Онлайн-встреча команды: как вовлечь каждого

Смотреть детальнее

В условиях дистанционной работы, когда сотрудники работают с разных точек мира, особенно важно постоянно быть в связи с командами. И это не так просто, как кажется. Общению также необходимо учиться!

В этой статье я поделюсь своим опытом организации эффективных онлайн митингов. Мы проанализируем эту проблему и дадим рекомендации для операционных менеджеров, HR и руководителей по улучшению встреч и взаимодействия с командами. Бонус: разберем, какие инструменты можно использовать для анализа эффективности митов и командной работы.

План:

1. Как регулярные митинги влияют на бизнес и команду
2. Просчет стоимости встречи команды
3. Задания менеджера во время митинга
4. Как организовать динамичную встречу: киноаналогия
5. Чек-листы по эффективным встречам для руководителей и HR-менеджеров

Как регулярные митинги влияют на бизнес и команду: плюсы и минусы онлайн-встреч

Компании, для которых командное сотрудничество — приоритет, растут на 10% быстрее конкурентов. Вот основные поинты, почему следует внедрить регулярные встречи в работу команды:

• они формируют экспертные команды (экспертность не появится ниоткуда),
• встречи стимулируют достижение целей и синхронизируют работу разных сотрудников и департаментов,
• встречи для обсуждения организационных вопросов и прозрачное общение повышают доверие коллег (оказывают поддержку, вносят ясность, помогают обмениваться мнениями).

Важно! Формирование доверия в команде — это не отсутствие контроля. Не путайте понятия.

Дополнительные бенефиты от митингов: увеличение производительности, эффективность сотрудников и их вовлеченность. По данным исследований, 73% сотрудников работают эффективнее в таком режиме, 60% становятся инновационнее, 56% чувствуют себя более удовлетворенными.

Однако следует помнить и о недостатках частых митингов. Встречи — это еще и прокрастинация. Люди любят разговаривать, беседы в рабочее время могут создать ощущение производительности. Но иногда это чувство обманчиво. Именно поэтому нужно подходить осознанно к организации таких митингов, обсуждать, когда они действительно нужны (а не назначать по поводу и без повода). Далее расскажу, как это сделать.

Как просчитывать стоимость встречи команды

В Netpeak мы легко оперируем цифрами по «цене», которую мы тратим на встречу. Если вы научитесь просчитывать стоимость встреч и отслеживать ее как метрику, то будет легче организовать их более эффективно.

Представим, что средние расходы на сотрудника в месяц, включая зарплату, налоги, оплату коворкинга, тимбилдингов, техники, — это 1500 у. е. Из 168 рабочих часов в месяц:

• 20% тратится на отвлекание и переключение между задачами,
• 80% остается практической работе.

По нашему подсчету, час работы сотрудника — около 11 у. е. Теперь, когда вы делаете встречу с тремя коллегами длительностью в час, вы знаете, что потратите 44 у. е. вашей компании. Длительная встреча топ-менеджеров компании может стоить в разы дороже — сотни долларов.

После осознания, что встречи — дорогой инструмент, начинаешь задумываться, всегда ли они нужны. А если действительно нужны, то есть смысл лучше готовиться и эффективнее их проводить.

Задания менеджера во время командной встречи

В целом заданий у Team Lead на каждой встрече достаточно много. Он должен:

• предупредить команду, рассказать о формате,
• создать среду, где бы каждый смог подготовиться ко встрече,
• «продать» команде ценность этой встречи,
• создать встречу, добавить адженду (no agenda = no attenda),
• забить комнату для переговоров или делать шеринг экрана/видеозапись,
• вовремя начать и вовремя окончить,
• выступать фасилитатором (управлять диалогом согласно адженды) и секретарем встречи (записывать идеи, апдейты, задачи),
• следить за таймингом (рекомендовано для синхронизации — 30 минут, если подробно обсуждаются кейсы — до 60 минут),
• зафиксировать фоллоуап и донести его ответственным.

Смотреть детальнее

При этом нужно и проводить митинг не для отчетности, а для конкретных задач и следить за тем, чтобы все участники были вовлечены. Как этого добиться?

Организовать динамичную встречу: аналогия с кино

Мне нравится осознание того, что фильм/серия сериала часто имеет такую же продолжительность, как и митинг. Также мы можем отследить другие общие черты: мы иногда отвлекаемся или сюжет может затянуться, но от некоторых фильмов мы не можем оторвать глаза. И эти паттерны можно перевести на опыт проведения встреч:

• В фильме есть завязка, основная часть, кульминация и развязка. Аналогично и во время митинга.

• Интересные фильмы увлекают зрителя от первых минут, как и классные митинги должны заинтересовать участников важной темой или вопросами.

• Фильмы с драматизмом, вызывающие эмоции, запоминаются. Крутые митинги могут создавать положительные эмоции путем интересных задач, дискуссий и практических упражнений.

• Фильмы с разными сценами и развитием сюжета держат зрителей в напряжении. На встрече также важно распределить время митинга на разные блоки с разными активностями.

• Фильмы со структурой и обоснованным, логическим завершением удовлетворяют зрителей. Митинги без четких выводов и действий редко могут быть ценны.

• После просмотра хорошего фильма остается приятное послевкусие. Так происходит и с крутыми рабочими встречами.

Все эти принципы можно внедрить в вашу встречу. Например, можно слегка «встряхнуть» участников в первые 10 минут, чтобы они поняли и оценили идею, которая сегодня стоит на обсуждении. Для этого расскажите о возможных последствиях неправильного решения, надвигающихся рисках, если их не принять, глобальных задачах компании и как они касаются участников прямо сейчас.

Смотреть детальнее

Полезные чек-листы по эффективным встречам для руководителей и HR-менеджеров

Разберем, на что обращать внимание на разных этапах организации и проведения встреч с командой.

Этап 1: подготовка к митингу

Первый шаг к хорошей встрече — качественно подготовиться к ней. Я бы советовала начинать адженду с обсуждения по самому простому для решения вопросу. После небольшого успеха мотивация коллектива существенно увеличивается. Предположите, какие вопросы могут вызвать бурное и долгосрочное обсуждение — отметьте их и продумайте расположение в списке. То есть вы можете планировать сценарий встречи заранее (как в кино, разве не так?).

Смотреть детальнее

Этап 2: что учесть во время встречи онлайн

Во время встречи важно дать высказаться каждому, но и продуктивно направлять обсуждение вопросов адженды. Вот как это сделать.

Смотреть детальнее

Рассмотрим несколько техник, которые смогут разразиться вашим встречам:

• C.O.I.N (Context — Observation — Impact — Next). Начните разговор с прояснения контекста. Например: «Я хочу обсудить ситуацию, которая произошла вчера во время…». Опишите свои наблюдения без оценки и объясните, в чем негативное влияние такого поведения. В конце предложите шаги, которые помогут избежать подобной ситуации в дальнейшем.

• Чекин (Check-in). Это практика, когда каждый участник встречи может делиться своим текущим состоянием, эмоциями или краткой информацией в начале встречи. Этот способ способствует улучшению взаимопонимания между участниками, обеспечивает сосредоточенность на встрече и поддерживает эффективное общение. Например, попросите собеседников на встрече описать эмоции, которые они испытывали в течение последней недели/две недели/месяца и рассказать, с чем они связаны. Это может потратить время, но улучшить доверие в команде на довлгосрочной основе.

Этап 3: действия после встречи

Хорошо ли не очень прошла встреча — каждый может решить для себя. С одной стороны, вы можете оценить, пришли ли вы к поставленным целям. С другой стороны, как вы это сделали, какие впечатления остались у участников митинга. Разберем, как заменить и учесть нюансы.

Смотреть детальнее

Этап 4: рефлексия и завершение встреч

Оценивайте каждую встречу. Митинг можно считать провальным, если на нем:

• потратили незапланированно много времени,
• не были установлены цели и план,
• не смогли вовлечь участников, они отвлекались,
• было слишком много участников (в том числе не принимающих решения по вопросу),
• не были приняты решения по действиям.

Рекомендую после каждого митинга делать ретро по этому списку и отмечать сколько провалов все-таки было. Следует стремиться к тому, чтобы счет был 0.

А еще часто происходит так, что после завершения встречи мы мысленно остаемся на ней. Возвращаясь домой с работы, мы продолжаем размышлять, что еще можно было обсудить, какие вопросы остались решить. Ощущение незавершенности, неполноты и непонимания, зачем мы вообще пришли — еще один маркер качества встречи. Это влияет на то, будут ли вопросы обсуждаться повторно. Чтобы избежать встречи с внутренним «митинг-монстром», а также недовольными и выгоревшими сотрудниками, существует несколько простых и очень эффективных инструментов. Один из них — рефлексия.

«Рефлексия» помогает осознать, чему участники научились сегодня/на этой неделе/на проекте. Чтобы это подчеркнуть, спросите:

• Что вы заметили важного сегодня?
• Что вас удивило?
• Как это связано с тем, что вы уже знали?
• Как вы будете использовать эти идеи/знания/опыт?
• Как бы вы это сделали снова, что вы сделали бы иначе?
• Что вы изучили в процессе проекта? Какова суть этого одного предложения?

Главная цель такой рефлексии — зафиксировать инсайты и достижения, поделиться ими друг с другом и выбрать то, что мы «забираем» с собой и будем использовать в будущем.

Вместо вывода

На ремоуте без онлайн-встреч не получится организовать командную работу эффективно и на доверительных условиях. В этой статье я поделилась опытом Netpeak Core, однако советую вам тестировать разные подходы, способы и упражнения. А еще общайтесь с командой one-on-one, чтобы лучше понимать, в чем именно могут быть сложности проведения митингов. Со временем у вас обязательно получится найти идеальный фреймворк для встречи вашей команды!

А совсем скоро я также поделюсь с вами полезными опросниками для менеджера и HR — следите за новыми материалами!