Проверьте себя: топ-7 ошибок в ведении ФЛП айтишниками

Смотреть детальнее

Внезапно: каждый третий ФЛП закрывается в первый год работы*. Параллельно с этим увеличивается и количество налоговых проверок. Как обезопасить себя как ФЛП в IT?

Виктория Чушенко, руководительница групп компаний БИП и Манифай, рассказывает в авторской колонке, как избежать ошибок в ведении ФЛП, штрафов и излишней головной боли.

Итак, в топ ошибок вошли:

1. Нет доходов = нет отчетов

Действительно, согласно ст. 49.2 Налогового кодекса Украины, ФЛП 3 группы может не отчитываться ни за один из кварталов того календарного года, в котором не получал доходы. Однако, например, если поступления на ФЛП были только в первом квартале 2024 года, то отчетность все равно нужно будет подать ежеквартально в течение 2024 года. Поскольку данные для ФЛП 3 группы представляются растущим итогом, то и доход полученный в первом квартале будет отражаться в каждом квартальном отчете до конца года (если в других кварталах доход не получался).

2. Доверяю клиенту, поэтому не буду перечитывать Договор

Часто айтишники работают с клиентами на дружеских началах: не подписывая договор вообще или подписав стандартный экземпляр, предоставленный клиентом. «Мы уже давно работаем, проблем не будет» — можно услышать такое от B2B-контрактора. В то же время даже после длительного сотрудничества ФЛП могут столкнуться с удивительно невыгодными условиями, на которые они подписаны. Как следствие, невозможность прекратить отношения с компанией, штрафные санкции и отсутствующий доход.

Какие бы ни были теплые отношения с вашим клиентом, договор — это прежде всего урегулирование отношений. Всегда внимательно просматривайте его перед подписанием, согласуйте условия, которые будут удобны для обеих сторон. Особое внимание обратите на разделы:

• ответственности,
• штрафные санкции,
• условия прекращения договора.

Там можно найти наиболее спорные пункты и важные ограничения.

3. Мне не нужен юрист или бухгалтер

Если же предыдущий пункт выполнить не по силам, обратитесь к экспертам по этому вопросу. IT-специалисты часто уверены, что могут самостоятельно осуществлять бухгалтерское обслуживание ФЛП или смогут использовать разного рода платформы, которые помогают предпринимателям в этом.

И хотя последнее облегчает работу и экономит время и средства, система также иногда допускает ошибки, заметить которые может специалист, который ежедневно с этим работает. К ошибкам айтишников, пользующихся вспомогательными бухгалтерскими платформами, можно отнести: нарушение сроков подачи отчетности (даже просрочка на день бывает критической), неверно рассчитанный доход предпринимателя или начисление лишнего и тому подобное.

Самостоятельная бухгалтерия также возможна. Однако нужно постоянно следить за изменениями законодательства и реквизитами для уплаты налогов, готовить и представлять отчетность. Для сочетания этого с привычной работой требуется незаурядный тайм-менеджмент!

Поэтому мой совет — не пренебрегайте возможностью аутсорса или консультаций квалифицированного специалиста при необходимости.

4. Книгу учета доходов отменили, поэтому учет можно не вести

Действительно, книга учета доходов была отменена с 1 января 2021 года. Многие предприниматели полагают, что в связи с этим они не должны вести учет доходов. Однако это ошибка.

На самом деле отменена именно печатная книга учета доходов и необходимость регистрировать ее в налоговой. Обязанность вести учет доходов для предпринимателей остается актуальной. ФЛП может делать это в удобной для себя форме: в блокноте, тетради, той же бумажной книге или Excel-таблице. Отсутствие такого учета может привести к превышению объема разрешенных доходов ФЛП определенной группы и негативным последствиям, связанным с этим — переходу на общую систему налогообложения с первого числа следующего квартала и уплате 15% единого налога от суммы превышения. Эта система часто не выгодна для айтишников, ведь предусматривает такие налоги, как 18% НДФЛ (ПДФО) и 1,5% ВС (ВЗ), конечно, не забываем и о ЕСВ (ЄСВ).

5. ФЛП 2 группы — тоже ок

Обычно айтишники регистрируют ФЛП 3 группы на упрощенной системе налогообложения. Однако случается, для экономии выбор падает на 2 группу. В таких случаях критично знать об ограничении последнего решения. Так получение дохода от иностранных клиентов, международных платформ, в частности Upwork, запрещено для плательщиков 2 группы.

Нарушение приведет к обязательному переходу на общую систему налогообложения, где ставки налогов и требования по бухгалтерскому учету значительно выше. Поэтому лучше выбирать эту группу IT ФЛП при исключительной работе с физическими лицами или компаниями и другими предпринимателями на едином налоге.

6. ФЛП на упрощенной системе не требует документов

Документы — еще одна болезненная тема. Некоторые предприниматели не готовят и не хранят первичные документы, а в существующих файлах содержатся ошибки. Среди наиболее распространенных:

• в документах указываются услуги, которые ФЛП не имеет права предоставлять как плательщик упрощенной системы налогообложения;
• ФЛП вообще не зарегистрировал нужные виды деятельности (КВЭД), которые бы позволили ему предоставлять эти услуги.

Такие ошибки могут угрожать штрафами: 1 020 грн — за первое правонарушение и 2 040 грн — за повторное. Кроме того, это создает проблемы в финансовом мониторинге и коммуникации с банками.

А еще иногда айтишники занимаются отличной от программирования деятельностью: кто-то открывает кофейни, кто-то продает товары. В таких случаях есть свои нюансы с документами по источникам дохода и расходов (их тоже часто спрашивают налоговики при проверках). К примеру, при продаже товаров необходимо фискализовать данные операции: зарегистрировать кассовый аппарат и постоянно работать с ним. Кроме того, при проверке налоговики могут запросить у вас документы, подтверждающие происхождение товаров. Особенно это касается продаж сложных бытовых товаров (например, компьютеров, ноутбуков). Здесь следует обращать особое внимание на хранение документов и товарный учет таких товаров.

7. Электронный кабинет налогоплательщика — лишнее

Кажется, если вы пользуетесь сервисом для помощи в ведении ФЛП, то зачем проверять еще и электронный кабинет налогоплательщика? Ведь платформы представляют отчетности, там же можно провести уплату налогов.

Но это миф. Так можно упустить штрафные санкции или аннулирование упрощенной системы налогообложения. Случались ситуации, когда клиенты продолжали представлять отчетность и платить налоги по предыдущим правилам. А такая ошибка несет очень негативные последствия.

Не так давно к нашей компании обратился клиент, не заметивший аннулирования упрощенной системы год назад. Весь год он платил 5% от дохода и представлял отчетность, предусмотренную для плательщика 3 группы, когда должен был платить 19,5% налога и представлять совсем другие отчеты. Как следствие, предприниматель должен переподавать отчетность, оплатить штрафы за несвоевременную подачу, уплатить доначисленные налоги и, соответственно, штрафы за несвоевременную уплату.

Проверка кабинета налогоплательщика — must-have в любом случае. Информация отображается в кабинете так, как видит ее налоговая, ведь это официальный ресурс. В частности, пересматривайте актуальность статуса плательщика ЕН (ЄП), меню «Состояние расчетов с бюджетом» на предмет отсутствия штрафов и задолженностей, а также принятие поданных вами деклараций.

Если подытожить, то важно:

• Контролировать состояние электронного кабинета налогоплательщика.
• Перед началом сотрудничества и заключения Договора с клиентом подробно ознакомиться с условиями: просмотреть ключевые разделы и согласовать отдельные пункты, чтобы они стали комфортными для обеих сторон.
• Обращать внимание на ограничения. Так на 2 группе единого налога можно предоставлять IT-услуги, однако есть ограничения по иностранным заказчикам и клиентам-предпринимателям на общей системе налогообложения. Если вы знаете, что будете с ними сотрудничать, лучше сразу выбрать 3 группу.

Естественно, это не исчерпывающий перечень вероятных ошибок. Обращайтесь к квалифицированному специалисту, если нужно проверить состояние бухгалтерского учета, проконсультироваться по изменениям законодательства или проанализировать Договор, по которому вы будете сотрудничать с клиентом, на предмет возможных рисков.

*Динамика украинской фопономики в войну 2024