Как давать и собирать обратную связь в команде разработки

Руководители компаний часто фокусируются на анализе продуктивности, но немногие дают фидбек о работе сотрудников чаще 1–2 раз в год: по данным маркетологов из Growth Divide, 46% компаний в качестве основы обратной связи для команды выбирает ежегодные митинги. А в промежутке сотрудники не знают, насколько они продуктивны и ценны на работе, и со временем теряют вовлеченность.

Но ситуация меняется: в General Electric, Microsoft и Deloitte фидбек начали предоставлять раз в 14–30 дней, согласно CNN. Важно понимать: правильная обратная связь в менеджменте и IT — та, которая вызывает желание перейти к действиям. Расписали в статье алгоритм предоставления обратной связи, который поможет объяснить сильные и слабые стороны сотрудников, не «убив» при этом мотивацию, а также рассказали, как правильно давать обратную связь коллегам.

Почему обратная связь — это важно

Фидбек с критикой, похвалой и action-планом повышает уровень мотивации, показывает ценность сотрудников и помогает обнаружить проблемы в компании. Например, в международной food-корпорации Cargill разными способами пытались увеличить мотивацию 160 тыс. сотрудников по всему миру. 

Прорыв в компании произошел, когда она переключилась с ежегодных ревью на регулярную коммуникацию и обратную связь. В итоге эффективность команды Cargill выросла почти на 40%.

А в Adobe в 2012 году Донна Моррис, VP People Resources компании, начала масштабную трансформацию от ежегодного рейтинга эффективности сотрудников к системе непрерывного фидбека. Работники начали обсуждать цели с руководством и регулярно их обновлять — систему назвали Check-in. А еще в компании создали центр, где обучают сотрудников предоставлять обратную связь коллегам и руководителям. Итог: сокращение увольнений на 30% и экономия 80 тыс. рабочих часов в год.

Универсальные правила обратной связи

Как правильно давать фидбек? Существует свод правил по предоставлению фидбека, о которых мы часто забываем:

1. Подготавливайте сотрудника к обратной связи. Внезапное «Зайди ко мне в кабинет!» вызывает дополнительный стресс. Сотрудник не знает, к чему готовиться, кроме того, может быть перегружен рабочими задачами. Заранее утвердите с человеком удобное время. 

🔴 Не ОК: «Катя, нам нужно поговорить».

🟢 ОК: «Катя, хочу обсудить проект и дать по нему обратную связь. Давай проведем созвон на пятницу в 15:00, будет удобно?».

2. Хвалите публично, критикуйте с глазу на глаз. Уровень тревоги от негативного фидбека, услышанного в присутствии других, в разы усиливается.

3. Оценивайте действия и профессионализм, а не личность. Никогда не давайте оценки человеку — говорите о конкретной ситуации и своей реакции на нее.

🔴 Не ОК: «Макс, ты такой упертый, тебя невозможно переубедить!».

🟢 ОК: «Макс, на вчерашней встрече ты меня несколько раз перебил, мне было неприятно. Я потерял нить разговора и не успел сказать все, что хотел».

4. Выражайте конкретику. Во время разговора оперируйте фактами и конкретными ситуациями. 

🔴 Не ОК: «Марта, ты молодец, горжусь быть с тобой в одной команде!».

🟢 ОК: «Марта, ты отправила 10 новых резюме по Python-вакансии за эту неделю. Так держать!».

Как дать обратную связь сотрудникам: универсальные рекомендации

Фидбек в основном предоставляют после оценки («360 градусов», Performance Review), по результатам испытательного срока и с целью показать сотруднику возможные зоны роста. При этом важны:

• продолжительность: 15–60 минут достаточно, чтобы обсудить все детали при условии, что обратная связь дается регулярно;
• понятная структура и алгоритм обратной связи: цель, основная тема, вопросы для обсуждения.

Важно: если вы намерены «выжать» максимум пользы от предоставления фидбека, подготовьте friendly-обстановку и время от времени проводите неформальные one-to-one встречи. Например, выйдите в зону отдыха на территории офиса или расположитесь в удобных креслах. Прогулка возле офиса — тоже хороший вариант: это располагает к доверительному диалогу. Только помните о конфиденциальности разговора и минимизируйте присутствие других сотрудников в радиусе двух метров.

Сложнее давать обратную связь на ремоуте. Даже если вы планируете озвучить фидбек во время Zoom-колла, обязательно акцентируйте внимание, что «кофе и печеньки» во время разговора — это нормально, и начните беседу со small talk. Так собеседнику будет проще настроиться на доверительный разговор.

Фидбек сотруднику: как не навредить?

Обратная связь бывает разной — классификаций не меньше, чем тимлидов, которые когда-либо писали статьи о фидбеке 🙂 Собрали основные виды обратной связи сотруднику.

Положительная: хвалите, мотивируйте и вдохновляйте

Положительный фидбек — один из самых эффективных методов нематериальной мотивации. Как дать обратную связь сотруднику, когда есть позитивные факты:

• Озвучьте, что именно вы цените в работе сотрудника или его личностных качествах: например, соблюдение дедлайнов, высокая эффективность, постоянное саморазвитие.
• Расскажите сотруднику, как его работа повлияла на результат команды и всей компании. Акцентируйте внимание на том, что вы цените успех человека и вам важно, чтобы его достижения повторялись в будущем.
• Закрепите с сотрудником успешный результат и расскажите, какие действия помогут и дальше эффективно выполнять работу, влияя на успех компании.

Развивайте у себя привычку замечать ситуации, которые заслуживают похвалы: например, если сотрудник достиг цели или перевыполнил план, не боится брать на себя сложные задачи, постоянно работает над прокачкой скилов.

Конструктивная: успеть покритиковать и похвалить

Согласно исследованию Harvard Business Review, 57% сотрудников предпочитают конструктивный фидбек с похвалой. Такая обратная связь подталкивает человека к развитию, поскольку сочетает в себе признание достижений и предложения для работы над слабыми зонами.

Один из методов — правило бутерброда как обратная связь. Как это работает: вы начинаете фидбек с похвалы, затем критикуете, а заканчиваете снова похвалой. При этом важно, чтобы критика не «тонула» в похвале. Еще один эффективный метод — принцип ролла, когда вы «раскатываете» критику: погружаете сотрудника в контекст проблемы, озвучиваете свои наблюдения о ней и даете советы, что можно было бы улучшить.

Конструктивная обратная связь — это может быть неприятно. Помните, что обратная связь с критикой воспринимается негативно, поскольку предполагает «слепое пятно»: недостатки, которые человек в себе не видит, но они известны команде. Если вы решили предоставить коллеге негативный фидбек, придерживайтесь совета психолога Марсиа Лосада. Согласно его теории, оптимальное соотношение критики и похвалы — 6:1. Это значит, что сотруднику необходимо сообщить шесть положительных комментариев на один отрицательный.

Будьте готовы к сопротивлению: часто люди сначала реагируют на критику именно таким образом. Обязательно обсудите с сотрудником, как в дальнейшем избежать подобных факапов. Покажите, что вы не сомневаетесь в том, что человек сможет откорректировать ситуацию.

Как руководителю получить обратную связь от сотрудников?

Через фидбек тимлиды понимают настрой команды. Если в компании отсутствует культура обратной связи, руководство может думать, что сотрудники довольны зарплатами и вовлечены в проекты. А разработчики в это время будут постить в LinkedIn: все плохо, таски нудные и каждый новый день на рабочем месте — день сурка. 

Обратная связь должна поступать не только сверху вниз. Важно, чтобы тимлиды рассказывали, каких результатов добилась команда и как можно закрывать задачи эффективнее, а сотрудники могли делиться информацией о барьерах в работе. Обратная связь снизу вверх в компаниях зачастую отсутствует — люди боятся ее давать (обратная связь от персонала отсутствует).

Чтобы команде не пришлось ломать голову, как дать обратную связь руководителю, если дедлайны горят, сотрудники горят и мир в огне — сформируйте в компании соответствующую культуру. Получить фидбеки можно несколькими способами:

1. Устраивайте face-to-face митинги. Популярная практика в корпорациях — митинги сотрудника с руководителем тет-а-тет раз в 1–2 недели. В процессе спросите у человека, какой у него настрой, что происходит в команде, какие присутствуют барьеры в работе.
2. Проводите письменный опрос. В крупных компаниях часто внедряют метод «360 градусов»: анонимно собирают у сотрудников обратную связь о достижениях и факапах коллег.
3. Внедрите практики из Agile. Ретро — это митинг из Agile-практик, когда команда после спринта обсуждает, как он прошел, что стоит улучшить и какие шаги для этого предпринять.

Если после разговора сотрудник может по пунктам сформулировать, что от него требуется и что конкретно он будет делать дальше — значит, диалог с обратной связью был продуктивным. Больше советов о том, как улучшить процессы в команде разработки читайте в блоге ITExpert. See ya!