Тренд на one-to-one в IT: нужно ли руководителю, HR-менеджеру и подчиненному еженедельно встречаться тет-а-тет?

ITExpert team18.10.2023

Сотрудники, которые регулярно общаются со своими руководителями наедине, втрое более вовлечены в работу, — свидетельствует исследование Gallup. Регулярные встречи позволяют руководителям отслеживать производительность и настроение IT-команды, а также поддерживать высокий уровень мотивации.

Рассказали, для чего нужны one to one встречи с менеджером или эйчаром и как использовать инструмент максимально эффективно:

Зачем проводить one-to-one с IT-специалистами

One-to-one — регулярные разговоры между HR-менеджером/тимлидом и сотрудником, которые помогают обеим сторонам лучше узнать друг друга, а также укрепить доверие.

Согласно исследованию Harvard Business Review, в компаниях, где менеджеры проводят хотя бы час в три недели с каждым из своих сотрудников, члены команд склонны испытывать отчужденность на работе на 67% меньше, чем работники компаний, где индивидуальные встречи с персоналом проводят вдвое реже или не проводят вовсе. А по данным Google Project Oxygen, менеджеры, которые еженедельно встречаются лицом к лицу со своими сотрудниками, показывают лучшие результаты, чем те, кто таких разговоров не проводит.

Разберем, чем полезны one-to-one митинги.

Повышается производительность сотрудников

Регулярные встречи помогают разработать концепцию работы и сместить фокус на действия, которые принесут бизнесу наибольшую отдачу. Это поможет команде синхронизироваться и добиваться наилучших результатов, повысит производительность всей компании и качество работы отдельных IT-специалистов.

Устанавливаются положительные рабочие отношения и повышается уровень вовлеченности сотрудников

Коммуникация — основа любых здоровых отношений, в том числе между сотрудником и руководителем. Чтобы сотрудники чувствовали себя вовлеченными, начните с планирования регулярных митингов.

Удается заранее выявлять и проактивно решать проблемы

Во время 1 to 1 встречи можно обнаружить проблему на ранней стадии. Например, вовремя заметить напряжение в команде, вызванное уходом одного из сотрудников, который долгое время работал в компании и менеджерил процессы. Так вы сможете оперативно принять меры, чтобы напряжение не вылилось во что-то большее.

Формируется среда для обмена мнениями

Индивидуальные встречи — эффективный способ узнать мнение сотрудника о компании, команде и стиле управления руководства, и в дальнейшем правильно направить этот фидбек.

Ким Скотт, экс-руководитель YouTube, Google и Apple в своей книге

Radical Candor: How to Get What You Want by Saying What You Mean

утверждает, что самое важное, что менеджеры могут сделать

для формирования доверия внутри компании, —

регулярно встречаться с каждым из своих подчиненных.

Что будет, если не проводить регулярные индивидуальные митинги

Внезапно: это — только часть из возможных проблем.

☹️ Снизится уровень доверия и ослабнет связь между менеджером и подчиненным.

☹️ Люди, которым сложно обсуждать вопросы денег, развития и мотивации, будут умалчивать о своих проблемах до того момента, когда исправить что-то будет уже невозможно 👉🏻 Менеджер потеряет ценный источник информации о состоянии проекта, команде или отдельных ее членах.

☹️ Перфомансом и развитием сотрудника станет сложнее управлять.

☹️ Общение менеджера и сотрудника сведется к обсуждению операционных рабочих вопросов 👉🏻 Как следствие, уменьшится количество фидбека в обе стороны, станет сложнее улучшать процессы стратегически.

☹️ Менеджер может невольно уделять больше времени и внимания отдельным участникам команды 👉🏻 Наличие «любимчиков» негативно повлияет на мотивацию ІТ-команды в целом.

Как эффективно провести one-to-one: базовые универсальные советы

Встречи 1to1 с сотрудниками — как улица с двусторонним движением. Это не прерогатива менеджеров или эйчаров, даже несмотря на то, что большинство 1:1 инициируют именно они. Роль руководителя в one-to-one митингах состоит в том, чтобы способствовать разговору и внимательно слушать ответы.

Американский предприниматель и инвестор Бен Горовиц даже вывел золотое правило успешных встреч «90:10». Согласно ему, менеджеры должны слушать 90% времени, а говорить — только 10%. Если же вы знаете о своей склонности много разговаривать, соблюдайте разделение времени 15/15 или 10/10/10 минут. В первом случае сначала говорит подчиненный, затем руководитель. Во втором — аналогично, а другая треть встречи отводится на обсуждение будущего в работе сотрудника.

Вот другие советы, как провести эффективную индивидуальную встречу с IT-специалистом:

Проводите 1-to-1 встречи регулярно, по графику (например, еженедельно, в конкретный день и время). Старайтесь соблюдать привычное расписание и превратите индивидуальные встречи в полезную привычку. Нет ничего хуже для сотрудника, чем внезапное приглашение в календаре от руководителя в рандомный день и время с заголовком «Нужно срочно поговорить».

Планируйте встречу 1 на 1 заранее — например, после окончания испытательного срока (влияет на конечную эффективность IT-рекрутинга), финализации проекта для подведения итогов или чтобы согласовать карьерное развитие сотрудника. Однако действуйте гибко: если заметили признаки конфликтов, спад продуктивности или подавленное состояние участников команды, предложите встретиться вне плана. Соблюдайте оптимальную продолжительность встречи — 30–60 минут. Дольше проводить митинг нет смысла, ведь обеим сторонам будет тяжело держать фокус.

Всегда спрашивайте, удобно ли работнику встретиться именно в этот день и время. Руководитель может не знать о личных проблемах или важных рабочих встречах сотрудника. Также попросите специалиста подготовиться к митингу: записать и поделиться вопросами, которые он хотел бы обсудить лично.

Если проводите one-to-one не впервые, вспомните историю предыдущих встреч: о чем вы разговаривали и что запланировали, а также каких KPI подчиненному удалось достичь после предыдущей встречи. Еще лучше — подготовить личную карточку для каждого сотрудника, где будут храниться мотивационные факторы, история договоренностей, важные факты, перечень достижений и факапов, история встреч.

Оказывайте поддержку во время встречи, если это необходимо. Менеджер не только ставит таски, но также поддерживает команду и отдельных ее членов. Самый простой способ выяснить, где нужна помощь — выслушать, совместно определить «боли» и подумать, как с этим работать дальше.

Напоследок, договоритесь о дальнейших шагах. Согласно статистике, 60% компаний не устанавливают этапы роста и цели для новых сотрудников. Не будьте как они: донесите, какие конкретные действия вы ожидаете. Так встречи не превратятся в площадку для обсуждения последних новостей из жизни компании и веселую, но бессодержательную болтовню.

После встречи отправьте сотруднику follow-up с кратким содержанием встречи и вашими договоренностями.

Примеры вопросов для one-to-one встреч в IT

Чтобы «раскрыть» сотрудника и узнать его фидбек относительно интересов, мотиваторов, а также волнующих моментов, руководитель должен активно слушать и задавать соответствующие вопросы. Собрали примеры таких вопросов для беседы с сотрудником.

Свяжитесь с нами уже сейчас

Вопросы для начала разговора

Tip: Обычно на первые вопросы сотрудники отвечают поверхностно или дают социально ожидаемый ответ. Продолжайте уточнять, пока не докопаетесь до сути. Например, если человек говорит «У меня все супер», спросите: «А как ты понял/-а, что все супер? Мог/-ла бы ты рассказать подробнее о том, что именно супер? Как ты это оцениваешь?»

Смотреть детальнее

Вопросы для обсуждения возможностей развития

По данным опроса Korn Ferry, каждый третий специалист в поиске работы основной причиной увольнения называет отсутствие интересных задач. А согласно SHRM, 41% сотрудников напрямую связывают свою заинтересованность в работе с возможностями профессионального развития.

Смотреть детальнее

Вопросы для обсуждения возможностей улучшения менеджмента

Английский социолог, ученый, автор бестселлеров, консультант и бизнес-тренер Маркус Бакингем в своей книге First, Break All the Rules: What the World’s Greatest Do Differently утверждает: People leave managers, not companies. Согласно опросу Gallup, 75% сотрудников, которые по собственному решению покидают компанию, делают это из-за своих руководителей. Соответственно, получение отзывов от членов вашей команды о стиле лидерства и возможностях улучшения управления — важная часть рутины.

Смотреть детальнее

Вопросы для обсуждения отношений в команде

Взаимоотношения и работа в команде оказывают непосредственное влияние на производительность и чувство удовлетворенности. Согласно опросам, 85% специалистов сталкиваются с конфликтами на рабочем месте. Углубляясь в вопрос конфликтов в команде, «нейтрализуя» токсичных сотрудников и формируя команды так, чтобы всем было комфортно работать вместе, вы улучшаете производительность сотрудников, демонстрируете свою вовлеченность и не оставляете специалистов лицом к лицу с проблемами.

Смотреть детальнее

Вопросы для обсуждения удовлетворенности работой и work-life balance

Согласно исследованию Global Talent Trends-2022, приоритетами для сотрудников стали в частности гибкость и work-life balance. Люди хотят работать в компаниях, которые ценят их время и благополучие.

Смотреть детальнее

Окей, Google: митинг провели, follow-up встречи отправили, — что еще я могу сделать как менеджер?

Важно тщательно собирать «информацию с передовой»:

просить специалиста оценить свою работу по системе грейдирования, собирать свои достижения и результаты работы;

проводить анонимные HR-опросы для формирования «полной картины» о состоянии и удовлетворенности специалистов;

запрашивать обратную связь от других участников команды: backend- и frontend-разработчиков, QA-инженеров, тимлидов и так далее;

каждый квартал проводить встречи с менеджментом и собирать информацию о soft skills сотрудника: об уровне его вовлеченности в продукт/проект, самостоятельности и так далее.

Донесите собранные данные до человека, обсудите результаты и постройте вместе с сотрудником персональный план развития (PDP). При необходимости корректируйте план и давайте рекомендации. Так айтишники будут эффективно анализировать опыт, влиять на свое развитие и чувствовать свою ответственность за собственный рост.

Бонус: топ книг, которые помогут в проведении one-to-one митингов

Radical Candor: How to Get What You Want by Saying What You Mean Book, Kim Scott. Автор — бывший топ-менеджер Google, Apple и YouTube, бизнес-консультант Dropbox, Twitter.

Искусство говорить. Тайны эффективного общения, Джеймс Борг. Автор — психолог и бизнес-консультант по вопросам межличностного общения, менеджмента и развития бизнеса, чьи книги переведены на более чем 35 языков.

Стратегии и тактики общения, Патрик Кинг. Автор — специалист по социальному взаимодействию и коуч по коммуникациям, один из самых продаваемых авторов на Amazon.

Индивидуальные встречи — своего рода рентген-аппарат для руководителя. Это действенный способ узнать, что происходит в команде, что думает и чувствует каждый сотрудник, что можно улучшить. Встречи 1:1 позволяют получать быстрый фидбек и осуществлять оперативную двустороннюю корректировку, чтобы развитие руководителя и сотрудников происходило синхронно.