Как написать письмо кандидату на вакансию: шаблоны и советы рекрутеров

Смотреть детальнее

Нет откликов на вакансии, а позиция DevOps Engineer открыта уже более трех месяцев? Возможно, причина в письме рекрутера кандидату.

В прошлый раз мы рассмотрели структуру письма с вакансией для кандидата. А сейчас сосредоточимся на типах сообщений в зависимости от этапа рекрутинга и платформ, на которых проходит общение, а также разберем шаблоны для рекрутинга.

Давайте рассмотрим самые распространенные письма кандидатам на вакансию:

• первые,
• повторные,
• о взаимодействии между процессами,
• фидбеки и отказы.

Первое письмо

Для так называемых холодных писем кандидатам мы используем разные каналы связи: мессенджеры, специальные платформы для поиска работы или электронную почту. У каждой платформы есть свои особенности и ограничения, с которыми нужно разобраться.

Обычно мессенджеры (Telegram, Viber и так далее) воспринимаются как личное пространство человека. Нужно обязательно объяснить, почему вы пишете именно здесь: не можете написать на другой платформе или специалист там перестал отвечать. Кандидатам в неактивном поиске работы лучше попытаться написать в более «публичные» каналы связи, например, на LinkedIn.

Среди плюсов обращений в мессенджеры: оперативная коммуникация и возможность «достучаться». Среди минусов — негатив из-за вторжения в личное пространство, возможность блокировки, даже если кандидат указал свои контакты в LinkedIn-профиле или резюме (иногда для блокировки достаточно одной жалобы).

Skype уже давно не воспринимают исключительно личным мессенджером, однако там также следует объяснять, где были найдены контакты. И хотя он с каждым годом все больше теряет свою актуальность, некоторые специалисты до сих пор могут им пользоваться и отвечать на месседжи. Поэтому рекомендую использовать Skype тогда, когда другие каналы не сработали. Особенности написания сообщений в этот канал:

• Ограниченное количество символов (до 398). Поэтому максимально сокращаем сообщение;
• Нужно делать упор на добавлении в контакты для возможности продолжения диалога. Даже если кандидат не согласится на вакансию, нетворкинг для рекрутера также полезен.

Пример небольшого первого письма:

LinkedIn — платформа, созданная для профессиональных связей, где можно предложить вакансию или расширить сеть контактов. Как написать предложение о работе на ней? Например, при добавлении в друзья, как и в Skype, действуют ограничения на количество символов в письмах (до 300). Есть смысл делать акцент на добавлении и возможности продолжения диалога.

Если же специалист есть в вашем кругу контактов — смело предоставляйте всю необходимую информацию, которая могла бы его заинтересовать. Например, следуя такой структуре:

1. Приветствие.
2. Важные детали: что это за позиция, в какую компанию/на каком проекте, или это удаленная работа, нужно ли посещать офис, full-time/part-time?
3. Информация о проекте и задачах кандидата на нем. Кратко, но понятно объясните, чем особый продукт, что именно нужно будет выполнять, а также чем он особенный — какие бенефиты от перехода на новое место работы получит кандидат.
4. Ключевые ожидания к опыту специалиста (кратко).
5. Призыв к действию.
6. Ваши контакты для быстрой связи.

Djinni — платформа для анонимного поиска работы в IT. Чем она особенна:

• Нет возможности прикреплять внешние ссылки и контакты. Следует заменять их полезной информацией, указанной в сообщении.
• Обязательно обращать внимание на все пожелания кандидата относительно компании, чтобы не спамить неинтересными вакансиями и не предлагать нерелевантные условия (иначе можно попасть в бан 🙁).
• Если специалист не отвечает, вы можете написать еще одно сообщение, но не более. Старайтесь делать ваши сообщения максимально привлекательными и информативными с первых же фраз.

E-mails и inmails в Linkedin схожие структура и функции (инмейлы автоматически дублируются по почте, если получатель долго не отвечал). Как с ними работать:

• Нельзя редактировать письмо: кандидат не сможет удалить переписку для вас, но и вы не сможете отредактировать текст. Поэтому внимательно проверяем всю информацию перед отправкой;
• Есть возможность попадания в спам (из-за стоп-слов, восклицательных знаков, картинок и так далее);
• Обычно активно используются подписи с внешними ссылками, можно добавить в подпись больше каналов связи и сэкономить время;
• Можно выделиться с помощью необычной темы.

Смотреть детальнее

Повторное письмо

В рекрутинге фоллоуап — это повторное письмо. Является ли это спамом или навязчивостью? Конечно, нет. Возможно, в большом потоке информации человек просто потерял ваше сообщение. По внутренним данным ITExpert, на «повторки» отвечают 30–50% кандидатов в зависимости от сложности вакансии.

Основные принципы «повторок»:

• Целесообразность и частота. Важно дать собеседнику время для ответа. Обычно это четыре дня. Позже можно отправлять повторное письмо.

Смотреть детальнее

• Не вызывать чувство вины. Получатель не должен чувствовать себя виноватым из-за фраз формата «Вы и до сих пор мне не ответили». Иначе у него останутся негативные ощущения и он вероятно не ответит вам.
• Содержание и смысл. Высший пилотаж — не просто напомнить, что вы ждете ответа на предыдущее письмо, а кратко продублировать его содержание, указать дополнительную или обновленную информацию. Это поможет получателю быстро сориентироваться или еще больше заинтересовать в описании вакансии.
• Сильный call-to-action. Неудачные варианты призывов к действию — общие фразы, сложные конструкции и манипуляции. Реальный пример от одного рекрутера: «Видимо, вы не смогли уделить время моему письму. Напоминаю о себе! Когда ответите??» В своей практике старайтесь сделать CTA прозрачным и без лишнего давления на получателя.

Пример повторного письма:

Организационное письмо

Must-have задание рекрутера состоит в том, чтобы держать кандидата в курсе всех процессов. Расскажите о следующих шагах и что происходит сейчас. Специалист должен знать, чего ожидать, когда, сколько времени это займет и какие требования к нему. Объясняйте кандидату, что нужно и зачем. Даже если все кажется очевидным, это не всегда так.

Поддерживайте связь. Иначе айтишник может подумать, что о нем забыли, а из-за долгого ожидания — забыть о вашей вакансии и потом загостить. Проговорите, что к вам можно обращаться и желательно предупреждать об апдейтах или форс-мажорных ситуациях.

Важно быть оперативными в передаче промежуточной обратной связи кандидатом, чтобы получить больше шансов на то, что специалист получит и примет оффер.

Пример письма для взаимодействия между процессами:

Письмо-отказ кандидату

Не все фидбеки нравятся специалистам, даже если они честны и помогают расти. Чтобы общение не оставляло негатива, следует придерживаться определенных рекомендаций по предоставлению обратной связи кандидатам:

• Укажите положительные моменты в общении. Это может быть ваше личное впечатление или сильные стороны, на которые указали интервьюеры.
• Обязательно аргументируйте решение в письме-отказе кандидату после собеседования. Это поможет кандидату обратить внимание на проблемные вопросы и улучшить свои навыки в будущем.
• Подбодрите кандидата. Получать отказ всегда неприятно, а человечный подход положительно оценивают специалисты. К тому же, носле отказа кандидату в письме не нужно сжигать все мосты. Возможно, в будущем ваше сотрудничество принесет больше результата, и позже специалист рассмотрит вакансию повторно или вернется с рекомендацией.

Вот, как можно отказать кандидату после собеседования в письме:

Как отказать кандидату в письме профессионально? Предложите специалисту помощь в дальнейшем поиске работы. Например, посоветуйте джоб борды или подскажите, на что следует обратить внимание в резюме/общении, какие навыки следует подтянуть.

Подытоживая, мой совет начинающим рекрутерам: раскладывайте коммуникацию по полочкам, структурируйте каждый шаг общения. Так вы сможете быть уверены, что вы донесли всю необходимую информацию в письме кандидату с предложением о работе, правильно понимаете друг друга и делаете это максимально эффективно, тем самым ускоряя процесс рекрутинга и приближая желанное закрытие вакансии!