Як працювати з перевтомою та вигорянням серед працівників, щоб не втратити команду

Дивитись детальніше

Вигоряння — ever green тема для IT-сфери. Айтівці часто працюють у атмосфері стресу та великого навантаження. Після повномасштабного вторгнення ці відчуття лише загострилися. Попри те, що робота для багатьох стала «віддушиною» та допомагала відволікатися від поганих новин, на довгій перспективі овертайми і підвищені вимоги до себе лише загострили втому.

За дослідженнями, співробітники, які мають вигоряння, менш продуктивні на роботі, на 63% більш схильні брати лікарняні та у 2,6 раза частіше подумують про зміну компанії. Тож ця проблема актуальна не лише для самих співробітників, але й для їх менеджерів.

У цій статті я б хотіла розібратися, як саме Team Lead має відстежувати вигоряння співробітників, а також чи можна вивести члена команди з цього стану і повернути в продуктивне річище. Окрім того, тут ви знайдете поради щодо проведення one-on-one зустрічей з айтівцями, які мають симптоми вигоряння.

Обговоримо:

1. Як менеджеру моніторити вигоряння команди: головні маркери
2. Що запитувати на one-on-one зустрічі, щоб виявити перевтому та покращити стан співробітника
3. Топ-5 порад, як уникати та боротися з вигорянням команди
4. Книги на тему вигоряння та здорової продуктивності

Як менеджер може моніторити вигоряння команди

Вигорання та перевтома в роботі відбувається тоді, коли співробітник має завелике навантаження або регулярні стресові ситуації, з якими він не може впоратися. Це негативно впливає на фізичне, емоційне та психологічне благополуччя людини та його продуктивність. Що важливо для менеджера — працювати превентивно. Коли вже стався «зрив» і співробітник має симптоми важкого вигорання, його майже неможливо емоційно «реанімувати» і повернути на попередній рівень продуктивності.

Ось зміни в поведінці співробітника, які можуть бути маркерами вигоряння:

• збільшення кількості помилок і неуважності в роботі,
• зникнення ініціативи та нових ідей,
• часті зміни настрою та загальна роздратованість у роботі,
• перенесення та зриви дедлайнів, погіршення тайм-менеджменту,
• зміна робочого стилю (наприклад, коли співробітник починає надмірно вдаватися до деталей або навпаки пропускає важливі етапи аналізу),
• погіршення стосунків з колегами.

Дивитись детальніше

Запитання для one-on-one зустрічі, щоб виявити перевтому та покращити стан співробітника

Щоб правильно ідентифікувати ознаки перенавантаження у члена команди, проведіть 1-1 розмову. Звичайно, легше, коли співробітник самостійно виявив ці ознаки і готовий говорити відверто, але не кожен на це здатний. Раджу діяти вам заздалегідь, щоб обробляти «симптоми» на перших етапах (виявити їх досить складно, якщо у вас немає побудованої системи регулярних one-on-one та прозорої комунікації). На зустрічі вам допоможуть наступні запитання.

• Оцінка стану:

1. Як ти себе зараз почуваєш на роботі?
2. Як би ти оцінив свою робочу ефективність?
3. Як часто ти овертаймиш?
4. В якій частині дня ти відчуваєш найбільшу кількість сил та енергії?
5. Які обов’язки або завдання почали приносити менше задоволення?
6. За які функції ти ніяк не можеш взятись і постійно відкладаєш?
7. До яких обов’язків ти ставишся із задоволенням та виконуєш першочергово?
8. Як ми можемо збалансувати твоє навантаження?
9. Чи є щось, що ти можеш делегувати всередині своєї команди?

Важливо: уважно слухайте співробітника та дайте йому висловити свої почуття.

• Аналіз причин:

1. Чи вдалося тобі з’ясувати, що саме викликає перенавантаження? (Наприклад, формат завдань або їх кількість).
2. Чи є певні ситуації, які роблять тебе втомленим/втомленою (конфлікти з колегами, особисті обставини)?
3. Чи є такі завдання, які можеш виконувати тільки ти, і переживаєш, бо не можеш в певний період ні відпустку взяти, ні захворіти?
4. Які завдання викликають у тебе стрес?
5. Які блокери ти бачиш в своїй роботі?

Важливо: допоможіть співробітнику виділити основні причини перевантаження, уточнюйте про деталі, але не тисніть під час діалогу.

• Розв’язання проблем:

1. Які кроки для подолання перенавантаження ти бачиш? (Наприклад, найняти ще одного фахівця або автоматизувати частину роботи)
2. Як можна перерозподілити завдання, щоб зменшити навантаження?
3. Які ти бачиш можливі шляхи подолання чи зменшення перенавантаження? (Наприклад, переглянути необхідність виконання морально застарілих завдань, які не мають доцільності для бізнесу і виконуються за звичкою).

Важливо: шукайте рішення разом зі співробітником і давайте йому можливість допомоги, але водночас пам’ятайте про зони відповідальності (не можна нав’язати своє бачення ситуації).

• Здоров’я та саморегуляція (опціонально):

1. Як ти відпочиваєш? Як підтримуєш свій ментальний стан?
2. Як ти дбаєш про своє тіло?
3. Чи змінюються твої щоденні звички під час інтенсивної роботи?
4. Які аспекти здоров’я можна покращити, щоб більш ефективно впоратися з навантаженням?

Важливо: робіть наголос на важливості здорового способу життя та відпочинку, діліться порадами. Якщо це доречно, розкажіть про свій приклад та досвід.

• План майбутніх дій:

1. Що ти можеш зробити прямо зараз, щоб покращити свій стан?
2. Чи є конкретні зміни у планах або підходах, які ти хочеш впровадити?
3. Як ми можемо підтримати тебе у впровадженні цих змін та відстеженні їх результатів?

Важливо: спільно зі співробітником створіть план дій з конкретними кроками, запропонуйте підтримку та періодичне обговорення прогресу. Подякуйте за відвертість.

Як уникати та боротися з вигорянням команди: топ-5 порад

Неможливо допомогти людині впоратися з вигорянням, якщо вона сама не готова робити кроки до цього і брати на себе відповідальність. Правильні пріоритети і делегування, баланс між завданнями, автоматизація і нові навички, повноцінний відпочинок і work-life баланс — усе це може допомогти співробітнику, який бореться з вигорянням. З точки зору роботи менеджера також є кілька вдалих порад, які можуть знизити навантаження та рівень стресу фахівця, — розглянемо їх далі.

Проаналізувати обов’язки та завдання

Завжди є ймовірність того, що на одній позиції є занадто багато завдань, які не може ефективно виконувати один фахівець. Розв’язати це можливо найнявши асистента, делегувавши деякі завдання на іншого спеціаліста чи переглянути робочі процеси загалом. Чи справді вам потрібен той звіт, який усі роблять за інерцією третій рік, але він ні на що не впливає?

Ставити реалістичні цілі

Завдання формату «Нам треба продавати на 200% більше, давайте піднапряжемося, нам дуже треба вийти в плюс» або «Клієнт дуже просить, треба випустити реліз на три тижні раніше» — це не ок. Цілі завжди потрібно формувати не лише на рівні Team/Tech Lead’ів, але й робити чекап з командою. Планування має брати до уваги наявні ресурси: бюджет, час, наявних фахівців та їхні навички.

Проаналізувати внутрішні комунікації і культуру

Стиль спілкування менеджерів та корпцінності, які вони транслюють, прямо впливають на стан команди. Спектр нав’язаних емоцій може коливатися від вселенської відповідальності за все, що коїться у компанії, до абсолютної безвиході і трагедії. Варто уникати таких формулювань:

• «Якщо не зробиш таску в дедлайн, все рухне».
• «Від тебе залежить, чи вийде компанія нарешті в плюс, ми на тебе дуже сподіваємось. Ти зобовʼязаний досягти успіху!»
• «А кому зараз легко? Всі овертаймлять, зараз складні часи».
• «Я не знаю, як правильно і в мене немає часу розбиратися. Знайди вихід самостійно, я в тебе вірю!»
• «Ось супер важлива і пріоритетна таска, ставлю її в п’ятницю о 16:00, має бути готово в понеділок до 10:00».
• «Тільки дістався до твоєї таски, даю коменти о 21:30» (загалом робоча комунікація не має відбуватися в неробочий час — керівник має транслювати це власним прикладом).

Дивитись детальніше

Робити акцент на успіхах та досягненнях

Коли стартап мчить без прибутку, є велика спокуса ігнорувати все, що добре виходить і ще швидше бігти до успіху. Водночас командам корисно збиратися хоча б раз на місяць для рефлексії про те, що вийшло добре, де процеси покращилися і хто особливо виділився. Сказати «Дякую!» і проговорити, як ви наблизилися до результату, надзвичайно важливо — і перед командою, і віч-на-віч.

Зробити відпочинок доступним

Наскільки легко у вашій компанії взяти відпустку? Чи будуть виконуватися завдання фахівця, поки він на відпочинку? Чи вони накопичаться без коригування дедлайнів, а спеціаліст буде ще більш перезавантажений, коли повернеться у роботу? Якщо останній варіант — про ваш бізнес, є ймовірність, що співробітники будуть уникати відпустки загалом.

Якщо співробітник для вас цінний, але має симптоми вигоряння, надайте можливість скористатися сабатікалом. Це тривала відпустка з гарантією збереження робочого місця. Зазвичай вона триває від одного до шести місяців (не покривається компанією). Після сабатікалу співробітник має більше сил та енергії до роботи, у нього є ресурс на те, щоб перебудувати свій підхід до роботи, а вам не потрібно навчати та онбордити новачка — цей фахівець вже знає про ваші процеси.

Корисні ресурси на тему вигоряння та здорової продуктивності

• «Магічне мистецтво ігнорування», Сара Найт. Авторка пояснює, як позбутися небажаних зобов’язань та не відчувати через це сорому й провини, а натомість витрачати свій час, енергію й гроші на те, що дійсно має значення. Керуючись її «заповідями» можна прожити життя без стресу.

• «Як бути спокійним», Анна Барнс. Викладені методи розслаблення тіла й розуму, прийоми боротьби зі стресами й внутрішньою напругою стануть вам у пригоді на шляху душевної рівноваги.

• «Зберігайте спокій. Щоденна інструкція з вирішення проблем», Раян Голідей та Стівен Генсільма. Не можеш змінити ситуацію — зміни своє ставлення до неї. Саме цією філософією керуються автори книжки. Вони дають поради щодо того, як спокійніше реагувати на неприємності, від яких не можна позбутися, та спрямувати свою енергію, сили та ресурси на речі, які можна змінити.

• «Ічіґо-Ічіє Японське мистецтво проживати незабутні моменти», Ектор Гарсія та Франсеск Мірал’єс. Книгу перекладено 50 мовами. У ній автори розкривають концепцію, що покликана змінити життя мільйонів читачів завдяки навчанню, як цінувати кожну мить життя та відкривати власний творчий потенціал.

• «Емоційний інтелект», Деніел Ґоулман. Фундаментальна книжка з серйозним науковим підґрунтям, що пояснює звідки беруться ті чи інші емоції та, головне, як їх контролювати. Вона допомагає подолати внутрішні бар’єри та скоригувати емоційні моделі, закладені в глибокому дитинстві.

• «Рік продуктивності. Експерименти із часом, увагою та енергією», Кріс Бейлі. Автор книжки провів сотні експериментів із підвищення продуктивності, проаналізував велику кількість досліджень, визначивши 25 найбільш потужних тактик. Бейлі наводить найефективніші практики підвищення продуктивності, переплітаючи їх з історіями власного життя та інтерв’ю з найвідомішими світовими експертами.

• «Есенціалізм. Мистецтво визначати пріоритети», Ґреґ Маккеон. Автор пропонує власну концепцію, завдяки якій ви навчитеся помічати найсуттєвіше, відкидати непотрібне та встигати найважливіше.

• «Знайти час. Як щодня фокусуватися на тому, що справді важливо», Джейк Кнапп та Джон Зерацкі. Ця книжка про те, як знизити темп життя, як почуватися не такими зайнятими, менше відволікатися й більше насолоджуватися теперішнім моментом.

Замість висновку

Важливо пам’ятати, що робота з вигорянням — це справді робота. Ваш співробітник має бути відкритий до неї, морально готовий визнати проблему та пробувати різні методи для покращення планування та ефективності. Не кожен фахівець має внутрішній ресурс на зміни. Але й не кожен бізнес може дозволити собі працювати зі спеціалістами, які мають знижені результати та не готові їх покращувати. Будьте чесними зі співробітниками та пропонуйте їм допомогу — відкритий діалог підкаже вам, як краще розробити подальші кроки.