Как организовать remote: опыт IT-компаний

По сети ходит страшная статистика: у некоторых компаний все вакансии ставят на холд, сотрудники переведены на “каникулы” за свой счет, все процессы остановлены. Мы выступили против всеобщей паники и собрали комментарии разных украинских и международных IT-компаний о том, как они организуют работу с командой и рекрутинг в новых условиях.

Каждому представителю компаний мы задали одинаковые вопросы об организации работы, рекрутинге, мотивации во время карантина, сервисах, которые помогают поддерживать коммуникацию, а также о том, как не паниковать и оставаться продуктивным в условиях карантина. Результаты относительно стабильны: полная (или почти полная) удаленка, помощь сотрудникам в техническом вопросе и большое количество митингов через видеосвязь. К счастью, многие смогли гибко реагировать на изменения внешней среды и перестроить свой процесс рекрутинга на онлайн-формат. Среди наиболее популярных инструментов для коммуникации: Slack, Google Hangouts, Zoom и Skype. Более подробные результаты уже ждут вас ниже.

Deloitte

Компания «Делойт» – консалтинговая и аудиторская компания, которая которая уже 20-тый раз входит в список Fortune-500 и удерживает позиции в “большой четверке”. Кроме прочего, компания активно развивает IT-подразделение, которое разрабатывает инновационные решения для клиентов «Делойт». Компания предлагает сотрудникам динамичное развитие и дружественную атмосферу. HR-кейс компании мы подробно обсудили в недавнем материале. На наши вопросы об организации удаленной работы нам ответила People Partner Digital Solutions Lab компании «Делойт», Мария.

Мария Йовса

People Partner Digital Solutions Lab компании «Делойт»

Как поменялась организация работы?

Наш темп работы все такой же динамичный:) Вся команда перешла на work from home. Мы всегда были гибкими в плане графика, наша команда умеет менеджерить свое время. Звонки с командами, плановые meetings, еженедельные встречи и работа в целом – полностью перешли в online формат.

Как изменился процесс рекрутинга?

Мы подстраиваемся под реалии локальные и мировые, которые сейчас складываются. В связи с карантином собеседования в фазе холда, так как нам важно познакомиться с каждым кандидатом лично:)

Как мотивируете сотрудников во время карантина?

Мы постоянно общаемся, созваниваемся не только по работе. В это время упор идет больше на взаимоподдержку, а не мотивацию. Сейчас психологически сложное время. А с мотивацией у нас всегда все было хорошо)

Какими сервисами и ПО пользуетесь для коммуникации в команде?

Все зависит от проекта, в каждом есть свои особенности. Для внутреннего общения с командой используем рабочую почту, Skype, а подготовку к Data Science Hackathon 2020 в команде обсуждаем в MS Teams.

Что посоветуете нашим читателям от паники и для сохранения продуктивности?

Я бы посоветовала сделать упражнение на дыхание и сфокусироваться на сегодняшнем дне. Из-за ремоут работы и карантина, может сложиться впечатление, что вы находитесь в другой реальности. Это может вызывать смешанные чувства и, действительно, ощущение паники. Попытайтесь вернуться в привычный ритм жизни с учетом текущих особенностей. А про то как можно повысить продуктивность работы из дому, читайте в моей статье.

Coralogix

Coralogix – иностранная продуктовая компания, которая имеет несколько R&D-центров по всему миру. Она занимается созданием девопс-инструментов, которые используют многие IT-компании. В Coralogix можно не только бесконечно учиться и создавать важные продукты, но и отдыхать на ежегодных корпоративных поездках. Благодарим CEO компании, Ариэля, за полученные ответы.

Ариэль Аcсараф

CEO at Coralogix

Как поменялась организация работы?

Мы даем возможность нашим сотрудникам намного более гибко планировать свой график и предоставили им все необходимое оборудование для работы дома. Сейчас продуктивность возросла, но нужно быть внимательным и не допускать ошибок в коммуникации.

Как изменился процесс рекрутинга?

Мы продолжаем найм, как и планировалось. Все собеседования проводятся на дому. Главное испытание – это все таки процесс онбординга.

Как мотивируете сотрудников во время карантина?

Мы предоставляем им все, что нужно для продуктивности, и даем им больше гибкости в планировании своего рабочего времени. Взамен мы ожидаем от них 200% отдачи в этот период.

Какими сервисами и ПО пользуетесь для коммуникации в команде?

Мы очень довольны Discord’ом, который помогает нам чувствовать друг друга ближе во время ремоута. Конечно, Slack и Zoom также часто используются.

Что посоветуете нашим читателям от паники и для сохранения продуктивности?

Помните о том, что вы не можете все контролировать. Эта ситуация произошла с нами и мы должны сделать лучшее, на что способны, чтобы расти в ней. Никогда не пропускайте мимо хороший кризис! Каждый кризис – это всегда еще и возможность.

3DLOOK

3DLOOK – украинский стартап, который работает над приложением, позволяющим покупателям примерять одежду онлайн. В основе ценностей компании лежат ориентация на результат и вера в продукт, который они создают. На наши вопросы согласился ответить CPO компании, Александр.

Александр Арапов

CPO at 3DLOOK

Как поменялась организация работы?

Во всех наших офисах – полная удаленная работа. График остался прежним, времена дейли/регулярных звонков остались прежними. У нас изначально core/sales/marketing команды были распределены между Одессой, Киевом и Лондоном. Для этих команд ничего не изменилось в плане коммуникаций. Вся продуктовая команда разработки в Одессе. Но мы настолько привыкли проводить дейли, что переход в видеозвонки – просто изменил формат. Все подключаются строго вовремя и с камерами – самостоятельно без каких-либо напоминаний.

Как изменился процесс рекрутинга?

Как будет выглядить процесс рекрутинга и онбординга дальше – будем менять процессы и смотреть на результаты.

Как мотивируете сотрудников во время карантина?

Самое главное – больше коммуницируем, устраиваем 1-1 митинги. Самая большая мотивация для всех – это рост компании и коммерческий успех с текущими и новыми клиентами, выпуск новых продуктов. Как только изменятся внешние факторы – вернутся все наши внутренние процессы и привычки. И все это понимают. Ну и устраиваем внутренние конкурсы в слаке, инстаграмме, конечно же.

Какими сервисами и ПО пользуетесь для коммуникации в команде?

– Zoom – для видео коммуникации, – Trello – для коммуникации между отделами, – Slack так и остался основным средством коммуникации.

Что посоветуете нашим читателям от паники и для сохранения продуктивности?

Сохраните и переведите по возможности прежний образ жизни и перевести все на время в онлайн режим. Занятия английским, занятия фитнесом, чтение книг. Соблюдать все привычные “ритуалы” – просыпаться в тоже время, собираться и одеваться, начинать/заканчивать работу в тоже время. Паника мешает принимать правильные решения. Лучше следовать рекомендациям ВОЗ и снижать риск доступными способами. Если совсем плохо и паника растёт – то стоит обсудить с психотерапевтом он-лайн.

DMarket

Компания DMarket работает над крупнейшей в мире площадкой для торговли внутриигровыми предметами. Для сотрудников они предлагают не только интересные плюшки и ресурсы для развития, но и интересный проект с актуальными технологиями. HR Lead компании, Ирина, согласилась ответить на наши вопросы.

Ирина Криленко

HR Lead at DMarket

Как поменялась организация работы?

На даний момент компанія вибрала повністю віддалену роботу, проте офіс відкритий та доступний для співробітників. Ніякі процеси не заморозились, компанія функціонує у такому ж режимі як і до карантину.

Как изменился процесс рекрутинга?

Процес рекрутмента перейшов повністю в онлайн режим – HR та технічні співбесіди проводяться онлайн. Всі відкриті вакансії в компанії залишились активними, онбординг проводимо онлайн, тому процес не зупинився.

Как мотивируете сотрудников во время карантина?

Зі співробітниками проводимо 1-1, щоб виявити та прибрати всі завади, які можуть стати перешкодою у роботі. Для організації домашніх робочих місць дозволили на час карантину забрати офісну техніку додому.

Какими сервисами и ПО пользуетесь для коммуникации в команде?

Як і до карантину всі внутрішні комунікації проходять через slack, зараз активніше стали використовувати google hangouts для онлайн зустрічей.

Что посоветуете нашим читателям от паники и для сохранения продуктивности?

Безглуздо панікувати, коли ми не можемо вплинути на ситуацію:) Єдина наша вагома дія зараз – залишатись вдома. Для збереження продуктивності, я б рекомендувала чітке розмежування робочих годин та годин відпочинку. Усвідомлено, не відволікаючись, працювати ті години, що зазвичай проводите в офісі, а решту часу переключатись на справи, які приносять задоволення.

Raketa

Raketa – украинский сервис доставки еды. Компания разрабатывает мобильные приложения для клиента, курьера и ресторана, активно внедряя современные тенденции в области Food Tech. В Raketa ценят бизнес-ориентированных людей, с которыми приятно работать. Компания предлагает максимум гибкости и актуальные плюшки, мнение и предложения сотрудников всегда учитывается в разработке продукта. На вопросы о новом формате работы нам ответил Project Manager компании, Павел.

Павел Гарлинский

Project Manager at Raketa

Как поменялась организация работы?

IT работает полностью удаленно. Процессы и работа идет, как и раньше. Только заморозился процесс совместного поедания печенек под кофе по утрам)

Как изменился процесс рекрутинга?

Собеседуем удаленно. Мы готовы к этому. Но, наверное, финалистов перед оффером будем просить подъехать в офис. Личное знакомство считаем обязательным. Можем даже обойтись без рукопожатий)

Как мотивируете сотрудников во время карантина?

Сотрудники и так мотивированы. Пока прошла только неделя. Дальше увидим.

Какими сервисами и ПО пользуетесь для коммуникации в команде?

Очень зашел Google Meets – можно создать встречу в несколько кликов и по ссылке подключить собеседников. Как и раньше пользуемся месенджерами. Для отдельных топиков есть отдельные группы – очень удобно. Если что-то нужно обсудить, стараемся сразу созвониться.

Что посоветуете нашим читателям от паники и для сохранения продуктивности?

Чтобы не паниковать, нужно не паниковать) Советую собрать объективную информацию и оценить для себя риски от заражения, понять что наихудшее может произойти. Почитать, как лучше лечиться. Также можно подготовить план B, C. Когда знаешь, что делать, если все будет плохо – меньше паришься) Думаю, чтобы сохранить продуктивность, нужно поддерживать социальные связи, не унывать и побольше гулять на свежем воздухе, но на безопасном расстоянии от людей) Берегите себя)

Sync.me

Продуктовая компания Sync.me работает над мобильным приложением для идентификации входящего звонка и блокировки спама. И у него уже 15 миллионов активных пользователей по всему миру. Мы публикуем перевод ответов Research And Development Manager’а компании, Вадима.

Вадим Харнас

Research And Development Manager at Sync.me

Как поменялась организация работы?

Мы сохраняем те же рабочие часы, все сотрудники стараются работать в том же ритме и делать работу эффективнее и быстрее. Чтобы достичь этой цели мы созваниваемся чаще, используем платформы для удаленной коммуникации (например, Zoom и Slack). Мы не останавливали никакие процессы и стараемся придерживаться нашего намеченного плана.

Как изменился процесс рекрутинга?

Мы не остановили процесс рекрутинга, мы думаем, что сейчас оптимальная возможность для поиска хороших кандидатов. На первый взгляд кажется, что появилось больше кандидатов, чем было раньше. С другой стороны, нужно учитывать и то, что не все захотят решаться на большие изменения сейчас.

Как мотивируете сотрудников во время карантина?

Мы больше говорим о целях нашего продукта и стараемся успокоить наших сотрудников в вопросе финансовой стабильности компании. Это дает им мотивацию работать на достижение этих целей, потому что они понимают, что компания стабильна. Также мы делаем акцент на том, что все зависит от них и их правильных решений.

Какими сервисами и ПО пользуетесь для коммуникации в команде?

Мы используем Zoom для конференц-связи и Slack для личных бесед.

Что посоветуете нашим читателям от паники и для сохранения продуктивности?

Думаю, главное, что нужно сотрудникам – это объяснить, что кризис временный и через несколько месяцев все вернется в норму. Когда работники понимают, что у кризиса есть конечная дата, они более спокойны и чувствуют себя в безопасности по отношению к своей компании и позиции. Кроме того, каждая компания должна подумать о том, как воспользоваться этим кризисом и развивать новые характеристики, продукты и услуги, которые могут быть полезны сегодня.

Go Interactive

Американская outstaff-компания Go Interactive обеспечивает разработку продуктов в сферах кибербезопасности, здравоохранения, страхования, туризма и многих других. Компания обещает сотрудникам полноценную работу над проектами, в которых компания – помощь в бухгалтерских и административных вопросах, а не лишняя бюрократия. В компании любят устраивать чемпионаты с тенниса и футбола, играть в настольные игры и петь на вечеринках. Мы задали вопросы об изменениях в работе CoFounder’у Go Interactive, Сергею.

Сергей Таранов

CoFounder at Go Interactive

Как поменялась организация работы?

Мы стараемся соблюдать карантин. Все команды переведены на ремоут, работают из дома. На дом разработчикам были доставлены стулья, мониторы и другая необходимая для работы техника. Двери офиса открыты для тех, кто по каким-либо причинам работать из дома не может. Один из представителей административной команды на дежурстве в офисе, уборка с антисептиками проводится ежедневно. Административная команда ежедневно созванивается и обсуждает все новости по ситуации с коронавирусом в мире и стране.

Как изменился процесс рекрутинга?

Внутренние вакансии (например, офис-менеджер), были поставлены на холд. Большинство аутстафф-вакансий остались в работе, собеседования проводятся онлайн. Онбординг наймов, сделанных до карантина, также проходит в режиме онлайн: доставка техники на дом ньюкамеру, колл с эйчаром, колл с командой, онлайн-ланч с командой.

Как мотивируете сотрудников во время карантина?

HR на связи со всеми контракторами, в общих чатах даются апдейты по ситуации с коронавирусом в стране и в мире. Для поддержания командного духа запустили конкурс на лучшее удаленное рабочее место (пока лидируют фотографии с котами и собаками), в пятницу планируется онлайн-сессия настольных игр и шарад. Думаем организовать пару воркшопов, сейчас выбираем тематику.

Какими сервисами и ПО пользуетесь для коммуникации в команде?

Slack, Google Hangouts, Zoom, Skype.

Что посоветуете нашим читателям от паники и для сохранения продуктивности?

Кризис – это время не только потерь и стресса, но и возможность перестроиться, внедрить новые методики, стать более flexible, наконец-то оптимизироваться. Поддерживайте команды, чаще общайтесь с ключевыми игроками, давайте коммуникацию 2 раза в неделю минимум. Нужно стараться находить радость в мелочах и верить в успех своих команд.

The App Solution

The App Solutions – украинская аутсорсинговая компания, которая специализируется на разработке веб- и мобильных приложений, а также других решений для бизнеса. В основе ценностей компании помощь сотрудникам в развитии. Кроме того, они часто организуют и принимают участие в разнообразных ивентах: от хакатонов для разработчиков до митапов для HR и рекрутеров. С нами согласилась поговорить Head of HR компании, Светлана.

Светлана Мельник

Head of HR at The App Solutions

Как поменялась организация работы?

С началом карантина вся компания полностью перешла на удаленную работу. График работы не поменялся, стартуешь в промежутке с 8 до 11 и отрабатываешь 8 часов. В офис никто не ездит, ПМ организовывают работу команд на дому. Для разработчиков по факту ничего не поменялось – есть системы постановки задач, есть ПМ, который контролирует работу.

Как изменился процесс рекрутинга?

Рекрутинг практически полностью остановлен. Вакансии перешли на холд. Пока ситуация не стабилизировалась, стараемся закрывать все вопросы своими силами.

Как мотивируете сотрудников во время карантина?

Сложно сказать что-то определенное ребятам в условиях, когда от нас ничего не зависит – бизнес по всему миру находится в зоне риска. Изначально мы собирали команду людей, которые не отступают в сложных ситуациях и строили культуру компании вокруг осознанности и ответственности. Мы просто знаем, что нужно запастись терпением и пережить этот период, чтобы стать сильнее.

Какими сервисами и ПО пользуетесь для коммуникации в команде?

Для общения в чатах, группах есть корпоративный Workplace – там ведем всю переписку, постим последние новости компании, также по надобности можно организовать стримминг видео. Для созвонов больше используем Zoom, также скайп. Некоторые пользуются Hangouts.

Что посоветуете нашим читателям от паники и для сохранения продуктивности?

– Обустроить дома рабочее место и четко очертить старт и окончание рабочего дня, чтобы не отвлекаться, но делать небольшие перерывы для сохранения продуктивности. В перерывах поприседать, отжаться и привести тело в тонус, чтобы физическая нагрузка все-таки присутствовала) – Не смотреть лишний раз новости, чтобы не ухудшать себе настроение и не впадать в панику. В курсе событий быть нужно, но достаточно уделить просмотру/прочтению новостей ограниченный промежуток времени, а потом переключиться. – В свободное время смотреть позитивные фильмы, читать хорошие книги. Сделать уборку дома и вообще отвлекаться любым способом на полезные дела, чтобы быть на позитиве, потому что вирус пройдет, а немытые окна останутся) Хорошее настроение повышает продуктивность в разы. – Пройти несколько онлайн курсов и повысить свой профессиональный уровень. Coursera на время карантина сделали доступными много курсов; также интересные люди по всему миру выложили свои обучающие программы абсолютно бесплатно.

Tupelo

Tupelo – лондонский аутсорс, который предоставляет услуги консалтинга и разработки ПО. Один из проектов компании – это разработка сервиса для быстрой связи между пациентами и врачами. Отдельное внимание уделено защите данных пациентов. Благодарим за ответы CTO компании, Мюррея.

Мюррей Рован

CTO at Tupelo

Как поменялась организация работы?

Наш персонал часто работает удаленно, поэтому мы уже хорошо обучены, как организовать работу в таких условиях. Никто не сообщал ни о каких проблемах.

Как изменился процесс рекрутинга?

Мы не проводим найм новых сотрудников во время карантина. Но мы не думаем, что это плохо на нас отразится. В прошлом мы уже наняли всю команду удаленно и будем рады повторить этот сценарий в будущем.

Как мотивируете сотрудников во время карантина?

Наша команда полностью вовлечена и хорошо выполняет свои задачи. Мы не думаем, что это изменится из-за удаленной работы.

Какими сервисами и ПО пользуетесь для коммуникации в команде?

Мы используем Slack и Hangouts для чата и видеоконференций. Это ПО хорошо работает для нашей команды. Мы используем Jira для ведения рабочего процесса и деталей.

Что посоветуете нашим читателям от паники и для сохранения продуктивности?

Воспользуйтесь возможностью опробовать практики и инструменты удаленной работы, чтобы подумать, как стать более гибкой компанией в будущем. Ремоут имеет свои преимущества, если вы сможете заставить его работать на благо вашей компании. Вы откроете большой рынок для найма и многие кандидаты в вашем регионе предпочтут удаленную работу или гибкие условия. Пятидневные поездки на работу – это убийцы времени и стресс для ваших работников.

Вывод

Конечно, “на коне” сейчас те компании, которые уже практиковали ремоут и использовали разные инструменты для тайм-менеджмента, отслеживания задач и удаленной коммуникации. Но это не повод огорчаться остальным. Сейчас время проявить гибкость, подстроиться под команду и нынешние условия. Если вы смотивируете их, предоставите все ресурсы для работы, а может и покажете свою лояльность при найме, то сотрудники проявят себя на 200%. Тогда карантин для вас закончиться не просто без потерь, но и с новыми достижениями и еще более крепкой командой, чем раньше.