“Ask me if you want”: полезные опросники для HR и руководителей команд

Смотреть детальнее

На фоне тренда тихих увольнений и высокой конкуренции за таланты на рынке, отслеживание настроений команды становится все более актуальным. Интересно, что 87% менеджеров уверены, что HR-отчеты оказывают влияние на общую стратегию компании. Как же провести опрос и рассчитать результаты правильно?

Далее в статье я рассмотрю популярные опросники для HR-менеджеров и Team Lead (например, анкету оценки вовлеченности персонала), основные принципы проведения анкетирования команды и этапы, чтобы провести его правильным образом:

1. Зачем использовать опросники удовлетворенности, лояльности и состояния сотрудников
2. Популярные опросники: за и против
3. Как эффективно провести опрос в IT-команде

Зачем использовать регулярные опросы удовлетворенности, лояльности и состояния сотрудников

Успех компании зависит, в том числе, от удовлетворенности и вовлеченности сотрудников. Как их измерить и отследить? Можно ввести регулярные анкетирования для сотрудников. Эта практика обеспечивает обратную связь, а также стимулирует создание здоровой рабочей среды. Вот ключевые причины для внедрения регулярных опросов:

• Понимание потребностей команды — опросы помогают собрать важную информацию о мнениях и потребностях сотрудников, благодаря их пониманию можно адаптировать процессы и политику компании в соответствии с ожиданиями команды.

• Вовлеченность и мотивация — анкеты являются эффективным средством повышения вовлеченности. Сотрудники видят, что их мнения важны, а это стимулирует желание активно участвовать в жизни компании.

• Выявление проблем — регулярные опросы помогают понимать проблемы на ранних этапах, своевременно реагировать и внедрять улучшения.

• Анализ динамики — благодаря повторным опросам можно анализировать изменения в настроениях сотрудников с течением времени, оценивать эффективность мероприятий и внутренних проектов.

В то же время, опросники срабатывают не всегда. Почему это происходит? Эффективность любого опроса снизится до 0%, если:

• Вы даете анкеты слишком часто. Неважно опросы касаются одной сферы или разных, они большие или маленькие по объему — если сотрудник заполняет их чаще раза в месяц, это будет только фактором раздражения.

• Вы игнорируете результаты. Если сотрудники не будут испытывать изменения и того, что их мнение учли, они будут игнорировать опрос или не напишут откровенный ответ. Это может стать причиной снижения лояльности сотрудников.

Популярные опросники вовлеченности, лояльности персонала и эффективности HR-процессов: за и против

Если вы еще не вводили опросники в команде, есть несколько готовых форматов, которые стоит рассмотреть:

• Опросы по определению уровня лояльности и удовлетворенности работой в компании: это могут быть популярные варианты в формате Gallup Q12, eNPS или опрос, разработанный самостоятельно. Оптимально проводить ежегодно.

• Опрос на этапе испытательного срока для новичка и руководителя. Через 1–1,5 месяца после начала ИС можно проводить такой опрос с целью отслеживания впечатлений от компании и выявления недостатков процесса онбординга и адаптации. Далее поделюсь частью дашборда Netpeak Group по опросу на этапе испытательного срока.

Смотреть детальнее

• Пульс-опрос. Подходит, если нужно быстро собрать данные по одному вопросу (к примеру, пульс-опросы удовлетворенности сотрудников). Напишите вопросы в ваш мессенджер или внутреннюю HR-систему с просьбой проголосовать или поставить реакцию. Например «Оцени свое настроение в течение недели» или «Нужна ли тебе помощь в организации домашнего офиса, устойчивого к блекауту?»

• Exit-опросники. Рекомендую такие анкеты для отслеживания причин текучести кадров, а также обсуждения результатов сотрудника на exit-интервью.

Двумя наиболее популярными средствами измерения удовлетворенности и вовлеченности сотрудников являются Gallup Q12 и eNPS. Вопросы к этим опросам не сложно найти в интернете и можно очень быстро взять в работу, так можно измерить удовлетворенность сотрудников. Анкета Q12 на практике может выглядеть так:

Смотреть детальнее

Рассмотрим плюсы и минусы этих опросов.

Gallup Q12 (анкета вовлеченности персонала)

Преимущества этого опроса:

• Научно обоснованный подход: Анкета вовлеченности персонала Gallup Q12 базируется на многолетних исследованиях, позволяющих получить объективные результаты.
• Комплексность: Опрос состоит из 12 вопросов, освещающих различные аспекты работы и удовлетворенности сотрудников.

Недостатки этого опроса:

• Упрощенность: опрос может не учитывать уникальные аспекты компании или культурные особенности.
• Поверхностность: несмотря на то, что опрос дает общий обзор, он может не исследовать причины глубоких проблем или неудовлетворенности.

eNPS (опрос удовлетворенности сотрудников)

Преимущества этого опроса:

• Простота: eNPS основан на одном вопросе о готовности рекомендовать компанию как место работы, что позволяет легко понять результаты.
• Скорость: Благодаря одному вопросу, результаты могут быть собраны быстро и эффективно.

Недостатки этого опроса:

• Нехватка детализации: Один вопрос может не дать достаточно информации для анализа причин удовлетворенности или неудовлетворенности сотрудников (надо расширять дополнительными уточнениями о том, что именно нравится или не нравится в бренде работодателя).
• Недостаточный контекст: На оценку могут повлиять текущие и кратковременные обстоятельства или события, настроение сотрудника в момент заполнения анкеты.

Как видим, у готовых опросов есть как свои достоинства, так и недостатки. Перед запуском готового опроса просмотрите вопрос очень критично и попробуйте представить, как именно вы будете обрабатывать ответы, будут ли они полезны именно для вашей компании? Если есть некоторые сомнения, лучше адаптируйте или даже уберите спорные пункты. Пусть их будет меньше, чем сотрудники останутся в непонимании, как эти вопросы связаны с вашей компанией, а потом вы не сможете работать с результатами.

Netpeak Group проводит кастомизированный опрос eNPS с 2020 года. Мы берем за основу главный вопрос «Какова вероятность того, что ты порекомендуешь нашу компанию своим друзьям и знакомым?», но также прибавляем до десяти вопросов, которые помогают выявить сильные и слабые стороны нашей компании. Чтобы разработать опросник под вашу компанию или проконсультироваться по этому вопросу, вы можете обратиться к нашим специалистам с запросом на почту o.chervinska@netpeak.group.

Как провести эффективный опрос в IT-команде

Рассмотрим основные этапы создания и анализа опроса в команде советов для Team Lead и HR-менеджеров.

Цель опроса

Опрос следует использовать стратегически, у него должна быть конкретная цель. Определение целей опроса и формирование гипотез — ключевые шаги, которые помогут получить действительно ценные результаты.

Как определить цель анкеты для персонала:

• Проанализируйте текущее состояние и определите, какую конкретную информацию вы хотите получить через опрос. Не спрашивайте о том, что вы точно не собираетесь менять независимо от полученных результатов. Например, вы точно знаете, что в течение следующего года вы не будете вводить медицинское страхование в компании, поэтому не нужно спрашивать у сотрудников «хотите ли вы медицинскую страховку?».
• Установите задания. Это могут быть выявление проблем, оценка эффективности, вовлеченность сотрудников и так далее.
• Ключевые направления. Определите, какие аспекты будут освещаться в опросе: коммуникация, рабочий климат, удовлетворенность условиями труда, возможности развития и прочее.

Далее нужно заранее сформулировать гипотезы. Для этого используйте исследовательский подход. Его основной принцип состоит в том, чтобы исходить от конкретного вопроса или проблемы, которую вы хотите решить. При создании учтите существующие данные, внутренние и внешние отчеты и привлеките команду, чтобы определить важные направления анализа. Также важно перед началом понимать, какое мнение должен подтвердить или опровергнуть опрос.

Структура анкеты опроса сотрудников

Оптимальная структура должна быть сбалансированной, четко ориентированной на достижение целей опроса и удобной для респондентов. Количество вопросов зависит от целей опроса, одновременно опрос должен быть достаточно коротким, чтобы не перегружать участников — от 15 до 25 вопросов. Сотрудник должен потратить на заполнение до 20 минут. Учтите:

• Вводные вопросы. Начните со стандартных вводных вопросов, содержащих информацию о респонденте (имя, отдел и должность, если опрос неанонимный). Если вы можете производить автоматические выгрузки данных из вашей внутренней системы, эти вводные вопросы убирайте.

• Закрытые вопросы. К примеру, когда можно оценить определенную характеристику по шкале (1–10 или 1–5) или с возможностью выбрать вариант ответа. Такие вопросы обязательны и их должно быть ориентировочно 70% в большой анкете. Обязательно добавляйте вариант «не могу оценить», «недостаточно информации» или «другое». Такие вопросы позволяют получить количественные данные и отслеживать динамику в будущем. Вопросы по одной теме должны подаваться одним блоком, а также оканчиваться открытым вопросом — объясни свою оценку блоку или отдельному вопросу (по желанию).

Смотреть детальнее

• Открытые вопросы. На них сотрудник дает свой развернутый ответ. С помощью этих вопросов можно проверить гипотезы или узнать те проблемы, о которых вы даже не подозревали. Эти вопросы должны составлять до 20% анкеты, ведь на них сотрудник тратит много времени. Если их будет много, то есть риск заполнения на скорую руку, потому что «пора же бежать работать». При формулировании этих вопросов рекомендую избегать очень отвлеченных формулировок, а также резко отрицательных. К примеру, «Что плохого у нас в компании?» лучше заменить «На какую проблему/процесс ты бы рекомендовал обратить внимание топ-менеджеров в первую очередь?»

Используйте комбинацию закрытых и открытых вопросов. Закрытые — дают количественные данные, в то время как открытые — помогают сохранить индивидуальный контекст.

• Финальный вопрос. Дайте возможность участникам высказать дополнительные пожелания, комментарии и предложения по опросу. Делайте его необязательным. Можно использовать формулировку «Если у тебя есть дополнительные пожелания, комментарии или предложения по этому опросу, напиши их здесь». Рекомендую также добавить картинку с напоминанием нажать на кнопку «Отправить» (да, бывают случаи, которые этого не делают).

Смотреть детальнее

Формат: анонимно VS неанонимно

Выбор анонимных и неанонимных опросов зависит от конкретных целей и контекста. Анонимные опросы могут быть полезны для изучения негативных аспектов и проблем, когда важно откровенное мнение сотрудников. Неанонимные опросы полезны, если вы хотите подробнее разобраться в ответах, возможно, для предоставления индивидуального подхода к решению вопросов.

В Netpeak Group мы формируем культуру радикального открытого фидбека. Так что у нас в компании уже два года действует табу на анонимные опросы.

Популярные инструменты для проведения опросов

Перед выбором инструмента следует учесть потребности команды, функциональность инструмента, возможности анализа результатов, легкость использования и, возможно, интеграцию с другими уже используемыми инструментами. Вот основные тулзы, которые можно использовать:

• Google Forms – пожалуй, самый популярный инструмент для проведения опросов. Интуитивный в использовании, бесплатный и интегрируется с вашим Workspace, если вы работаете на базе G-Suit.

• Tully — предлагает более гибкую логику мультивыбора и настроек, чем у Google Forms, предоставляет прямую интеграцию с Notion и Google Docs, готовые шаблоны форм, интуитивно понятный интерфейс конструктора и дашборда. Большинство функционала бесплатно.

• Typeform — интерактивный инструмент для создания опросов с удобным интерфейсом и множеством настроек. Он позволяет создавать анимационные опросы со специальными эффектами (есть бесплатный функционал).

• SurveyMonkey — этот тул предлагает широкий спектр функций для создания опросов, в том числе возможность анализа и отчетности по результатам.

Запуск

Вы можете разработать очень четкие вопросы, сформировать гипотезы, продумать структуру, но это не будет иметь значения, если не будет сделана презентация опроса и сотрудник просто проигнорирует его и не перейдет по ссылке.

Вот несколько рекомендаций, как правильно презентовать опрос команде:

• Отметьте, что мнение каждого члена команды важно. Объясните, что опрос — это возможность влиять на рабочие условия, улучшить коммуникацию и способствовать развитию компании.
• Расскажите, какую конкретную цель он несет, чего вы хотите достичь, проводя опрос: оценка рабочего климата, выявление проблем или внедрение новых инициатив — дайте четкое представление о целях.
• Укажите, как ответы могут улучшить рабочие условия, увеличить удовлетворенность работой и способствовать развитию карьеры.
• Дайте достаточно времени, но не больше пяти рабочих дней. Если будете давать месяц на опрос, то есть риск, что сотрудники будут откладывать на потом и вообще забудут о нем. За день до истечения срока напомните об опросе в формате kindly remind.

Смотреть детальнее

• Пообещайте, что вы будете делиться общими результатами и последующими действиями после завершения опроса. Это покажет, что ваша цель — улучшение ситуации, а не просто сбор данных.
• В то же время, не вдавайтесь в детали и длинные объяснения, длинные тексты никто не читает.

Анализ результатов

Response rate — это процент лиц, принявших участие в вашем опросе по сравнению с общим количеством приглашенных. Это важная метрика, указывающая на то, насколько эффективно вы смогли привлечь вашу целевую аудиторию к участию. Согласно рекомендациям, RR от 60% можно воспринимать как репрезентативные (такие, которые действительно отражают мнения, настроения и характеристики ваших сотрудников). Подобные результаты можно обобщить на всю компанию.

Анализ результатов должен состоять из трех основных блоков:

• Анализ закрытых вопросов. По каждому вопросу высчитываем или среднее значение, или процент (в зависимости от того, какие варианты ответов вы предоставляли).
• Анализ открытых вопросов. Для удобства восприятия информации я рекомендую кластеризировать их в зависимости от типа проблемы или пожелания. То есть каждому комментарию необходимо присвоить кластер.

Смотреть детальнее

• Анализ персональных вопросов и запросов. Вынесите в отдельный список персональные запросы, которые можно решить быстро. К примеру, «у меня глючит ноут, сложно работать», «я не понимаю, как уйти в отпуск» или «хочу сменить банковские реквизиты для получения зарплаты, не знаю, как это сделать». И, конечно, нужно взять их в работу сразу.

Разработка плана действий и презентация для сотрудников

После анализа данных представьте сотрудникам результаты. Расскажите как о положительных моментах и сильных сторонах, так и о выявленных проблемах. Предупредите, что сейчас вы занимаетесь разработкой плана действий, который поможет улучшить результаты.

Одним из наиболее значимых этапов проведения любого опроса является разработка плана действий на основе полученных данных с целью внедрения улучшений в рабочей среде. Задача HR состоит в том, чтобы подготовить свои выводы и предложения и далее общаться с руководителями, Team Leads и топ-менеджерами для того, чтобы разработать более подробный роадмап. Сообщите сотрудникам о том, какие именно изменения их ожидают, какие решения по проблемам были приняты. Роадмап изменений можно сформировать в обычных таблицах или использовать более визуально приятные инструменты: MindMeister, Notion или Miro.

При внедрении изменений всегда апеллируйте результатами опроса. Вместо «мы обновили соцпакет и со следующего квартала вводим медицинское страхование сотрудников» напишите «согласно результатам опроса eNPS 20% сотрудников указали, что не удовлетворены соцпакетом именно из-за отсутствия медицинского страхования. Поэтому мы провели тендер и начинаем сотрудничество со страховой, со следующего квартала у нас в компании будет внедрено медицинское страхование».

Вместо вывода

В современной бизнес-среде, где обеспечение удовлетворенности и развития сотрудников стратегически значимо, анкетирование сотрудников компании становится важной составляющей HR-стратегии. Правильно организованный и вовремя проведенный опрос — ключевой инструмент в развитии внутренней среды.