На хвилі змін: як HR-фахівцю управляти трансформаціями

Дивитись детальніше

За даними Walkme*, дві з трьох ініціатив з бізнес-змін провалюються. Щобільше, майже 80% опитаних впевнені, що трансформаційний менеджмент актуальний кожні 2–5 років для виживання підприємства. Нові технології, зміни ринкових умов, глобалізація — все це вимагає від компаній гнучкості та адаптивності. Зокрема і від HR-фахівців.

Як же додати управління змінами до свого скілсету та проводити бізнес через бурю трансформацій? Катерина Мисенко ділиться роллю HR-фахівцях в change management’і, моделлю управління та практичними порадами далі у статті.

Роль HR-фахівця в управлінні змінами

Зміни — неминучий процес, з яким має подружитися HR. Незалежно від причин, вони завжди впливають на співробітників, процеси та культуру організації. Ключове завдання HR-менеджера в управлінні змінами — мінімізувати негативні наслідки та максимізувати можливості, які вони відкривають.

Розглянемо управління змінами в організації на прикладі. Компанія може проходити через хвилю скорочень. Тоді завдання HR’а у тому, щоб людяно та прозоро провести звільнення, підготувати прямих керівників до них, а також знизити стрес серед тих, хто залишається у команді.

Або бізнес виходить на міжнародний ринок, відкриваючи офіси в різних локаціях. Ціль HRD може полягати у створенні системи комунікації у розподілених командах, побудові нової програми адаптації та налагодженні зв’язків між офісами.

Управління змінами — це завдання HR’а, яке можливе завдяки:

• Комунікації: чіткому та своєчасному інформуванню співробітників про зміни, їхні причини та наслідки.
• Залученню співробітників: запрошенню команди до участі у процесі змін, врахуванню їхніх думок та пропозицій.
• Навчанню та розвитку: наданню співробітникам необхідних знань та навичок для ефективної роботи в нових умовах (наприклад, компенсації курсів англійської мови при появі іноземних клієнтів).
• Підтримці команди: наданню психологічної підтримки співробітникам, які відчувають труднощі в період змін.
• Створенню позитивної культури змін: формуванню корпоративної культури, яка сприймає зміни як можливість для розвитку.

HR-менеджер має бути амбасадором та одним із головних інтеграторів змін у компанії. Часто саме від нього залежать не лише окремі ініціативи, але й загальна реакція команди на трансформації.

Топ-3 поради з управління змінами в організації для HR-менеджера

Розглянемо «три слони», на яких стоїть управління змінами в IT-компанії.

1. Подолайте очікування миттєвих результатів

Зміни — не результат, а процес. Не приймайте їх як щось миттєве. Зміни потребують ретельного планування та супроводу, що стосується не лише технічних налаштувань, але й адаптації людей до нових умов роботи. Часто як керівництво, так і співробітники очікують, що зміни відбудуться швидко та безболісно. Але цей підхід нереалістичний та приносить більше шкоди, аніж користі.

Чому ж не варто очікувати миттєвих результатів?

• Це демотивує. Коли співробітники не бачать результатів своїх зусиль відразу, вони можуть втратити мотивацію і зацікавленість у змінах, а ще саботувати процес надалі.
• Збільшується опір змінам. Без чіткого плану та розуміння цінності змін, співробітники стають незацікавленими, втрачається довіра до менеджменту.
• Приймаються помилкові рішення. У прагненні до швидких результатів люди можуть приймати поспішні і необґрунтовані рішення.

Як подолати такі очікування:

1. Чітко прокомунікуйте тривалість процесу. Від самого початку необхідно пояснити співробітникам, що зміни вимагають часу і терпіння.
2. Розбийте процес на етапи. Це дозволить відзначати проміжні результати і підтримувати мотивацію співробітників.
3. Створіть систему вимірювання результатів. Регулярно відстежуйте прогрес та інформуйте співробітників про досягнуті результати.
4. Фокусуйтеся на процесі, а не лише на результаті. Заохочуйте співробітників до активної участі в процесі змін, а не тільки до досягнення кінцевої мети.

Завдання HR-фахівця у тому, щоб пояснити керівникам, що зміни — марафон, а не спринт, а також допомогти команді пройти через період трансформацій.

2. Знижуйте неофобію

Неофобія — страх нового, що є досить поширеним психологічним феноменом. Його ознаки: тривожність, відчуття дискомфорту та навіть паніки перед новими ситуаціями, людьми, ідеями чи досвідом. В компаніях неофобія зазвичай проявляється як опір змінам: коли співробітники віддають перевагу звичним способам роботи, навіть якщо вони менш ефективні.

Важливо приймати ці страхи співробітників. Часто вони викликані страхом невідомого, нервовістю щодо майбутнього, своєї позиції та роботи. Окрім того, неофобія на роботі — це про порушення звичного порядку, а отже вона призводить до відчуття втрати контролю і безпеки.

Як проявляється опір змінам — розглянемо на схемі.

Дивитись детальніше

Почніть із розуміння причин та проявів — після цього ви зможете розробити ефективні стратегії, щоб подолати спротив. Як подолати неофобію на практиці:

• Створіть позитивну культуру змін. Поясніть необхідність та бенефіти трансформацій у компанії.
• Залучіть лідерів. Зробіть менеджерів та C-level «промоутерами» нових ініціатив — щоб вони стали прикладами для своїх команд.
• Навчайте та розвивайте команду. Якщо наявний брак скілів чи знань, розгляньте додаткові навчальні активності. Це знизить стрес та підвищить ефективність від нововведень.
• Визнавайте досягнення. Важливо помічати та заохочувати співробітників, які активно беруть участь у змінах і досягають результатів у нових умовах.

Окрім того, корисно використовувати моделі управління змінами як каркас у ваших діях. Далі у статті ми розглянемо одну з них — модель Коттера.

3. Розділіть відповідальність з керівниками

Керівники мають брати активну участь в управлінні змінами. Менеджмент не просто спостерігає за ними, але й планує, впроваджує та контролює ініціативи. Лідерство — не лише дати таски та поставити дедлайн. Це ще й мистецтво мотивувати та направляти людей до того, щоб подолати опір та прийняти  інновації. Без лідерів впровадити зміни не вийде.

Чого очікувати від лідера в подоланні змін:

• Створення спільної візії — лідер повинен чітко сформулювати бачення майбутнього, показати співробітникам, як зміни допоможуть досягти спільних цілей.
• Ефективної комунікації.
• Залучення команди до процесу.
• Підтримки команди.
• Визнання співробітників.
• Позитивного прикладу.

Окрім того, HR-менеджер має брати до уваги типи лідерства в управлінні змінами — для консультування керівників чи власної роботи. Зазвичай їх виділяють три: трансформаційне, трансакційне та ситуаційне.

Дивитись детальніше

Важливо вміти застосовувати усі ці стилі залежно від ситуації:

Налагодивши комунікацію з лідерами та випрацювавши з ними синхронізований підхід, ви тим самим підвищуєте шанси на успіх у впровадженні змін у компанії.

Модель Коттера: 8 кроків до успішних змін

Модель Коттера є однією з найвідоміших моделей управління змінами. Вона пропонує детальний алгоритм, який допомагає організаціям успішно впроваджувати трансформації.

Її ключові кроки:

1. Створити відчуття невідкладності. Потрібно переконати співробітників у необхідності змін. Наприклад, показати, що буде, якщо ви не розширите цільову аудиторію продукту і які загрози на вас чекають.
2. Сформувати сильну команду для впровадження змін. HR не сам у впровадженні змін, на його боці мають також бути керівники, PR-спеціалісти, команда L&D тощо.
3. Розробити нову візію. Ви маєте чітко розуміти, до якої точки прямує команда і комунікувати їй це.
4. Поширити новий підхід. Зверніть увагу на різні формати донесення інформації, додайте запитання щодо реакції на зміни на ваших зустрічах one-on-one.
5. Розширити повноваження. Надайте співробітникам права і можливості для дій.
6. Створити швидкі перемоги. Відзначайте та заохочуйте успіхи — індивідуально чи на зустрічах команди.
7. Консолідувати зміни. Зробіть нові підходи звичкою.
8. Закріпити нові підходи. Інтегруйте нові методи роботи в стратегію організації, впровадьте необхідну інформацію у мануали та навчальні матеріали.

Дивитись детальніше

Модель Коттера — ефективне рішення для компаній, які стикаються з масштабними змінами, потребують швидких та рішучих дій (без часу на довге обговорення), а також з сильною стабільною культурою. Власне цей підхід направлений на швидке подолання опору до змін у випадку, коли співробітники вже звикли до певного формату роботи. Окрім того, її варто використовувати, якщо лідери готові взяти на себе частину відповідальності — передбачається активна участь менеджерів на всіх етапах змін.

Існують й інші ефективні стратегії, які можуть бути застосовані залежно від специфіки організації та характеру змін. Наприклад, модель Левіна чи ADKAR.

Якщо підсумувати, змін не варто боятися, їх потрібно детально спланувати та сприймати як важливий проєкт. Створіть умови, в яких зміни будуть не загрозою, а бажаною можливістю — тоді процес стане більш ефективним.

*WalkMe change management statistics