Як покращити тайм-менеджмент для IT-фахівця: Cut The Crap та однозадачність

Дивитись детальніше

Постійно завалює роботою і ви мрієте про 48 годин на добу? Можливо, вам потрібна не магія, а прокачаний скіл тайм-менеджменту. Сьогодні це обов’язкова навичка для кандидата — вона входить до топ 10 найпопулярніших скілів за версією Міжнародного Економічного Форуму та щорічного LinkedIn Learning Workplace Learning Report.

На ринку мало спеціалістів, які знають, як ефективно використовувати свій час. Розповідаємо, як покращити таку навичку і які інструменти для тайм-менеджменту варто спробувати.

Що таке тайм-менеджмент та його користь

IT time management — це техніки та методи для управління часом. Навіщо потрібен тайм-менеджмент? В умовах digital-трансформації та прискорення змін, менеджмент в IT та вміння розпоряджатися часом допомагають зберігати фокус на цілях, не відхилятися від курсу, не стати «збитим пілотом» на ринку праці, а також:

• завжди мати чіткий план дій і контролювати свою роботу;
• досягати цілей швидше, ніж люди без прокачаних навичок тайм-менеджменту;
• менше відчувати стрес через «прогорілі» дедлайни;
• кар’єрно зростати, нарощувати експертизу та підвищувати свій дохід швидше, ніж колеги та інші фахівці;
• знаходити більше часу, який можна приділити хобі, спілкуванню з рідними та друзями.

Працювати потрібно не 12 годин, а головою. Не просто так існує думка про те, що люди, які не вміють розпоряджатися часом, не можуть знайти жодної вільної хвилини, і постійно чимось зайняті — при цьому їхня зайнятість не приносить жодних результатів. І навпаки: люди з прокачаними навичками тайм-менеджменту завжди можуть виділити час для чогось ще, а їхні дії безперервно ведуть до цілей, виконанню KPI та досягненню успіху.

Топ 4 методи тайм-менеджменту в IT

Важливо: тайм-менеджмент для програмістів — це не про універсальність. Популярні принципи та методики необхідно адаптувати під свій стиль та ритм життя, пріоритети та особистісні якості. А для цього протестуйте кілька технік та виберіть методику планування часу, яка працює у вашому випадку найкраще. Зібрали кілька ефективних методів тайм-менеджменту.

1. Підготування з вечора

Метод Ніка Віньялла — клінічного психолога та засновника тижневика The Friendly Mind, який читають понад 30 тис. осіб. Підійде тим, кому важко вставати рано вранці. Записуйте робочі та особисті завдання на завтра наприкінці робочого дня. Так ви зрозумієте своє навантаження заздалегідь і зможете розподілити завдання без ранкового поспіху. 

2. Встановлення дедлайнів

Ставте чіткі дедлайни — вони стимулюють працювати швидше та допомагають впоратися з прокрастинацією. Дослідники Массачусетського технологічного інституту виявили, що навіть самостійно встановлені дедлайни допомагають зрушити справи з мертвої точки.

3. Метод «Поїдання жаби» 

Ось як працює метод жаби у тайм-менеджменті. Бізнес-тренер Браян Трейсі пропонує в рамках прокачування навички тайм-менеджменту за комп’ютером «з’їдати жабу» щоранку — спочатку робити найскладніше та найнеприємніше завдання, а потім переходити до інших. Вранці мозок менше навантажений інформацією, тому вам буде простіше впоратися зі складною справою. Після такого завдання решта видадуться дрібними, до того ж на них, як і раніше, залишаться сили. 

4. Дроблення на дрібні завдання (метод Девіда Аллена)

Цей метод ефективного тайм-менеджменту в IT бізнес-коуча Девіда Аллена є повною протилежністю попередньому. Згідно з ним, дрібні завдання на 1–2 хвилини варто робити першими, а не відкладати на потім. Наприклад, ще вранці перевірте пошту, надішліть реквести чи роздайте завдання команді.

Поради щодо покращення тайм-менеджменту

П’ять правил тайм-менеджменту та порад, які допоможуть досягати більшого. 

Визначте пік ефективності

Кожна людина має відрізки часу, коли вона більш продуктивна, і навпаки — коли складно змусити себе зробити навіть нескладне завдання. Проаналізуйте, у які моменти ви найефективніше працюєте, та плануйте найважливіші справи на цей період.

Відмовтеся від багатозадачності

У 2009 році дослідники з Університету Стенфорда провели експеримент та виявили: виконуючи кілька інтелектуальних завдань одночасно — наприклад, прослуховування подкасту та листування з командою, — людина гірше запам’ятовує прослуханий текст, і зміст розмови. Водночас працюючи над однією справою в один проміжок часу, вона краще справляється із завданням та добре запам’ятовує інформацію.

Cut the crap

Видаліть і вимкніть все, чим не користуєтеся. Якщо ви часто переписуєтеся по роботі, зведіть спілкування до одного месенджера, і не заходьте до інших. По можливості зам’ютьте непотрібні чати, заархівуйте неробочі канали та вимкніть сповіщення. На пошті відпишіться від усіх розсилок, крім найпотрібніших.

Спробуйте використовувати Cold Turkey — розширення для браузерів, що дозволяє не відволікатися на щось ще, крім ваших робочих завдань. Ви можете вказати сайти, які воно має заблокувати, або навпаки: заборонити доступ до всіх вебресурсів, окрім тих, які додасте у винятки. У розширенні також доступна функція блокування пошуку за словами. Як це працює: ви вводите в Google «серіал» — Cold Turkey «нагадує», що вам потрібно сконцентруватися на навчанні або тасках.

Ще один хороший блокувальник з подібним функціоналом — Freedom. Програма заблокує доступ до сайтів на період, вказаний заздалегідь. Ви також можете синхронізувати комп’ютер з іншими девайсами та заблокувати ті самі соцмережі й програми на телефоні.

Правильно розставляйте пріоритети

Обробляти вхідні завдання у спокійному темпі допомагають три питання:

• Наскільки терміново?
• Наскільки важливо?
• Наскільки складно?

Маючи відповіді на ці запитання, можна легко сортувати завдання за пріоритетами.

Спочатку розподіліть таски по терміновості, розташувавши зверху найтерміновіші. Завдання з однаковою терміновістю відсортуйте за важливістю: підніміть вище найважливіші.

Завдання з однаковою терміновістю та важливістю сортуйте за складністю: вище розташуйте найпростіші. Передусім починайте виконувати швидкі, термінові та важливі завдання. За умови правильного сортування внизу списку виявляться завдання без дедлайнів, неважливі та максимально складні.

Навчіться розраховувати час на завдання

У багатьох процесах є час, який ми наполегливо ігноруємо. Наприклад, їхати від дому до роботи в заторах — 45 хвилин, хоча насправді ще потрібно дійти від дому до зупинки, зупинки до офісу тощо. І наше «буду через 45 хвилин» може перетворитися на «запізнився на 20 хвилин».

Так само й з оцінкою часу виконання завдань. Наприклад, у вас є 10 завдань на 5 робочих днів. Виконання кожного займе щонайбільше чотири години. Але за 8-годинного робочого дня неможливо зробити всі десять, нехай математика й говорить протилежне: завжди є додаткові узгодження, очікування зворотного зв’язку, форс-мажори. Крім того, важливо закладати додатковий час на перемикання між завданнями. Вміння розподіляти час — це критично важлива навичка для роботи.

Дивитись детальніше

Безкоштовні програми для тайм-менеджменту

Правильно розподіляти час ще складніше, якщо ви тримаєте всі робочі мітинги та завдання в голові. Програми та інструменти для тайм-менеджменту допоможуть упорядкувати життя й менше відволікатися на соцмережі. Вибрали зручні програми для керування часом.

TomatoTimer

Сервіс допомагає ділити завдання на «помідори», кожен із яких складається з 25 хвилин роботи та 5 хвилин перерви. Після чотирьох «помідорів» можна зробити довгий «брейк» — до 20 хвилин. Метод називається Pomodoro тому, що її автор, Франческо Чирілло, любив використовувати невеликий кухонний таймер у вигляді помідора.

Forest

Цей інструмент працює як тайм-менеджмент годинник. У програмі ви встановлюєте час, упродовж якого хочете сконцентровано працювати. У процесі виконання завдань Forest вирощує дерево. Щойно ви вирішуєте погортати Instagram, починаєте переписуватись у месенджерах або зупиняєте таймер, дерево висихає. А ще Forest веде статистику: як довго ви були сфокусовані впродовж дня, тижня, місяця, року та скільки дерев вдалося виростити.

Clockify

Тайм-трекер веде облік робочого дня, відстежує прогрес проєктів і фіксує, скільки часу витрачається виконання завдань. Більше підійде для колективної роботи та може покращити загальну атмосферу в команді за допомогою своєчасного закриття завдань без стресу та «пожеж» на проєкті. У додатку можна класифікувати таски, швидко знаходити потрібні завдання та проєкти, а також складати зведені звіти.

Time Out

Важливий компонент time менеджменту в ІТ — відпочинок. Для хорошого самопочуття та ефективності він не менш важливий, ніж здорове харчування, сон та регулярна фізична активність. Без відпочинку не за горами хронічна втома та вигорання. За статистикою, кількість людей, які відчувають професійне вигорання та постійний стрес, щороку зростає.

А згідно з дослідженням інституту Gallup, 23% найманих працівників відчувають професійне вигорання часто чи постійно, 44% — іноді. Своєю чергою, це призводить до хронічної втоми, підвищеної дратівливості, головного болю та зниження імунітету.

Якщо час на роботі пролітає непомітно й не вдається вчасно влаштовувати перерви, спробуйте програму Time Out. У ній ви можете поставити таймер на 20-хвилинний відпочинок, наприклад, кожні дві години. Коли настане час, програма зробить усі вікна браузера неактивними й нагадає, що час зробити перерву.

F.lux 

Програма знизить навантаження на очі. Вона змінює колірний профіль монітора залежно від того, чи ви працюєте при денному або штучному освітленні. Вона допоможе вам розслабитися в нічний час і поверне екран до нормального стану наступного дня.

Більше порад, трендів та аналізу ринку шукайте у блозі ITExpert. Ми пишемо про те, що любимо: про рекрутмент, сорсинг, HR, бренд роботодавця, комунікації та ефективні робочі процеси в IT.