Давати цінність та брати відповідальність — про адекватне ділове листування у IT-рекрутингу

Дивитись детальніше

IT — ринок, на якому рекрутер повинен зацікавити кандидата, а не навпаки. В умовах великого попиту на технічні таланти, конкуренція за залучення спеціалістів також велика. Як результат — кандидати заспамлені і незацікавлені, а hiring-менеджер перенавантажений і має замилене око. Листи не відкривають або читають неуважно. Як у цих умовах зорієнтуватися рекрутеру й закрити позицію без болю та факапів? Розібралися з Мариною Косіч, Recruitment Team Lead в ITExpert.

Щоб залучати кандидатів, вибудовувати довгострокові відносини з ними і приносити цінність, потрібно докладати великі зусилля та дотримуватись правил ділового листування.

Загальні правила ділового спілкування для IT-рекрутера

Ділове листування — завжди актуальна тема. Ось декілька очевидних правил:

• бути доброзичливим і спокійним,
• цінувати час співрозмовника,
• бути чесним,
• надавати вибір,
• допомагати співрозмовнику (підказувати, пояснювати),
• не перекладати відповідальність,
• поважати пророблену роботу (і в минулому, і в майбутньому),
• не давити і не маніпулювати…

Набір порад може розширюватися, але без практичних кейсів це лише слова. Розберемо декілька різних прикладів, як пришвидшувати робочі процеси, проявляючи турботу до співрозмовника у рекрутменті в IT.

1. Пояснюйте причину повідомлення

Щоб людина розуміла, чому ви ставите те чи інше запитання, уточнюйте причину звернення. Мета здається зрозумілою та очевидною вам, але адресату вона може бути невідома. Він може бути не в контексті.

Наприклад, ви запитуєте у кандидата, чи активно він спілкується з іншими компаніями. Така зацікавленість не зрозуміла фахівцю і він може проігнорувати це запитання (та й взагалі вас загостити). Але якщо ви поясните, що ця інформація потрібна, щоб пришвидшити процес рекрутингу на стороні клієнта — він відповість і зрозуміє, цінність для себе.

2. Вказуйте контекст

Щоб впевнитись, що ви та ваш співрозмовник розумієте одне одного правильно, проговорюйте інформацію детальніше.

Буває, ви згадали певну деталь, яку пропустили у вчорашній розмові і хочете нагадати її колезі. Людині буде важко швидко зрозуміти, чого саме стосується ваше повідомлення і наскільки швидко потрібно на нього зреагувати, якщо ви просто «вкинете» цю інформацію без контексту. І навпаки, якщо ви отримали певні дані без необхідних деталей, то краще запитати про них, а не додумувати самостійно.

Дивитись детальніше

3. Дублюйте корисну інформацію та залишайте посилання

Ще одне правило ділового листування — відразу надавайте інформацію, про яку говорите, щоб ваш співрозмовник міг ознайомитись детальніше. Відшукуючи той самий діалог чи посилання, де міститься потрібна інформація ми витрачаємо багато часу і відволікаємось на зайві процеси.

Приклад з практики. Кандидат запізнюється на онлайн співбесіду. Ви можете просто написати йому в особисті повідомлення і перепитати про присутність або можете одразу прикріпити посилання на дзвінок у Google Meets, щоб фахівець зміг зручніше під’єднатися.

Дивитись детальніше

Але є й нюанс. Якщо у повідомленні ви прикріплюєте «голе» посилання — це дезорієнтує. Краще пропишіть, що саме за ним ховається. Для вас це декілька секунд, а от вашому співрозмовнику знадобиться час, щоб відкрити документ, проаналізувати його, згадати, про що взагалі мова. До того ж, якщо інформацію, яку ви надіслали, використовують повторно, підписані посилання зроблять пошук у чаті зручнішим.

4. Приймайте відповідальність

Коли ситуація критична, більшості людей рідко хочеться брати на себе відповідальність. Набагато легше звинуватити когось іншого або обставини. Але зазвичай це й є маркером неконструктивного діалогу. Взявши на себе відповідальність, можна побачити ситуацію більш об’єктивно, швидко зорієнтуватися та придумати рішення.

Наприклад, через велике завантаження ви забули дати фідбек кандидату у зазначений час після співбесіди. Кандидат пише вам та перепитує про нього. Ви можете або написати, що на жаль, менеджери ще не написали вам зворотного зв’язку, або визнати, що ваші руки не зайшли до цієї задачі та вказати, коли саме він буде готовий.

5. Перепрошуйте ефективно

Всі ми робимо помилки і це нормально, проте мало просто попросити вибачення. Справжнє вибачення — це не просто визнання провини, це альтернативний план вирішення проблеми. Не просто «вибач», а «вибач, ось новий план». 

Щоб вирішити проблему важливо попередити про неї заздалегідь та запропонувати рішення. Якщо розказати про зірвані терміни день у день, то виправити це буде важко.

Наприклад, ви знаєте, що hiring менеджер захворів. Оптимально не просто написати «сьогодні співбесіди не буде, вибачте» за п’ять хвилин до її початку, а попередити заздалегідь, пояснити, чому так трапилося, та запропонувати нові слоти чи орієнтовні дні для проведення інтерв’ю.

Дивитись детальніше

Замість висновку: залишайтеся гнучким для нетипових ситуацій

Це були лише декілька порад щодо правил ділового спілкування у рекрутингу з мого досвіду. Звичайно, завжди може знайтися ситуація, яка не вписується у наведені правила (всі кейси правилами не покрити). Головне завжди пам’ятати, що всі ми працюємо для того, щоб полегшувати життя один одному, а не ускладнювати. Тоді спілкування завжди буде ефективним та приноситиме задоволення — навіть якщо воно виходить за рамки листування.

Більш детально про ділове листування, типи листів, особливості звернень та персоналізацію у листуванні ми поговоримо незабаром. Слідкуйте за новинами?