанії чи HR-функцій, цей список може розширюватися чи скорочуватися — орієнтуйтеся на ваші завдання.

#5 Етапи життєвого циклу співробітника у організації

Щоб побудувати оптимальну стратегію, важливо застосовувати комплексний підхід у роботі HR. З чого почати? Врахуйте аналіз специфіки і ефективності кожної стадії життєвого циклу співробітника в організації:

• залучення зовнішнього клієнта (прим. ред.: кандидата): candidate experience і бренд роботодавця,
• рекрутинг: candidate experience та якість підбору,
• онбординг і адаптація,
• L&D: система навчання і розвитку, personal development plan,
• утримання: EVP, внутрішній PR, wellbeing,
• офбординг: стадія переходу внутрішнього клієнта знову до статусу зовнішнього.

Дивитись детальніше

На перших кроках керівника на новому місці за цим завданням потрібно зібрати аналітику, фідбек від співробітників і стейкхолдерів відносно кожної стадії життєвого циклу, визначити наявний стан роботи всіх HR-процесів. Після цього ви визначаєте завдання щодо покращення, їх пріоритетність та співвідносите їх із запитами C-level’а.

Подальші кроки HR-менеджера

Після проходження усіх етапів ви маєте скласти документ з описом HR-стратегії. У ній будуть відображені:

• особливості кадрової політики,
• об’єктивні HR-метрики, які покажуть рівень добробуту, лояльності, задоволеності співробітників,
• об’єктивні показники ефективності роботи відділів,
• аналітика якості рекрутингу,
• імідж HR-функції в компанії,
• запити і потреби компанії (від співробітників і стейкхолдерів),
• наявні ресурси для запуску / підтримки HR-процесів,
• поточний стан кожної стадії життєвого циклу співробітника в компанії.

Після знайомства і аналізу компанії, запускається процес формування HR-стратегії, яка має ґрунтуватися на визначених причинах і пріоритетності наявної проблематики. Так ви також зрозумієте, з чого почати побудову HR-служби.

Чим якіснішим був аналіз, тим більш ефективною буде ваша HR-стратегія!

Пропонуйте і впроваджуйте не просто популярні в HR-середовищі рішення, а перш за все рішення оптимальні для даної конкретної організації, конкретного бізнесу та співробітників. Орієнтуйтеся на доступні ресурси та інструменти, не забувайте про ваші особисті точки зросту, бенчмаркінг та довгострокове планування!