Як давати та збирати зворотний зв’язок у команді розробки

Керівники компаній часто фокусуються на аналізі продуктивності, але мало хто дає фідбек про роботу співробітників частіше 1–2 рази на рік: за даними маркетологів із Growth Divide, 46% компаній як основу зворотного зв’язку для команди обирають щорічні мітинги. А у проміжку співробітники не знають, наскільки вони продуктивні та цінні на роботі, і згодом втрачають залученість у проєкти.

Але ситуація змінюється: у General Electric, Microsoft і Deloitte фідбек почали надавати раз на 14–30 днів, згідно CNN. Важливо розуміти: правильний зворотний зв’язок у менеджменті та IT — той, який викликає бажання перейти до дій. Розписали у статті алгоритм надання зворотного зв’язку, який допоможе пояснити сильні та слабкі сторони працівників, не «вбивши» при цьому мотивацію, а також розповіли, як правильно давати зворотний зв’язок колегам.

Чому зворотний зв’язок – це важливо

Фідбек із критикою, похвалою та action-планом підвищує рівень мотивації, показує цінність співробітників та допомагає виявити проблеми у компанії. Наприклад, у міжнародній food-корпорації Cargill у різний спосіб намагалися покращити мотивацію 160 тис. співробітників по всьому світу.

Прорив у компанії стався, коли вона перейшла зі щорічних ревью на регулярну комунікацію та зворотний зв’язок. У результаті ефективність команди Cargill зросла майже на 40%.

А в Adobe у 2012 році Донна Морріс, VP People Resources компанії, розпочала масштабну трансформацію від щорічного рейтингу ефективності співробітників до системи безперервного фідбеку. Працівники почали обговорювати цілі з керівництвом та регулярно їх оновлювати — систему назвали Check-in. А ще у компанії створили центр, де навчають співробітників надавати зворотний зв’язок колегам та керівникам. Підсумок: скорочення звільнень на 30% та економія 80 тис. робочих годин на рік.

Універсальні правила зворотного зв’язку

Як правильно давати фідбек? Існує декілька правил щодо надання фідбеку, про які ми часто забуваємо:

1. Підготуйте співробітника до зворотного зв’язку. Раптове «Зайди до мене в кабінет!» викликає додатковий стрес. Співробітник не знає, до чого готуватись, крім того, він може бути перевантажений робочими завданнями. Заздалегідь затвердіть із людиною зручний час. 

🔴 Не ОК: «Катя, нам треба поговорити».

🟢 ОК: «Катя, хочу обговорити проєкт і дати по ньому зворотний зв’язок. Проведемо зідзвон у п’ятницю о 15:00, буде зручно?».

2. Хваліть публічно, критикуйте віч-на-віч. Рівень тривоги від негативного фідбеку, почутого у присутності інших, у рази посилюється.

3. Оцінюйте дії та професіоналізм, а не особистість. Ніколи не давайте оцінки людині — говоріть про конкретну ситуацію та свою реакцію на неї.

🔴 Не ОК: «Максе, ти такий упертий, тебе неможливо переконати!».

🟢 ОК: «Максе, на вчорашній зустрічі ти мене кілька разів перебив, мені було неприємно. Я втратив лінію розмови й не встиг сказати все, що хотів».

4. Висловлюйте конкретику. Під час розмови оперуйте фактами та конкретними ситуаціями. 

🔴 Не ОК: «Марто, ти молодець, пишаюся бути з тобою в одній команді!».

🟢 ОК: «Марто, ти надіслала 10 нових резюме на Python-вакансію за цей тиждень. Так тримати!».

Як дати зворотний зв’язок співробітникам: універсальні рекомендації

Фідбек переважно надають після оцінки («360 градусів», Performance Review), за результатами випробувального терміну та з метою показати співробітнику можливі зони зростання. При цьому важливі:

• тривалість: 15–60 хвилин достатньо, щоб обговорити всі деталі за умови, що зворотний зв’язок дається регулярно;
• зрозуміла структура та алгоритм зворотного зв’язку: мета, основна тема, питання для обговорення.

Важливо: якщо ви хочете отримати максимум користі від надання фідбека, подбайте про friendly-атмосферу й час від часу проводьте неформальні one-to-one зустрічі. Наприклад, вийдіть у зону відпочинку на території офісу або розташуйтеся у зручних кріслах. Прогулянка біля офісу теж хороший варіант: це сприяє довірі з боку співрозмовника. Тільки пам’ятайте про конфіденційність діалогу та мінімізуйте присутність інших працівників у радіусі двох метрів.

Складніше надавати зворотний зв’язок на ремоуті. Навіть якщо ви плануєте озвучити фідбек під час Zoom-колу, обов’язково акцентуйте увагу, що «кава та печиво» під час розмови — це нормально, і почніть діалог зі small talk. Так співрозмовнику буде простіше налаштуватися на розмову.

Фідбек співробітнику: як не зашкодити?

Зворотний зв’язок буває різним — класифікацій не менше, ніж тимлідів, які коли-небудь писали статті про фідбек 🙂 Зібрали основні види зворотного зв’язку співробітнику.

Позитивний фідбек — один із найефективніших методів нематеріальної мотивації. Як дати зворотний зв’язок співробітнику, коли є позитивні факти:

• Озвучте, що саме ви цінуєте у роботі співробітника, або які з його особистісних якостей вам імпонують: наприклад, дотримання дедлайнів, висока ефективність, постійний саморозвиток.
• Розкажіть співробітнику, як його робота вплинула на результат команди та всієї компанії. Наголошуйте на тому, що ви цінуєте успіх людини та вам важливо, щоб її досягнення повторювалися в майбутньому.
• Закріпіть зі співробітником успішний результат та розкажіть, які дії допоможуть і надалі ефективно виконувати роботу, впливаючи на успіх компанії.

Розвивайте у себе звичку помічати ситуації, які заслуговують на похвалу: наприклад, якщо співробітник досяг мети або перевиконав план, не боїться брати на себе складні завдання, постійно працює над прокачуванням скілів.

Конструктивний: встигнути покритикувати та похвалити

Згідно з дослідженням Harvard Business Review, 57% співробітників віддають перевагу конструктивному фідбеку з похвалою. Такий зворотний зв’язок підштовхує людину до розвитку, оскільки поєднує у собі визнання досягнень та пропозиції щодо роботи над слабкими зонами.

Один із методів — правило бутерброда як зворотний зв’язок. Як це працює: ви починаєте фідбек із похвали, потім критикуєте, а закінчуєте знову похвалою. При цьому важливо, щоб критика не «тонула» у похвалі. Ще один ефективний метод — принцип рола, коли ви «розкочуєте» критику: занурюєте співробітника в контекст проблеми, оголошуєте свої спостереження про неї та даєте поради, що можна було б покращити.

Конструктивний зворотний зв’язок — це може бути неприємно. Пам’ятайте, що зворотний зв’язок із критикою сприймається негативно, оскільки передбачає «сліпу пляму»: недоліки, які людина в собі не бачить, але вони відомі команді. Якщо ви вирішили надати колезі негативний фідбек, дотримуйтесь поради психолога Марсі Лосади. Згідно з його теорією, оптимальне співвідношення критики та похвали — 6:1. Це означає, що співробітнику необхідно шість позитивних коментарів на один негативний.

Підготуйтеся до опору: часто люди спочатку реагують на критику саме у такий спосіб. Обов’язково обговоріть зі співробітником, як уникнути подібних факапів. Покажіть, що ви не сумніваєтеся, що людина зможе відкоригувати ситуацію.

Як керівнику отримати зворотний зв’язок від працівників?

Через фідбек тимліди розуміють настрій команди. Якщо у компанії відсутня культура зворотного зв’язку, керівництво може думати, що працівники задоволені зарплатами та проєктами. А розробники в цей час поститимуть у LinkedIn: усе погано, нудні таски й кожен новий день на робочому місці — день бабака.

Зворотний зв’язок має надходити не лише зверху донизу. Важливо, щоб тимліди розповідали, яких результатів досягла команда та як можна закривати завдання ефективніше, а співробітники могли ділитися інформацією про бар’єри у роботі. Зворотний зв’язок знизу нагору в компаніях часто відсутній — люди бояться його надавати (зворотний зв’язок від персоналу відсутній).

Щоб команді не довелося мізкувати, як надати зворотний зв’язок керівнику, якщо дедлайни горять, співробітники горять та світ у вогні — сформуйте в компанії відповідну культуру. Отримати фідбеки можна кількома способами:

1. Влаштовуйте face-to-face мітинги. Популярна практика в корпораціях — мітинги співробітника з керівником тет-а-тет раз на 1–2 тижні. У процесі запитайте в людини, який у неї настрій, що відбувається в команді, які є бар’єри в роботі.
2. Проводьте письмове опитування. У великих компаніях часто впроваджують метод «360 градусів»: анонімно збирають у співробітників зворотний зв’язок про досягнення та факапи колег.
3. Впровадьте практики з Agile. Ретро — це мітинг з Agile-практик, коли команда після спринту обговорює, як він минув, що варто покращити та які кроки для цього зробити.

Якщо після розмови співробітник може чітко сформулювати, що від нього вимагається та що він робитиме далі — значить, діалог зі зворотним зв’язком був продуктивним. Більше порад про те, як покращити процеси в команді розробки читайте у блозі ITExpert. See ya!