Как работать с переутомлением и выгоранием среди сотрудников, чтобы не потерять команду

Смотреть детальнее

Выгорание — ever green тема для IT-сферы. Айтишники часто работают в атмосфере стресса и высокого уровня нагрузки. После полномасштабного вторжения эти ощущения только обострились. Несмотря на то, что работа для многих стала «отдушиной» и помогала отвлекаться от плохих новостей, на долгой перспективе овертаймы и повышенные требования к себе лишь обострили усталость.

По исследованиям, выгоревшие сотрудники менее производительны на работе, на 63% более склонны брать больничные и в 2,6 раза чаще подумывают об изменении компании. Так что эта проблема актуальна не только для самих сотрудников, но и для их менеджеров.

В этой статье я хотела бы разобраться, как именно Team Lead должен отслеживать выгорание сотрудников, а также можно ли вывести члена команды из этого состояния и вернуть в продуктивное русло. Кроме того, здесь вы найдете советы по проведению one-on-one встреч с айтишниками, у которых есть симптомы выгорания.

Обсудим:

1. Как менеджеру мониторить выгорание команды: главные маркеры
2. Что спрашивать на one-on-one встречи, чтобы выявить переутомление и улучшить состояние сотрудника
3. Топ-5 советов, как избегать и бороться с выгоранием команды
4. Книги на тему выгорания и здоровой продуктивности

Как менеджер может мониторить выгорание команды

Выгорание и переутомление происходит тогда, когда у сотрудника большая нагрузка или регулярные стрессовые ситуации, с которыми он не может справиться. Это негативно влияет на физическое, эмоциональное и психологическое благополучие человека и его производительность. Что важно для менеджера — работать превентивно. Когда уже случился «срыв» и у сотрудника  есть симптомы тяжелого выгорания, его почти невозможно эмоционально «реанимировать» и вернуть на прежний уровень производительности.

Вот изменения в поведении сотрудника, которые могут являться маркерами выгорания:

• увеличение количества ошибок и невнимательности в работе,
• исчезновение инициативы и новых идей,
• частые изменения настроения и общая раздражительность в работе,
• переносы и срывы дедлайнов, ухудшение тайм-менеджмента,
• изменение рабочего стиля (например, когда сотрудник начинает излишне вдаваться в детали или наоборот пропускает важные этапы анализа),
• ухудшение отношений с коллегами.

Смотреть детальнее

Вопросы для one-on-one встречи, чтобы выявить переутомление и улучшить состояние сотрудника

Чтобы правильно идентифицировать признаки перенагрузки у члена команды, проведите 1-1 разговор. Конечно, легче, когда сотрудник сам обнаружил эти признаки и готов говорить откровенно, но не каждый на это способен. Советую действовать вам заранее, чтобы обрабатывать «симптомы» на первых этапах (выявить их достаточно сложно, если у вас нет построенной системы регулярных one-on-one и прозрачной коммуникации). На встрече вам помогут следующие вопросы.

• Оценка состояния:

1. Как ты себя сейчас чувствуешь на работе?
2. Как ты оценил бы свою рабочую эффективность?
3. Как часто ты овертаймишь?
4. В какой части дня ты ощущаешь наибольшее количество сил и энергии?
5. Какие обязанности или задачи начали доставлять меньше удовольствия?
6. За какие функции ты никак не можешь взяться и постоянно откладываешь?
7. К каким обязанностям ты относишься с удовольствием и выполняешь в первую очередь?
8. Как мы можем сбалансировать твою нагрузку?
9. Есть ли что-нибудь, что ты можешь делегировать внутри своей команды?

Важно: внимательно слушайте сотрудника и дайте ему выразить свои чувства.

• Анализ причин:

1. Удалось ли тебе выяснить, что именно вызывает перегрузку? (например, формат заданий или их количество).
2. Есть ли определенные ситуации, которые делают тебя уставшим/уставшей (конфликты с коллегами, личные обстоятельства)?
3. Есть ли такие задания, которые можешь выполнять только ты, и переживаешь, потому что не можешь в определенный период ни отпуск взять, ни заболеть?
4. Какие задания вызывают у тебя стресс?
5. Какие блокеры ты видишь в своей работе?

Важно: помогите сотруднику выделить основные причины перенагрузки, уточняйте детали, но не давите во время диалога.

• Решение проблем:

1. Какие шаги по преодолению перенагрузки видишь? (Например, нанять еще одного специалиста или автоматизировать часть работы)
2. Как можно перераспределить задачи, чтобы уменьшить нагрузку?
3. Какие видишь возможные пути преодоления или уменьшения перенагрузки? (Например, пересмотреть необходимость выполнения морально устаревших задач, не имеющих целесообразности для бизнеса и выполняемых по привычке).

Важно: ищите решение вместе с сотрудником и давайте ему возможность помощи, но в то же время помните о зонах ответственности (нельзя навязать свое видение ситуации).

• Здоровье и саморегуляция (опционально):

1. Как ты отдыхаешь? Как поддерживаешь свое ментальное состояние?
2. Как ты заботишься о своем теле?
3. Изменяются ли твои ежедневные привычки во время интенсивной работы?
4. Какие аспекты здоровья можно улучшить, чтобы более эффективно справиться с нагрузкой?

Важно: делайте акцент на важности здорового образа жизни и отдыха, делитесь советами. Если это уместно, расскажите о своем примере и опыте.

• План дальнейших действий:

1. Что ты можешь сделать прямо сейчас, чтобы улучшить свое состояние?
2. Есть ли конкретные изменения в планах или подходах, которые ты хочешь внедрить?
3. Как мы можем поддержать тебя во введении этих изменений и отслеживании их результатов?

Важно: вместе с сотрудником создайте план действий с конкретными шагами, предложите поддержку и периодическое обсуждение прогресса. Поблагодарите за откровенность.

Как избегать и бороться с выгоранием команды: топ-5 советов

Невозможно помочь человеку справиться с выгоранием, если он сам не готов делать шаги к этому и брать на себя ответственность. Правильные приоритеты и делегирование, баланс между задачами, автоматизация и новые навыки, полноценный отдых и work-life баланс — все это может помочь сотруднику, борющемуся с выгоранием. С точки зрения работы менеджера также есть несколько удачных советов, которые могут снизить нагрузку и уровень стресса специалиста, рассмотрим их далее.

Проанализировать обязанности и задачи

Всегда есть вероятность того, что на одной позиции слишком много заданий, которые не может эффективно выполнять один специалист. Решить это можно наняв ассистента, делегировав некоторые задачи на другого специалиста или пересмотреть рабочие процессы в целом. Действительно ли вам нужен отчет, который все делают по инерции третий год, но он ни на что не влияет?

Ставить реалистичные цели

Задания формата «Нам нужно продавать на 200% больше, давайте поднапряжемся, нам очень нужно выйти в плюс» или «Клиент очень просит, нужно выпустить релиз на три недели раньше» — это не ок. Цели всегда нужно формировать не только на уровне Team/Tech Lead’ов, но и делать чекап с командой. Планирование должно учитывать доступные ресурсы: бюджет, время, специалистов команды и их навыки.

Проанализировать внутренние коммуникации и культуру

Стиль общения менеджеров и корпценности, которые они транслируют, оказывают прямое влияние на состояние команды. Спектр навязанных эмоций может колебаться от вселенской ответственности за все, что происходит в компании, к абсолютной безысходности и трагедии. Следует избегать следующих формулировок:

• «Если не сделаешь таску в дедлайн, все рухнет».
• «От тебя зависит, выйдет ли компания наконец-то в плюс, мы на тебя очень надеемся. Ты обязан добиться успеха!»
• «А кому сейчас просто? Все овертаймят, сейчас сложные времена».
• «Я не знаю, как правильно и у меня нет времени разбираться. Найди выход самостоятельно, я в тебя верю!»
• «Вот супер важная и приоритетная таска, ставлю ее в пятницу в 16:00, должна быть готова в понедельник к 10:00».
• «Только добрался до твоей таски, даю комменты в 21:30» (в целом рабочая коммуникация не должна происходить в нерабочее время — руководитель должен транслировать это собственным примером).

Смотреть детальнее

Делать акцент на успехах и достижениях

Когда стартап несется без прибыли, есть большой соблазн игнорировать все, что хорошо получается и еще быстрее бежать к успеху. В то же время, командам полезно собираться хотя бы раз в месяц для рефлексии о том, что получилось хорошо, где процессы улучшились и кто особо выделился. Сказать «Спасибо!» и проговорить, как вы приблизились к результату, чрезвычайно важно — и перед командой, и с глазу на глаз.

Сделать отдых доступным

Насколько легко в вашей компании взять отпуск? Будут ли выполняться задания специалиста, пока он на отдыхе? Или они накопятся без корректировки дедлайнов, а специалист будет еще более перезагружен, когда вернется в работу? Если последний вариант — про ваш бизнес, есть вероятность, что сотрудники будут избегать отпуска в целом.

Если сотрудник для вас ценен, но у него есть симптомы выгорания, дайте возможность воспользоваться саббатикалом. Это длительный отпуск с гарантией сохранения рабочего места. Обычно он длится от одного до шести месяцев (не покрывается компанией). После саббатикала у сотрудника больше сил и энергии для работы, у него есть ресурс на то, чтобы перестроить свой подход к работе, а вам не нужно обучать и онбордить новичка — этот специалист уже знает о ваших процессах.

Полезные ресурсы на тему выгорания и здоровой продуктивность

• «Магическое искусство игнорирования», Сара Найт. Авторка объясняет, как избавиться от нежелательных обязательств и не испытывать из-за этого стыда и вины, а тратить свое время, энергию и деньги на то, что действительно имеет значение. Руководствуясь ее «заповедями», можно прожить жизнь без стресса.

• «Как быть спокойным», Анна Барнс. Изложенные методы расслабления тела и разума, приемы борьбы со стрессами и внутренним напряжением пригодятся вам на пути душевного равновесия.

• «Сохраняйте спокойствие. Ежедневная инструкция по решению проблем», Райан Холидей и Стивен Генсильман. Не можешь изменить ситуацию — измени свое отношение к ней. Именно этой философией руководствуются авторы книги. Они дают советы относительно того, как спокойнее реагировать на неприятности, от которых нельзя избавиться, и направить свою энергию, силы и ресурсы на вещи, которые можно изменить.

• «Ичиго-Ичие Японское искусство проживать незабываемые моменты», Эктор Гарсиа и Франсеск Миральес. Книга переведена на 50 языков. В ней авторы раскрывают концепцию, призванную изменить жизнь миллионов читателей благодаря обучению тому, как ценить каждый миг жизни и открывать собственный творческий потенциал.

• «Эмоциональный интеллект. Почему он может значить больше, чем IQ», Дэниел Гоулман. Фундаментальная книга с серьезной научной основой, объясняющая откуда берутся те или иные эмоции и, главное, как их контролировать. Она помогает преодолеть внутренние барьеры и скорректировать эмоциональные модели, заложенные в глубоком детстве.

• «Год производительности. Эксперименты со временем, вниманием и энергией», Крис Бейли. Автор книги провел сотни экспериментов по повышению производительности, проанализировал множество исследований, определив 25 наиболее мощных тактик. Бейли приводит самые эффективные практики повышения производительности, переплетая их с историями собственной жизни и интервью с известными мировыми экспертами.

• «Эссенциализм. Искусство определять приоритеты», Грег Маккеон. Автор предлагает собственную концепцию, благодаря которой вы научитесь замечать самое существенное, отбрасывать ненужное и успевать самое важное.

• «Найди время. Как фокусироваться на главном», Джейк Кнапп и Джон Зерацки. Эта книга о том, как снизить темп жизни, как чувствовать себя не такими занятыми, меньше отвлекаться и больше наслаждаться нынешним моментом.

Вместо вывода

Важно помнить, что работа с выгоранием — это действительно работа. Ваш сотрудник должен быть открыт к ней, морально готов признать проблему и пробовать разные методы для улучшения планирования и эффективности. Не у каждого специалиста есть внутренний ресурс для изменений. Но и не каждый бизнес может позволить себе работать с людьми, у которых ухудшились результаты и которые не готовы их улучшать. Будьте честны с сотрудниками и предлагайте им помощь — открытый диалог подскажет вам, как лучше разработать дальнейшие шаги.