Як адекватно написати кандидату без ChatGPT: поради для персоналізації та структура листа

Марина Косіч 06.04.2023

Поки деякі рекрутери замінюють «годину копірайтингу» у своїй роботі на запит до ChatGPT, кандидати ігнорують листи і від ШІ, і від справжніх рекрутерів. Як це побороти?

Раніше я вже розповідала про загальні правила ділового листування для рекрутерів. Цього разу хочу розібрати структуру першого повідомлення IT-фахівцю, як зацікавити кандидата листом та чи доречна підкреслена формальність у 2023.

Дивитись детальніше

Про формальність у рекрутингу: персоналізація у 2023

Ділове листування — зовсім не про офіційні шаблонні листи, натягнуту ввічливість і канцеляризми. Краще будьте більш простими: ділове листування першою чергою допомагає розв’язати певні завдання. Зробити це можна у показному офіційному вигляді з ноткою наказу, не залишивши людині права вибору та переклавши на неї всю відповідальність. А можна з повагою, у вигляді прохання та з готовністю допомогти — на мою думку, це саме та тактика, якої краще дотримуватися. Тоді у вашого кандидата/колеги/підлеглого буде більше бажання співпрацювати.

Коли ви розібралися зі змістом, запитання з’являються до форми. Розберу кілька питань, які допоможуть вам знайти найкраще рішення.

Чи звертатися на «Ви»

Загалом звертання на «Ви» (саме з великої літери) вважається дещо архаїчним. Право на те, як саме звертатися до співрозмовника, завжди залишається за автором, але часи такої показової поваги давно минули, вони не вказують на вашу професійність.

Деякі кандидати в IT більше люблять звертання на «ти» та менш формальний стиль спілкування. Якщо це про вас та корпкультуру вашої компанії — супер! Так і робіть, це лише плюс, який підвищує рівень залученості айтівця під час рекрутингу. Якщо ні, оптимально підлаштуватися під кандидата та залишатися ввічливим.

Як звертатися до кандидата

Всі люблять, коли їх називають на ім’я, а тренд останніх років і в маркетингу, і в рекрутингу — персоналізація. Саме тому, важливо звертати увагу на те, як людина себе називає і не плутати її ім’я.

Найпоширеніші ситуації, коли можна заплутатись з іменами:

прізвище схоже на ім’я: Сергій Борисов, Тимофій Назар;
схожі імена: Люда і Люба, Марія і Марина, Коля і Толя, Олеся і Алеся, Олексій і Олександр;
різні варіанти імені: Ксенія і Оксана, В’ячеслав і Святослав, Ася і Настя (також Наталіям не подобається, коли їх називають Наталями, а Дашам — Даринами).

Якщо ви все ж таки зробили помилку в листі кандидату на вакансію, визнайте її і швидко виправіться. Тоді кандидати також поставляться з розумінням.

Трапляються і менш стандартні кейси через транслітерацію (дуже поширене і в LinkedIn, і в Djinni, і на інших платформах):

якщо повне ім’я кандидата однозначне, на початкових етапах спілкування варто звертатися до нього/неї більш формально (Vova — Володимир, Vitya — Віктор, Misha — Михайло).
якщо розшифрування повного імені неоднозначне, можемо залишити ім’я як є для розповсюджених варіантів (Mike — Майк, Alex — Алекс, Rita — Рита, Mary — Мері, Nick — Нік). Якщо кандидат сам себе так підписав, він/вона не будуть обурені вашим зверненням.
якщо бачимо англійське ім’я та українське прізвище, частіше за все це адаптований переклад, допустимо використати обидва варіанти або перепитати (Paul — Павло, Michael — Михайло, Victory — Вікторія).

Якщо ви не впевнені, як правильно звернулися до людини, то краще одразу уточнити у неї або ж звернутися без імені, але у наступному повідомленні обов’язково перепитати про це.

Зв’яжіться з нами вже зараз

Персоналізація не в імені: як ще зацікавити кандидата листом

Розібрались з тим, як звернутись до кандидата, перейдемо до реальної персоналізації. Для чого вона нам взагалі потрібна? Щодня і рекрутери, і кандидати витрачають дуже багато часу на шаблонне спілкування: однакові вакансії, відповіді на автоматі. Кандидат думає, що його бекграунд не помітили, а рекрутер втрачає шанс навіть на нетворкінг (якщо привернути увагу до пропозиції так і не вийде). Всі забувають, що за кожним отримувачем стоїть людина, з унікальним світоглядом та досвідом.

Тому персоналізовані звертання — це спосіб показати, що лист із пропозицією вакансії кандидату не випадковий. Спеціалісту приємно отримати не масрозсилку, а щось особливе саме для нього. Так ми маємо більше шансів, що кандидат відповість.

На основі чого можна персоналізувати лист рекрутера кандидату:

побажання в профілі,
минулий етап спілкування, якщо ви раніше вже співпрацювали,
особливий досвід чи релевантні технології,
публікації кандидата у LinkedIn або на інших платформах.

Розберемо на зображеннях хороші та погані приклади персоналізації.

Дивитись детальніше

З’ясували, з чого слід почати лист кандидату, а що далі?

Структура ефективного листа з пропозицією вакансії

Зазвичай лист кандидату із пропозицією про роботу структурно поділяють на три частини: вступ, основна інформація про вакансію та CTA. Але його можна розділити і на більш детальні етапи, наприклад, такі:

1. Привітання. Обов’язковий початок розмови. Ця норма етикету ще нікуди не зникла:) Задайте тон спілкуванню за допомогою привітання, звертайтеся на ім’я та персоналізуйте.

2. Хто ви. Оскільки найчастіше наші профілі самі представляють нас, представлення доречне, якщо:

ваше ім’я приховане чи буде відкрите для користувача не одразу,
для того, щоб дізнатися, з якої ви компанії чи яка ваша позиція, потрібно відкривати ваш профіль та шукати деталі,
транслітерація вашого імені англійською неоднозначна або нетипова (а підписані ви англійською).

3. Причина звернення. На пошті та в особистих месенджерах потрібно написати:

чому ви вирішили звернутися до людини саме тут, а не в інший канал зв’язку,
чому ви вирішили, що отримувачу буде цікаво отримати вашого листа,
звідки ви знаєте людину і так далі.

4. Суть листа. Коротко напишіть, чому вашу вакансію мають розглянути та які ключові вимоги. Важливо: прикріпіть всі необхідні файли та посилання (наприклад: презентацію про компанію, посилання на детальний опис позиції чи сайт), за допомогою яких можна ознайомитися з вакансією.

5. Call-to-action. Необхідно стимулювати кандидата до дії: це може бути цікаве запитання, на яке буде просто та легко відповісти, або заклик до дії, яка не вимагає надмірних зусиль. Sales-спеціалісти підвищують продажі, зменшуючи мінімально необхідну кількість дій клієнта для заключення договору. Приблизно так само це працює й у рекрутингу:)

Наприклад:

«Цікава буде ваша думка щодо позиції, на скільки відсотків метчиться з вашими очікуваннями?:)»

Або

«Надсилайте CV, якщо готові розглянути пропозицію детальніше!:)»

6. Підпис. Зазвичай додають в більш офіційних каналах зв’язку, наприклад, на пошті.

Приклад хорошого листа з пропозицією вакансії:

Дивитись детальніше

Зберігайте шаблон та підлаштовуйте його під себе та ToV вашої компанії. Буду рада, якщо вам допомогли мої поради з комунікації і ви розібралися у тому, як написати листа кандидату на вакансію! Далі буде…