Перевірте себе: топ-7 помилок у веденні ФОП айтівцями

Дивитись детальніше

Раптово: кожен третій ФОП закривається в перший рік роботи*. Паралельно з цим зростає і кількість податкових перевірок. Як убезпечити себе ФОПам в IT?

Вікторія Чушенко, керівниця груп компаній БІП та Маніфай, розповідає в авторській колонці, як уникнути помилок у веденні ФОП, штрафів та зайвого головного болю.

Отже, у топ помилок увійшли:

1. Немає доходів = немає звітів

Дійсно, згідно з ст. 49.2 Податкового кодексу України, ФОП 3 групи може не звітувати за жоден з кварталів того календарного року, в якому не отримував доходи. Проте, наприклад, якщо надходження на ФОП були лише в першому кварталі 2024, то звітність все одно потрібно буде подати щоквартально протягом 2024. Оскільки дані для ФОП 3 групи подаються зростальним підсумком, то й дохід отриманий у першому кварталі буде відображатись в кожному квартальному звіті до кінця року (якщо в інших кварталах дохід не отримувався).

2. Довіряю клієнту, тому не буду перечитувати Договір

Часто айтівці працюють з клієнтами на дружніх засадах: не підписуючи договір взагалі або підписавши стандартний примірник, наданий клієнтом. «Ми вже давно працюємо, проблем не буде» — можна почути таке від B2B-контрактора. Водночас навіть після тривалої співпраці ФОПи можуть стикнутися з напрочуд невигідними умовами, на які вони підписані. Як наслідок, неможливість припинити відносини з компанією, штрафні санкції та відсутній дохід.

Які б не були теплі стосунки з вашим клієнтом, договір — це перш за все врегулювання відносин. Завжди уважно переглядайте його перед підписанням, погоджуйте умови, які будуть комфортними для обох сторін. Особливу увагу зверніть на розділи:

• відповідальності,
• штрафні санкції,
• умови припинення договору.

Саме там можна знайти найбільш спірні пункти та важливі обмеження.

3. Мені не потрібен юрист чи бухгалтер

Якщо ж попередній пункт зробити не під силу, звертайтеся до експертів у питанні. ІТ-спеціалісти часто вважають, що можуть самостійно здійснювати бухгалтерське обслуговування ФОП або ж використовують різного роду платформи, які допомагають підприємцям в цьому.

І хоч останнє полегшує роботу та економить час і кошти, система також інколи припускається помилок, помітити які може спеціаліст, який щодня з цим працює. До помилок айтівців, які користуються допоміжними бухгалтерськими платформами можна віднести: порушення строків подання звітності (навіть протермінування на день буває критичним), невірно розрахований дохід підприємця або ж нарахування зайвого тощо.

Самостійна бухгалтерія також можлива. Одначе треба постійно слідкувати за змінами законодавства та реквізитами для сплати податків, готувати та подавати звітність. Для поєднання цього зі звичною роботою потрібен неабиякий тайм-менеджмент!

Тому моя порада — не нехтуйте можливістю аутсорсу чи консультацій кваліфікованого спеціаліста на потребу.

4. Книгу обліку доходів скасували, тому облік можна не вести

Дійсно, книгу обліку доходів було скасовано з 1 січня 2021 року. Багато підприємців вважають, що у зв’язку з цим вони не повинні вести облік доходів. Однак це є помилкою.

Насправді скасовано саме друковану книгу обліку доходів та необхідність реєструвати її в податковій. Обов’язок для підприємців власне вести облік доходів залишається актуальним. ФОП може робити це в зручній для себе формі: в блокноті, зошиті, ті й же паперовій книзі або Excel-таблиці. Відсутність такого обліку може призвести до перевищення обсягу дозволених доходів ФОП певної групи та негативних наслідків, пов’язаних з цим — переходу на загальну систему оподаткування з першого числа наступного кварталу та сплати 15% єдиного податку від суми перевищення. Ця система часто не є вигідною для айтівців, адже передбачає такі податки, як 18% ПДФО та 1,5% ВЗ, звісно, не забуваємо й про ЄСВ.

5. ФОП 2 групи — також ок

Зазвичай айтівці реєструють ФОП 3 групи на спрощеній системі оподаткування. Проте трапляється, коли для економії вибір падає на 2 групу. У таких випадках критично знати про обмеження останнього рішення. Так отримання доходу від іноземних клієнтів, міжнародних платформ зокрема Upwork — заборонено для платників 2 групи. 

Порушення призведе до обов’язкового переходу на загальну систему оподаткування, де ставки податків та вимоги щодо бухгалтерського обліку значно вищі. Тому краще обирати цю групу IT ФОП лише за виключної роботи з фізичними особами або ж компаніями та іншими підприємцями на єдиному податку.

6. ФОП на спрощеній системі не потребує документів

Документи — ще одна болюча тема. Деякі підприємці не готують та не зберігають первинні документи, а у наявних файлах містяться помилки. Серед найбільш розповсюджених:

• у документах вказуються послуги, які ФОП не має права надавати як платник спрощеної системи оподаткування;
• ФОП взагалі не зареєстрував відповідні види діяльності (КВЕДів), які б дозволили йому надавати ці послуги.

Такі помилки можуть загрожувати штрафами: 1 020 грн — за перше правопорушення та 2 040 грн — за повторне. Окрім того, це створює проблеми у фінансовому моніторингу та комунікації з банками.

А ще інколи айтівці займаються відмінною від програмування діяльністю: хтось відкриває кав’ярні, хтось — продає товари. В таких випадках є свої нюанси з документами щодо джерел доходу та витрат (їх теж часто запитують податківці при перевірках). Наприклад, при продажі товарів необхідно фіскалізувати дані операції: зареєструвати касовий апарат та постійно працювати з ним. Крім того, при перевірці податківці можуть попросити у вас документи, що підтверджують походження товарів. Особливо це стосується продажу складних побутових товарів (наприклад, комп’ютерів, ноутбуків). Тут варто звертати особливу увагу на збереження документів та товарний облік таких товарів.

7. Електронний кабінет платника податків — зайве

Здається, якщо ви користуєтеся сервісом для допомоги у веденні ФОП, то навіщо перевіряти ще й електронний кабінет платника податків? Адже платформи подають звітності, там же можна провести сплату податків.

Але це міф. Так можна упустити штрафні санкції чи анулювання спрощеної системи оподаткування. Траплялися ситуації, коли клієнти продовжували подавати звітність та сплачувати податки за попередніми правилами. А така помилка має дуже негативні наслідки.

Не так давно до нашої компанії звернувся клієнт, який не помітив анулювання спрощеної системи рік тому. Весь рік він сплачував 5% від доходу та подавав звітність, передбачену для платника 3 групи, коли б мав сплачувати 19,5% податку та подавати зовсім інші звіти. Як наслідок, підприємець має переподавати звітність, оплатити штрафи за несвоєчасну подачу, сплатити донараховані податки та, відповідно, штрафи за несвоєчасну сплату.

Перевірка кабінету платника податків — must-have у будь-якому разі. Інформація відображається в кабінеті так, як «бачить» її податкова, адже це офіційний ресурс. Зокрема переглядайте актуальність статусу платника ЄП, меню «Стан розрахунків з бюджетом» на відсутність штрафів та заборгованостей, а також прийняття поданих вами декларацій.

Якщо підсумувати, то важливо:

• Контролювати стан електронного кабінету платника податків.
• Перед початком співпраці та укладенням Договору з клієнтом детально ознайомитися з умовами: переглянути ключові розділи та погодити окремі пункти, щоб вони стали комфортними для обох сторін.
• Звертати увагу на обмеження. Так на 2 групі єдиного податку можна надавати IT-послуги, однак є обмеження щодо іноземних замовників та клієнтів-підприємців на загальній системі оподаткування. Якщо ви знаєте, що будете з ними співпрацювати, краще одразу обрати 3 групу.

Звісно, це не вичерпний список можливих помилок. Звертайтеся до кваліфікованого спеціаліста, якщо потрібно перевірити стан бухгалтерського обліку, проконсультуватися щодо змін законодавства чи проаналізувати Договір, за яким будете співпрацювати з клієнтом, щодо можливих ризиків.
*Динаміка української фопономіки у війну 2024