Давать ценность и брать ответственность — про адекватную деловую переписку в IT-рекрутинге

Смотреть детальнее

IT — рынок, на котором рекрутер должен заинтересовать кандидата, а не наоборот. В условиях большого спроса на технические таланты конкуренция за привлечение специалистов также велика. Как результат – кандидаты заспамлены и незаинтересованы, а hiring-менеджер перегружен и проверяет резюме с замыленным глазом. Письма не открывают или читают невнимательно. Как в этих условиях сориентироваться рекрутеру и закрыть позицию без боли и факапов? Разобрались с Мариной Косич, Recruitment Team Lead в ITExpert.

Чтобы привлекать кандидатов, выстраивать долгосрочные отношения с ними и приносить ценность, нужно прилагать большие усилия и придерживаться правил деловой переписки.

Общие правила делового общения для IT-рекрутера

Чтобы разобраться, в том, что такое деловая переписка и как ее эффективно заменеджить, нужно знать несколько базовых советов:

• будьте дружелюбным и спокойным,
• цените время собеседника,
• будьте честным,
• предоставляйте выбор,
• помогайте собеседнику (подсказывайте, объясняйте),
• не перекладывайте ответственность,
• уважайте проделанную работу (и в прошлом, и в будущем),
• не давите и не манипулируйте…

Набор правил может увеличиваться, но без практичных кейсов по деловой переписке это только слова. Разберем несколько разных примеров, как ускорять рабочие процессы, проявляя заботу к собеседнику в рекрутменте в IT.

1. Объясните причину сообщения

Чтобы человек понимал, почему вы задаете тот или другой вопрос, уточняйте причину обращения. Цель кажется понятной и очевидной вам, но адресату она может быть неизвестна. Он может быть не в контексте.

К примеру, вы спрашиваете у кандидата, активно ли он общается с другими компаниями. Такое любопытство не понятно специалисту и он может проигнорировать этот вопрос (или совсем загостить). Но если вы объясните, что эта информация нужна, чтобы ускорить процесс рекрутинга на стороне клиента, он ответит и поймет ценность для себя.

2. Указывайте контекст

Чтобы убедиться, что вы и ваш собеседник понимаете друг друга правильно, проговаривайте информацию подробнее.

Бывает, вы вспомнили определенную деталь, которую упустили во вчерашнем разговоре и хотите напомнить ее коллеге. Человеку будет трудно быстро понять, к чему относится ваше сообщение и насколько быстро нужно на него среагировать, если вы просто «закинете» эту информацию без контекста. И наоборот, если вы получили определенные данные без необходимых деталей, лучше спросить о них, а не додумывать самостоятельно.

Смотреть детальнее

3. Дублируйте полезную информацию и оставляйте ссылки

Сразу предоставляйте информацию, о которой вы говорите, чтобы ваш собеседник ознакомиться детальнее. Отыскивая тот самый диалог или ссылку, где содержится нужная информация, мы тратим много времени и отвлекаемся на лишние процессы.

Пример бизнес-переписки по рекрутингу из практики. Кандидат опаздывает на онлайн собеседование. Вы можете просто написать ему в личные сообщения и переспросить о присутствии или сразу прикрепить ссылку на звонок в Google Meets, чтобы специалисту было удобнее подключиться.

Смотреть детальнее

Но есть и нюанс. Если в сообщении вы прикрепляете «голую» ссылку, это дезориентирует. Лучше пропишите, что именно за ней скрывается. Для вас это несколько секунд, а вот вашему собеседнику понадобится время, чтобы открыть документ, проанализировать его, вспомнить, о чем вообще речь. К тому же, если переданную информацию используют повторно, подписанные ссылки сделают поиск в чате более удобным.

4. Принимайте ответственность

Когда ситуация критична, большинству людей редко хочется брать на себя ответственность. Гораздо легче обвинить кого-нибудь другого или обстоятельства. Но обычно это и есть маркер неконструктивного диалога. Взяв на себя ответственность, можно увидеть ситуацию более объективно, быстро сориентироваться и придумать решение.

Например, из-за большой загрузки вы забыли дать фидбек кандидату в указанное время после собеседования. Кандидат пишет вам и расспрашивает о нем. Вы можете либо написать, что, к сожалению, менеджеры еще не написали вам обратной связи, либо признать, что ваши руки не зашли к этой задаче и указать, когда он будет готов.

5. Приносите извинения эффективно

Все мы совершаем ошибки и это нормально, однако мало просто попросить прощения. Настоящее извинение — это не просто признание вины, это альтернативный план решения проблемы. Не просто «извини», а «извини, вот новый план».

Чтобы решить проблему, важно предупредить о ней заранее и предложить решение. Если рассказать о сорванных сроках в последний день, исправить это будет трудно.

Например, вы знаете, что hiring менеджер заболел. Оптимально не просто написать «сегодня собеседования не будет, извините» за пять минут до начала, а предупредить заранее, объяснить, почему так случилось, и предложить новые слоты или ориентировочные дни для проведения интервью.

Смотреть детальнее

Вместо вывода: оставайтесь гибкими для нетипичных ситуаций

Это были лишь несколько советов по правилам бизнес переписки в рекрутинге из моего опыта. Конечно, всегда может случиться ситуация, которая не вписывается в правила выше (все кейсы правилами не покрыть). Главное — всегда помните, что мы все работаем для того, чтобы облегчать жизнь друг другу, а не усложнять его. Тогда общение всегда будет эффективным и принесет положительные эмоции — даже если оно выходит за рамки переписки.

Более подробно типы писем, особенности обращений и персонализацию в переписке мы разберем в скором времени. Следите за новостями?