Проводимо HR-аудит: 6 чекпоінтів для покращення роботи з командою

Дивитись детальніше

Співробітники приходять і покидають компанію, що ж залишається? Якісно побудовані процеси. До прикладу, глибокий аналіз причин звільнень дає інсайти для постійних покращень робочих та HR-процесів. Опрацювати їх комплексно допомагає HR-аудит.

Крім того, зі зростанням кількості співробітників стає дедалі важливіше перевіряти поточні процеси — переконатися, що вони відповідають законодавству й корпоративним цінностям, а також уникнути штрафів. Так за статистикою, від 36% до 53% невеликих компаній щороку стикаються принаймні з одним судовим процесом, а 90% бізнесів так чи інакше залучені до судових спорів. HR-аудит допоможе визначити, чи законна та ефективна кадрова політика й процеси, повʼязані з кандидатами й співробітниками компанії.

Окрім того, якісний HR-аудит допомагає зберегти конкурентоспроможність компанії, уникнути потенційних втрат і покращити лояльність команди. Якщо ви все ще не проводите аудитування Human Resources, ця стаття для вас!

Навіщо проводити аудит HR-процесів: ключові бенефіти, які компанії часто ігнорують

HR-команди здебільшого перевантажені роботою й може виникнути спокуса зосередитися на рутинних завданнях зі швидким, але короткостроковим результатом.

І хоча HR-аудит — це не те, що входить до переліку щоденних обовʼязків HR, він може значно підвищити ефективність щоденних процесів, заощадивши час і ресурси багатьох команд, а також покращивши well-being.

Розглянемо деякі з головних переваг, тож регулярний HR-аудит:

Покращує процеси, які безпосередньо впливають на досвід співробітників

Аналіз процесів і політик, які щодня впливають на команду, допомагає покращити exployee expierence. У перспективі це позитивно впливає на утримання, покращує корпоративну культуру та дозволяє залучати в команду топперформерів. Так коли в міжнародній мережі піцерій Pizza Hut, яка складається з понад 34 тис. точок у 100 країнах, зайнялися детальним опрацюванням карти досвіду співробітників, плинність кадрів знизилася з 60 до 35%.

Дозволяє ефективно використовувати дані 

Компанії з часом накопичують значну кількість даних про рівень продуктивності, ефективність наймання, рівень плинності — зокрема плинність на випробувальному терміні — та інші процеси, повʼязані зі співробітниками. HR-аудит допомагає не загубитися у безлічі інформації та ефективно використовувати ці дані, визначивши сфери для покращень та алгоритм дій.

Забезпечує дотримання законів і допомагає уникнути штрафів 

Закони про зайнятість, зарплати, мінімальну кількість paid vacation days та особливості звільнення постійно оновлюються, і ваша компанія має відповідати законодавчим вимогам. Це справжній челендж, особливо якщо ви працюєте в кількох країнах.

Наприклад, в Іспанії мінімальна відпустка складає 30 днів на рік. Робота у вихідні та офіційні святкові дні оплачується за підвищеними тарифами (може також надаватися право на додаткові дей-офи). Крім того, у 2022 році Кабінет міністрів Іспанії схвалив відпустки під час менструацій — тепер жінки можуть брати оплачувані сікліви терміном у 3–5 днів. Це перший подібний випадок у Західній Європі.

HR-аудит допомагає виявити потенційні ризики та переконатися, що ваша кадрова політика й процеси відповідають останнім законам країни, у якій працює компанія.

Що перевіряти під час HR-аудиту

Під час проведення аудиту HR-процесів варто звертати увагу на:

• Процеси найму та адаптації. Проаналізуйте процеси й стратегії, які використовують у компанії під час найму, а також підходи до онбордингу новачків.

• Зарплатню й «плюшки». Перегляньте пакети бенефітів та зарплати, проаналізуйте, чи вони конкурентоспроможні та ефективні для утримання співробітників.

• Рівень перформансу. Проаналізуйте рівень ефективності співробітників чи різних команд, а також підходи до оцінки рівня перформансу.

• Підходи до звільнення. Перегляньте, як ви звільняєте співробітників: зі скандалом? День у день, без пояснення причини, допуску в офіс і можливості самостійно забрати речі? З раптовим блокуванням пошти й у Slack? Чи без конфлікту, з адекватним попередженням, виплатою зарплатні за відпрацьований термін, написанням рекомендаційного листа і наданням часу на те, щоб закрити всі таски й знайти нову роботу?

• Документація та файли співробітників. Проаналізуйте персональні файли, щоб впевнитись у відповідності документації законам і нормам. Наприклад, закони про медичну конфіденційність часто вимагають від компаній відокремлювати особисту медичну інформацію від загальних HR-документів.

Чекліст HR-аудиту: як проаналізувати процеси та отримати максимальну користь для компанії

Зібрали кілька кроків, які ви можете зробити, якщо хочете ефективно провести HR-аудит.

#1 Визначте тип аудиту

Визначтеся, який тип HR-аудиту ви хочете провести. Він буває комплексним (зазвичай проводиться раз на рік) чи може стосуватися окремого аспекту HR. Відштовхуйтеся від потреб компанії — наприклад, якщо ви помітили законодавчі зміни у своїй сфері, варто провести комплаєнс-аудит, щоб переконатися, що HR-відділ та корпоративні практики відповідають цим змінам.

Не варто проводити загальний аудит щоквартально чи при найменших змінах. Така стратегія буде потребувати занадто багато ресурсів HR команди, тоді як її цінність залишиться під сумнівом.

#2 Складіть запитання

Визначившись з типом аудиту, почніть складати опорні питання. Наприклад, проводячи аудит ефективності, ви можете включити питання про те, які стандарти використовують менеджери для оцінки продуктивності своїх команд.

Ось приклади запитань для аудиту в управлінні персоналом, які ви можете використати.

#3 Зберіть дані

Передайте анкети із запитаннями менеджерам чи відповідним керівникам команд/відділів, а також перегляньте наявні дані (наприклад, з HRIS-систем). Переконайтеся, що у вас є дозвіл на використання даних, які ви збираєте.

#4 Проаналізуйте результати

Оцініть отримані результати з анкет та порівняйте їх із попередніми показниками компанії (наприклад, якщо використовуєте HRIS-систему або раніше проводили аудит в управлінні персоналом) і національними стандартами/глобальними бенчмарками. Наприклад, ви можете порівняти середні витрати компанії на один новий найм, діапазон зарплат тощо. Це допоможе визначити потенційні проблеми та можливості для покращення.

Дивитись детальніше

Дивитись детальніше

Приклад оформлення результатів HR-аудиту

#5 Забезпечте фідбек керівникам команд

Підбийте підсумки й підготуйте рекомендації керівникам команд, а також HR-відділу. До прикладу, ви можете порекомендувати тимлідам частіше проводити one-to-one зустрічі, надати результати дзеркального опитувальника або запровадити щоденну коротку анкету для збору даних про стан співробітників.

#6 Створіть action plan

Створіть план покращення на базі висновків аудиту. Визначте пріоритетні сфери з найвищим рівнем ризику. Наприклад, ви вийшли на міжнародний ринок, але не встигаєте відстежувати всі зміни в законодавстві різних країн. Це — area, на якій потрібно сфокусуватися першою чергою.

Пропишіть, що потрібно зробити, щоб постійно тримати руку на пульсі та уникнути штрафів. Наприклад, може знадобитися найняти локального представника в кожній країні, де присутні офіси вашої компанії. 

Вам може бути цікаво: корисні сайти для HR — ТОП-25 ресурсів для прокачування навичок в сорсингу та найманні.

Умови успішного HR-аудиту

Навіть якщо ваші процеси відбудовані ідеально, HR-аудит може не принести значної користі бізнесу. Причиною тому є недотримання умов для аналізу. Ось як зробити кожен аудит результативним:

✅ Співвідносьте рівень розвитку компанії та мету аудиту. Запити організації, яка перебуває на стадії зростання, і зрілої з погляду бізнес-процесів значно відрізнятимуться. У першому випадку, швидше за все, питання будуть повʼязані з тим, як побудувати процеси, що дозволять бізнесу швидше й ефективніше зростати, у другому ж може йтися про оптимізацію процесів і забезпечення синергії.

Інколи трапляється так, що ви як HR хочете впровадити максимум змін та покращень, але інші фахівці від них відмовляються — через брак ресурсів, інші пріоритети чи внутрішню неготовність. Старайтеся приймати це спокійно. Заведіть власний backlog (список завдань) на майбутнє, щоб нічого не загубити.

✅ Сформулюйте цілі та очікуваний результат. Недостатньо просто озвучити «проблемні ділянки» і передати тимлідам список сфер для покращення, не визначивши порядок дій та їх пріоритетність. 

Деякі питання можна вирішити дуже швидко, використовуючи best practices ринку, а є ті, для яких потрібен ретельний аналіз, а також специфічна послідовність дій і оцінка результатів (наприклад, розробка програм залученості співробітників). Тому дуже важливо озвучити ваші очікування від процесу та результату й донести їхню цінність керівникам команд.

✅ Встановіть дедлайн та врахуйте зміни. Трапляється так, що процес займає занадто багато часу. Поки HR-відділ аналізує внутрішні процеси, зовнішні обставини змінюються і результати аудиту стають неактуальними. Виявляйте гнучкість до змін та старайтеся проводити аудит в адекватні терміни. Стандартно HR-аудит триває близько місяця й залежить від типу та розміру компанії — але не більше, ніж три місяці у сумі.

І наостанок, зробіть процес HR-аудиту регулярним. Важливо систематично оцінювати HR-процеси — наскільки вони ведуть бізнес до досягнення результату, як змінюються результати за певний період та який прогрес показують нові ініціативи.