Тренд на one-to-one в IT: чи потрібно керівнику, HR-менеджеру та підлеглому щотижня зустрічатися тет-а-тет?

Дивитись детальніше

Співробітники, які регулярно комунікують зі своїми керівниками наодинці, втричі краще залучені в роботу, — свідчить дослідження Gallup. Регулярні індивідуальні зустрічі дозволяють керівникам відстежувати продуктивність та настрій IT-команди, а також підтримувати високий рівень мотивації.

Розповіли, для чого потрібні one to one зустрічі з менеджером чи ейчаром та як використовувати інструмент максимально ефективно:

1. Навіщо проводити one-to-one зустрічі в ІТ
2. Що буде, якщо не проводити регулярні one-to-one
3. Поради, як ефективно провести індивідуальну зустріч
4. Приклади запитань для різних цілей
5. Що ще потрібно врахувати
6. Книги, які допоможуть в проведенні one-to-one мітингів

Навіщо проводити one-to-one з IT-фахівцями

One-to-one — регулярні розмови між HR-менеджером/тимлідом і співробітником, які допомагають обом сторонам краще пізнати один одного, а також зміцнити довіру. 

Згідно з дослідженням Harvard Business Review, у компаніях, де менеджери проводять хоча б годину на три тижні з кожним зі своїх співробітників, члени команд схильні відчувати відчуженість на роботі на 67% менше, ніж працівники компаній, де індивідуальні зустрічі з персоналом проводять удвічі рідше чи не проводять взагалі. А за даними Google Project Oxygen, менеджери, які щотижня зустрічаються віч-на-віч зі своїми співробітниками, мають кращі результати, ніж ті, хто таких розмов не проводить.

Розберімо, чим корисні one-to-one мітинги.

Підвищується продуктивність співробітників

Регулярні індивідуальні зустрічі допомагають розробити концепцію роботи та змістити фокус на дії, які принесуть бізнесу найбільшу віддачу. Це допоможе команді синхронізуватися та досягати найкращих результатів, підвищить продуктивність усієї компанії та якість роботи окремих IT-фахівців.

Встановлюються позитивні робочі стосунки та підвищується рівень залученості працівників

Комунікація — основа будь-яких здорових стосунків, зокрема між співробітником та керівником. Щоб співробітники почувалися залученими, почніть з планування регулярних мітингів.

Вдається заздалегідь виявляти та проактивно розвʼязувати проблеми

Під час 1 to 1 зустрічі можна виявити проблему на ранній стадії. Наприклад, вчасно помітити напругу в команді, викликану відходом одного зі співробітників, який довгий час працював у компанії та менеджерив процеси. Так ви зможете оперативно вжити заходів, щоб ця напруга не вилилася в щось більше.

Формується середовище для обміну думками

Індивідуальні зустрічі — ефективний спосіб дізнатися думку співробітника про компанію, команду та стиль управління керівництва, і надалі правильно спрямувати цей фідбек.

Кім Скотт, екскерівник YouTube, Google та Apple у своїй книзі 

Radical Candor: How to Get What You Want by Saying What You Mean 

стверджує, що найважливіше, що менеджери можуть зробити 

для формування довіри всередині компанії, — 

це регулярно зустрічатися з кожним зі своїх підлеглих.

Що буде, якщо не проводити регулярні індивідуальні мітинги

Раптово: це — лише частина з можливих проблем.

☹️ Знизиться рівень довіри та послабне звʼязок між менеджером та підлеглим.

☹️ Люди, яким складно обговорювати питання грошей, розвитку та мотивації, замовчуватимуть свої проблеми до того моменту, коли виправити щось буде вже неможливо 👉🏻 Менеджер втратить цінне джерело інформації про стан проєкту, команди чи окремих її членів.

☹️ Перфомансом та розвитком співробітника стане складніше керувати.

☹️ Спілкування менеджера та співробітника зведеться до обговорення операційних робочих питань 👉🏻 Як наслідок, зменшиться кількість фідбеку в обидві сторони, складніше буде покращувати процеси стратегічно.

☹️ Менеджер може мимоволі приділяти більше часу та уваги окремим учасникам команди 👉🏻 Наявність «улюбленців» негативно вплине на мотивацію ІТ-команди загалом.

Як ефективно провести one-to-one: базові універсальні поради 

Зустрічі 1to1 зі співробітниками — як вулиця з двостороннім рухом. Це не прерогатива менеджерів чи ейчарів, навіть попри те, що більшість 1:1 ініціюють саме вони. Роль керівника в one-to-one мітингах полягає в тому, щоб сприяти розмові та слухати. 

Американський підприємець та інвестор Бен Горовіц навіть вивів золоте правило успішних зустрічей «90:10». Згідно з ним, менеджери мають слухати 90% часу, а говорити — лише 10%. Якщо ж ви знаєте про свою схильність багато говорити, дотримуйтесь поділу часу 15/15 або 10/10/10 хвилин. У першому випадку спочатку каже підлеглий, потім керівник. У другому — аналогічно, а інша третина зустрічі відводиться на обговорення майбутнього.

Ось інші поради, як провести ефективну індивідуальну зустріч з IT-фахівцем:

1. Проводьте 1-to-1 зустрічі регулярно, за графіком (наприклад, щотижня, у конкретний день та час). Намагайтеся дотримуватися звичного графіку та перетворіть індивідуальні зустрічі на корисну звичку. Немає нічого гіршого для співробітника, ніж раптове запрошення у календарі від керівника в рандомний день та час із заголовком «Треба терміново поговорити». 

2. Плануйте зустріч 1 на 1 заздалегідь — наприклад, після завершення випробувального терміну (впливає на кінцеву ефективність IT-рекрутингу), фіналізації проєкту для підбиття підсумків або щоб узгодити карʼєрний розвиток співробітника. Проте дійте гнучко: якщо помітили ознаки конфліктів, спад продуктивності або пригнічений стан учасників команди, запропонуйте зустрітися поза планом. Дотримуйтеся оптимальної тривалості зустрічі — 30–60 хвилин. Довше проводити мітинг немає сенсу, адже обом сторонам буде важко тримати фокус.

3. Завжди запитуйте, чи зручно працівнику зустрітися саме в цей день і час. Керівник може не знати про особисті проблеми чи важливі робочі зустрічі співробітника. Також попросіть фахівця підготуватися до зустрічі: занотувати та поділитися питаннями, які він хотів би обговорити особисто.

4. Якщо проводите one-to-one не вперше, пригадайте історію попередніх зустрічей: про що розмовляли та що запланували, а також яких KPI підлеглому вдалося досягнути після попередньої зустрічі. Ще краще — підготувати особисту картку для кожного співробітника, де зберігатимуться мотиваційні фактори, історія домовленостей, важливі факти, перелік досягнень та факапів, історія зустрічей.

5. Надавайте підтримку під час зустрічі, якщо це необхідно. Менеджер не лише ставить таски, а й підтримує команду та окремих її членів. Найпростіший спосіб зʼясувати, де потрібна допомога, — вислухати, спільно визначити «болі» й подумати, як із цим працювати далі.

Наостанок, домовтеся про подальші кроки. Згідно зі статистикою, 60% компаній не встановлюють етапи зростання та цілі для нових співробітників. Не будьте, як вони: донесіть, які конкретні дії ви очікуєте. Так зустрічі не перетворяться на майданчик для обговорення останніх новин із життя компанії та веселу, але беззмістовну балаканину.

Після зустрічі надішліть співробітнику follow-up із коротким змістом зустрічі та вашими домовленостями.

Приклади запитань для one-to-one зустрічей в IT

Щоб «розкрити» співробітника та дізнатися його фідбек щодо того, що його цікавить, хвилює й мотивує, керівник повинен активно слухати й ставити відповідні запитання. Зібрали приклади таких запитань для бесіди зі співробітником.

Запитання для початку розмови

Tip: Зазвичай на перші запитання співробітники відповідають поверхово чи дають соціально бажану відповідь. Продовжуйте уточнювати, доки не докопаєтесь до суті. Наприклад, якщо людина каже «У мене все супер», запитайте: «А як ти зрозумів/-ла, що все супер? Чи міг/могла б ти розповісти детальніше про те, що саме супер? Як ти це оцінюєш?»

Дивитись детальніше

Запитання для обговорення можливостей розвитку

За даними опитування Korn Ferry, кожен третій фахівець, який перебуває в пошуку роботи, основною причиною звільнення називає відсутність цікавих завдань. А за даними SHRM, 41% співробітників безпосередньо повʼязують свою зацікавленість у роботі з можливостями професійного розвитку.

Дивитись детальніше

Запитання для обговорення можливостей покращення менеджменту 

Англійський соціолог, вчений, автор бестселерів, консультант і бізнес-тренер Маркус Бакінгем у своїй книзі First, Break All the Rules: What the World’s Greatest Do Differently стверджує: People leave managers, not companies. Згідно з опитуванням Gallup, 75% працівників, які за власним рішенням йдуть із компанії, роблять це через своїх керівників. Відповідно, отримання відгуків від членів вашої команди про стиль лідерства та можливості покращення управління — важлива частина рутини.

Дивитись детальніше

Запитання для обговорення стосунків у команді

Взаємостосунки та робота в команді безпосередньо впливають на продуктивність і почуття задоволеності. Згідно з опитуваннями, 85% фахівців стикаються з конфліктами на робочому місці. Заглиблення в питання конфліктів у команді, «нейтралізація» токсичних співробітників і формування команд так, щоб усім було комфортно працювати разом, — так ви покращуєте продуктивність співробітників, демонструєте свою залученість і не залишаєте фахівців віч-на-віч із проблемами.

Дивитись детальніше

Запитання для обговорення задоволеності роботою і work-life balance

Згідно з дослідженням Global Talent Trends-2022, пріоритетами для співробітників стали зокрема гнучкість і work-life balance. Люди хочуть працювати в компаніях, які цінують їхній час і добробут.

Дивитись детальніше

Окей, Google: мітинг провели, follow-up зустрічі надіслали, — що ще я можу зробити як менеджер?

Важливо ретельно збирати «інформацію з передової»:

• просити фахівця оцінити свою роботу за системою грейдування, збирати свої досягнення та результати роботи;

• проводити анонімні HR-опитування для формування «повної картини» про стан та задоволеність фахівців;

• запрошувати зворотний звʼязок від інших учасників команди: backend- і frontend-розробників, QA-інженерів, тимлідів тощо;

• кожен квартал проводити зустрічі з менеджментом та збирати інформацію щодо soft skills співробітника: про рівень його залученості в продукт/проєкт, самостійність тощо.

Донесіть зібрані дані до людини, обговоріть результати й побудуйте разом зі співробітником персональний план розвитку (PDP). За потреби коригуйте план і надавайте рекомендації. Так айтівці ефективно аналізуватимуть досвід, впливатимуть на свій розвиток та відчуватимуть свою відповідальність за власне зростання.

Бонус: топ книг, що допоможуть в проведенні one-to-one мітингів

1. Radical Candor: How to Get What You Want by Saying What You Mean Book, Kim Scott. Автор — колишній топменеджер Google, Apple та YouTube, бізнес-консультант Dropbox, Twitter.

2. Мистецтво говорити. Таємниці ефективного спілкування, Джеймс Борг. Автор — психолог і бізнес-консультант з питань міжособистісного спілкування, менеджменту та розвитку бізнесу, чиї книги перекладені більш ніж 35 мовами.

3. Стратегії і тактики спілкування, Патрик Кінг. Автор — фахівець із соціальної взаємодії та коуч спілкування, один з авторів, що найкраще продаються на Amazon.

Індивідуальні зустрічі — своєрідний рентген-апарат для керівника. Це дієвий спосіб дізнатися, що відбувається в команді, що думає та відчуває кожний співробітник, що можна покращити. Зустрічі 1:1 дозволяють отримувати швидкий фідбек і здійснювати оперативне двостороннє коригування, щоб розвиток керівника й співробітників відбувався синхронно.