Принцип cut the crap, «поедание лягушки» и однозадачность: как работать эффективнее и все успевать в IT

Смотреть детальнее

Постоянно заваливает работой и вы мечтаете о 48 часах в сутках? Возможно, вам нужна не магия, а прокачанный навык тайм-менеджмента. Сегодня это обязательный скилл для кандидата — он входит в топ-10 самых востребованных навыков по версии Международного Экономического Форума и ежегодного LinkedIn Learning Workplace Learning Report.

На рынке мало специалистов, которые знают, как эффективно использовать свое время. Рассказываем, как улучшить такой навык как тайм-менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент? Преимущества эффективного тайм менеджмента

IT time management — это техники и методы для управления временем. В условиях digital-трансформации и ускорения изменений, менеджмент в IT и умение распоряжаться временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса, не стать «сбитым летчиком» на рынке труда, а также:

• всегда обладать четким планом действий и контролировать свою работу;
• достигать целей быстрее, чем люди без прокачанных навыков тайм-менеджмента;
• меньше испытывать стресс по причине «прогоревших» дедлайнов;
• карьерно расти, наращивать экспертизу и повышать свой доход быстрее, чем коллеги и другие специалисты;
• находить больше времени, которое можно потратить на хобби, общение с родными и друзьями.

Работать нужно не 12 часов, а головой. Не просто так существует мнение о том, что люди, которые не умеют распоряжаться временем, не могут найти ни свободной минуты, и постоянно чем-то заняты — при этом их занятость не приносит никаких результатов. И наоборот: люди с прокаченными навыками тайм-менеджмента всегда могут выделить время для чего-то еще, а их действия непрерывно приводят к целям, выполнению KPI и достижению успеха.

Топ-4 метода тайм-менеджмента в IT

Важно: тайм менеджмент для программистов — это не про универсальность. Популярные принципы и методики необходимо адаптировать под свой стиль и ритм жизни, приоритеты и личные качества. А для этого протестируйте несколько техник и выберите методику планирования времени, которая работает в вашем случае лучше всего. Собрали несколько эффективных методов тайм-менеджмента.

1. Подготовка с вечера

Метод Ника Виньялла — клинического психолога и основателя еженедельника The Friendly Mind, который читают более 30 тыс. человек. Подойдет тем, кому трудно вставать рано утром. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. 

2. Постановка дедлайнов

Ставьте четкие дедлайны — они стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки.

3. Метод «Поедание лягушки» Брайана Трейси

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает в рамках прокачки навыка тайм-менеджмента за компьютером «съедать лягушку» каждое утро — делать самую сложную и неприятную задачу в первую очередь, а потом переходить к другим таскам. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи остальные покажутся пустяковыми, и на них по-прежнему останутся силы. 

4. Дробление на мелкие задачи (метод Дэвида Аллена)

Этот метод тайм-менеджмента в IT бизнес-коуча Дэвида Аллена — полная противоположность предыдущему. Согласно нему, мелкие задачи на 1–2 минуты стоит делать первыми, а не откладывать на потом. Например, еще утром проверьте почту, отправьте реквесты или раздайте задачи.

Как улучшить time менеджмент в айти, даже если вам кажется, что вы многое успеваете

Пять правил тайм-менеджмента и советов, которые помогут достигать большего. 

Определите свой пик эффективности 

У каждого человека есть отрезки времени, когда он более продуктивен, и наоборот — когда сложно заставить себя сделать даже несложную задачу. Проанализируйте, в какие моменты вы эффективнее всего работаете, и планируйте самые важные дела на этот период.

Откажитесь от попыток быть мультизадачным

В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент и выяснили: выполняя несколько интеллектуальных задач одновременно — например, прослушивание подкаста и ведение переписки с командой, — человек хуже запоминает и прослушанное, и содержание разговора. В то же время, работая над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

Cut the crap 

Удалите и отключите все, чем не пользуетесь. Если вы часто переписываетесь по работе, сведите общение в один мессенджер, и не заходите в другие. По возможности замьютьте ненужные чаты, заархивируйте нерабочие каналы и отключите уведомления. На почте отпишитесь от всех рассылок, кроме самых нужных.

Попробуйте использовать Cold Turkey — расширение для браузеров, которое позволяет не отвлекаться на что-то еще, кроме ваших рабочих задач. Вы можете указать сайты, которые оно должно заблокировать, или наоборот: запретить доступ ко всем веб-ресурсам, кроме тех, которые добавите в исключения. В расширении также доступна функция блокировки поиска по словам. Как это работает: вы вводите в Google «сериал» — Cold Turkey «напоминает», что вам нужно сконцентрироваться на обучении или таске.

Еще один хороший блокировщик со схожим функционалом — Freedom. Приложение  заблокирует доступ к сайтам на период, указанный заранее. Вы также можете синхронизировать компьютер с другими девайсами и заблокировать те же соцсети и программы на телефоне.

Научитесь правильно расставлять приоритеты

Обрабатывать входящие задачи в спокойном темпе помогают три вопроса:

• Насколько срочно?
• Насколько важно? 
• Насколько сложно? 

Имея ответы на эти вопросы, можно легко сортировать задачи по приоритетам.

Сначала распределите таски по срочности, расположив сверху самые срочные. Задачи с одинаковой срочностью отсортируйте по важности: выше поднимите более важные. 

Задачи с одинаковой срочностью и важностью сортируйте по сложности: выше расположите самые простые. В первую очередь приступайте к выполнению быстрых, срочных и важных задач. При правильной сортировке внизу списка окажутся задачи без дедлайнов, неважные и максимально сложные. 

Научитесь грамотно рассчитывать время на задачу

Во многих процессах есть время, которое мы настойчиво игнорируем. Например, ехать от дома до работы в пробках — 45 минут, хотя на самом деле нужно дойти от дома до остановки, от остановки до офиса и так далее. И наше «буду через 45 минут» может превратиться в «опоздал на 20 минут».

Так же и с оценкой времени на выполнение задач. Например, у вас есть 10 задач на 5 рабочих дней. Выполнение каждой займет максимум четыре часа. Но при 8-часовом рабочем дне невозможно сделать все десять, пусть математика и говорит обратное: всегда есть дополнительные согласования, ожидания обратной связи, форс-мажоры. Кроме того, важно закладывать дополнительное время на переключение между задачами.

Смотреть детальнее

Бесплатные программы для тайм-менеджмента

Правильно распределять время еще сложнее, если вы держите все рабочие митинги и задачи в голове. Приложения и инструменты для тайм-менеджмента помогут привести дела в порядок и меньше отвлекаться на соцсети. Выбрали удобные программы для управления временем.

TomatoTimer

Сервис помогает делить задачи на «помидоры», каждый из которых состоит из 25 минут работы и 5 минут перерыва. После четырех «помидоров» можно сделать длинный «брейк» — до 20 минут. Метод называется Pomodoro потому, что ее автор, Франческо Чирилло, любил использовать небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Forest

В приложении вы устанавливаете время, в течение которого хотите сконцентрировано поработать. В процессе выполнения задач Forest «выращивает» дерево. Как только вы решаете полистать Instagram, начинаете переписываться в мессенджерах или останавливаете таймер, дерево высыхает. А еще Forest ведет статистику: как долго вы были сфокусированы в течение дня, недели, месяца, года, и сколько деревьев удалось вырастить.

Clockify

Тайм-трекер ведет учет рабочего времени, отслеживает прогресс проектов и фиксирует, сколько времени тратится на выполнение задач. Больше подойдет для коллективной работы и может улучшить общую атмосферу в команде за счет своевременного закрытия задач без стресса и «пожаров» на проекте. В приложении можно классифицировать таски, быстро находить нужные задачи и проекты, а также составлять сводные отчеты.

Time Out

Важный компонент time менеджмента в ИТ — отдых. Для хорошего самочувствия и эффективности он не менее важен, чем здоровое питание, сон и регулярная физическая активность. Без отдыха не за горами хроническая усталость и выгорание. По статистике, число людей, испытывающих профессиональное выгорание и постоянный стресс, ежегодно растет.

А согласно исследованию института Gallup, 23% наемных работников испытывают профессиональное выгорание часто или постоянно, 44% — время от времени. В свою очередь, это приводит к хронической усталости, повышенной раздражительности, головной боли и снижению иммунитета.

Если время на работе пролетает незаметно и не получается вовремя устраивать перерывы, попробуйте приложение Time Out. В нем вы можете поставить таймер на 20-минутный отдых, например, каждые два часа. Когда придет время, приложение сделает все окна браузера неактивными и напомнит, что пора сделать перерыв. 

F.lux 

Приложение снизит нагрузку на глаза. Оно изменяет цветовой профиль монитора в зависимости от того, работаете ли вы при дневном или искусственном освещении. Оно поможет вам расслабиться в ночное время и вернет экран в нормальное состояние на следующий день.

Больше советов, трендов и анализа рынка ищите в блоге ITExpert. Мы пишем о том, что любим: о рекрутменте, сорсинге, HR, бренде работодателя, коммуникации и эффективных рабочих процессах в IT.