Комунікація в рекрутингу: коли, куди та що писати кандидатам? 2 частина

Дивитись детальніше

Немає відгуків на вакансії, а позиція DevOps Engineer відкрита вже понад три місяці? Можливо, причина в залученні кандидатів на етапі відправки листа.

Минулого разу ми розглянули структуру листа з вакансією для кандидата. А зараз зосередьмося на типах листів залежно від етапу рекрутингу та платформ, на яких проходить спілкування: як оформлювати повідомлення та на що звертати увагу. Крім того, розберемо шаблони для рекрутингу.

Розберемо найпоширеніші листи в рекрутингу:

• перші листи (стукалки),
• повторні листи,
• листи про взаємодію між процесами (уточнення запитань, підтримка зв’язку, узгодження співбесід та дзвінків),
• фідбеки та відмови.

Як написати перший лист до кандидата

Для перших листів ми використовуємо різні канали зв’язку: месенджери, спеціальні платформи для пошуку роботи чи електронну пошту. Кожна платформа має свої особливості та обмеження, з якими потрібно розібратися.

Якщо мова йде про особисті месенджери (Telegram, Viber тощо), важливо розуміти, що це особистий простір людини. Треба обов’язково пояснити, чому ми пишемо саме сюди (не можете написати на іншій платформі або фахівець там перестав відповідати). Кандидатам не в активному пошуку роботи краще спробувати написати у більш «публічні» канали зв’язку, наприклад, в LinkedIn.

Серед плюсів звернень у месенджери: оперативна комунікація та можливість «достукатися». Серед мінусів — негатив через вторгнення в особистий простір, можливість блокування, навіть якщо кандидат залишив свої відкриті контакти в LinkedIn чи резюме (інколи для блокування достатньо однієї скарги).

Skype вже давно не вважається винятково особистим месенджером, проте там також варто пояснювати, де ми знайшли контакти та чому турбуємо кандидата саме на цій платформі. 

Особливості написання листів у Skype:

• обмежена кількість символів (до 398). Тому максимально скорочуємо повідомлення;
• потрібно робити акцент на додаванні в контакти для можливості продовження діалогу. Навіть якщо кандидат не погодиться на вакансію, нетворкінг для рекрутера також корисний.

Дивитись детальніше

LinkedIn — платформа, створена для професійних зв’язків. Тут можна запропонувати вакансію або розширити мережу. Як написати пропозицію про роботу на ній? Наприклад, при додаванні у друзі, як і у Skype, діють обмеження на кількість символів у листах (до 300). Є сенс робити акцент на додаванні в контакти і можливості продовження діалогу.

Djinni — платформа для анонімного пошуку роботи в IT. Вона має свої особливості:

• немає можливості прикріплювати зовнішні посилання і контакти. Варто замінювати їх корисною інформацією, яка вказана у повідомленні.
• обов’язково варто звертати увагу на усі побажання кандидата щодо компанії, щоб не спамити нецікавими вакансіями та не пропонувати нерелевантні умови (інакше також можна потрапити у бан 🙁).

Листи на e-mail та inmails в Linkedin мають схожу структуру та функції (інмейли автоматично дублюються на пошті, якщо отримувач довго не відповідав). Особливості таких листів:

• Не можна редагувати лист: кандидат не зможе видалити переписку для вас, але і ви не зможете відредагувати лист. Тому уважно перевіряємо всю інформацію перед відправкою;
• Є можливість потрапляння в спам (через стоп-слова, знаки оклику, картинки тощо);

• Можна виділитися за допомогою незвичної теми листа;
• Зазвичай активно використовують підписи з зовнішніми посиланнями, можна додати у підпис більше каналів зв’язку і зекономити час.

Дивитись детальніше

Повторні листи

В рекрутингу фолоуап — це повторний лист або повідомлення про підсумовування попередніх етапів. У сучасних умовах цей лист дуже важливий. Можливо, у великому потоці інформації людина загубила ваш лист чи хотіла відповісти, але не мала часу в якийсь момент. За внутрішніми даними ITExpert на повторні листи відповідають до 30–50% кандидатів в залежності від складності вакансії.

Основні принципи повторних листів:

• Доцільність та частота. Важливо дати співрозмовнику час для відповіді на лист. Зазвичай це чотири дні. Пізніше можна надсилати повторний лист.

Дивитись детальніше

• Не викликати відчуття провини. Отримувач не має відчувати себе винним, за те, що не відповідав вам. Інакше у нього залишаться негативні почуття і він ймовірно не захоче виправдовуватися і знову не відповість вам.
• Зміст і сенс. Круто не просто нагадати, що ви чекаєте відповіді на попередній лист, а коротко продублювати його зміст, вказати додаткову чи оновлену інформацію. Це допоможе отримувачу швидко зорієнтуватися у темі листа або ще більше зацікавить кандидата.
• Сильний Call-to-action. У хорошому заклику до дії ми цікавимося думкою людини, або спочатку знайомимо з перевагами нашої пропозиції, а вже потім закликаємо до чогось. Адже є й невдалі варіанти CTA — загальні фрази, які ні до чого не закликають, складні конструкції та маніпуляції… Реальний приклад від одного рекрутера: «Мабуть, ви не змогли приділити час моєму листу. Нагадую про себе! Коли дасте відповідь??»

Дивитись детальніше

Листи для взаємодії між процесами

Must-have завдання рекрутера у тому, щоб тримати кандидата в курсі усіх процесів. Розповідайте йому про наступні кроки та що відбувається зараз. Він має знати, чого очікувати, коли, скільки часу це займе та які вимоги до нього. Пояснюйте кандидату, що саме потрібно і навіщо. Навіть якщо все здається очевидним, це не завжди так.

Підтримуйте зв’язок з кандидатом. Інакше він може подумати, що про нього забули, між довгими процесами може забути сам про вашу вакансію і потім не відповісти. Він повинен знати, що може до вас звернутись, повідомити про апдейти чи форс-мажорні ситуації. А також це допомагає синхронізуватись з очікуваннями кандидата.

Важливо бути оперативним, щоб мати більше шансів на те, що кандидат отримає офер та прийме його.

Дивитись детальніше

Як писати відмовний лист кандидатам

Не усі фідбеки подобаються кандидатам, навіть якщо вони чесні та допомагають рости. Щоб спілкування не залишало негативу, варто дотримуватись певних рекомендацій надання фідбеку: 

• Вкажіть позитивні моменти у спілкуванні з кандидатом. Це може бути ваше особисте враження або сильні сторони, які вказали інтерв’юери.
• Обов’язково обґрунтуйте відмову. Це допоможе кандидату звернути увагу на проблемні питання та покращити свої навички у подальшому.
• Підбадьорте кандидата. Отримувати відмову завжди неприємно. Ви можете запропонувати допомогу у пошуку роботи чи зберегти його контакти для майбутньої співпраці, якщо це доречно.

Після відмови та завершення процесингу кандидата не потрібно спалювати всі мости. Можливо, у майбутньому ваша співпраця принесе більше результату і пізніше кандидат розгляне вакансію повторно або повернеться з рекомендацією.

Дивитись детальніше

Також можна запропонувати кандидатові допомогу в подальшому пошуку роботи. Наприклад, порадити джоб борди або підказати, на що, на вашу думку, кандидатові варто звернути увагу в резюме/спілкуванні, які навички варто підтягнути. Але, звісно, лише у відповідь на прохання!

Підсумовуючи, моя порада рекрутерам-початківцям: розкладайте комунікацію по поличках, структуруйте кожен крок спілкування. Так ви зможете бути впевнені, що ви донесли усю необхідну інформацію кандидатові, що ви правильно розумієте один одного та робите це максимально ефективно, тим самим пришвидшуючи процес рекрутингу та омріяного закриття вакансії! 

А наступного разу разом з командою ITExpert ми підготуємо для вас чек-листи для спілкування з кандидатом на різних етапах наймання. Coming soon!