Как заонбордиться, когда тебя некому онбордить: первые дни работы HR-менеджера в новой компании

Смотреть детальнее

Начало работы HR на новом месте — это всегда вызов. Нужно в максимально короткие сроки ознакомиться с внутренней средой и понять цели, которые перед тобой стоят. Параллельно с этим у компании может быть запрос на то, чтобы провести онбординг Х специалистам/актуализировать грейдовую систему/принять участие в найме на Y позиций. А онбординг самого HR’а не всегда кто-то сопровождает — нужно быть самостоятельным в действиях.

С чего начать работу HR-менеджера? Как сориентироваться на первых этапах работы и показать свою ценность для компании? Екатерина Мысенко, HRD в BAZAR.club, ментор HR и рекрутеров, делится советами по организации процесса.

Как составить HR-стратегию: первые шаги

В целом результатом испытательного срока HR-специалиста должна быть сформированная и прописанная HR-стратегия минимум на первые три месяца работы в компании. HR-стратегия обязательно должна основываться на:

• анализе доступных HR-метрик,
• запросах и потребностях конкретного отдела/компании,
• доступных ресурсах.

Далее поэтапно рассмотрим, с чего начать анализ и как создать HR-стратегию, если вы новичок в компании.

#1 Знакомство

Прежде чем что-либо имплементировать в новую среду, ознакомьтесь с тем, что вас окружает!

Знакомство — процесс, который одновременно известен всем, и неизвестен с точки зрения его корректного и правильного планирования и реализации. Формально знакомство — процесс установления контакта или определенных отношений (в случае пролонгированного процесса) путем взаимодействия, предполагающего взаимообмен информацией. Мы почти каждый день с кем-то для чего-то знакомимся, однако далеко не всегда делаем это качественно.

работа hr с чего начать Для того, чтобы этот этап был максимально полезен для HR-специалиста, следует учесть несколько ключевых моментов при знакомстве с компанией:

• сервис или продукт: что, для кого и с какой целью создают сотрудники в организации,
• люди: кто и как работает над продуктом,
• процессы: как организована работа и коммуникация.

Смотреть детальнее

В результате вы как HR должны получить информацию о:

• миссии, видении, принципах и ценностях компании,
• организационной структуре, зонах ответственности, корпоративных и управленческих компетенций,
• корпоративной культуре, бизнес-процессах, функционале, особенностях корпоративной коммуникации.

#2 Запросы и проблематика

Как я уже отметила, HR-менеджер очень часто онбордит сам себя, а значит самостоятельно знакомится со структурой компании, кадровой политикой и сам определяет стратегические HR-цели и задачи, над которыми он будет работать.

Все это направлено на увеличение и поддержание эффективности работы всей компании. Однако в вакууме это невозможно сделать. Поэтому целесообразно ознакомиться с запросами и ожиданиями руководителей от HR-функции. Организуйте отдельные встречи, посвященные этой задаче.

Кроме целей и ожиданий, проанализируйте истинные и псевдопричины существующей проблематики:

• Желательно еще на этапе собеседования и преонбординга узнать об ожиданиях от HR-функции, а также причинах возникновения потребности в HR-специалисте.
• Ознакомьтесь с задачами, прописанными в оффере, на этапе испытательного срока (если эта часть оффера отсутствует, не бойтесь ее актуализировать, составить самостоятельно и утвердить).
• Проанализируйте запросы руководителей и сотрудников.

Рассмотрим пример. Запрос от менеджеров на организацию корпоративного мероприятия может быть попыткой использовать универсальный и известный способ решить проблему низкого уровня лояльности сотрудников. В таком случае целесообразнее сначала узнать, почему есть такой запрос, а дальше проанализировать причины и факторы, повлиявшие на этот показатель. Вполне вероятно, вы увидите более рациональное и эффективное применение бюджета:

• обучение и развитие сотрудников,
• обустройство комфортного офиса,
• новая техника для работы.

Еще один распространенный пример псевдопричин — социально ожидаемые ответы на экзит-интервью. На этой стадии жизненного цикла сотрудника HR обладает возможностью выявить факторы, влияющие на результаты работы команды. Но для этого следует научиться эффективной коммуникации и выстроить доверие. Чтобы получить откровенный фидбек, попробуйте сначала обеспечить качественную обратную связь для сотрудника от его команды и непосредственного руководителя.

Прежде чем внедрять или использовать какой-либо инструмент, вы должны знать, на какой конкретный показатель вы хотите повлиять и каких результатов/изменений ожидаете.

#3 Имидж HR-функции в компании

Знакомство — это обмен и взаимодействие, так что общаясь с сотрудниками, HR-специалист должен не только спрашивать, но и рассказывать о себе, своей роли, своих задачах и целях. Также корректно будет спрашивать об ожиданиях сотрудников от HR-функции и анализировать текущее состояние работы с персоналом.

Формирование имиджа HR-функции в организации — один из важнейших этапов построения бизнес-процессов управления персоналом, поскольку часто ожидания и доступные инструменты работы HR-специалиста могут не соответствовать друг другу.

Внедрять популярные решения всегда легче, чем оптимальные (то есть те, которые доступны и целесообразны именно сейчас, в этой ситуации и компании, с этими конкретными сотрудниками и менеджментом). К примеру, относительно новый инструмент бар-рейзинг — один из последних этапов рекрутинга, позволяющий оценить, насколько кандидат подходит компании по ценностям. Однако если в компании сотрудники не обращают внимания на корпоративные ценности (или они вообще не утверждены), как же бар-рейзер будет проверять кандидата?

#4 Аналитика и метрики

Чтобы данные для разработки стратегии управления были максимально объективными, HR должен уметь оцифровывать показатели, отражающие эффективность и динамику HR-процессов. Иногда у компании их еще нет. Если так и случилось в вашем опыте, следует их имплементировать.

Вот необходимый минимум показателей для старта работы HR-специалиста:

• коэффициент текучести (employee turnover: общий за год, за последний квартал, отдельно по отделам, на адаптационном периоде),
• коэффициент добровольной ротации,
• средний срок закрытия вакансии (time-to-hire: от момента заявки до принятия оффера),
• конверсия на всех этапах воронки рекрутинга (recruitment funnel effectiveness),
• процент принятия/непринятия оффера (offer acceptance rate),
• стоимость закрытия вакансии (cost per hire),
• HR-бюджет (при наличии),
• метрики HR-благополучия (eNPS, показатель вовлеченности и удовлетворенности команд),
• уровень средней заработной платы и средний доход на одного сотрудника (Revenue per employee),
• показатели эффективности работы отделов (KPI/OKR)

В зависимости от типа компании или HR-функций этот список может расширяться или сокращаться — ориентируйтесь на ваши задачи.

#5 Этапы жизненного цикла сотрудника в организации

Чтобы построить оптимальную стратегию, важно применять комплексный подход в работе HR. С чего начать? Учтите анализ специфики и эффективности каждой стадии жизненного цикла сотрудника в организации:

• привлечение внешнего клиента (прим. ред.: кандидата): candidate experience и бренд работодателя,
• рекрутинг: candidate experience и качество подбора,
• онбординг и адаптация,
• L&D: система обучения и развития, personal development plan,
• удержание: EVP, внутренний PR, wellbeing,
• оффбординг: стадия перехода внутреннего клиента снова к внешнему статусу.

Смотреть детальнее

На первых шагах руководителя на новом месте по этой задаче нужно собрать аналитику, фидбек от сотрудников и стейкхолдеров относительно каждой стадии жизненного цикла, определить состояние работы всех HR-процессов. После этого вы определяете задания по улучшению, их приоритетность и соотносите их с запросами C-level’а.

Дальнейшие шаги HR-менеджера

После прохождения всех этапов вы должны составить документ с описанием HR-стратегии. В ней будут отображены:

• особенности кадровой политики,
• объективные HR-метрики, которые покажут уровень благополучия, лояльности, удовлетворенности сотрудников,
• объективные показатели эффективности работы департаментов,
• аналитика качества рекрутинга,
• имидж HR-функции в компании,
• запросы и потребности компании (от сотрудников и стейкхолдеров),
• доступные ресурсы для запуска/поддержания HR-процессов,
• текущее состояние каждой стадии жизненного цикла сотрудника в компании.

После знакомства и анализа компании запускается процесс формирования HR-стратегии, которая должна основываться на выделенных причинах и приоритетности существующей проблематики. Да вы также поймете, с чего начать построение HR-службы.

Чем качественнее был анализ, тем более эффективной будет ваша HR-стратегия!

Предлагайте и внедряйте не просто популярные в HR-среде решения, а прежде всего решения оптимальные для данной конкретной организации, конкретного бизнеса и сотрудников. Ориентируйтесь на доступные ресурсы и инструменты, не забывайте о ваших личных точках роста, бенчмаркинге и долгосрочном планировании!