Аналітика та KPI в IT-рекрутингу: які метрики важливі та як їх визначити для ефективного найму

Марія Куцевол 13.12.2022

Багато компаній використовують систему KPI (ключові показники ефективності) лише як інструмент мотивації рекрутера та HR-менеджера. У ній фіксують бажаний результат роботи та розмір бонусу. Наприклад, команді рекрутерів транслюється меседж: «більше знайдеш фахівців — більше заробиш».

Такий підхід допустимий, але головна цінність показників ефективності не в цьому. Передусім вони потрібні для аналізу роботи компанії. KPI допомагають зрозуміти, наскільки поточні результати відповідають бізнес-цілям, які є gap-и та як їх усунути. Неправильно побудована система KPI для рекрутера та HR лише заважатиме.

Ми поговорили з Recruitment Team Lead в ITExpert Марією Куцевол, чому важлива аналітика в IT-рекрутингу, на які KPI для відділу добору персоналу варто звертати увагу та що враховувати під час складання KPI для фахівця з найму.

Дивитись детальніше

Як будується рекрутингова воронка: розбираємося на прикладі процесів в ITExpert

Рекрутингова воронка — інструмент, який допоможе візуалізувати кожен етап процесу найму, проаналізувати, де є «просідання» і що варто було б покращити або повністю переглянути.

“У компаніях різних типів кількість етапів може відрізнятися, але загальноприйнятими можна вважати такі етапи воронки рекрутингу:

Впізнаваність бренду — наскільки фахівці готові у вас працювати, виходячи з того, що вони про вас чули/знають.
Залучення кандидатів — відгуки на вакансії на різних джерелах, робота з базою кандидатів, пошук спеціалістів на job-бордах та профільних майданчиках з пошуку роботи на кшталт Djinni або Skyworker, а також інших професійних вебресурсах, таких як, наприклад, LinkedIn.
Відбір — приймання, перегляд та фільтрація резюме активних і пасивних кандидатів.
Оцінка — HR або технічний пре-скринінг.
Інтерв’ю з IT-кандидатом.
Перевірка оцінок та ухвалення рішення про приймання на роботу.
Відправлення job-офера IT-фахівцю.
Наймання — можна вирішити, що це вже фінальний етап, але поки фахівець не пройде наступний етап, лійку/воронку не закрито.
Онбординг спеціаліста до його фактичного виходу на роботу.

В ITExpert ми особливо детально розглядаємо етапи, що відбуваються на нашому боці. Виділяємо такі показники:

Запропоновано вакансій (загальна вибірка: скільки всього кандидатів ми охопили).
Отримано відповідей (який % кандидатів відгукнувся — позитивно чи негативно — на нашу пропозицію).
Отримано позитивних відповідей (який % кандидатів із загальної кількості відповідей були позитивними відгуками).
Отримано резюме (скільки резюме з позитивних відповідей ми отримали).
Відправлено резюме (скільки резюме з отриманих ми відправили в компанію).
Прийнято на розгляд до компанії (скільки кандидатів з-поміж відправлених резюме компанія запроцесила, наприклад, запросила на інтерв’ю).
Надіслано оферів.
Відсоток прийняття job-оферів (OAR).

На кожному з етапів потрібно виділяти кількісні показники (тобто кількість претендентів) та прораховувати конверсію (який % людей пройшов кожен етап).

Відгуки варто аналізувати виходячи з того, на якому ресурсі вони були, та заміряти результати на кожному майданчику. Це допоможе прорахувати ефективність та окупність кожного ресурсу.

Якщо ви наймаєте у різних країнах, рекрутингову воронку також потрібно складати окремо. Наприклад, конверсія у відповіді може сильно відрізнятися в Україні, Румунії та Латинській Америці.” Марія Куцевол, Recruitment Team Lead в ITExpert

Дивитись детальніше

Типові bottleneck’и в IT-рекрутингу та способи їх усунення

При визначенні норми конверсії слід відстежити, де показники значно «просідають», та виявити bottleneck. Це етап найму, на якому є проблема, буквально «пляшкова шийка» у перекладі. Вона негативно відбивається на загальному результаті, тому важливо подумати, як усунути труднощі, переглянути процеси чи адаптуватися до нових умов.

“Можливі bottleneck’и на різних етапах IT-рекрутингу, якщо у вас мало відгуків на вакансії: складний процес подання резюме, неперсоналізовані повідомлення, нерелевантна аудиторія, нудний шаблон вакансії, погано складений опис позиції. У цьому випадку перегляньте опис вакансії, спростіть процес подання резюме для кандидатів (він повинен займати не більше 2–5 хвилин), налаштуйте вужчий або ширший пошук з погляду hard skills.

Якщо кандидати відгукуються на вакансію, але відсіюються на етапі відправлення резюме або уточнення запитань, причинами можуть бути: тривалий процес спілкування з рекрутером (наприклад, через уточнення великої кількості питань щодо вакансії у письмовому форматі), невміння рекрутера підвищити зацікавленість у компанії, негативні відгуки про роботодавця на різних ресурсах, неузгодженість деталей у компанії.

Важливо відразу поділитися цікавими деталями, щоб фахівець вирішив, чи хоче він далі спілкуватися та чи підходить йому позиція. Якщо вимоги щодо вакансії змінюються, потрібно оперативно попередити про це кандидата та попрощатися з ним, якщо за новими деталями досвід фахівця виявляється нерелевантним.

Якщо кандидати успішно проходять інтерв’ю, але потім зникають або відмовляються від подальшої комунікації щодо вакансії, варто замислитися про бренд роботодавця. Буває, IT-фахівці починають глибше копати, куди вони подалися, і знаходять інформацію про репутаційні скандали чи негативні відгуки про роботодавця. Проблема може бути також у запитаннях чи підходах оцінювання кандидатів — розберіться, що в них не так, і спробуйте змінити стратегію.

Кандидати відмовляються на етапі оферу? Зазвичай це відбувається тому, що:

Пропозиція компанії не є конкурентною на ринку, контрофер або офери інших компаній більш перспективні за сумою зарплатні, можливостями зростання всередині компанії або сфері/домену проєкту.
Репутація компанії на ринку “не дуже” і потрібно проаналізувати причину: переглянути відгуки про компанію, послухати, що говорять кандидати, які проходили процес рекрутменту у вас, та розвивати бренд роботодавця.
Під час попередніх етапів відбору було приховано певні деталі щодо позиції, після анонсування яких кандидати не захотіли продовжувати спілкування. Наприклад, бюджет нижчий, ніж зарплатні очікування фахівців, або ж потрібно періодично ходити до офісу, а ви обіцяли повний ремоут. Будьте чесні з претендентом із самого початку — показуйте свої переваги, але також попереджайте про “нюанси”.” Марія Куцевол, Recruitment Team Lead в ITExpert

Головні метрики ефективності рекрутингу та сорсингу в IT

На ринку є багато ключових показників ефективності рекрутингу, які використовують різні компанії. Їхній вибір залежить від ваших планів на найм, цілей та завдань бізнесу. Наприклад, можна зосередитись на пошуку даних, щоб зрозуміти, які канали приводять найбільше цільових кандидатів. Така метрика важлива для великих IT-компаній із великою рекрутмент-командою, де кожен інструмент оцінюють окремо. Або можна концентруватися на інформації про процеси найму та конверсії між етапами. Це допоможе визначити, наскільки рекрутинг ефективний загалом (актуально кожному типу компаній).

Зібрали основні KPI рекрутингу та дали приклади їхнього використання нижче.

Час найму (Time to Hire)

Це час, необхідний для найму кандидата. Якщо вам потрібно багато тижнів і місяців для того, щоб закрити вакансію, це говорить про те, що щось не так працює у вашій воронці найму. Україна задає тренд на швидкий найм в IT, тому підсумкова кількість має бути якнайменша.

Ця метрика демонструє швидкість роботи ваших рекрутерів та hiring-менеджерів. Якщо є можливість, варто заміряти метрику за посадами чи відділами — це допоможе оптимізувати найм та планувати роботу з новими вакансіями. У перспективі така метрика вкаже на наявність «ботлнека»‎.

Дивитись детальніше

Вартість найму (Cost per Hire)

Це загальна вартість кожного нового найму. У найпростішому випадку вартість найму вимірюється сумою внутрішніх та зовнішніх витрат на рекрутинг (скільки ви витратили), яку потрібно розділити на загальну кількість закритих позицій (скільки фахівців ви найняли).

Вартість одного найму — важлива метрика, оскільки вона допомагає рекрутерам проаналізувати річний бюджет на набір персоналу. Також це цінний індикатор, щоб вказати на потенційні проблеми в ефективності інструментів рекрутингу. Вимірюючи вартість найму, ви отримуєте орієнтир для зниження витрат на добір персоналу.

Society of Human Resource Management SHRM та American National Standards Institute ANSI створили стандартну формулу для розрахунку витрат на найм персоналу (CPH):

Дивитись детальніше

Internal costs = зарплатня рекрутера + платні інструменти (наприклад, ATS etc.), вартість робочого часу Tech-фахівців, які беруть участь у проведенні інтерв’ю.

External costs = платні job postings + реклама + бонуси за зовнішні рекомендації.

Джерело найму (Source of Hire)

Ця метрика допомагає визначити, яка платформа надає вам найбільшу кількість релевантних кандидатів. Розуміючи це, ви зможете ухвалити обґрунтоване рішення про те, куди розподілити свої витрати та зусилля.

Визначити, які канали працюють для вашої компанії найкраще, можна декількома способами: провести опитування співробітників відділу найму, використовувати системи трекінгу джерел залучення кандидатів до АТС та налаштувати вебаналітику сторінок із вакансіями.

Співвідношення інтерв’ю та оферів (Interview to Offer Ratio)

За досвідом агенції ITExpert, потрібно 6–8 інтерв’ю для job-офера для IT-позицій в Україні. Показник може відрізнятися залежно від ваших завдань, можливостей та цілей. Якщо вас не влаштовує показник Interview to Offer Ratio, проаналізуйте, чи ви запрошуєте релевантних кандидатів на інтерв’ю. Якщо до офера справа так і не доходить, можливо, потік кваліфікованих IT-фахівців для співбесід занадто малий.

Дивитись детальніше

Відсоток прийнятих оферів (Offer Acceptance Rate)

В IT різниця між кількістю кандидатів, які прийняли офер та вийшли на роботу, і кількістю кандидатів, які просто отримали job-офер, може бути значною.

Якщо ви зробили 10 оферів упродовж року і 7 кандидатів їх прийняли, показник прийняття оферів дорівнюватиме 70%. Що цей показник вищий, то краще. При цьому через високу конкуренцію за таланти в IT-сфері цей показник часто тримається на рівні 50–60%.

Дивитись детальніше

Як встановити KPI для рекрутингу і HRM

Загальні правила постановки KPI для IT-рекрутера:

Сфокусуйтеся на кількох ключових метриках — у вас має бути не більше 5–7 KPI.
Обирайте лише ті показники, які безпосередньо пов’язані з бізнес-цілями. Наприклад, якщо у вас великі плани на найм, краще орієнтуватися саме на закриті офери. Якщо ви орієнтовані на невелику кількість вакансій, але важливо подавати максимально релевантних кандидатів, зверніть увагу на конверсію в резюме або Interview to offer ratio.
Використовуйте техніку SMART. Усі показники ефективності рекрутингу мають бути конкретними, вимірними, досяжними, актуальними та своєчасними.

Оскільки рекрутинг — значні витрати, вибирайте показники ефективності, які демонструють окупність. Сильні та релевантні фахівці допомагають будувати крутий продукт та масштабувати бізнес. При цьому ваше завдання як рекрутера — оптимізувати процеси так, щоб розв’язувати проблеми компанії, а не створювати нові. Саме в цьому й будуть корисні метрики: вони покажуть вам, чи правильно ви рухаєтеся та що ще можна покращити.

Зв’яжіться з нами вже зараз

До речі, Tech-рекрутери ITExpert знаходять перших кандидатів вже через 3–5 днів після старту роботи над вакансією та консультують клієнтів за актуальними даними на ринку IT-кандидатів.