Як обрати оптимальний сервіс для автоматизації HR та рекрутинг процесів: на що звернути увагу

Дивитись детальніше

Автоматизація стає не просто трендом, а необхідністю. Вона допомагає зекономити час, оптимізувати витрати та покращити робочі процеси. До прикладу, за дослідженням McKinsey до 50% усіх робочих завдань можна автоматизувати, тоді як лише 37% HR-функцій автоматизовано. Однак вибір правильного сервісу може бути завданням, що потребує ретельного аналізу. Неправильний вибір = втрати часу, ресурсів, порушення вже налагоджених бізнес-процесів та… необхідність повторного вибору 🙃

У цій статті ми розглянемо ключові моменти та критерії, на які варто звернути увагу при виборі оптимальної системи для автоматизації HR та рекрутинг процесів.

До початку вибору системи HR-автоматизації: визначте потреби компанії

Впровадження HRIS лише через тренд або ж через схвальні відгуки від колег за фахом — неправильне рішення. Такий крок не є універсальним для всіх. Система вашої знайомої з іншої компанії може просто не відповідати потребам вашої компанії.

Тож перш ніж починати процес пошуку системи, варто проаналізувати поточні процеси та виявити де є прогалини: ретельно оцініть, які процеси виконуються вручну, які вимагають багато часу, ресурсів або призводять до помилок та затримок. Можливо, вам потрібно оптимізувати процес відстежування заявок або ж покращити процес онбордингу.

Звісно, деколи складно помітити усі слабкі місця робочих процесів, однак лише розуміючи їх, ви зможете обрати систему яка дійсно працює на вашу користь.

Для аналізу потреб поставте собі такі запитання:

• Які процеси «з’їдають» найбільше вашого часу?
• Що у онбордингу, опитуваннях чи кар’єрному просуванні фахівців налаштовано неефективно?
• Де у HR-процесах найчастіше трапляються затримки чи помилки?
• Чого ви очікуєте від системи автоматизації HR? До прикладу, яку аналітику ви б хотіли отримувати?

7+ ключових факторів, які варто врахувати при автоматизації HR та рекрутингу

Звісно, потреби та очікування від функціонала системи унікальні для кожної компанії. Водночас є й універсальні характеристики, на які варто звернути увагу, за досвідом клієнтів Hurma. Розглянемо основні далі.

#1 Безпека даних

HRM та ATS системи зберігають конфіденційну інформацію про кандидатів та співробітників, тому не варто нехтувати цим пунктом. Разом з юристами маєте обов’язково перевірити інформацію про підрядника, вичитати договори та уточнити усі моменти щодо порядку збереження та обробки даних.

Ось невеликий перелік того, що варто перевірити перед придбанням системи:

• Методи шифрування та захисту

Ретельно оцініть, як система зберігає ваші дані та захищає їх від зовнішніх загроз. Переконайтеся, що використовуються надійні методи шифрування та захисту даних.

• Приватне середовище для кожного клієнта

Розгляньте систему, яка надає безпечне та приватне середовище для кожного користувача, надаючи надійний захист і уникнення взаємного впливу на продуктивність різних клієнтів (так, з такою проблемою ви теж можете стикнутися).

• Час безперервної роботи

Дізнайтеся про гарантований час безперервної роботи системи (аптайм) та її можливі перебої. Важливо, щоб ПО було доступне майже завжди.

• Внутрішній захист даних

Перевірте, як система розділяє користувачів за ролями та правами доступу. Гарно налаштований внутрішній захист допомагає контролювати доступ до даних.

• Support

Переконайтеся, що розробник системи надає навчання та якісну підтримку для користувачів. Це допоможе вам максимально використовувати можливості системи та розв’язувати технічні питання. Можливо, важливо також розглянути наявність підтримки саме українською.

#2 Вартість та модель ціноутворення

Ваш бюджет має важливу роль у виборі системи автоматизації HR, однак не радимо приймати рішення лише через найдешевшу вартість. Звертайте увагу на інструменти, які входять у базову ціну та загальну тенденцію ціноутворення.

Частіше за все HRIS мають тарифи, які залежать від розміру компанії та необхідного функціоналу. Наприклад, деякі системи пропонують тариф із базовими функціями, однак якщо ж ви хочете додати інший функціонал, наприклад, модуль рекрутменту, payroll або наявність швидшої підтримки — їх треба оплачувати окремо.

#3 Аналітика та звітність

Зверніть увагу, чи має програма для автоматизації HR-процесів вбудовану аналітику. Саме завдяки їй ви зможете оцінити ефективність рекрутингових процесів, отримати цінну інформацію щодо співробітників та приймати більш зважені рішення.

Аналітика може бути корисна як для HR, так і для рекрутера. Наприклад, деякі системи дозволяють бачити не лише загальну статистику, а й відстежувати інші важливі HR метрики: плинність кадрів, залученість чи eNPS.

Дивитись детальніше

Рекрутеру ж стануть у пригоді такі метрики як аналіз воронки рекрутингу, включно з розбивкою на різні джерела пошуку кандидатів, тривалість роботи над вакансіями, коефіцієнт прийняття оферів (OAR) тощо.

Дивитись детальніше

#4 Масштабованість

Можливість системи рости разом з вашим бізнесом може стати критичним параметром.

Можливо, зараз ви маєте всього 15 співробітників, однак ваші плани на три роки включають ріст хедкаунту до 100 осіб. Для того, щоб не стикнутися з неочікуваною потребою зміни сервісу, варто перевірити наявні функції масштабованості заздалегідь.

Зверніть увагу на сервіси автоматизації роботи HR, які мають модульне ціноутворення або різні варіанти рівнів за розміром компанії — так ви можете ефективніше використовувати бюджет. Також ви можете оцінити список клієнтів, щоб зорієнтуватися якого розміру компанії користуються обраним сервісом.

#5 Інтеграції зі сторонніми сервісами

Суттєвою перевагою системи буде можливість інтеграції зі сторонніми сервісами. Так вам не доведеться об’єднувати дані з декількох інструментів вручну та ви зможете користуватися певними функціями сторонніх сервісів, не виходячи з HRIS.

Наприклад, інтеграції з job-порталами допоможуть рекрутеру розмістити вакансію у декілька кліків і швидше обробляти відгуки кандидатів. Також корисним доповненням може стати інтеграція з парсером резюме, як, наприклад, AI Fox, що допомагає перенести інформацію про кандидата в ATS за секунди.

Навіть якщо ви не знаєте, чи будете пов’язувати роботу сторонніх сервісів зі своєю HRMS чи ATS, не пропускайте цей пункт. Так само як і з масштабованістю, тут варто подумати наперед і оцінити, чи буде у вас можливість спростити певні задачі, користуючись системою.

#6 Швидкість впровадження

У роботі рекрутмент відділу швидкість та безперебійність процесу є життєво необхідною. Отже, при інтеграції чи переході на новий інструмент важливо втратити якомога менше часу.

Швидкість впровадження HRIS залежить від різних факторів, таких як розмір компанії, інтеграції з іншими системами та рівень підготовки персоналу… Важливо мати чіткий план та запевнитись у тому, що постачальник готовий допомогти вам з впровадженням та адаптацією. У багатьох системах цей пункт — частина сервісу продукту.

#7 Зручність використання

Система має полегшувати вашу роботу та бути зрозумілою для співробітників, адже в іншому разі її впровадження не буде результативним.

Тож зверніть увагу на:

• інтуїтивність функціонала;
• послідовність модулів;
• наявність вичерпної та зрозумілої бази знань;
• користувацьку підтримку.

Оцінити це ви можете під час демо або тестового періоду користування системою.

#8+ Інші важливі функції

Хоча інструментарій систем може відрізнятися, існує низка функцій які мають бути у якісній HRM системі. Серед них:

• база даних співробітників;
• підбір персоналу;
• онбординг;
• відстежування відвідуваності працівників;
• управління продуктивністю;
• навчання та розвиток працівників;
• розрахунок заробітної плати.

Виділіть важливі характеристики саме для вас та оцінюйте усі альтернативи автоматизації HR та рекрутингу за ними.

Бонус: чек-лист для вибору HRIS

Як ми вже зазначали раніше, критерії вибору інструментів автоматизації HR-процесів дуже індивідуальні. Однак, ви можете скористатися цим універсальним чек-листом, щоб не упустити нічого важливого:

1. Визначіться з необхідними функціями системи.
2. Ознайомтесь з відгуками.
3. Перевірте, чи зручна система у використанні.
4. Дослідіть питання безпеки разом з юристами.
5. Переконайтеся у якості клієнтської підтримки.
6. Дізнайтесь, чи є можливість збільшення кількості користувачів системи.
7. Перевірте, наскільки тарифи відповідають вашому бюджету.
8. Зверніть увагу на інтеграції зі сторонніми сервісами.
9. Переконайтесь у тому, що впровадження пройде максимально швидко.

Замість висновку: HR та рекрутинг системи мають полегшувати вашу роботу, а не навпаки. Неправильний вибір при автоматизації HR процесів — це болючий удар по налагодженим процесам, який змусить вас знову аналізувати альтернативи та менеджити перехід на новий продукт (а отже і витрачати час). Саме тому так важливо приділити увагу на оптимальний перший вибір — чого ми вам і бажаємо!