Performance review в IT-компаніях: процес, поради та корисні інструменти

Дивитись детальніше

Performance review часто проводять «для галочки»: надають фідбек у декілька слів, позначають, що фахівець працює непогано, на цьому й усе. Але чи є у такому підході хоч якийсь сенс?

Правильно побудований перформанс рев’ю фокусується на розвитку як конкретного співробітника, так й усієї команди. А що значить «правильно» і як цього досягти — розбираємось із Ксенією Котенко, HR Business Partner у JatApp, та Тетяною Мигущенко, HR Manager в ELEKS.

Навіщо проводити performance review

В IT performance review є оцінкою продуктивності співробітника за певний період. При якісному впровадженні цього інструменту:

👉 Співробітник саморефлексує, отримує фідбек за своїми результатами, розуміння сильних та слабких сторін, дорожню карту для подальшого розвитку, синхронізується з менеджером. Як результат, personal performance review підвищує задоволеність у роботі.

👉 Компанія зосереджується на збільшенні продуктивності кожного тіммейта і команди у цілому. Регулярні перформанс рев’ю позитивно впливають на утримання фахівців (retention) та їх лояльність до компанії, а також дозволяють планувати розвиток стратегічно.

«Для бізнесу performance review — це місце синхронізації потреб і цілей компанії та бажань і можливостей людини» — Тетяна Мигущенко

Як це працює. На рев’ю спеціаліст ділиться зворотним зв’язком про нецікаві завдання на проєкті та бажання ротації. Менеджери разом зі співробітником розробляють план виходу (або ж зміни в рамках поточного проєкту). Звісно, якби демотивована людина лишилася у команді, це б негативно вплинуло на загальну мотивацію персоналу. Подібні кадрові зміни — win-win стратегія, де компанія залишається зі скіловим фахівцем, а співробітник відчуває себе більш задоволеним.

Як має проходити performance review в IT

Етапи. При впровадженні performance review потрібно:

1. Підготувати систему оцінювання (головні атрибути, чек-листи, сервіси та навчити залучених у процес проводити такі зустрічі).
2. Переглянути самооцінювання від співробітника — self review.
3. Провести оцінювання менеджером та колегами.
4. Заменеджити інтерв’ю-обговорення результатів.

Хто бере участь у процесі:

• Фахівець, якого оцінюють.
• Той, хто оцінює: лише керівник та сам співробітник (оцінювання 180°) або ще й колеги, клієнти (360°).
• Відповідальний за організацію — зазвичай HR-менеджер або зовнішній модератор з performance management. Саме він курує процес та наповнення етапів.

Важливо! Must-have для якісного процесу — достатні компетенції та навички керівника. Він має не лише мати прокачані hard skills, але й навички конструктивного фідбеку без токсичності та тривалий досвід співпраці з фахівцем.

Як часто. Personal review має проводитись регулярно — раз на півроку-рік (бажано не частіше і не рідше).

Ключові правила:

• Система має бути прозорою, а оцінки — об’єктивними. Інакше рев’ю сприйматиметься як бюрократичне пекло.
• Менеджер має якісно готуватися до зустрічі та проводити її не «для галочки».
• Оцінювати результати за визначений період часу, не лише за останні місяці.
• Враховувати критичність помилок та причини, через які вони відбувалися.
• Виокремлювати та підсвічувати досягнення.
• Відокремлювати результати фахівця від результатів команди.
• Перевіряти відповідність метрик та критеріїв оцінки цінностям та вимогам компанії.

Важливо не сприймати performance review як єдине місце для обміну відгуками чи планування професійного шляху. Рев’ю — лише підсумок і можливість подивитись на продуктивність протягом тривалого відрізка часу. Не варто тягнути до планової оцінки, якщо вже зараз є потреба проговорити бажання і цілі. Культура фідбеку передбачає постійний обмін зв’язком.

Розпитали експерток про приклади performance review як процесу у їх компаніях — ділимося кейсами далі.

Performance review в ELEKS

Тетяна Мигущенко

HR Manager в ELEKS

«Performance management процес в ELEKS є циклічним і починається з моменту входу людини в компанію:

• В перші два тижні роботи ми маємо зустріч, де проговорюємо очікування і виставляємо цілі на випробувальний період (ВП).
• За 3–6 місяців (в разі успішного проходження ВП), HR назначає probation period review, де ми обмінюємось фідбеком, переглядаємо попередні цілі і плануємо нові.
• З цього моменту усі спеціалісти мають performance review двічі на рік: річне і піврічне. Якщо ж спеціаліст чи менеджер вбачає потребу провести рев’ю позапланово (як раніше, так і пізніше), ми це робимо.

Усі фідбеки, домовленості та цілі фіксуються в CRM. До зустрічі HR надсилає всім учасникам опитувальник, який покриває питання фідбеку, цілей, задоволеності різними аспектами, оцінки перфомансу й взаємодії тощо. Щойно усі його заповнюють, відповіді автоматично надсилаються всім стейкхолдерам. Це дає змогу якісно підготуватися до розмови.

Головними учасниками процесу є:

• безпосередній керівник людини (зазвичай це Project Manager);
• функційний керівник, який відповідає за ком’юніті та професійний розвиток спеціалістів свого офісу/стріма (Competency Manager);
• HR Manager;
• іноді техлід чи інша важлива для проєкту роль».

Performance review в JatApp

Ксенія Котенко

HR Business Partner в JatApp

«Наш процес performance review проходить раз на пів року для кожного співробітника, залежно від дати початку його роботи у компанії:

1. Про початок процесу автоматично повідомляємо усіх учасників через HRIS.
2. Далі HR запускає форми зворотного зв’язку на учасників процесу, паралельно менеджер та співробітник готуються до зустрічі, заповнюючи форми та переглядаючи поставлені цілі.
3. Останній крок — це зустріч, на який обидві сторони діляться фідбеком та оцінкою останнього півріччя та планують цілі на наступний період. 

Особливість нашого підходу — індивідуальність, відкритість та data-driven підхід. З ключових атрибутів я б виділила гарно пропрацьовану оцінку результатів і відкритість до зворотного зв’язку.

Наш performance review процес пережив три трансформації, з мого досвіду роботи в компанії. Це свідчить про те, що немає нічого ідеального і наша задача весь час відповідати запиту бізнесу і підлаштовувати цей процес, як і інші».

Критерії оцінки для performance review

Для оцінки використовують матрицю: потрібно прописати усі критерії та проставляти визначений бал (наприклад, від 0 до 10). Додатково можна ставити запитання, що розкриватимуть оцінку, просити приклади ситуацій, де проявлялась та чи інша навичка тощо.

Дивитись детальніше

Приклад форми для performance review

Нижче розбираємо, які пункти можна вписати в таку матрицю та за якими критеріями оцінювати співробітників.

#1 Корпоративні цінності

Актуально, якщо ваші цінності — не просто гучні слова на сайті, а дійсно є принципами, якими ви керуєтеся в роботі. Метч за цим критерієм можна перевіряти під час performance review. Наприклад:

• Цінність: Командна робота.
• Як проявляється: Фахівець комунікує із колегами, за запитом дає поради, відкритий до консультацій тощо.

Приклади запитань:

1. Як ви взаємодіяли з колегами під час останнього проєкту?
2. Чи мали ви можливість проявити ініціативу в командній роботі? Як ви це робили?
3. Як ви сприяли досягненню загальних цілей команди/відділу?
4. Чи відчували ви складнощі у комунікації з іншими командами чи фахівцями? Як ви розв’язували ці питання?

#2 Хард та софт скіли

Перелік технічних навичок, необхідних для ефективної роботи, зазвичай визначається відповідним грейдом. Наприклад, Junior Frontend Engineer має знати JavaScript та його фреймворки, а Middle, на додаток до переліченого — володіти техніками рефакторингу та unit-тестами. На «м’які» навички грейди теж впливають: так джуніор може потребувати допомоги старших фахівців, а ось сініор має бути більш самостійною одиницею.

Втім, в обох випадках є загальні вимоги до фахівців усіх рівнів, як-от:

• Вміння комунікувати з колегами та клієнтами.
• Бути відповідальним в межах своїх завдань.
• Писати чистий код тощо.

Приклади запитань для оцінки технічних навичок:

1. Які нові технології або інструменти ви опанували за останній період?
2. Як ви працювали з code review і які підходи використовували для рефакторингу коду?
3. Чи брали участь у технічному плануванні або архітектурних рішеннях проєкту?

Приклади запитань для оцінки soft skills:

1. Як ви реагуєте на критику або зворотний зв’язок? Чи вдалося вам змінити свою роботу відповідно до рекомендацій?
2. Як ви організовували власний час та розставляли пріоритети завдань?
3. Чи мали ви можливість виступити ментором або допомогти іншим співробітникам?

#3 Показники ефективності

Як фахівець застосовує свої навички у роботі: чи встигає закривати таски та чи виконує їх належним чином. Зазвичай оцінка проводиться за допомогою:

• KPI. Визначається, скільки роботи має виконати фахівець за період. Наприклад, реалізувати X фіч або обробити Y багів.
• OKR. Визначаються цілі, які варто досягти (Objectives), і ключові результати на шляху до цих цілей (Key Results). Наприклад, вивести застосунок в топ по завантаженнях.

Приклади запитань:

1. Чи були виконані всі задачі відповідно до початкових термінів і вимог?
2. Як ви долали труднощі в ході виконання проєктів? Які підходи використовували для розв’язання проблем?
3. Чи відчували ви, що ваш вклад у проєкт мав суттєвий вплив на кінцевий результат?

Інструменти для performance review

Що масштабніший бізнес та більша кількість співробітників — то необхідніше використовувати не просто Google Sheets, а інструменти для автоматизації процесів:

• Автоматизовані HRIS/CRM-системи: для розсилання форм, збору відповідей тощо. Наприклад, PeopleForce, CleverStaff, Zoho.
• Форми та опитувальники: де можна як проставити оцінки, так порефлексувати щодо них. У пригоді стануть Google Forms чи Typeform.
• Таск-менеджери та чек-листи: для відстеження процесу та його безперервності. Наприклад, Asana чи Trello.

З процесом побудови performance review точно не варто поспішати. Приділіть час тому, щоб дізнатися думку команди: як зробити процес комфортнішим для них та чи зручні обрані інструменти.

Як аналізувати результати та що робити після оцінки продуктивності

А що далі? Після завершення performance review важливо не просто фіксувати результати, а використовувати їх як основу для розвитку співробітників. Менеджер має:

1. Підсумувати результати. Об’єктивно оцінити продуктивність за весь період.
2. Передати фідбек. Під час зустрічі критично важливо надавати конструктивний фідбек, акцентуючи на конкретних прикладах. Наприклад, за моделлю SBI (Situation — ситуація; Behavior — поведінка, реакція на ситуацію; Impact — вплив, результат ситуації).
3. Поставити фокус на розвиток. Створення плану індивідуального розвитку (PDP) дозволяє встановити конкретні цілі та кроки для їх досягнення. Наприклад, це може бути участь у нових проєктах або менторинг.
4. Надати подальший супровід. Важливо періодично переглядати визначені цілі та коригувати їх за потреби, надаючи необхідну підтримку.

Звісно, performance review не завершується на фідбеці. Воно стає відправною точкою для побудови подальшого кар’єрного розвитку, що збільшує мотивацію та продуктивність тіммейтів.