Як виміряти якість онбордингу в компанії: досвід Netpeak Group

Дивитись детальніше

64% співробітників ймовірно покинуть компанію протягом року, якщо вони мали негативний досвід онбордингу, згідно з дослідженням Hibob*. Якісно заонбордити новачка — не так просто, як здається. Цей процес містить у собі не лише ознайомлення з компанією та правилами, а й елементи навчання, тимбілдингу та вимагає від менеджера більше уваги й часу (якого так не вистачає).

Онбординг співробітників є критично важливим для бізнесу. Він допомагає забезпечити успішну адаптацію новачків, сприяє їхній продуктивності та знижує шанси, що ви попрощаєтеся зарано. А звільнення на етапі випробувального терміну — «болючі» втрати у компанії! Так у Glassdoor** порахували, що відновлення рекрутингу для фахівців може коштувати до $4 тис. та потребувати близько 24 днів.

Про корисні інструменти, показники ефективності адаптації, поради та практичний досвід в налаштуванні онбордингу — ділиться у авторській колонці Наталія Некрасова, Onboarding Specialist в Netpeak Group.

Чому проводити аналіз онбординг-процесів is a must

За майже 18 років компанії Netpeak Group пройшли через різні етапи розвитку, наймаючи та адаптуючи фахівців на найрізноманітніші позиції — від SEO-фахівців до менеджерів. Ми впевнені, онбординг — критично важливий для ефективної співпраці з фахівцем та позитивного враження про роботодавця. Лише постійно аналізуючи цей процес, можна знайти неефективні підходи та HR-показники, покращити їх та дізнатися, що працює добре.

Оцінка ефективності онбордингу допоможе вам:

• Утримати таланти. Ви зможете тримати руку на пульсі змін та настроїв, помітити, коли щось йде не так — це знижує плинність кадрів та потенційні екстравитрати на наймання. А ще такий аналіз допомагає вчасно прийняти рішення про перебудову процесу наймання і зекономити кошти на HR та рекрутинг стратегічно.
• Підвищити продуктивність: коли нові співробітники ефективно і швидко адаптуються до обов’язків, це допомагає їм швидко розкритися та показати 100% результату.
• Підтримати позитивний імідж роботодавця: якісний онбординг створює позитивне враження у нових співробітників та сприяє підтримці корпоративного іміджу. Саме так ви можете виростити амбасадорів компанії з найбільш ранніх етапів employee experience.

А ще так ви зможете визначити, чи відповідають очікування реальності: чи фахівець виконує усі поставлені завдання, та, з іншого боку, чи відповідає організація роботи очікуванням самого новачка. Цей синхрон важливий для задоволення обох сторін.

Кейс: під час зустрічі на екваторі адаптації я виявила, що новачку недостатньо комунікації з керівником. Співробітник чудово виконував свої функціональні обовʼязки і робота його задовольняла, але він відчував дискомфорт саме через, на його думку, недостатню підтримку та увагу зі сторони керівника.

Обговоривши на зустрічі всі турбуючі моменти, я змогла сформувати повноцінний фідбек для керівника та надати йому певні поради для вирішення цього питання. В результаті, вже за два тижні на повторній зустрічі я мала позитивний фідбек від новачка про налагодження комунікації з керівником.

В Netpeak Group моніторинг та постійне покращення якості онбордингу — ключовий елемент стратегії управління персоналом. Він у фокусі People Operations та Onboarding спеціалістів. І саме цей підхід допомагає нам наближати плинність серед новачків до нуля та тримати eNPS на рівні 90%+.

Основні HR-метрики випробувального терміну

Від пребордингу до закриття випробувального періоду — розглянемо детальніше, на які ключові показники ефективності процесу адаптації звертати увагу.

Процес адаптації

Показник говорить, чи все під час адаптації та онбордингу налагоджено та відпрацьовує ефективно.

📌 Ми оцінюємо:

• eNPS пре- та онбординг процесів;
• eNPS онбординг-спеціаліста;
• усний зворотний зв’язок співробітника про процеси у компанії.

Виконання цілей та завдань

Звертаємо увагу на здатність співробітника досягати поставлених цілей і виконувати завдання під час випробувального періоду.

📌 Ми оцінюємо:

• відсоток цілей, який новачок виконав до планової дати проходження випробувального (на його думку);
• чи збіглися очікування новачка за функціональними обовʼязками;
• чи вистачає новачку експертизи для роботи.

Взаємодія з керівником та командою

Цей показник вказує на те, чи новий співробітник успішно інтегрується в робочий колектив та співпрацює з колегами.

📌 Ми оцінюємо:

• наявність та якість one-on-one зустрічей з керівником та/чи ментором;
• чи представили нового співробітника в чаті команди/департаменту у перші робочі дні;
• фідбек керівника та чи якісний він.

Загальна задоволеність новачка

Важливо тримати руку на пульсі задоволеності нового співробітника різними аспектами процесу онбордингу.

📌 Ми оцінюємо:

• задоволеність роботою в компанії (загалом, за визначеними критеріями);
• зворотний зв’язок за якістю корпоративного навчання;
• розуміння організаційної культури;
• співпадіння очікувань та реальності;
• наскільки новачка «драйвить» робота.

Навантаження та емоційний стан

Чи нові співробітники можуть впоратися з вимогами робочого середовища та як емоційний стан впливає на продуктивність та задоволеність роботою?

📌 Ми оцінюємо:

• як часто новачок відчуває стрес на роботі та чи відчуває страх за допущені помилки;
• наскільки комфортні для новачка строки поставлених завдань;
• чи відчуває фахівець дискомфорт від навантаження.

Як зрозуміти, що щось у онбордингу не працює: червоні прапорці

Кожна компанія має свої середні показники та очікування від онбордингу. Однак є й red flags, які вкажуть на необхідність терміново звернути увагу на ваші процеси. Серед них:

🚩 новачок закритий та не відчуває довіри у тому, щоб ділитися фідбеком

🚩 відсутні доступи та ресурси для роботи

🚩 фахівець не знайомий з командою, не знає, до кого і з яким запитанням звернутися

🚩 менеджер не налагоджує контакт з новим співробітником, уникає його чи не може приділити достатньо часу на адаптацію

🚩 очікування щодо позиції та реальні завдання, які виконує спеціаліст, не збігаються

🚩 новачка перевантажують або, навпаки, не довіряють завдання його рівня

Якщо ви помічаєте такі прапорці під час онбордингу співробітника, проаналізуйте їх та впровадьте покращення. Можливо, фахівця забули якісно представити команді чи зашерити доступ на робочий файл? Врахуйте зміни і в адаптації майбутніх фахівців вашої компанії.

Інструменти вимірювання якості онбордингу, які використовують у Netpeak Group

Як об’єктивно оцінити якість онбордингу та врахувати різноманітні характеристики? Ділюся досвідом групи компаній Netpeak.

У пригоді стають:

#1 Опитувальник для оцінки задоволеності

За його допомогою ми заміряємо задоволеність пре- та онбординг процесами в компанії. Використовуємо 10-бальну шкалу та збираємо розгорнуті відповіді від новачка з рекомендаціями або зауваженнями.

Онбординг-спеціаліст надсилає цей опитувальник через тиждень роботи — це допомагає зафіксувати свіжі враження та порівняти наші процеси з тими, з якими новачок міг стикатися в інших компаніях. Особливу увагу звертаємо на те, чи не перенавантажили новачка, чи має він усе необхідне для продуктивного досягнення цілей.

✅ Завдяки прискіпливому аналізу та постійним покращенням показник eNPS для онбординг-процесу в Netpeak Group стабільно досягає від 93 до 100% щомісяця.

#2 Дзеркальне анкетування для підготовки до one-on-one

Перед зустріччю на екваторі адаптації онбординг-спеціаліст надсилає новачку та ментору/керівнику «дзеркальний опитувальник». Він містить схожі запитання для оцінки різних характеристик роботи у компанії. Так HR-фахівець може легко виявити, на якому етапі є розсинхрон між новачком та менеджером та вчасно його виправити.

Опитувальник новачка складається з таких блоків фідбеку:

• пре- та онбординг процеси;
• робота з керівником та взаємодія з ментором;
• команда;
• адаптація на посаду та результати роботи.

Опитувальник керівника/куратора складається зі зворотного зв’язку про:

• адаптацію новачка на посаду;
• результати роботи новачка.

Попередньо ознайомившись з результатами обох опитувальників, онбординг-спеціаліст проводить зустріч з новачком — обговорює його враження після місяця роботи в компанії. Всі відповіді новачка фіксуються у Google-формі, яка розроблена спеціально для цих зустрічей. Після цього формується загальний звіт в Looker Studio з оцінками всіх сторін та відповідями під час зустрічі, а також короткий репорт для куратора та керівника.

#3 Фідбек від новачка при завершенні випробувального періоду

Перед закриттям випробувального періоду онбординг спеціаліст відправляє новачку фінальний опитувальник та призначає зустріч. В рамках цієї анкети співробітник оцінює:

• загальний рівень задоволеності роботою в компанії та чи збіглися очікування від роботи з реальністю;
• відсоток виконання цілей, які були встановлені йому на випробувальний період та яку нову експертизу співробітник вніс у команду/що нового знайшов для себе;
• рівень стресу та завантаженості на роботі;
• якість фідбеку від керівника.

Онбординг-спеціаліст та менеджер має можливість порівняти ці відповіді з екватором адаптації. А вже під час фінального one-on-one обговорюються всі фідбеки та зміни в оцінках, якщо вони відбулись.

Ми вивчаємо детально кожну оцінку та коментар новачка. Якщо оцінка середня або нижче — все уточнюємо та обговорюємо. Надалі аналізуємо, вносимо коригування в процеси для запобігання аналогічних ситуацій та відстежуємо вплив цих змін. Наприклад, зворотний звʼязок від новачків дає можливість нам виправляти помилки та неточності в мануалах і загальних документах.

Ну і, звичайно, ми отримуємо позитивні відгуки від новачків — це мотивує менеджерів та People Operations команду!

У підсумку, збір та дослідження метрик HR-аналітики в Netpeak Group — це безперервний процес. Саме завдяки регулярному аналізу та швидким реакціям ми покращуємо employee experience для новачків та потенційних співробітників. Пам’ятайте, що за кожним збором фідбеку, слідує величезна робота з аналізу, висновків та покращень, які потрібно презентувати команді!

*The State of Employee Onboarding by Hibob

**How To Calculate Cost-Per-Hire by Glassdoor