Онлайн-зустріч команди: як залучити кожного

Дивитись детальніше

В умовах дистанційної роботи, коли співробітники працюють з різних точок світу,  особливо важливо постійно бути на зв’язку з командами. І це не так просто, як здається. Спілкуванню також необхідно вчитися!

У цій статті я поділюся власним досвідом організації ефективних онлайн мітингів. Ми проаналізуємо цю проблему та надамо рекомендації для операційних менеджерів, HR та керівників щодо покращення зустрічей та взаємодії з командами. Бонус: розберемо, які інструменти можна використовувати для аналізу ефективності мітів та командної роботи.

План:

1. Як регулярні мітинги впливають на бізнес та команду
2. Прорахунок вартості зустрічі команди
3. Завдання менеджера під час мітингу
4. Як організувати динамічну зустріч: кіноаналогія
5. Чек-листи з ефективних зустрічей для керівників та HR-менеджерів

Як регулярні мітинги впливають на бізнес та команду: плюси та мінуси онлайн-зустрічей

Компанії, які вважають командну співпрацю пріоритетом, ростуть на 10% швидше за конкурентів. Ось основні поінти, чому варто впровадити регулярні зустрічі у роботу команди:

• вони формують експертні команди (експертність не з’явиться нізвідки),
• зустрічі стимулюють досягнення цілей та синхронізують роботу різних співробітників та департаментів,
• зустрічі для обговорення організаційних питань та прозоре спілкування підвищують довіру колег (надають підтримку, вносять ясність, допомагають обмінюватися думками).

Важливо! Формування довіри у команді — це не відсутність контролю. Не плутайте поняття.

Додаткові бенефіти від мітингів: збільшення продуктивності, ефективності співробітників та їх залучення. За даними досліджень, 73% співробітників працюють ефективніше у такому режимі, 60% — стають інноваційнішими, 56% — почуваються більш задоволеними.

Однак треба пам’ятати і про недоліки частих мітингів. Зустрічі — це ще й прокрастинація. Люди люблять розмовляти, бесіди в робочий час можуть створити відчуття продуктивності. Але інколи це почуття оманливе. Саме тому треба підходити усвідомлено до організації таких мітингів, обговорювати, коли вони справді потрібні (а не назначати коли з та без приводу). Далі розповім, як же це зробити.

Як прораховувати вартість зустрічі команди

У Netpeak ми легко оперуємо цифрами щодо «ціни», яку ми витрачаємо на зустріч. Якщо ви навчитеся прораховувати вартість зустрічей та будете відстежувати її як метрику, то буде легше організувати їх ефективніше.

Уявімо, що середні витрати на співробітника на місяць, включаючи зарплату, податки, оплату коворкінгу, тимбілдинги, техніку, — це 1500 у. о. Зі 168 робочих годин на місяць:

• 20% витрачається на відволікання та перемикання між завданнями,
• 80% залишається на практичну роботу.

За нашим підрахунком, година роботи співробітника — близько 11 у. о. Тепер, коли ви робите зустріч із трьома колегами на годину часу, ви знаєте, що витратите 44 у. о. вашої компанії. Тривала зустріч топменеджерів компанії може коштувати в рази дорожче — сотні доларів.

Після усвідомлення, що зустрічі — дорогий інструмент, починаєш замислюватися, чи завжди вони потрібні. А якщо й справді потрібні, то є сенс краще готуватися та ефективніше їх проводити.

Завдання менеджера під час зустрічі команди

Загалом завдань Team Lead на кожній зустрічі досить багато. Він має:

• попередити команду, розповісти про формат,
• створити середовище, де б кожен зміг підготуватися до зустрічі,
• «продати» команді цінність цієї зустрічі,
• створити зустріч, додати адженду (no agenda = no attenda),
• забукати кімнату для переговорів або робити шеринг екрану/відеозапис,
• вчасно розпочати і вчасно завершити,
• виступати фасилітатором (керувати діалогом згідно адженди) та секретарем зустрічі (записувати ідеї, апдейти, завдання),
• стежити за таймінгом (рекомендований для синхронізації — 30 хвилин, якщо детально обговорюються кейси — до 60 хвилин),
• зафіксувати фолоуап та донести його відповідальним.

Дивитись детальніше

При цьому потрібно ще й проводити мітинг не для звітності, а для конкретних завдань і слідкувати за тим, щоб усі учасники були залучені. Як цього досягти?

Організувати динамічну зустріч: аналогія з кіно

Ще під час карантину і в перші місяці повномасштабного вторгнення у мене з’явився час на перегляд фільмів. Так я усвідомила, що фільм/серія серіалу часто має таку саму тривалість, як і мітинг. Також ми можемо відстежити інші спільні риси: ми іноді відволікаємося, або сюжет може затягнутися, але від деяких фільмів ми не можемо відірвати очі. І ці патерни можна перекласти на досвід проведення зустрічей:

• У фільмі є зв’язка, основна частина, кульмінація і розв’язка. Аналогічно і в мітингу.

• Цікаві фільми захоплюють глядача від перших хвилин, як і класні мітинги повинні зацікавити учасників важливою темою або питаннями.

• Фільми з драматизмом, які викликають емоції, запам’ятовуються. Класні мітинги також можуть створювати позитивні емоції шляхом цікавих завдань, дискусій та практичних вправ.

• Фільми з різноманітними сценами та розвитком сюжету тримають глядачів в напрузі. На зустрічі також важливо розподілити час мітингу на різні блоки з різними активностями.

• Фільми зі структурою та обґрунтованим, логічним завершенням задовольняють глядачів. Мітинги без чітких висновків та дій рідко можуть бути цінними.

• Після перегляду гарного фільму залишається приємний післясмак. Так відбувається і з крутезними робочими зустрічами.

Усі ці принципи можна впровадити у вашу зустріч. Наприклад, можна злегка «струсити» учасників у перші 10 хвилин, щоб вони зрозуміли та оцінили ідею, яка сьогодні стоїть на обговоренні. Для цього розкажіть про можливі наслідки неправильного рішення, ризики, які насуваються, якщо їх не прийняти, глобальні завдання компанії та як вони стосуються учасників прямо зараз.

Дивитись детальніше

Корисні чек-листи з ефективних зустрічей для керівників та HR-менеджерів

Розберімо, на що звертати увагу під час різних етапів організації та проведення зустрічей з командою.

Етап 1: підготовка до мітингу

Перший крок до хорошої зустрічі — якісно підготуватися до неї. Я б радила починати адженду з обговорення з найпростішого для розв’язання питання. Після невеличкого успіху мотивація колективу суттєво збільшується. Припустіть, які питання можуть викликати бурхливе та довготривале обговорення — позначте їх та продумайте розташування у переліку. Тобто ви можете планувати сценарій зустрічі заздалегідь (як у кіно, еге ж?).

Дивитись детальніше

Етап 2: що врахувати під час зустрічі онлайн

Під час зустрічі важливо дати висловитися кожному, але й продуктивно направляти обговорення питань адженди. Ось як це зробити.

Дивитись детальніше

Розглянемо декілька технік, які зможуть бустнути ваші зустрічі:

• C.O.I.N (Context — Observation — Impact — Next). Починайте розмову з прояснення контексту. Наприклад: «Я хочу обговорити ситуацію, яка сталася вчора під час…». Опишіть свої спостереження без оцінки та поясніть, у чому негативний вплив такої поведінки. Наприкінці запропонуйте кроки, які допоможуть уникнути подібної ситуації надалі.

• Чекін (Check-in). Це практика, коли кожен учасник зустрічі має можливість ділитись своїм поточним станом, емоціями або короткою інформацією на початку зустрічі. Цей метод сприяє покращенню взаєморозуміння між учасниками, забезпечує зосередженість на зустрічі та підтримує ефективне комунікування. Наприклад, попросіть співрозмовників на зустрічі описати емоції, які вони відчували протягом останнього тижня/двох тижнів/місяця та розповісти, з чим вони пов’язані. Це може витратити певний час, але покращити довіру у команді на довготривалій основі.

Етап 3: дії після зустрічі

Добре чи не дуже пройшла зустріч — кожен може вирішити для себе. З одного боку, ви можете оцінити, чи дійшли ви поставлених цілей. З іншого — як ви це зробили, які враження залишилися в учасників мітингу. Розберімо, як заменеджити та врахувати нюанси.

Дивитись детальніше

Етап 4: рефлексія та завершення зустрічей

Оцінюйте кожну зустріч. Мітинг можна вважати провальним, якщо на ньому:

• витратили незаплановано багато часу,
• не було встановлено цілей та плану,
• не змогли залучити учасників, вони відволікалися,
• було занадто багато учасників (зокрема таких, які не приймають рішення за питанням),
• не були прийняті дійові рішення.

Рекомендую після кожного мітингу робити ретро за цим списком і відзначати, скільки провалів все-таки було. Варто прагнути до того, щоб рахунок був 0.

А ще часто відбувається так, що після завершення зустрічі ми подумки залишаємось на ній. Повертаючись додому з роботи, ми продовжуємо міркувати, що ще можна було обговорити, які питання залишилися вирішити. Відчуття незавершеності, неповноти та нерозуміння, для чого ми взагалі прийшли — ще один маркер якості зустрічі. Вони впливають на те, чи будуть питання обговорюватися повторно. Щоб уникнути зустрічі з внутрішнім «мітинг-монстром», а також незадоволеними співробітниками, які вигоріли, існує декілька простих і дуже ефективних інструментів. Один з них — рефлексія.

«Рефлексія» допомагає усвідомити, чого учасники навчились сьогодні/цього тижня/на проєкті. Щоб це підкреслити, запитайте:

• Що ви помітили важливого сьогодні?
• Що вас здивувало?
• Як це пов’язано з тим, що ви вже знали?
• Як ви будете використовувати ці ідеї/знання/досвід?
• Як би ви робили це знову, що ви зробили би інакше?
• Що ви вивчили у процесі проєкту? Яка суть цього одним реченням?

Головна мета такої рефлексії — зафіксувати інсайти та досягнення, поділитися ними один з одним та вибрати те, що ми «забираємо» з собою та будемо використовувати надалі.

Замість висновку

На ремоуті без онлайн-зустрічей не вийде організувати командну роботу ефективно та на довірливих умовах. У цій статті я поділилася досвідом Netpeak Core, однак раджу вам тестувати різні підходи, способи та вправи. Зокрема спілкуйтеся з командою one-on-one, щоб краще розуміти, у чому саме можуть бути складнощі проведення мітингів. З часом у вас обов’язково вийде знайти ідеальний фреймворк для зустрічі вашої команди!

А зовсім скоро я також поділюся з вами корисними опитувальниками для менеджера та HR — слідкуйте за новими матеріалами!