Проводим HR-аудит: 6 чек-поинтов для улучшения работы с командой

Смотреть детальнее

Сотрудники приходят и покидают компанию, что же остается? Качественно построенные процессы. К примеру, глубокий анализ причин увольнений дает инсайты для постоянных улучшений рабочих и HR-процессов. Комплексно обработать их помогает HR-аудит.

Кроме того, с ростом количества сотрудников становится все важнее проверять текущие процессы — и убедиться в том, что они соответствуют законодательству и корпоративным ценностям, а также избежать штрафов. Так, по статистике, от 36% до 53% небольших компаний ежегодно сталкиваются по крайней мере с одним судебным процессом, а 90% бизнесов так или иначе вовлечены в судебные споры. HR-аудит поможет определить, законна и эффективна ли кадровая политика и процессы, связанные с кандидатами и сотрудниками компании.

Кроме того, качественный HR-аудит помогает сохранить конкурентоспособность компании, избежать потенциальных расходов и улучшить лояльность команды. Если вы все еще не проводите аудит Human Resources, эта статья для вас!

Для чего проводить аудит HR-процессов: ключевые бенефиты, которые компании часто игнорируют

HR-команды в большинстве своем перегружены работой и может возникнуть соблазн фокуса на рутинных задачах с быстрым, но краткосрочным результатом.

И хотя HR-аудит — это не то, что входит в перечень ежедневных обязанностей HR, он может значительно повысить эффективность ежедневных процессов, сэкономив время и ресурсы многих команд, а также улучшив well-being.

Рассмотрим некоторые из главных преимуществ регулярного HR-аудита:

Улучшает процессы, которые непосредственно влияют на опыт сотрудников

Анализ процессов и политик, ежедневно влияющих на команду, помогает улучшить exployee expierence. В перспективе это оказывает положительное влияние на удержание, улучшает корпоративную культуру и позволяет привлекать в команду топ-перформеров. Например, когда в международной сети пиццерий Pizza Hut, состоящей из более 34 тыс. точек в 100 странах, занялись детальной проработкой карты опыта сотрудников, текучесть кадров снизилась с 60 до 35%.

Позволяет эффективно использовать данные

Компании со временем накапливают значительное количество данных об уровне производительности, эффективности найма, уровне текучести — в частности о текучести на испытательном сроке — и других процессах, связанных с сотрудниками. HR-аудит помогает не потеряться во множестве информации и эффективно использовать эти данные, определив сферы улучшений и алгоритм действий.

Обеспечивает соблюдение законов и помогает избежать штрафов

Законы о занятости, зарплатах, минимальном количестве paid vacation days и особенностях увольнения постоянно обновляются, и ваша компания должна соответствовать этим законодательным требованиям. Это настоящий челлендж, особенно если вы работаете в нескольких странах.

К примеру, в Испании минимальный отпуск составляет 30 дней в году. Работа по выходным и официальным праздничным дням оплачивается по повышенным тарифам (может также предоставляться право на дополнительные дей-оффы). Кроме того, в 2022 году Кабинет министров Испании одобрил отпуска во время менструаций — теперь женщины могут брать оплачиваемые сикливы сроком в 3–5 дней. Это первый подобный случай в Западной Европе.

HR-аудит помогает выявить потенциальные риски и убедиться, что ваша кадровая политика и процессы соответствуют последним законам страны, в которой работает компания.

Что проверять во время HR-аудита

Во время проведения аудита HR-процессов следует обращать внимание на:

• Процессы найма и адаптации. Проанализируйте процессы и стратегии, которые используются в компании во время найма, а также подходы к онбордингу новичков.

• Зарплату и «плюшки». Просмотрите пакеты бенефитов и зарплаты, проанализируйте, конкурентоспособны ли они и эффективны ли для удержания сотрудников.

• Уровень перформанса. Проанализируйте уровень эффективности сотрудников или разных команд, а также подходы к оценке уровня перформанса.

• Подходы к увольнению. Посмотрите, как вы увольняете сотрудников: со скандалом? Изо дня в день, без объяснения причины, допуска в офис и возможности самостоятельно забрать вещи? С внезапной блокировкой почты и в Slack? Или без конфликта, с адекватным предупреждением, выплатой зарплаты за отработанный срок, написанием рекомендательного письма и временем на то, чтобы закрыть все таски и найти новую работу? 

• Документация и файлы сотрудников. Проанализируйте персональные файлы, чтобы убедиться в соответствии документации законам и нормам. К примеру, законы о медицинской конфиденциальности часто требуют от компаний отделять персональную медицинскую информацию от общих HR-документов.

Чек-лист HR-аудита: как проанализировать процессы и получить максимальную пользу для компании

Собрали несколько шагов, которые вы можете предпринять, если хотите эффективно провести HR-аудит.

#1 Определите тип аудита

Определитесь, какой тип HR-аудита вы хотите провести. Он бывает комплексным (обычно проводится раз в год) или может относиться к отдельному аспекту HR. Отталкивайтесь от потребностей компании — например, если вы заметили законодательные изменения в своей сфере, следует провести комплаенс-аудит, чтобы убедиться, что HR-отдел и корпоративные практики соответствуют этим изменениям.

Не стоит проводить общий аудит ежеквартально или при малейших изменениях. Такая стратегия потребует слишком много ресурсов HR-команды, тогда как ее ценность останется под вопросом.

#2 Составьте вопросы

Определившись с типом аудита, начните составлять опорные вопросы. К примеру, проводя аудит эффективности, вы можете включить вопрос о том, какие стандарты используют менеджеры для оценки производительности своих команд.

Вот примеры вопросов для аудита в управлении персоналом, которые вы можете использовать.

#3 Соберите данные

Передайте анкеты с вопросами менеджерам или соответствующим руководителям команд/отделов, а также просмотрите имеющиеся данные (например, с HRIS-систем). Убедитесь, что у вас есть разрешение использовать данные, которые вы собираете.

#4 Проанализируйте результаты 

Оцените полученные результаты из анкет и сравните их с предыдущими показателями компании (например, если используете HRIS-систему или ранее проводили аудит в управлении персоналом) и национальными стандартами/глобальными бенчмарками. Например, вы можете сравнить средние расходы компании на один новый найм, диапазон зарплат и так далее. Это поможет определить потенциальные проблемы и возможности для улучшения.

Смотреть детальнее

Смотреть детальнее

Пример оформления результатов HR-аудита

#5 Обеспечьте фидбек руководителям команд

Подведите итоги и подготовьте рекомендации руководителям команд, а также HR-отделу. К примеру, вы можете порекомендовать тимлидам чаще проводить one-to-one встречи или ввести ежедневную краткую анкету для сбора данных о состоянии сотрудников.

#6 Создайте action plan

Создайте план улучшения на основе выводов аудита. Определите приоритетные сферы с высоким уровнем риска. Например, вы вышли на международный рынок, но не успеваете отслеживать все изменения в законодательстве разных стран. Это area, на которой нужно сфокусироваться в первую очередь.

Пропишите, что нужно сделать, чтобы держать руку на пульсе и избежать штрафов. К примеру, может потребоваться нанять локального представителя в каждой стране, где расположены офисы вашей компании.

Вам может быть интересно: полезные сайты для HR — ТОП-25 ресурсов для прокачки навыков в сорсинге и найме.

Условия успешного HR-аудита

Даже если ваши процессы выстроены идеально, HR-аудит может не принести значительную пользу бизнесу. Причиной тому — несоблюдение условий для анализа. Вот как сделать каждый аудит результативным:

✅ Соотносите уровень развития компании и цели аудита. Запросы организации на стадии роста, а также зрелой с точки зрения бизнес-процессов будут значительно отличаться. В первом случае, скорее всего, вопросы будут связаны с тем, как выстроить процессы, которые позволят бизнесу быстрее и эффективнее расти, во втором речь может идти об оптимизации процессов и обеспечении синергии.

Иногда случается так, что вы как HR хотите внедрить максимум изменений и улучшений, но другие специалисты от них отказываются — из-за отсутствия ресурсов, других приоритетов или внутренней неготовности. Старайтесь принимать это спокойно. Заведите свой backlog (список задач) на будущее, чтобы ничего не потерять.

✅ Сформулируйте цели и ожидаемый результат. Недостаточно просто озвучить «проблемные участки» и передать тимлидам список сфер для улучшения, не определив порядок действий и их приоритетность.

Некоторые вопросы можно решить очень быстро, используя best practices рынка, а есть те, для которых требуется тщательный анализ, а также специфическая последовательность действий и оценка результатов (например, разработка программ вовлеченности сотрудников). Поэтому важно озвучить ваши ожидания от процесса и результата и донести их ценность руководителям команд.

✅ Установите дедлайн и учтите изменения. Случается так, что процесс занимает слишком много времени. Пока HR-отдел анализирует внутренние процессы, внешние обстоятельства изменяются и результаты аудита становятся неактуальными. Проявляйте гибкость к изменениям и старайтесь проводить аудит в адекватные сроки. Стандартно HR-аудит занимает около месяца и зависит от типа и размера компании — но не более трех месяцев в сумме.
И напоследок, сделайте процесс HR-аудита регулярным. Важно систематически оценивать HR-процессы — насколько они ведут бизнес к достижению результата, как изменяются результаты за определенный период, а также какой прогресс показывают новые инициативы.