“Ask me if you want”: корисні опитувальники для HR та керівників команд

Дивитись детальніше

На фоні тренду тихих звільнень та високої конкуренції за таланти на ринку, відстеження настроїв команди стає все актуальнішим. Цікаво, що 87% менеджерів вважають, що HR-звіти впливають на загальну стратегію компанії. Як же провести опитування та розрахувати результати правильним чином?

Далі у статті я розгляну популярні опитувальники для HR-менеджерів та Team Lead (наприклад, анкету оцінки залучення персоналу), основні принципи проведення анкетувань команди та етапи для того, щоб провести його правильним чином:

1. Навіщо використовувати опитувальники задоволеності, лояльності та стану співробітників
2. Популярні опитувальники: за і проти
3. Як ефективно провести опитування у IT-команді

Навіщо використовувати регулярні опитування задоволеності, лояльності та стану співробітників

Успіх компанії залежить у тому числі від задоволеності та залученості співробітників. Як їх виміряти та відстежити? Можна впровадити регулярні анкетування для співробітників. Ця практика забезпечує зворотний зв’язок, а також стимулює створення здорового робочого середовища. Ось ключові причини для впровадження регулярних опитувань:

• Розуміння потреб команди — опитування допомагають зібрати важливу інформацію про думки та потреби співробітників, завдяки їх розумінню можна адаптувати процеси та політику компанії відповідно до очікувань команди.

• Залученість та мотивація — анкети є ефективним засобом підвищення залученості. Співробітники бачать, що їхні думки важливі, а це стимулює бажання брати активну участь у житті компанії.

• Виявлення проблем — регулярні опитування допомагають розуміти проблеми на ранніх етапах, вчасно реагувати та запроваджувати покращення.

• Аналіз динаміки — завдяки повторним опитуванням можна аналізувати зміни в настроях співробітників з плином часу, оцінювати ефективність заходів та внутрішніх проєктів.

Водночас опитувальники спрацьовують не завжди. Чому це відбувається? Ефективність будь-якого опитування знизиться до 0%, якщо:

• Ви даєте анкети занадто часто. Неважливо опитування стосуються однієї сфери чи різних, вони великі чи маленькі за обсягом — якщо співробітник заповнює їх частіше, ніж раз на місяць, це буде тільки фактором роздратування.

• Ви ігноруєте результати. Якщо співробітники не відчуватимуть змін і того, що їх думку врахували, вони будуть ігнорувати опитування або не напишуть відвертої відповіді. Це може стати причиною зниження лояльності співробітників.

Популярні опитувальники залученості, лояльності персоналу та ефективності HR-процесів: за і проти

Якщо ви ще не впроваджували опитувальники у команді, є кілька готових форматів, які варто розглянути:

• Опитування з визначення рівня лояльності та задоволеності роботою в компанії: це можуть бути популярні варіанти у форматі Gallup Q12, eNPS або опитування, розроблене самостійно. Оптимально проводити раз на рік.

• Опитування на етапі випробувального терміну для новачка та для керівника. Через 1-1,5 місяця після початку ВТ можна проводити таке опитування з метою відстежування вражень від компанії та виявлення недоліків процесу онбордингу та адаптації. Далі поділюся частиною дашборду Netpeak Group з опитування на етапі випробувального терміну.

Дивитись детальніше

• Пульс-опитування. Підходить, якщо треба швидко зібрати дані по одному питанню 

(до прикладу, пульс-опитування задоволеності співробітників). Напишіть запитання у ваш месенджер чи внутрішню HR-систему з проханням проголосувати або поставити реакцію. Наприклад, «Оціни свій настрій протягом тижня» або «Чи потрібна тобі допомога в організації домашнього офісу стійкого до блекауту?»

• Exit-опитування. Рекомендую такі анкети для відстежування причин плинності кадрів, а також для обговорення результатів співробітника на exit-інтерв’ю.

Двома найбільш популярними засобами вимірювання задоволеності та залученості співробітників є Gallup Q12 та eNPS. Запитання до цих опитувань не складно знайти в інтернеті і можна дуже швидко взяти в роботу, тож можна виміряти задоволеність співробітників. Анкета Q12 на практиці може виглядати так:

Дивитись детальніше

Розглянемо плюси та мінуси цих опитувань.

Gallup Q12 (анкета залученості персоналу)

Переваги цього опитування:

• Науково обґрунтований підхід: Анкета залученості персоналу Gallup Q12 базується на багаторічних дослідженнях, що дозволяє отримати обʼєктивні результати.
• Комплексність: Опитування включає 12 запитань, які висвітлюють різні аспекти роботи та задоволеності співробітників.

Недоліки цього опитування:

• Спрощеність: опитування може не враховувати унікальні аспекти компанії або культурні особливості.
• Поверхневість: попри те, що опитування дає загальний огляд, воно може не дослідити причини глибоких проблем чи незадоволеності.

eNPS (опитування задоволеності співробітників)

Переваги цього опитування:

• Простота: eNPS заснований на одному запитанні про готовність рекомендувати компанію як місце роботи, що дозволяє легко зрозуміти результати.
• Швидкість: Завдяки одному запитанню результати можуть бути зібрані швидко і ефективно.

Недоліки цього опитування:

• Брак деталізації: Одне запитання може не дати досить інформації для аналізу причин задоволеності або незадоволеності співробітників (треба розширяти додатковими уточненнями про те, що саме подобається або не подобається у бренді роботодавця).
• Недостатній контекст: На оцінку можуть вплинути поточні та короткочасові обставини або події, настрій співробітника саме в момент заповнення анкети.

Як бачимо, у готових опитувань є як свої переваги, так і недоліки. Перед запуском готового опитування перегляньте запитання дуже критично і спробуйте уявити, як саме ви будете обробляти відповіді, чи будуть корисними вони саме для вашої компанії? Якщо є хоч деякі сумніви, краще адаптуйте або навіть приберіть спірні пункти. Нехай їх буде менше, ніж співробітники не зрозуміють, як вони повʼязані з вашою компанією, а ви потім не зможете працювати з результатами.

Netpeak Group проводить кастомізовано опитування eNPS з 2020 року. Ми беремо за основу головне питання «Яка вірогідність того, що ти порекомендуєш нашу компанію своїм друзям і знайомим?», але також додаємо до десяти запитань, які допомагають виявити сильні та слабкі сторони саме нашої компанії. Для того, щоб розробити опитувальник під вашу компанію або проконсультуватись по цьому питанню, ви можете звернутись до наших спеціалістів з запитом на пошту o.chervinska@netpeak.group.

Як провести ефективне опитування у IT-команді

Розглянемо основні етапи створення та аналізу опитування у команді з порадами для Team Lead та HR-менеджерів.

Мета опитування

Опитування потрібно використовувати стратегічно, воно має носити конкретну мету. Визначення цілей опитування та формування гіпотез — ключові кроки, які допоможуть отримати справді цінні результати.

Як визначити мету анкети для персоналу:

• Проаналізуйте поточний стан і визначте, яку конкретну інформацію ви хочете отримати через опитування, що плануєте з нею робити. Не питайте про те, що ви точно не збираєтесь змінювати незалежно від отриманих результатів. Наприклад, ви точно знаєте що протягом наступного року ви не будете запроваджувати медичне страхування в компанії, тому не треба питати у співробітників «чи хотіли б ви медичну страховку?»
• Установіть завдання. Це може бути виявлення проблем, оцінка ефективності, залученість співробітників тощо.
• Ключові напрямки. Визначте, які аспекти будуть висвітлюватися в опитуванні: комунікація, робочий клімат, задоволеність умовами праці, можливості для розвитку та інше.

Далі необхідно заздалегідь визначити гіпотези. Для цього використовуйте дослідницький підхід. Його основний принцип у тому, щоб виходити від конкретного запитання або проблеми, яку ви хочете вирішити. При створенні врахуйте наявні дані, внутрішні та зовнішні звіти та залучіть команду, щоб визначити важливі напрямки для аналізу. Також важливо до початку мати розуміння, яку думку має підтвердити чи спростувати опитування.

Структура анкети опитування співробітників

Оптимальна структура повинна бути збалансованою, чітко орієнтованою на досягнення цілей опитування та зручною для респондентів. Кількість запитань залежить від цілей опитування, водночас зазвичай опитування має бути достатньо коротким, щоб не перевантажувати учасників — від 15 до 25 запитань. Співробітник має витратити на заповнення до 20 хвилин. Врахуйте:

• Вступні запитання. Почніть зі стандартних вступних запитань, які містять інформацію про респондента (імʼя, відділ та посада, якщо опитування неанонімне). Якщо ви можете робити автоматичні вигрузки даних з вашої внутрішньої системи, ці вступні запитання прибирайте.

• Закриті запитання. Наприклад, коли можна оцінити певну характеристику за шкалою (1-10 чи 1-5) або з можливістю обрати варіант відповіді. Такі запитання є обовʼязковими і їх має бути орієнтовно 70% у великій анкеті. Обовʼязково додавайте варіант «не можу оцінити», «недостатньо інформації» або «інше». Такі запитання дають змогу отримати кількісні дані та відстежувати динаміку у майбутньому. Запитання за однією темою мають подаватися одним блоком, мати відкрите запитання — поясни свою оцінку до блоку або окремого запитання (за бажанням).

Дивитись детальніше

• Відкриті запитання. На них співробітник дає свою розгорнуту відповідь. За допомогою цих запитань можна перевірити гіпотези або дізнатись про ті проблеми, про які ви навіть не підозрювали. Цих запитань має бути до 20%, адже на них співробітник витрачає багато часу. Якщо їх буде багато, то є ризик заповнення на швидку руку, бо «пора ж бігти працювати». При формулюванні цих запитань рекомендую уникати дуже абстрактних формулювань, а також різко негативних. Наприклад, «Що поганого у нас в компанії?» краще замінити на «На яку проблему/процес ти б рекомендував звернути увагу топменеджерів першою чергою?»

Використовуйте комбінацію закритих та відкритих запитань. Закриті — дають кількісні дані, в той час, як відкриті — допомагають зберегти індивідуальний контекст.

• Фінальне запитання.  Дайте можливість учасникам виказати додаткові побажання, коментарі та пропозиції щодо опитування. Робіть його необовʼязковим. Можна використати формулювання «Якщо в тебе є додаткові побажання, коментарі або пропозиції по цьому опитуванню, напиши про них тут». Рекомендую також додати картинку з нагадуванням натиснути на кнопку «Відправити» (так, бувають випадки, що цього не роблять).

Дивитись детальніше

Формат: анонімно VS неанонімно 

Вибір між анонімними та неанонімними опитуваннями залежить від конкретних цілей та контексту. Анонімні опитування можуть бути корисними для вивчення негативних аспектів та проблем, коли важлива відверта думка співробітників. Неанонімні опитування корисні, якщо ви хочете докладніше розібратися у відповідях, можливо, для надання індивідуального підходу до розв’язання питань.

В Netpeak Group ми формуємо культуру радикального відкритого фідбеку. Тож у нас в компанії вже два роки діє табу на анонімні опитування.

Популярні інструменти для проведення опитувань

Перед вибором інструменту варто врахувати потреби команди, функціональність інструменту, можливості аналізу результатів, легкість використання та, можливо, інтеграцію з іншими інструментами, які вже використовуються в компанії. Ось основні тулзи, які можна використовувати:

• Google Forms — мабуть, найпопулярніший інструмент для проведення опитувань. Інтуїтивний у використанні, безплатний і інтегрується з вашим Workspace, якщо ви працюєте на базі G-Suit. 

• Tully — має гнучкішу логіку мультивибору і налаштувань, ніж у Google Forms, надає пряму інтеграцію з Notion та Google Docs, готові шаблони форм, має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс конструктора і дашборда. Більшість функціонала безплатна.

• Typeform — інтерактивний інструмент для створення опитувань зі зручним інтерфейсом та великою кількістю налаштувань. Він дозволяє створювати анімаційні опитування зі спеціальними ефектами (є безплатний функціонал).

• SurveyMonkey — цей тул пропонує широкий спектр функцій для створення опитувань, включно з можливістю аналізу та звітування за результатами.

Запуск

Ви можете розробити дуже чіткі запитання, сформувати гіпотези, продумати структуру, але це все не матиме значення, якщо не буде зроблена презентація опитування і співробітник просто проігнорує йогоі не перейде за посиланням.

Ось кілька рекомендацій, як правильно презентувати опитування команді:

• Відзначте, що думка кожного члена команди є важливою. Поясніть, що опитування — це можливість впливати на робочі умови, поліпшити комунікацію та сприяти розвитку компанії.
• Розкажіть, яку конкретну мету ви маєте, чого саме ви хочете досягти, проводячи опитування: оцінка робочого клімату, виявлення проблем або впровадження нових ініціатив — дайте чітке уявлення про цілі.
• Вказуйте на те, як відповіді можуть покращити робочі умови, збільшити задоволеність роботою та сприяти розвитку кар’єри.
• Дайте достатньо часу, але не більше п’яти робочих днів. Якщо будете давати місяць на опитування, то є ризик, що співробітники будуть відкладати на потім та й взагалі забудуть про нього. За день до закінчення терміну, нагадайте про опитування у форматі kindly remind.

Дивитись детальніше

Аналіз результатів

Response rate — це відсоток осіб, які взяли участь у вашому опитуванні порівняно зі загальною кількістю запрошених. Це важлива метрика, яка вказує на те, наскільки ефективно ви змогли залучити вашу цільову аудиторію до участі. Згідно з рекомендаціями, RR від 60% можна вважати репрезентативним (такими, які дійсно відображають думки, настрої та характеристики ваших співробітників). Такі результати можна узагальнити на всю компанію.

Аналіз результатів має включати три основні блоки:

• Аналіз закритих запитань. По кожному запитанню вираховуємо або середнє значення, або відсоток (в залежності від того, які варіанти відповідей ви надавали).
• Аналіз відкритих запитань. Для зручності сприйняття інформації я рекомендую їх кластеризувати в залежності від типу проблеми або побажання. Тобто, кожному коментарю необхідно присвоїти кластер.

Дивитись детальніше

• Аналіз персональних запитань та запитів. Винесіть в окремий список персональні запити, які можна вирішити швидко. Наприклад, «в мене глючить ноут, складно працювати», «я не розумію, як піти у відпустку» або «хочу змінити банківські реквізити для отримання зарплатні, не знаю, як це зробити». І, звісно, треба взяти їх в роботу одразу.

Розробка плану дій та презентація для співробітників

Після аналізу даних презентуйте співробітникам результати. Розкажіть як про позитивні моменти і сильні сторони, так і про проблеми, які були виявлені. Попередьте, що зараз ви займаєтесь розробкою плану дій, який допоможуть покращити результати.

Одним з найвагоміших етапів проведення будь-якого опитування є розробка плану дій на основі отриманих даних з метою впровадження покращень у робочому середовищі. Завдання HR у тому, щоб підготувати свої висновки та пропозиції і далі комунікувати з керівниками, Team Leads та топменеджерами для того, щоб розробити вже детальніший роадмап. Повідомте співробітників про те, які саме зміни на них чекають, які рішення по проблемах були прийняті. Роадмап змін ви можете сформувати у звичайних таблицях або використати більш візуально приємні інструменти: MindMeister, Notion або Miro.

При впровадженні змін завжди апелюйте результатами опитування. Замість «ми оновили соцпакет і з наступного кварталу запроваджуємо медичне страхування співробітників» напишіть «згідно з результатами опитування eNPS 20% співробітників вказали, що не задоволені соцпакетом саме через відсутність медичного страхування. Тож ми провели тендер і починаємо співпрацю зі страховою, з наступного кварталу у нас в компанії буде запроваджено медичне страхування».

Замість висновку

У сучасному бізнес-середовищі, де забезпечення задоволеності та розвитку співробітників має стратегічне значення, анкетування співробітників компанії стає важливою складовою HR-стратегії. Правильно організовані та вчасно проведені опитування — ключовий інструмент в розвитку внутрішнього середовища.