Что блокирует ваш найм: 15+ метрик, чтобы это узнать

Смотреть детальнее

Многие компании оценивают эффективность рекрутинга по простой схеме: есть кандидаты и закрытые вакансии — хорошо, нет — плохо. Рекрутеры, в свою очередь, часто воспринимают аналитику как нечто сложное, требующее глубоких знаний Excel и нескончаемых отчетов. Потому и избегают лишних цифр и прогнозирования как такового.

Но без качественных метрик рекрутеру не удастся находить узкие места и масштабировать процессы. Что является успешным рекрутингом: закрытая вакансия, полученные отзывы или скорость найма? Бизнесу нужны четкие ответы, ведь рекрутинг — это не просто поток кандидатов, а стратегическая функция, влияющая на развитие компании и требующая значительных затрат.

Мария Куцевол, Recruitment Team Lead в ITExpert, объясняет, почему без аналитики невозможен эффективный IT-рекрутинг и разбирает:

• Как построить воронку рекрутмента и адаптировать ее к IT-найму;
• На какие еще метрики для отдела подбора персонала следует обращать внимание;
• Как устранять типичные проседания в процессах рекрутинга.

Воронка найма в IT-сфере

Отслеживание метрик в рекрутинге — не просто красивые дашборды, а реальная оптимизация процесса. Каждый этап рекрутинговой воронки скрывает подсказки: почему вакансия не собирает отклики, как улучшить сорсинг и что делать, если кандидаты массово отказываются от офферов.

В компаниях разных типов количество этапов может отличаться, но общепринятыми можно считать следующие этапы воронки рекрутинга:

• Узнаваемость бренда — насколько специалисты готовы у вас работать, исходя из того, что они о вас слышали/знают.
• Привлечение кандидатов — отклики на вакансии на разных источниках, работа с базой кандидатов, поиск специалистов на job-бордах и профильных площадках по поиску работы формата Djinni, а также других профессиональных веб-ресурсах, таких как, например, LinkedIn.
• Отбор — прием, просмотр и фильтрация резюме активных и пассивных кандидатов.
• Оценка — HR или технический пре-скрининг.
• Интервью с IT-кандидатами.
• Проверка оценок и принятие решения о приеме на работу.
• Отправка job-оффера IT-специалисту.
• Найм — можно подумать, что это финальный этап, но пока специалист не пройдет дальше, воронка не закрыта.
• Онбординг специалиста к фактическому выходу на работу.

Смотреть детальнее

Давайте разберем поподробнее.

Отклики на вакансию

Количество аппликантов — это первый индикатор того, насколько ваша вакансия резонирует с рынком. Она также дает ответ на несколько важных вопросов:

• Верно ли вы выбрали платформу для размещения?
• Нужно ли оптимизировать описание и позиционирование?
• Стоит ли активнее сорсить по разным источникам?

Если количество откликов ниже среднего на схожие позиции, стоит протестировать разные подходы: изменить название вакансии, добавить больше деталей или пересмотреть требования. Иногда требуется и стратегическое усиление бренда работодателя. К примеру, по данным Djinni, на вакансию Middle DevOps Engineer в среднем откликается 11 кандидатов.

Ответы кандидатов

В отличие от входящих откликов ответы на рекрутинг-листы обычно более релевантны, ведь это кандидаты, которых вы нашли и проактивно привлекли. Здесь ключевую роль играют качество сорсинга, релевантность вакансии и правильный подход к коммуникации. Да, точечные предложения занимают больше времени, однако качество резюме и конверсия по всем этапам процесса будут выше.

В фокусе должно быть не только количество ответов, но и Response rate:

В зависимости от канала коммуникации, этот показатель может существенно разниться. Например, в LinkedIn RR рекрутеров держится в пределах 20–30%, тогда как в email-рассылках конверсия заметно ниже — по наблюдениям команды ITExpert. Отслеживайте эти нюансы в ATS.

Резюме / HR-скрининги / технические собеседования

На самом деле, вы сами можете определить, что включать в этапы вашей воронки. Главное фиксировать так называемых квалифицированных кандидатов (Qualified Candidates). Это термин из мира маркетинга и продаж, обозначающий релевантных и заинтересованных кандидатов. Обычно речь идет о специалистах, с которыми уже было хотя бы минимальное общение с рекрутером — телефонный звонок или HR-скрининг, однако некоторые рекрутеры считают и полученные CVs, соответствующие требованиям.

Количество квалифицированных кандидатов указывает на то, перемещаются ли айтишники на этап технических интервью и близки ли к офферу. Но учитывайте и конверсию в зависимости от платформы — она покажет, какие источники наиболее ценны для конечного результата.

По такой же логике вы можете учитывать и проведенные собеседования hiring-менеджером. Если менеджер отсекает слишком много резюме из-за несоответствия резюме или по итогам HR-коллов, возможно, требования вакансии нужно переобсудить.

Оффера

Количество выданных офферов — главный KPI рекрутеров. Однако критично и понять, сколько интервью нужно провести, чтобы прийти к результату.

По опыту нашего агентства, необходимо 6–8 интервью для job-оффера для IT-позиций в Украине. Показатель может отличаться в зависимости от задач, возможностей и целей. Если вас не устраивает показатель Interview to Offer Ratio, проанализируйте:

• Достаточно ли качественные кандидаты доходят до собеседования?
• Не слишком ли жесткие требования у hiring-менеджера?
• Хорошо ли презентуется вакансия кандидатам?

В IT разница между количеством кандидатов, принявших оффер и вышедших на работу, и количеством кандидатов, просто получивших job-оффер, может быть значительной. Если вы сделали 10 офферов в течение года и 7 кандидатов их приняли, показатель принятия офферов будет равен 70%. Чем этот показатель выше, тем лучше. При этом из-за высокой конкуренции за таланты в IT-сфере этот показатель часто держится на уровне 60–65%.

Поэтому в арсенале рекрутера на постоянной основе должен присутствовать Offer Acceptance Rate (конверсия из отправленных офферов в принятые). Следует проводить расчет ее в разрезе позиций, отделов и грейдов.

Важно! Некоторые рекрутеры сначала спрашивают о впечатлениях кандидата и только тогда отправляют или приостанавливают оформление оффера. Это в корне неправильное решение. Такой подход напрямую влияет на OAR, поэтому вы можете не увидеть значительные проблемы в вашей воронке. Ваша цель — объективные данные, не просто приятные числа.

Испытательный срок

Внезапно работа рекрутера не завершается на оффере. Отслеживайте и успешность найма — пройденный испытательный срок. Иногда следует быстро найти замену специалисту.

Обычно показатель «отпадания» кандидатов на этом этапе невысокий — до 6–8%. Однако он может увеличиваться для позиций, на которые ищут новичков — они склонны к текучести во время адаптации. Так что даже Recruitment Success Rate редко составляет 100%, хоть и приближается к этому значению.

Как выглядит воронка в ITExpert? Как агентство мы подробно рассматриваем происходящие этапы на нашей стороне. Выделяем следующие показатели:

1. Предложено вакансий.
2. Ответы.
3. Положительные ответы.
4. Получено резюме.
5. Отправлено резюме клиенту.
6. Интервью.
7. Предложено офферов.
8. Принято офферов и пройдено испытательных сроков.

Пример одного из отчетов по рекрутинг эффективности в ITExpert:

Смотреть детальнее

Однако в продуктовых компаниях можно сократить воронку до нужных этапов для вас:

1. Предложено вакансий.
2. Проведено HR-звонков.
3. Проведено финальных собеседований.
4. Выдано офферов.
5. Принято офферов.
6. Пройдено испытательных сроков.

На каждом этапе выделяем количественные показатели (количество кандидатов) и просчитываем конверсию (какой % людей прошел каждый этап). Анализируем отклики исходя из того, на каком ресурсе они были и замеряем результаты на каждой площадке. Это помогает просчитать эффективность и окупаемость каждого ресурса.

А еще нанимая в разных странах, рекрутинговую воронку тоже составляем отдельно. Например, конверсия в ответы может сильно отличаться в Украине, Румынии и Латинской Америке.

Метрики качества найма

Воронка — основа операционной деятельности. Однако для data driven решений в рекрутинге и стратегировании следует учитывать больше показателей. Например, можно сосредоточиться на том, какие каналы приводят больше целевых кандидатов. Такая метрика важна для крупных IT-компаний с большой рекрутмент-командой, где каждый инструмент оценивается отдельно. Или можно сконцентрироваться на причинах отказов, если рекрутеры систематически не могут выполнить план, однако формально все делают верно.

Собрала основные метрики и рекрутинг KPI для вас.

Время найма

Есть несколько метрик, чтобы анализировать тайминг рекрутинга. Первая — Time to Hire. Это время, необходимое для найма конкретного кандидата. Согласно Workable, чтобы успешно нанять кандидата на IT и Engineering позиции, требуется 27–29 дней. Однако Украина задает тренд на быстрый найм в IT, поэтому итоговое количество должно быть наименьшим.

Чтобы проанализировать общее время на найм, используйте Time to Fill. Если вам нужно множество недель и месяцев для того, чтобы закрыть вакансию, что-то не так работает в вашей воронке рекрутинга. Эта метрика показывает скорость ваших рекрутеров и hiring-менеджеров.

Если есть возможность, стоит замерить Time to Fill по должностям или отделам — это поможет оптимизировать найм и планировать работу с новыми вакансиями.

В чем разница между Time to Hire и Time to Fill? Первый показатель концентрируется на времени, за которое удалось нанять конкретного кандидата, тогда как второй анализирует суммарное количество дней, потраченное на поиск.

К примеру, если компания ищет C-level специалиста, закрытие позиции может занять несколько месяцев. Однако сам процесс коммуникации с каждым кандидатом должен быть быстрым, поэтому Time to Hire следует держать в пределах 30 дней, даже если общий Time to Fill составляет полгода.

Чтобы нырнуть глубже в анализ задержек, просчитайте Process Step time. Эта метрика покажет, сколько времени нужно для перехода кандидата с одного этапа на другой. Сорсер не может предоставить первое резюме на рассмотрение уже 15 дней? Собеседования назначаются дольше недели? Кандидаты слишком долго ждут финального решения об оффере? Принимайте все эти факторы во внимание.

Источники

Выделяют две основные метрики анализа источников — Source of CVs и Source of Hire. Первая помогает определить, какая платформа предоставляет вам наибольшее количество релевантных кандидатов, вторая же концентрируется на конечных наймах. Понимая это, вы сможете принять обоснованное решение о том, куда распределить свои затраты и усилия.

Зачем анализировать SoH?

1. Оптимизация бюджетов. Если определенный канал стабильно дает качественных кандидатов, есть смысл увеличить расходы. Если же эффективность низкая — сократить или исключить.
2. Улучшение сорсинг-стратегии. Например, если Java Developer’ы больше откликаются в LinkedIn, возможно, не стоит публиковать вакансию на других платформах.
3. Ускорение рекрутинга. Вы не будете тратить время на платформы, не показывающие результаты и сосредоточитесь на том, что ценно для вашего процесса.

Какие каналы стоит отслеживать:

• Job boards (Djinni, DOU, LinkedIn Jobs);
• Реферальные программы (рекомендации от сотрудников);
• Прямой сорсинг (активный поиск через LinkedIn, GitHub, Kaggle и так далее);
• Соцсети и таргетированная реклама;
• Внутренний кадровый резерв (специалисты, уже работающие в компании, но способные перейти на другую роль).

Пример расчета. Если из 100 нанятых кандидатов в год:

40% пришли через LinkedIn,
25% — через реферальную программу,
20% — через job boards,
15% — благодаря прямому сорсингу.

То можно сделать вывод, что LinkedIn и рефералки являются самыми эффективными каналами, а вот job boards могут потребовать корректировки стратегии размещения вакансий.

Стоимость найма

Измеряя Cost per Hire вы получаете ориентир для снижения издержек на подбор персонала. Может случиться так, что отказ от одного канала сэкономит вам средства, которые вы можете реинвестировать: в новые job boards, реферальную программу или HR-маркетинг.

Society of Human Resource Management SHRM и American National Standards Institute ANSI создали стандартную формулу для расчета расходов по найму персонала (CPH):

В формуле:

• Internal costs (Общие внутренние расходы) = зарплата рекрутера + платные инструменты (например, ATS etc.), стоимость рабочего времени Tech-специалистов, участвующих в интервью.
• External costs (Общие внешние расходы) = платные job postings + реклама + бонусы за внешние рекомендации.

Причины отказов

Не очень популярный подход, но очень действенный! В ITExpert мы еженедельно просматриваем статистику Rejection reasons в процентном значении, что позволяет вовремя выявить стратегические проблемы с вакансией и оперативно их исправить. Мы даже интегрировали подсчет в нашу внутреннюю ATS, чтобы упростить анализ.

Зачем следить за причинами отказов?

1. Анализ соответствия вакансии рынку. Если большинство кандидатов отказываются из-за низкой зарплаты, возможно, стоит пересмотреть бюджет, конкурентность предложения или изменить требования.
2. Оптимизация коммуникации. Если кандидаты игнорируют вакансию или не хотят продолжать коммуникацию, причина может быть в описании проекта, в процессе интервью или в длительном ответе от клиента.
3. Снижение потерь времени. Чем раньше вы узнаете, что определенный фактор отпугивает кандидатов, тем быстрее вы сможете адаптировать стратегию и повысить конверсию в найм.

Кейс. Мы работали над поиском Senior DevOps Engineer для крупной украинской компании. Вакансия оставалась открытой более пяти недель, а конверсия по откликам в назначенные интервью составляла всего 3%.

Анализ причин отказов показал, что в 60% случаях отсутствовал мэтч по зарплатному диапазону. Посредством внутренней статистики и переговоров с клиентом нам удалось поднять его до рыночного уровня. Как результат, удалось привлечь еще 10 кандидатов в кратчайшие сроки, а вакансию успешно закрыли уже через две недели после обновления.

Опыт кандидата

Иногда типичных метрик недостаточно и они выглядят слишком сухими без фидбека от самих специалистов. Как показывает практика, лучший способ измерить качество опыта кандидатов — cNPS (Candidate Net Promoter Score). Это работает аналогично eNPS. Кандидатов, прошедших процесс найма (независимо от результата), просят оценить опыт по шкале от 0 до 10, отвечая на вопрос:

«Какова вероятность, что вы рекомендуете эту компанию знакомым айтишникам?»

Далее оценки делятся на три группы:

• Промоутеры (поставили оценку в 9–10) — кандидаты, довольные процессом и готовые рекомендовать компанию.
• Нейтралы (7–8) — довольны, но не слишком впечатлены, чтобы активно рекомендовать.
• Детракторы (0–6) — негативно оценивают опыт и могут даже оставить плохой отзыв.

Если cNPS в отрицательном значении — это тревожный звонок: процесс рекрутинга нужно пересматривать. Предложите кандидатам объяснить выбор оценки и проанализируйте их комментарии.

Выполнение плана

Recruitment Performance Index помогает оценить не только количество закрытых вакансий, но и общую эффективность рекрутера или команды.

Считается, что достижение плана на 90+% — приемлемый уровень. Если же план перевыполняется на 10–15%, вы работаете с топ-перформером.

А вот что делать, если рекрутер из вашей команды недотягивает — это вопрос. Представьте двух тиммейтов:

• Один закрыл пять вакансий за месяц — но все они были Junior-уровня, где откликов было достаточно.
• Другой закрыл только две вакансии — но это были специалисты Senior на специфические роли с долгим циклом принятия решений.

Кто работал более эффективно? Ответ не всегда очевиден, ведь выполнение плана зависит от многих факторов:

• Сложность вакансий (high-demand ли это позиции, которых на рынке мало).
• Время на закрытие (если найм затягивается, это влияет на общий результат команды).
• Конверсия на всех этапах (сколько кандидатов дошли до оффера, а сколько отказались и по каким причинам).
• Бренд работодателя (насколько привлекательным бизнес кажется как место работы, не было ли негативных репутационных кейсов в период активного найма).

Если ваши показатели ниже ожидаемых, важно не просто зафиксировать отставание, а разобраться, где тормозится процесс и как его оптимизировать.

Смотреть детальнее

Пример рекрутинг-дашборда

Устраняем типичные проблемы в IT-рекрутменте

При определении нормы конверсии следует отследить, где показатели значительно проседают, и выявить bottleneck. Это этап найма, на котором есть проблема, буквально «бутылочное горлышко» в переводе. Оно отрицательно сказывается на общем результате, поэтому важно подумать, как устранить трудности, пересмотреть процессы или адаптироваться к новым условиям.

Например:

Конечно, одной универсальной метрики не существует — есть только те, которые помогут решить конкретную проблему в процессе найма. Однако не нужно сразу отслеживать все. Достаточно начать с базовых показателей: конверсии в воронке, времени найма и источников кандидатов.

Главное — перестать бояться цифр и сделать первый шаг. Данные сами подскажут вам следующие.