«Welcome в команде»: как улучшить онбординг айтишников

ITExpert team16.08.2023

Согласно исследованиям, компании с сильным онбординг-процессом улучшают удержание новых сотрудников на 82%. Хотите так же? Мы рассказываем, как организовать адаптацию и онбординг в IT эффективно, что положить в welcome pack и какие встречи обязательно запланировать с новичком — в этом материале.

Благодарим United Tech, Boosta, Techstack и Киевстар за то, что поделились своим опытом и секретами онбординга новичков!

Обсудим:

Онбординг — это что за фрукт?

Онбординг — это процесс знакомства сотрудника с командой в практической работе. В него входит как первый день, передача доступов и та самая презентация с вашими ценностями, так и адаптация, поддержка ментора и one-to-one встречи с менеджером по истечению испытательного срока. Онбординг персонала можно считать выполненным, когда айтишник становится полноценным членом команды и больше не требует конкретных инструкций.

Если onboarding — новое слово для вашей компании, не расстраивайтесь! Скорее всего, готовые шаблоны и подходы у ваших команд все же есть. Просто они могут быть хаотичными, использоваться без централизованного подхода. Но систематизировать онбординг персонала все же стоит, так как это:

увеличивает процент сотрудников, успешно проходящих испытательный срок,

повышает вовлеченность и лояльность новичков,

нейтрализует возможные конфликты и недоразумения в команде.

Какой тачпоинт не входит в онбординг-процесс?

первое письмо новичку

one-to-one встреча с HR

exit интервью

получение Welcome box’а

Проверить

Но даже если ваш онбординг и адаптация уже оформлены и структурированы, их можно улучшить. Так оказывается, что только 37% международных компаний проводят онбординг длительностью дольше месяца. В то же время есть мнение, что необходимо от двух до шести месяцев для эффективного онбординга и адаптации персонала. С чего начать путь к импрувам? Разбираемся дальше.

Как заонбордить специалиста так, чтобы он не убежал во время испытательного срока

4% новых сотрудников покидают компании после катастрофического первого дня, а еще 33% активно просматривают вакансии в течение шести месяцев после начала работы. Чтобы влюблять новичков с первой же таски, следует уделить особое внимание отдельным онбординг-активностям. Делимся своими советами о них.

Позаботьтесь о преонбординге

Преонбординг — отдельный этап employee experience, продолжающийся от принятия оффера кандидатом до первого дня работы. Даже здесь некоторые специалисты начинают гоустить компании и просто не выходят на связь в оговоренный срок.

Чтобы такого не случалось, следует поддерживать связь с новичком. Например, пришлите ему welcome-письмо о компании, туда можно добавить:

презентацию о компании: соберите общие сведения и ключевые факты о вашем бизнесе, его истории, миссии, ценностях и описании плюшек,
поздравление в первый день с описанием ключевой информации и необходимых доступов,
описание первых задач на рабочем месте.

К примеру, United Tech добавляет к welcome-book (гайд по всей структуре и процессам компании) To-Do List первого дня работы. А Киевстар после принятия оффера отправляет новичкам ссылку на специальное онлайн приложение для преобординга и онбординга. Там есть вся необходимая информация: о ценностях, миссии, компании в целом и технической команде в частности. Отдельным блоком компания высылает и информацию безопасного поведения в условиях войны: как вести себя во время обстрелов, как оказывать первую медицинскую помощь и поддерживать свое эмоциональное состояние.

А у Techstack за день-два до выхода тиммейт получает письмо-приглашение от своего Team Lead. Так компания показывает специалисту, что команда его ждет и старается сделать весь процесс максимально дружественным и легким. Также за несколько дней до выхода People Partner отправляет человеку небольшую анкету, с помощью которой можно больше узнать о хобби и интересах человека, что позволяет более «живо» представить его команде. Похожая практика есть и у Boosta: новых специалистов спрашивают о неформальных темах, а затем отправляют их ответы команде. Например: какие твои хобби, какая самая безумная вещь, которую ты делал в жизни, твое любимое блюдо и любимое место для путешествий… Это помогает сделать первое знакомство с коллегами более френдли.

Welcome boxes — что положить

Приятным бонусом, который повысит лояльность новичка, станет Welcome Kit. Идеальной формулы для него нет, однако компании часто кладут в Welcome box’ы корпоративный мерч, полезные буклеты (описание задач или карту офиса) и персонализированные открытки.

Наприклад, United Tech кладут в welcome box экосумку, термокружку, наклейки, брелок, блокнот, ручку и футболки разного цвета.

Смотреть детальнее

А в Boosta к мерчу добавляют и практичные, и креативные корпоративные подарки. Например, новички получают салфетки для очистки экранов и брендированные записные книжки, внутри которых есть медитативные раскраски.

Смотреть детальнее

Techstack, кроме мерча, дарит новичкам митинг-буклет и небольшой гайд «как общаться в email-переписке». Кстати, открытые вакансии компании можно просмотреть по ссылк е.

Смотреть детальнее

Киевстар предлагает в подарок новичкам вечный календарь, наклейки с ценностями компании, павербанк, экосумку и другие приятные безделушки. В корпоративном блокноте есть отдельные страницы посвященные фактам о компании, пути новичка, бенефитам и раскраскам-антистрессам.

Смотреть детальнее

Познакомьтесь с новичком, представьте его команде и ключевым специалистам

Адаптация сотрудника в компании — точно не в руках самого утопающего, упс… сотрудника. В этом ему нужна помощь HR, сопровождение рекрутера и дружеское отношение команды. Начать можно с простого: знакомства с ближайшими коллегами, экскурсии по офису или рассказа об основных принципах и рабочих процессах.

К примеру, в первый месяц работы Киевстар проводит Welcome training для новичков «Ты-Мы-Киевстар», на который приглашают топ-менеджеров компании и ключевых сотрудников. Там они рассказывают о своих подразделениях, целях компании, важных проектах, самых актуальных продуктах и многом другом. Это также уникальная возможность пообщаться «без галстука» с СЕО.

Ставьте конкретные цели и задачи

Достичь цели можно только тогда, когда она очерчена. Уделите внимание определению заданий позиции и ожиданий специалиста. Разделите их на несколько периодов в рамках испытательного срока: например, на неделю, месяц и три месяца.

В United Tech еще при открытии вакансии формируют KPI/OKR. Эти показатели могут изменяться, учитывая навыки и опыт конкретного специалиста, его видения и предложения, как лучше достичь глобальной цели. Однако специалисты понимают их еще на этапе собеседования. На встрече с руководителем в первые дни работы новичок обсуждает основные задачи на адаптационный период, ожидания, цели и периодичность 1-to-1 встреч. Adaptation ending review помогает оценить, удалось ли специалисту достичь поставленных целей.

Проверяйте обратную связь

Быть идеальным работодателем для всех по умолчанию невозможно как для бизнеса на несколько тысяч человек, так и для небольшой компании семейного типа. Чтобы стать pixel perfect для конкретного новичка, переспрашивайте обратную связь, анализируйте и улучшайте онбординг персонала — точечно и глобально.

Так, например, у компании Boosta есть митинги для того, чтобы узнать впечатления и успехи новичка. Tea Time — встреча с HR через две недели работы, которая помогает проанализировать, понятен ли рабочий функционал и нет ли дополнительных потребностей (например, в технике). Мит Measuring Pulse проводят через 1,5 месяца, чтобы выяснить, удалось ли новенькому адаптироваться в коллективе и справляется ли он с поставленными задачами. А Киевстар, кроме встреч, предлагает всем новичкам заполнить формы о первом рабочем дне, неделе и месяце, рассказать, как прошло взаимодействие с разными подразделениями.

Свяжитесь с нами уже сейчас

Эффективный онбординг айтишников: советы от экспертов

Эксперты украинских и международных IT-компаний делятся личными секретами эффективного онбординг-процесса.

Анастасия Фиалковская, HRD в Boosta

«Говорят, что первое впечатление можно произвести только раз. Мы в Boosta в это верим, поэтому стараемся, чтобы процесс онбординга был интересным, легким и интерактивным для каждого нашего специалиста.

Однако в то же время следует понимать, что онбординг — это не только отражение корпоративной культуры, но и в первую очередь эффективный инструмент для выявления мэтча с сотрудником.

Вот что я бы советовала коллегам, организующим процесс онбординга в своих компаниях:

Ваше первоочередное задание — посодействовать процессу интеграции новичка в команду. По возможности найдите ему buddy (бадди) — специалиста внутри компании, который уже хорошо знает процессы бизнеса и может в более дружественном формате рассказать новичку, на что стоит обратить внимание или ответить на его вопросы. Эффективность такого способа адаптации доказывает исследование HCI, согласно которому 87% сотрудников успешнее, если у них есть наставник в течение первого времени работы в компании.

Сформируйте четкие ожидания о роли, задач нового специалиста и убедитесь, что новенький ознакомился и хорошо понимает каждый из пунктов. Задачи должны быть конкретными и ограниченными дедлайном. Кажется, это очень банально и так понятно, но, к сожалению, знаю много кейсов, когда непонимание ожиданий специалистами приводило к потере крутых членов команды.

Дайте новичку время на адаптацию, освоение новой роли и знакомство с коллегами. Делать выводы за первую неделю работы специалиста — неправильно, ведь каждый по-разному “раскачивается” на новом месте. Время нужно всем: и ему, и вам.»

Катерина Ромах, People Partner в Techstack

«Я бы дала такие советы:

Всегда будьте на связи. Очень важно, чтобы новичок мог к вам обратиться в любой момент и чувствовал вашу вовлеченность как Team Lead. Особенно в ремоут-формате очень важно окружить человека вниманием и дать ему понимание того, что он не один и всегда может получить помощь и профессиональный совет.

Давайте максимально прописанную и четкую документацию. Так человек сможет ознакомиться со всеми ожидающими его профессиональными тонкостями. У каждого свои особенности восприятия информации: для кого-то будет супер комфортно слушать объяснение и онбординг от лида, а для кого-то наиболее эффективно и комфортно будет именно читать уже прописанные документы для того, чтобы освежить и закрепить то, что человек уже услышал от вас во время митинга.

Устраивайте сессии “вопрос-ответ”. Их можно использовать для несрочных вопросов, которые не обязательно решать здесь и сейчас, однако ответить на них все равно важно. В течение первой недели-двух человек сталкивается с множеством новых вещей, новых процессов и инструментов. Если он будет выписывать интересующие вопросы и затем обсуждать их с вами, это может иметь большую эффективность для дальнейшей адаптации. Кроме того, заметки важных вопросов поможет специалисту концентрировать внимание на том, что его интересует.

Устройте митинг-знакомство с командой. Там новичок сможет увидеть всех тиммейтов, которые немного расскажут о себе и дадут ему понять, что команда его ждала и очень рада познакомиться.

И конечно же, будьте френдли и максимально открыты к любым вопросам от новичка, потому что если человек задает много вопросов, это значит, что он заинтересован и погружен в процесс ;)»

Мария Федоренко, HR People Partner в United Tech

«Мы в United Tech верим, что следующие советі действительно способстуют адаптации новичков и будут полезны и другим компаниям:

Совет №1: На входе нового специалиста в компанию важно понимать его ожидания, и со стороны компании подробно проинформировать про процессы, культуру и атмосферу, как мы делаем в United Tech. Это поможет сопоставить ожидания новичка с реальностью, а ему самому — более ясно понимать темп и условия, а также избежать стресса. Кроме того, стоит построить доверие с ньюкамером, тогда специалист сможет открыться и делиться всеми факторами, препятствующими достижению целей или положительной атмосфере в команде. Это позволит HR/Team Lead правильно реагировать на трудности и увеличит вероятность успешного закрытия адаптационного периода.

Совет №2: Учитывайте опыт кандидата и ожидания от позиции при детализации плана — для более опытных специалистов порой достаточно целей, а исполнителю-начинающему важно получить последовательность действий. То есть полезно кастомизировать план в соответствии с позицией, целями и ожиданиями, а не использовать одинаковый для всех.

Совет №3: Помимо целей для новичков важно в течение всего периода адаптации регулярно предоставлять фидбек и честно обсуждать ожидания от специалиста. Даже опытные профи не всегда быстро адаптируются к потребностям и процессам в новой компании, поэтому следует помогать и направлять их для обеспечения эффективности и развития потенциала.»

Евгения Единач, руководитель отдела по вовлечению талантов в Киевстар

«Мы знаем, что онлайн онбординг — большой вызов для новичков и их команд, поэтому мы стараемся гибко подходить к процессу и прилагаем много усилий, чтобы он был легким и комфортным для всех участников.

По нашему опыту, важна атмосфера заботы и благополучия, новому сотруднику нужно дать ощущение поддержки. “Гостиная Киевстар” именно это и обеспечивает. Это группа в Teams для новых сотрудников, где они знакомятся между собой и получают поддержку от HR-приятельницы в течение первых трех месяцев. Это место, где быстро получишь ответ на любой вопрос, совет или информацию об актуальных проектах.

Учитывая, что в процессе онбординга роль руководителя одна из ключевых, следует проводить работу с менеджерами и предоставлять им инструменты для взаимодействия с новичками. Также важно заботиться и поддерживать приятную атмосферу среди коллег, усовершенствовать кроссфункциональную коммуникацию. Ведь новичок не ограничивается работой только в своей команде.

В Киевстаре HR-команда проводит тимбилдинг-игры среди новичков и их подразделений, что дает возможность быстрее чувствовать себя “своим среди своих”.»