Як в Netpeak керують Employee Experience: приклад оргструктури HR-відділу

Дивитись детальніше

Якщо HR-команда — це не «відповідальні за все», а експерти у своїй зоні, то й досвід співробітників змінюється. Прозорі процеси, чіткий поділ ролей, адаптація без зайвих нервів і нормальний офбординг — не виняток, а норма.

У цій статті розповідаю, як нам вдалося структурувати команду Employee Experience у Netpeak. І як вибудувати систему, де кожен знає свою роль, а процеси — не ламаються через форс-мажори.

Дизайн досвіду співробітників з Zero HR

Netpeak Group працює за підходом Zero-HR — це коли HR-функція не тягне все на собі, а перетворюється з «відповідального за все» на стратегічного партнера. Рутинні HR-процеси максимально автоматизовані, а роль HR-фахівця — у тому, щоб вибудувати сильну, гнучку систему.

Що змінюється:

• Регулярні one-on-one, оцінка роботи, навіть рішення про найм або звільнення — це зона відповідальності лінійних керівників.
• HR не приймає рішень, а створює прозору архітектуру процесів для всієї компанії.
• Фокус HR-команди — на аналітиці, політиках, масштабуванні найкращих практик та підтримці керівників у складних кейсах.

Але онбординг та офбординг залишаються у фокусі HR. Наявний Onboarding-спеціаліст — гід новачка у компанії: знайомить, пояснює, підтримує, та Offboarding-спеціаліст — не просто «оформляє звільнення», а зберігає бренд роботодавця, збирає фідбек і проводить коректний фінал.

Тобто HR-функція не контролює та не робить все власними силами — вона підсилює. Це вже не «центр рішень», а центр якості, підтримки та розвитку. І в цьому — суть Zero-HR.

Структура команди Employee Experience

Команда Employee Experience — це ланка між компанією та співробітником. Вона супроводжує людину протягом усього її шляху в компанії: від адаптації до прощання. Її основна задача — зробити досвід співпраці зрозумілим, комфортним і таким, що мотивує: через прозорі процеси, підтримку корпоративної культури та зменшення стресу під час змін.

У підході Zero-HR ця команда не закриває все сама, а виступає експертами у своїх зонах. Подивімося, які саме ролі є в команді.

Дивитись детальніше

На найвищому рівні відповідальності командою керує Head of People Ops Department.

Team Lead команди Employee Experience:

• Узгоджує всі процеси з бізнес-цілями та забезпечує стратегічне управління.
• Проводить one-on-one зустрічі в команді, приймає рішення про зміну грейду співробітника.
• Аналізує ефективність, впроваджує автоматизацію та контролює ключові показники.

Employee Experience Supervisor:

• Координує задачі команди онбордингу та контролює якість.
• Менеджить ініціативи з покращення досвіду співробітників.
• Забезпечує взаємодію між командами та прозорість процесів.

Employee Experience Specialist:

• Готує документи для новачків.
• Налаштовує профілі співробітників.
• Ставить задачі новачкам, кураторам, керівникам.
• Надає новачкам доступи до навчань.

Onboarding Specialist:

• Комунікує з новими співробітниками на етапі пребордингу та онбордингу.
• Проводить зустрічі під час онбордингу, на екваторі адаптації та при завершенні випробного терміну, координує активності повʼязані з цими етапами.
• Надає оперативну підтримку новачкам з організаційних питань.

Offboarding Specialist:

• Супроводжує співробітників під час звільнення.
• Координує всі процеси на офбордингу.
• Проводить опитування та exit interview.
• Надає фідбек та рекомендації керівникам звільнених співробітників.
• Контролює своєчасну передачу доступів, документів і зворотного зв’язку.

Такий підхід допомагає зберігати баланс і тримати процеси стабільними — навіть коли все навколо змінюється або йде не за планом.

Взаємодія всередині HR-команди: кейси та результати

Коли кожен знає свою зону відповідальності, все працює чітко. Команда Employee Experience діє за визначеними правилами, тому немає хаосу, збоїв і зайвого стресу.

Кожна роль має свій порядок дій на випадок онбордингу, адаптації, звільнення чи форс-мажору. Окрім того:

• Чек-листи постійно оновлюються, базуючись на кейсах із реальних ситуацій.
• Передача справ між тіммейтами відбувається за шаблоном — без втрати даних, без ризику забути важливе.
• Нові члени команди можуть повноцінно включитися в роботу з першого тижня — завдяки стандартизованим матеріалам.
• Усі фахівці в Employee Experience знайомі з процесами та можуть підстрахувати один одного у разі потреби.

Кейс 1. Оптимізація функціоналу в онбординг-процесі. 

Щоб підготувати новачка до старту, потрібно не лише погодити все на етапі пребордингу, а й оформити документи та відкрити доступи до внутрішніх систем. Раніше ці задачі були на Onboarding Specialist’ах. Але ми проаналізували процес і зрозуміли: технічна підготовка займає до двох годин і не вимагає глибокої експертизи — отже, її можна ефективно делегувати.

Так з’явилася нова роль — Employee Experience Specialist. Вона відповідає за технічну частину: документи, доступи, налаштування. Це точкова, але важлива робота, яка потребує уважності та володіння інструментами, тож коштує компанії дешевше.

У підсумку:

• Онбординг-спеціалісти зосереджені на комунікації та супроводі;
• Технічну підготовку бере на себе окрема людина;
• Процес став чіткішим і якіснішим, а бюджет — оптимізованим.

Кейс 2. Тіммейт іде у саббатікал.

Іноді керівник бачить, що співробітник вигорів і розглядає варіант звільнення. У таких випадках він може порадитись з Offboarding-спеціалістом, аби розглянути альтернативу — саббатікал (тривалу відпустку з можливістю повернення).

Щоб підтримати цю практику, ми створили «Академію Саббатікалу» — внутрішній ресурс з чіткими інструкціями, вимогами та флоу для таких кейсів.

За кілька тижнів до завершення відпустки керівник отримує автоматичне нагадування — щоб вчасно обговорити плани повернення. Якщо співробітник повертається — ми запускаємо короткий онбординг із фокусом на реадаптацію. Якщо ні — активується стандартна процедура звільнення.

Що це дає компанії:

• Зменшується кількість звільнень через емоційне виснаження.
• Є шанс зберегти експертизу.
• Підтримується культура людяності та турботи.

Звісно, це лише частина усіх кейсів оптимізації процесів, які стали можливими завдяки новій оргструктурі. Це дозволило досягти таких результатів:

• На 20% швидша адаптація нових тіммейтів.
• Понад 97% — рівень задоволеності співробітників онбординг-процесом та онбординг-спеціалістами протягом останніх шести місяців.
• 95–100% — задоволеність офбординг-процесом та офбординг-фахівцями.

Команда Employee Experience — це ті, хто перетворює роботу в компанії на комфортну подорож, а не виживання у корпоративних реаліях. Кейс Netpeak Group показує: коли ролі чітко поділені, а процеси налаштовані — все працює безперебійно. І навіть у великій компанії можна зробити так, щоб новачкам було легко стартувати, а завершення роботи не ставало надмірним стресом. Бо сильний бренд роботодавця починається з простого: як вас зустрічають, комунікують та прощаються.