Як поставити SMART цілі для рекрутинг-команди: поради експертів

Дивитись детальніше

Постановка цілей у рекрутингу — завдання, яке потребує гімнастичної спритності. І, як і у гімнастиці, виходить не в усіх. Складність у тому, щоб:

1/ спрогнозувати потреби компанії при динамічних змінах,

2/ досягти мети, попри нові обмеження ринку та челенджі, з якими стикнеться команда рекрутингу.

«То що ж тепер, зовсім не планувати?» — деякі не можуть впровадити систему смарт у менеджменті та найманні, а тому відмовляються від цієї ідеї. Інші — вже давно навчилися постановки SMART цілей і успішно застосовують цей метод на практиці.

Ми розпитали експертів рекрутингу про те, як вони працюють зі SMART цілями: приклади завдань, які метрики слід відстежувати як ціль, а також як правильно прокомунікувати її команді. Досвід фахівців ITExpert, Uklon, Petcube, BAKOTECH і VoIPTime — далі в статті.

Що таке постановка цілей за SMART-методом?

Розберімо, що таке смарт-мета. Так називають підхід, за яким завдання встановлюються з урахуванням необхідних обмежень. SMART-метод допомагає сформулювати цілі таким чином, щоб вони були конкретними, пов’язаними з потребами вашого бізнесу та враховували поточну ситуацію на ринку. Крім того, цей принцип допомагає виставити передбачувані та досяжні цілі протягом певного часу. Всі ці характеристики є обов’язковими складовими для успішного планування.

Як виставити ціль за системою смарт? Ось приклади запитань, які вам у цьому допоможуть:

• Конкретність (specificity): що означає ціль, як її досягти, хто буде за це відповідальним?
• Вимірність (measurability): як оцінити, чи досягнуто мети, які метрики нам у цьому допоможуть?
• Досяжність (achievability): чи може команда досягти цієї мети з доступними ресурсами, що може вплинути на це, що ми можемо зробити, щоб зробити цю мету більш реалістичною?
• Значущість (relevance): чи допомагає ціль досягти більш масштабних показників компанії, чи актуальна і пріоритетна вона для нашого бізнесу зараз?
• Наявність дедлайну (time-bound): чи є часові обмеження, протягом яких потрібно виконати план?

Постановка цілей за системою СМАРТ для рекрутерів: must-have або притягнутий за вуха тренд

Команди рекрутингу збирають безліч даних про компанію та ринок. Вони допомагають приймати виважені рішення та ставити цілі за SMART методом. Саме так кожен рекрутер може бути партнером бізнесу. Це не просто модний чи тимчасовий тренд, це необхідність.

Постановка завдань по смарт — правильні приклади:

✅ Зазвичай, щоб ухвалити рішення про офер, нам потрібно шість кандидатів. Ми подивимося ще 3–4 резюме та визначимося з фіналістом.

✅ Нам потрібно закрити цю позицію протягом 25 робочих днів (середній time-to-hire — 30).

✅ Ми хотіли б покращити враження кандидатів після співбесід. Нам потрібно провести ресерч, опитати фахівців та заредизайнити процес до наступного кварталу.

Як не можна планувати та оцінювати результати:

❌ Потрібно знайти кандидатів ASAP, позиція горить!

❌ Розгляньмо більше фахівців на інтерв’ю.

❌ Рекрутери показують не надто сильні результати.

Встановлення та відстеження цілей підвищує продуктивність найму та скорочує cost-per-hire. А ще приносить користь усім учасникам найму:

• На рівні компанії: допомагає задати цілі рекрутингу на квартал, пів року та рік, спланувати вихід кандидатів та виділити ресурси на організацію онбордингу (від доступності менеджера до закупівлі техніки та пошуку робочого місця в офісі), врахувати сезонність рекрутингу та плинність кадрів — від чого залежать ключові бізнес-показники.

• На рівні команди рекрутерів: ставити досяжні цілі для команди, контролювати якість наймання та оптимально використовувати бюджет на інструменти та платформи рекрутингу.

• На рівні рекрутера чи сорсера: мотивувати кожного фахівця та прозоро транслювати очікування через SMART постановку цілей. Прикладами на індивідуальному рівні будуть KPI, які часто існують в аутсорсингових та продуктових компаніях: організувати X виходів кандидатів, закрити Y позицій або показати Z резюме на вакансію тощо.

Як зазвичай формують цілі для рекрутингу: найчастіше їх подають командно та індивідуально (хоч і підкреслюють зв’язок з загальною метою департаменту чи компанії). Розпитали експертів, рекрутери — індивідуали VS командні гравці?

Петро Кулик

HR Generalist у VoIPTime

«На мою думку, рекрутери — це індивідуалісти, які працюють в команді. Часто вакансії “прив’язані” до конкретних спеціалістів, але важливо усвідомлювати, що це все-таки колектив, який спільно працює над однією метою. Досягнення цієї мети набагато простіше завдяки спільним зусиллям команди».

Веліна Вайткунайте

Recruitment Specialist у Petcube

«Це запитання я можу прокоментувати із досвіду роботи саме у продуктовій компанії. Як на мене, рекрутери — тільки командні гравці.

Вміння команди комунікувати, доносити свої основні цілі та плани по найму нових талантів — цінне та важливе. Робота в команді дає цілісну картину про те, які позиції можуть бути відкриті в майбутньому, про персональні особливості хайрінг менеджерів, про культуру в компанії загалом. І, звичайно, це про розуміння, яка людина ідеально пасуватиме в цю команду, а яка — ні».

Антон Ванін

Head of Recruitment у BAKOTECH

«Мій досвід у керуванні командами свідчить, що вирішальним є початкове розуміння потреб бізнесу, яке вимагає первинного аналізу та вивчення, щоб побудувати оптимальний профіль рекрутера.

Рекрутери-індивідуали — це супер-герої, які здатні надати допомогу у критичний момент, коли потрібне нове бачення або загальна ринкова експертиза.

Однак все сильно змінюється у сфері нестандартних ІТ-проєктів, коли продукт складний та незрозумілий, використовує новітні технології, а ролі в команді нестандартні. Саме тут на перший план виходять командні гравці. Вони мають розуміння, куди ми рухаємося і чого хочемо в майбутньому, будують нелінійний процес пошуку та демонструють вибухову ефективність.

Замість вибору між індивідуальними та командними рекрутерами, краще звернути увагу на метчинг виконавців із тими завданнями та цілями, яких вимагає бізнес. Такий підхід є оптимальним, адже дає максимальну продуктивність і задоволеність від рекрутменту».

SMART-метод у рекрутингу

Як кожна частинка SMART реалізується у рекрутингу? Як рекрутеру ставити цілі за смартом? Ділимося прикладами та порадами від практиків сфери.

Specific — конкретність

Не можна досягти мети без певності у постановці завдань за смартом. Приклади таких завдань — покращити, оптимізувати, налагодити — не мають деталізації. Співробітник може бачити мету інакше або зовсім не розуміти, що мають на увазі і як це виконати. Обираючи ціль, прописуйте, що ви хочете отримати в результаті і які кроки для цього потрібні.

📌 Більше прикладів:

• Провести редизайн процесу пошуку IT фахівців — зробити його швидшим та зручнішим для кандидатів (за результатами глибинних інтерв’ю).
• Впровадити систему преонбордингу.
• Розробити список запитань для перевірки cultural fit та рекомендації щодо аналізу відповідей для hiring-менеджерів.

Measurable — вимірність

Щоб відстежувати прогрес, визначте, що ви хочете отримати в результаті (який маркер виконання). Найчастіше для цього вибирають кількісні показники: надіслані листи, отримані резюме, прийняті офери, швидкість закриття вакансії тощо. Рідше обирають цілі в якості наймання, ефективності каналів сорсингу чи задоволеності hiring-менеджера.

Що ще є маркером ефективності наймання? Так Веліна Вайткунайте ділиться: «особисто для мене як рекрутерки цінне те, що кандидати відгукуються на мої листи і, в майбутньому, стають членами нашої команди. Це ще одне підтвердження того, що бренд роботодавця та особистий бренд рекрутера відіграють важливу роль під час наймання». Рекрутинг на платних ресурсах буває збитковою історією, тому увага до залучення кандидатів через бренд роботодавця зростає.

📌 Більше прикладів:

• Прискорити подачу резюме менеджеру, який наймає, — перше CV рекрутер повинен надавати максимум за 7–8 робочих днів після старту роботи над відкритою позицією.
• Підвищити конверсію з кількості відгуків на вакансії у співбесіди на 15%.
• Покращити проходження випробувального терміну до 80% (з урахуванням зовнішніх та внутрішніх причин плинності).

Achievable — аналіз ресурсів та можливостей

Наступний етап у постановці SMART цілей та завдань — перевірка на досяжність. Оцініть доступні ресурси: інструменти, платформи, бюджет на розміщення та просування, чи достатньо інформації у брифі вакансії. Врахуйте завантаження команди (у тому числі інтерв’юерів) і сезонність — іноді відпустка хайрінг-менеджера може стати перешкодою для вчасного закриття вакансії.

📌 Більше прикладів:

• Скоротити cost-per-hire на 20% — перерозподілити бюджет із зовнішніх майданчиків на залучення кандидатів на кар’єрному сайті компанії.
• Збільшити кількість закритих вакансій до двох оферів на рекрутера.
• Скласти список безплатних ресурсів для наймання IT-фахівців в Україні. Розробити сторінку у внутрішній мануал щодо їх використання.

Іноді для оцінки недостатньо внутрішніх даних. Прогнозування в рекрутингу — справді складне завдання. Якщо ви не впевнені щодо виставлених цілей, візьміть консультацію з IT-рекрутингу у експертів.

Relevant — актуальність для бізнесу

Цілі по SMART у бізнесі мають бути узгодженими між собою. Якщо рекрутинг-департамент регулярно генерує новачків, а HR-відділ не має ресурсів на онбординг, тому що вони зайняті L&D-ініціативами, — це не ок. Визначте ключові потреби та пріоритети компанії, а вже потім переходьте до встановлення цілей для вашої команди.

Друга складність цього етапу — динамічні зміни на ринку. Планувати у BANI-світі* важко: інколи компанії планують активне зростання на рік, але скорочують співробітників уже наступного кварталу. Враховуйте тренди ринку та залишайте гнучкість у планах.

*BANI-світ — концепція крихкого та тривожного світу, де навіть найнадійніші плани руйнуються, а бізнеси стикаються з непередбачуваними загрозами. Її запропонував Джамайс Кашіо, американський футурист, для опису нової дійсності з початком пандемії.

📌 Більше прикладів:

• Розробити hiring plan на 2025 рік з урахуванням сезонності минулих років.
• Збільшити OAR (offer acceptance rate) до 85%.
• Провести навчання з екологічної комунікації з ветеранами для менеджерів, які наймають, та рекрутерів.

Time-bound — встановлення точних термінів

Конкретний дедлайн допомагає визначити хід роботи, оцінити результати та тримати команду в тонусі. Якщо терміни занадто розтягнуті (або їх забули встановити), рекрутери можуть розфокусуватися.

📌 Більше прикладів:

• Впровадити KPI для команди рекрутерів протягом кварталу.
• Розробити сорсинг-стратегію щодо DevSecOps Engineer позиції до середи.
• Скоротити time-to-fiil до 20 днів (за середніми даними за поточний рік).

На який же період потрібно ставити цілі у рекрутингу? Розповідає лідерка команди рекрутингу в Uklon.

Варвара Анікієнко

Recruitment Lead в Uklon

«Від board-мемберів ми отримуємо верхньорівнево OKR компанії на рік. Далі Head of Recruitment формує загальні командні метрики та таргети, а також прописує ключові стратегічні та точкові задачі.

Наша команда завжди орієнтується на презентовані нам таргети, що формуються на основі ринкових даних та наших попередніх результатах. Ми завжди ставимо амбітні плани та цілі, тому стараємось перевершити свої попередні досягнення. 

Персональні цілі формуються та регулюються PDP планом, які тіммейти складають разом зі своїм лідом.

Підсумую, в Uklon ми досягаємо поставлених цілей, ґрунтуючись на річному та квартальному плануванні. Проте завжди пам’ятаємо, що наше професійне середовище є дуже динамічним, отже залишаємося гнучкими та готовими до різких змін».

Відповідаємо на tricky запитання з експертами: чи можна ставити цілі у пройдених випробувальних термінах для відділу рекрутингу?

Частіше за все KPI і цілі рекрутерів формулюються як офера чи виходи кандидатів на роботу, рідше метою стає проходження випробувального терміну. Від останнього рішення виникають суперечки та конфлікти. Річ у тім, що рекрутери не завжди можуть вплинути на успішність ВТ, однак менеджери хочуть бачити кінцевий результат — найнятого співробітника.

Чи варто ставити таку мету для рекрутингу у вашій компанії? Відповідаємо на суперечливе питання зі спікерами статті.

Марія Куцевол

Recruitment Team Lead в ITExpert

«Відповідаючи на запитання дуже коротко: можна, але не завжди. Зазвичай рішення про те, на чому зав’язуються KPI рекрутера залежить від типу бізнесу та розміру компанії.

Якщо рекрутинг-відділ має деякі HR-функції (таке трапляється), відповідає за успішність онбордингу та може впливати на те, наскільки якісно він організований, — ставити таку ціль окей. Однак, якщо “повноваження” рекрутера завершуються на етапі прийняття оферу, то ставити ціль у пройдених випробувальних термінах недоцільно (навіть якщо й зручно для бізнесу). Частіше для рекрутера ставлять мету у прийнятих оферах або підтверджених виходах на роботу.

Тим не менш, зазвичай IT-рекрутингові агенції розширюють це правило. Зовнішня команда не може контролювати якість адаптації, але агенції часто надають додаткові гарантії — наприклад, разову “заміну” кандидата, якщо він не проходить випробувальний термін. До прикладу, наші рекрутери підтримують зв’язок з кандидатами та тримають руку на пульсі під час ВТ, щоб підсапортити онбординг і допомогти у разі необхідності обом сторонам наймання.

Роздумуючи над впровадженням такої цілі потрібно розуміти, що відповідальність за вибір кандидата лежить не лише на рекрутеру, але й на hiring-менеджері та технічних фахівцях, які беруть участь у відборі. Рекрутер допомагає перевіряти навички, рекомендує фіналістів та наводить аргументи, щоб прийняти рішення було легше — але не приймає кінцеве рішення самостійно. Рекрутинг — командна робота і командна відповідальність».

Петро Кулик

HR Generalist у VoIPTime

«Я вважаю, що вести та відстежувати таку метрику потрібно обов’язково. Але використовувати її як ціль для рекрутингу-відділу — недоречно. Пройдений випробувальний період — це складне питання, до якого долучаються HR, керівництво та інші фахівці».

Варвара Анікієнко

Recruitment Lead в Uklon

«Варто розуміти, що головна ціль рекрутера — це не закрити вакансію, а покрити потребу бізнесу в необхідній експертизі. Якщо говорити про нашу команду, то ми завжди рахуємо метрику “Recruitment Success” (% тіммейтів, які пройшли період адаптації), оскільки вважаємо, що досягли результату, саме коли експерт інтегрувався в команду та процеси.

Для наших рекрутерів важливо знайти perfect match, щоб співпраця зі спеціалістами була довгостроковою та продуктивною.

Вважаю, що “Recruitment Success” є одним з ключових показників успішності пошуку та відбору. Для нас результат — це взаємовигідна довгострокова співпраця, що напряму впливає на розвиток бізнесу та досягнення будь-яких цілей. Основою компанії, що прагне бути лідером ринку та має великі амбіції завжди є люди».