Как измерить качество онбординга в компании: опыт Netpeak Group

Смотреть детальнее

64% сотрудников вероятно покинут компанию в течение года, если у них был негативный опыт онбординга, согласно исследованию Hibob*. Качественно заонбордить новичка — не так просто, как кажется. Этот процесс включает не только ознакомление с компанией и правилами, но и элементы обучения, тимбилдинга и требует от менеджера больше внимания и времени (которого так не хватает).

Онбординг сотрудников критически важен для бизнеса. Он помогает обеспечить успешную адаптацию новичков, способствует их производительности и снижает шансы, что вы попрощаетесь слишком рано. А увольнение на этапе испытательного срока — «болезненные» потери в компании! Так, в Glassdoor** посчитали, что возобновление рекрутинга для специалистов может стоить до $4 тыс. и требовать около 24 дней.

О полезных инструментах, показателях эффективности адаптации, советах и практическом опыте в организации онбординга — делится в авторской колонке Наталья Некрасова, Onboarding Specialist в Netpeak Group.

Почему проводить анализ онбординг-процессов is a must

За почти 18 лет компании Netpeak Group прошли через разные этапы развития, нанимая и адаптируя специалистов на самые разные позиции — от SEO до менеджеров. Мы уверены, онбординг критически важен для эффективного сотрудничества с сотрудником и положительного впечатления о работодателе. Лишь постоянно анализируя этот процесс и HR-показатели, можно найти неэффективные подходы, улучшить их и узнать, что работает хорошо.

Оценка эффективности онбординга поможет вам:

• Удержать таланты. Вы сможете держать руку на пульсе изменений и настроений, заметить, когда что-то идет не так — это снижает текучесть кадров и потенциальные экстра расходы на найм. А еще такой анализ помогает вовремя принять решение о перестройке процесса найма и сэкономить средства на HR и рекрутинг стратегически.
• Повысить производительность: когда новые сотрудники эффективно и быстро адаптируются к обязанностям, это помогает им быстро раскрыться и показать 100% результата.
• Поддержать положительный имидж работодателя: качественный онбординг создает положительное впечатление у новых сотрудников и способствует поддержке корпоративного имиджа. Именно так вы можете вырастить амбасадоров компании с самых ранних этапов employee experience.

А еще так вы сможете определить, соответствуют ли ожидания реальности: выполняет ли специалист все поставленные задачи и, с другой стороны, соответствует ли организация работы ожиданиям самого новичка. Этот синхрон важен для удовлетворения обеих сторон.

Кейс: во время встречи на экваторе адаптации я обнаружила, что новичку недостаточно коммуникации с руководителем. Сотрудник прекрасно выполнял свои функциональные обязанности и работа его удовлетворяла, но он чувствовал дискомфорт именно из-за, по его мнению, недостаточной поддержки и внимания со стороны руководителя.

Обсудив на встрече все беспокоящие моменты, я смогла сформировать полноценный фидбек для руководителя и предоставить ему определенные советы по решению этого вопроса. В результате, уже через две недели на повторной встрече у меня был положительный фидбек от новичка о налаживании коммуникации с руководителем.

В Netpeak Group мониторинг и постоянное улучшение качества онбординга — ключевой элемент стратегии управления персоналом. Он в центре внимания у People Operations и Onboarding специалистов. Именно этот подход помогает нам приближать текучесть среди новичков к нулю и держать eNPS на уровне 90%+.

Основные HR-метрики успешности испытательного срока

От пребординга до закрытия испытательного периода — рассмотрим детальнее, на какие ключевые показатели эффективности процесса адаптации обращать внимание.

Процесс адаптации

Показатель говорит, все ли в адаптации и онбординге налажено и срабатывает эффективно.

📌 Мы оцениваем:

• eNPS пре- и онбординг процессов;
• eNPS онбординг-специалиста;
• устную обратную связь сотрудника о процессах в компании.

Выполнение целей и задач

Обращаем внимание на способность сотрудника добиваться поставленных целей и выполнять задания во время испытательного периода.

📌 Мы оцениваем:

• процент целей, которые новичок выполнил до плановой даты прохождения испытательного (по его мнению);
• совпали ли ожидания новичка по функциональным обязанностям;
• хватает ли новичку экспертизы для работы.

Взаимодействие с руководителем и командой

Этот показатель указывает на то, успешно ли интегрируется новый сотрудник в коллектив и сотрудничает с коллегами.

📌 Мы оцениваем:

• наличие и качество one-on-one встреч с руководителем и/или ментором;
• представили ли нового сотрудника в чате команды/департамента в первые рабочие дни;
• фидбек руководителя и качественный ли он.

Общая удовлетворенность новичка

Важно держать руку на пульсе удовлетворенности нового сотрудника разными аспектами процесса онбординга.

📌 Мы оцениваем:

• удовлетворенность работой в компании (в целом, по определенным критериям);
• обратную связь по качеству корпоративного обучения;
• понимание организационной культуры;
• совпадение ожиданий и реальности;
• как новичка «драйвит» работа.

Нагрузка и эмоциональное состояние

Могут ли новые сотрудники справиться с требованиями рабочей среды и как эмоциональное состояние влияет на производительность и удовлетворенность работой?

📌 Мы оцениваем:

• как часто новичок испытывает стресс на работе и испытывает ли страх за допущенные ошибки;
• насколько комфортны для новичка сроки поставленных задач;
• испытывает ли специалист дискомфорт от нагрузки.

Как понять, что что-то в онбординге не работает: красные флажки

У каждой компании есть свои средние показатели и ожидания от онбординга. Однако есть и red flags, которые укажут на необходимость срочно обратить внимание на процессы. Среди них:

🚩 новичок закрыт и не чувствует доверия о том, чтобы делиться фидбеком

🚩 отсутствуют доступы и ресурсы для работы

🚩 специалист не знаком с командой, не знает, к кому и с каким вопросом обратиться

🚩 менеджер не налаживает контакт с новым сотрудником, избегает его или не может уделить достаточно времени на адаптацию

🚩 ожидания относительно позиции и реальные задачи, выполняемые специалистом, не совпадают

🚩 новичка перегружают или, наоборот, не доверяют задания его уровня

Если вы замечаете такие флажки во время онбординга сотрудника, проанализируйте их и внедрите улучшения. Возможно, специалиста забыли качественно представить команде или зашерить доступ на рабочий файл? Учтите изменения и в адаптации будущих специалистов вашей компании.

Инструменты измерения качества онбординга, которые используются в Netpeak Group

Как объективно оценить качество онбординга и учесть разные характеристики? Делюсь опытом группы компаний Netpeak.

Пригодятся:

#1 Опросник для оценки удовлетворенности

С его помощью мы замеряем удовлетворенность пре- и онбординг процессами в компании. Используем 10-балльную шкалу и собираем развернутые ответы от новичка с рекомендациями или замечаниями.

Онбординг-специалист отправляет этот опросник через неделю работы — это помогает зафиксировать свежие впечатления и сравнить наши процессы с теми, с которыми новичок мог сталкиваться в других компаниях. Особое внимание обращаем на то, не перегрузили ли новичка, имеет ли он все необходимое для продуктивного достижения целей.

✅ Благодаря тщательному анализу и постоянному улучшению показатель eNPS для онбординг-процесса в Netpeak Group стабильно достигает от 93 до 100% ежемесячно.

#2 Зеркальное анкетирование для подготовки к one-on-one

Перед встречей на экваторе адаптации онбординг-специалист отправляет новичку и ментору/руководителю «зеркальный опросник». Он содержит схожие вопросы для оценки различных характеристик работы в компании. Так HR-специалист может легко обнаружить, на каком этапе есть рассинхрон между новичком и менеджером и вовремя его исправить.

Опросник для новичка состоит из следующих блоков фидбека:

• пре- и онбординг процессы;
• работа с руководителем и взаимодействие с ментором;
• команда;
• адаптация к должности и результаты работы.

Опросник руководителя/куратора состоит из обратной связи о:

• адаптации новичка на должность;
• результатов работы новичка.

Предварительно ознакомившись с результатами обоих опросников, онбординг-специалист проводит встречу с новичком — обсуждает его впечатление после месяца работы в компании. Все ответы новичка фиксируются в Google-форме, разработанной специально для этих встреч. После этого формируется общий отчет в Looker Studio с оценками всех сторон и ответами во время встречи, а также краткий репорт для куратора и руководителя.

#3 Фидбек новичка при завершении испытательного периода

Перед закрытием испытательного периода онбординг специалист отправляет новичку финальный опросник и назначает встречу. В рамках этой анкеты сотрудник оценивает:

• общий уровень удовлетворенности работой в компании и совпали ли ожидания от работы с реальностью;
• процент выполнения целей, установленных ему на испытательный период и какую новую экспертизу сотрудник внес в команду/что нового нашел для себя;
• уровень стресса и загруженности на работе;
• качество фидбека от руководителя.

Онбординг-специалист и менеджер могут сравнить эти ответы с экватором адаптации. А уже во время финального one-on-one обсуждаются все фидбеки и изменения в оценках, если они произошли.

Мы изучаем подробно каждую оценку и комментарий новичка. Если оценка средняя или ниже — все уточняем и обсуждаем. В дальнейшем анализируем, вносим корректировки в процессы для предотвращения аналогичных ситуаций и отслеживаем влияние этих изменений. Например, обратная связь от новичков позволяет нам исправлять ошибки и неточности в мануалах и общих документах.

Ну и, конечно, мы получаем положительные отзывы от новичков — это мотивирует менеджеров и People Operations команду!

Как итог сбор и исследование метрик HR-аналитики в Netpeak Group — это непрерывный процесс. Именно благодаря регулярному анализу и быстрым реакциям мы улучшаем employee experience для новичков и потенциальных сотрудников. Помните, что за каждым сбором фидбека следует огромная работа по анализу, выводам и улучшениям, которые нужно презентовать команде!

*The State of Employee Onboarding by Hibob

**How To Calculate Cost-Per-Hire by Glassdoor