Як надавати зворотний зв’язок кандидатам: поради експертів

Дивитись детальніше

Здається, що усі знають: фідбек у рекрутингу потрібний та має бути якісним. Однак рідко хто вказує щось довше за «Ми вирішили рухатися із іншим кандидатом».

Компанії можна зрозуміти: написати комплексний зворотний зв’язок — складне завдання, якому треба ще й навчитися (писати фідбек буває так само складно, як і рядочки коду). Розвинути цю компетенцію допомагають Марія Куцевол, Recruitment Team Lead в ITExpert, та Сергій Немчинський, CEO/Founder в FoxmindEd. У цій статті експерти діляться, з чого має складатися якісний фідбек та як написати відповідь для кандидата, щоб перетворити його на амбасадора вашого бренду роботодавця (навіть якщо це відмова).

Чому фідбек кандидатам is a must

Немає таких етапів у найманні, коли не потрібно надавати фідбек. Рекрутерам критично бути на звʼязку, починаючи від першого листа кандидату та завершуючи стартом випробувального терміну. Це дарує цінну прозорість по процесах: кандидат обізнаний, на якому етапі він знаходиться, і що відбуватиметься далі. Інакше може траплятися гостинг кандидатів, а компанія втрачатиме цінні таланти.

Навіть короткі повідомлення-апдейти про поточний етап визначають враження кандидатів від вашої компанії: опитування показують, що 81% з них очікують постійної комунікації із рекрутером по процесах наймання.

А після співбесід та тестових завдань обов’язково надати більш розгорнутий зворотний зв’язок кандидату. Він має складатися не з кількох слів, а хоча б з 4–5 речень. Адже саме такий фідбек покращує сприйняття вашої команди, допомагає визначити, куди та як розвиватися фахівцю, а також чітко окреслює, чому не відбувся метч із вашою компанією.

Важливо! «Ви нам не підходите» — відповідь, але не повноцінний фідбек.

Загалом завдяки якісному фідбеку після співбесіди і не тільки:

• Покращується сприйняття вашого бренду роботодавця;
• Зменшується ризик міскомунікації, загублених листувань з кандидатами тощо;
• Приймаються більш об’єктивні рішення про наймання — що впливає на якість рекрутингу загалом;
• Генеруються майбутні контакти: відмова сьогодні може перетворитися у офер завтра, наприклад, якщо ви працевлаштуєте кандидата на іншу позицію.

Інші критерії якісного фідбеку та приклади зворотного зв’язку кандидату розглянемо далі.

Правила якісного фідбеку під час рекрутингу

У чеклисті якісного фідбеку від експертів:

Детальність фідбеку та оцінки навичок зазвичай залежить від рівня позиції. Уникайте формулювань «правильна» та «неправильна відповідь», коли оцінюєте неоднозначні комплексні ідеї та рішення кейсів.

Сергій Немчинський

CEO/Founder в FoxmindEd

«Писати точні відповіді на технічні запитання має сенс, якщо це співбесіда з абсолютним новачком і метою є перевірка базових знань. Наприклад, запитання про три принципи ООП, де відповіді будуть однозначними.

Проте в більшості ситуацій можливі різні підходи. Тут важливо враховувати контекст та особливості кожного кандидата. Відмова від точних відповідей також має свої плюси: це дозволяє кандидатам показати свою творчість та аналітичні здібності.

Крім того, відмова від точних відповідей зменшує ризик, що інші фахівці зможуть піддати критиці ці відповіді. Це може вплинути на репутацію компанії серед кандидатів. Також розробка таких відповідей може потребувати додаткового часу технічної команди. Тож у цієї ідеї забагато недоліків, а переваг бракує».

А що робити, якщо ви не маєте конкретики для відповіді? Відмовляти сухим формулюванням «ви нам не підходите» — поганий тон. Краще подумайте, що саме у навичках чи підходах фахівця не метчиться з вашою компанією та опишіть це. Якщо ж конкретики все ще немає — перегляньте валідність методів відбору. Схоже ви застрягли на етапі інтуїтивного найму і він стопить ваш ріст.

Марія Куцевол

Recruitment Team Lead в ITExpert

«Трапляється таке, що ви шукаєте айтівців для стартапу та очікуєте від них продуктового майндсету. Для вас цей підхід у тому, щоб фахівець не закривав ноутбук, як тільки на годиннику з’являється 18:00, і був готовий показувати результат поза прописаними обов’язками вакансії, швидко рости з компанією. Якщо певний кандидат не показує свою зацікавленість у таких процесах і негативно ставиться до овертаймів, краще будьте чесними. Скажіть, що овертайми можуть трапитися і що ваші очікування не співпадають з побажаннями кандидата до роботи — а отже ви не хочете, щоб комусь зі сторін наймання було некомфортно.

Звісно, такий фідбек залишається суб’єктивним. Тим не менш, він:

1. Чесний;
2. Відкриває опції для діалогу.

Буває й так, що кандидата просто не зовсім вірно зрозуміли на співбесіді — він зможе прокоментувати враження інтерв’юера».

Як висновок, відмова за cultural fit та підходами до роботи — норма. Однак важливо бути обережним з висновками щодо цінностей кандидата та оминати зайвих оцінок. Мають місце бути відмови такого формату: «Після детального розгляду ми вирішили не продовжувати процес відбору з вами, оскільки ваші підходи до утворення команд та процесів не повністю відповідають нашим очікуванням. Ми шукаємо кандидата, який був би більш зацікавленим у створенні командних ритуалів, тимбілдингів, подоланні бас-фактору тощо».

Пишемо зворотний зв’язок: приклади фідбеку після співбесіди і на інших етапах

Якісний фідбек кандидатам містить не лише апдейт, рішення про продовження чи припинення комунікації по вакансії, але й причини усього переліченого. Навіть якщо мова про відмову, компанія має приділити час комплексному зворотному зв’язку.

Щоб його сформувати, треба спочатку прописати внутрішні підсумки співбесіди. Наприклад:

1. Сильні сторони: розуміння традиційних мережевих технологій, досвід із Azure.
2. Слабкі сторони: не має досвіду із Kubernetes та Cloudflare, не бажає вивчати нові хмарні технології.
3. Висновок: кандидат не дуже метчиться із вакансією, оскільки на цій позиції важливий досвід із Kubernetes.

Далі важливо продумати, як краще представити цю інформацію кандидату. Для цього можна використати готові схеми та шаблони фідбеку.

Схема «Бутерброд»

Це спосіб передачі інформації за схемою: «похвалити-посварити-похвалити». Тобто лист пишеться за скриптом:

1. Вказати сильні сторони та переваги кандидата.
2. Прописати «але»: які є недоліки.
3. Наостанок додати мотивації: наприклад, відмітити, що з кандидатом було приємно спілкуватись.

Дивитись детальніше

Схема DAKI

DAKI розшифровується як Drop (прибрати), Add (додати), Keep (зберегти) та Improve (покращити). Таким чином, у листі треба покроково відповісти, які саме навички та до якого з дієслів відносяться. 

Як може виглядати фідбек за цією схемою:

• зберегти розуміння традиційних мережевих технологій,
• додати досвід із Kubernetes, 
• прибрати негативне ставлення до хмар,
• покращити автоматизацію процесів.

Цим розбором можна доповнити рішення про відмову чи запрошення кандидата на роботу.

Схема CAS (Criticize-Ask-Suggest)

Це прийом, який поєднує критику, запитання та пропозиції. Він особливо актуальний, якщо ви маєте, що подати кандидату як альтернативу.

Наприклад: «На жаль, на цю позицію ми шукаємо людину з більшим досвідом із Kubernetes. Чи розглядаєте ви для себе інші пропозиції? Можу відправити вам опис вакансії Network Engineer».

Зворотний зв’язок між етапами рекрутингу та що робити, якщо фідбек затримується

Рекрутер має підтримувати постійний контакт з кандидатом. Ось кілька прикладів таких організаційних повідомлень:

• «Надіслав/-ла ваше резюме та технічні відповіді на розгляд IT-спеціалістам. Як тільки отримаю відповідь, повідомлю».
• «Планується 3 етапи співбесід: 1) технічний, 2) менеджерський, 3) знайомство з командою. Вас запрошують на перший етап, який проводитиме Lead команди англійською мовою в Google Meet, займе до години часу. Коли вам буде зручно?»
• «Підкажіть, як пройшла співбесіда, які ваше враження? Я отримаю фідбек від інтерв’юерів за 2–3 дні. Як тільки він буде у мене, одразу вам напишу».
• «В нас почався реліз і технічна команда завантажена, але через два тижні маємо почати процес співбесід. Підкажіть, будь ласка, чи є у вас можливість зачекати?»

Якщо детальний зворотний зв’язок з якихось причин неможливий (hiring-менеджер у відпустці, самої співбесіди ще не було тощо), завдання рекрутера — робити регулярні сінк-/чек-апи. Найскладніше рекрутерам аутсорсу/аутстафу, де клієнт справді може раптово захолдити процеси без фідбеку або відмовити без деталей. В таких випадках краще чесно проговорити про це кандидату і перепросити за таку ситуацію. Допустимо вказати, на що зазвичай звертає увагу цей менеджер. Тобто що могло бути вирішальним у прийнятті рішення про відмову.

Візьміть за правило: відсутність зворотного зв’язку вже є зворотним зв’язком. З таким підходом кандидати будуть повертатися до вас щодо відкритих позицій та рекомендувати як місце роботи своїм друзям чи знайомим.

Як рекрутеру формувати культуру якісного зворотного зв’язку у команді: практичні поради

За статистикою Indeed, середній час отримання зворотного зв’язку після онлайн-співбесіди чи офлайн-інтерв’ю — 28 робочих днів. Але зазвичай про лист на пошті домовляються протягом 2–5 днів. Щоб наблизитися до цього показника і надавати максимально корисний фідбек, рекрутер має формувати відповідну культуру у команді.

Бажано домовитись з технічними спеціалістами про правила «на березі»:

• Як швидко буде надаватися фідбек — за 1–2 дні після тестового, наприклад. А якщо будуть затримки, то важливо попередити заздалегідь.
• Як має виглядати зворотний зв’язок. Впорядкуйте універсальну структуру. До прикладу, по кожному кандидату можна прописувати основні плюси та мінуси. Або ви можете виділити критерії оцінки кандидатів (окремі навички) і писати коментарі по кожному фахівцеві у таблицю для порівняння.
• Де і як буде передаватися/вестися комунікація по кандидату — чи дають менеджерам доступ до ATS, чи ведуть фідбеки у таблиці чи в окремих чатах по вакансії/кандидату.

Як мотивувати команду дотримуватися правил? Аргументуйте їх. Наслідуйте принцип data driven рекрутингу: підготуйте аналітику про те, яка кількість кандидатів «відпадає» через задовгий період очікування та які репутаційні ризики це викликає для компанії.

Для оптимізації наймання підготуйте стандартизований перелік питань або тем, на які ви хочете отримати відповіді кандидатів. Команда, яка проводить співбесіди, може оцінювати кожен пункт за п’ятибальною шкалою: знання баз даних, Java Core, Spring Boot тощо. Це значно прискорить прийняття рішення та написання фідбеку кандидатам, а також покращить об’єктивність оцінювання. Також бальний підхід допомагає визначитися із грейдами в IT: можливо, кандидат не дотягує до Senior, але ви можете йому запропонувати схожу вакансію з вимогами рівня Middle.

Таблиці з зібраними оцінками називають scorecards. Їх використання особливо актуально, якщо ви наймаєте велику кількість співробітників зі схожими навичками (наприклад, Middle Java розробників). 

Дивитись детальніше

Як підсумок: зробіть якісний фідбек обов’язковим правилом та не розглядайте нових кандидатів, поки не прийняли рішення за проведеними співбесідами. Таку синхронізацію за процесами оцінять не лише кандидати, але й hiring-менеджери у вашій команді.