Як організувати Remote: Досвід ІТ-Компаній

В мережі можна зустріти жахливу статистику: у деяких компаній усі вакансії поставили на холд, співробітників відправили на “канікули” за свій рахунок, усі процеси призупинені. Ми виступили проти всепоглинальної паніки та зібрали коментарі у різних міжнародних та українських IT-компаній про те, як вони організовують роботу з командою і рекрутинг у нових реаліях.

Кожному представнику компанії ми поставили однакові питання щодо організації роботи, рекрутингу, мотивування колективу під час карантину, сервісів, які допомагають підтримувати комунікацію, а також про те, як не панікувати і залишатися продуктивними в умовах пандемії. Результати відносно стабільні: повний (або майже повний) ремоут, технічна допомога працівникам та багато мітингів за допомогою відеозв’язку. На щастя, багато хто зміг гнучко реагувати на зміни зовнішнього середовища і перебудувати свій рекрутинг-процес на онлайн-формат. Серед найпопулярніших інструментів для комунікації: Slack, Google Hangouts, Zoom i Skype. Більш детальні результати опитування чекають на вас нижче.

Deloitte

«Делойт» в Україні – консалтингова та аудиторська компанія, яка вже вдвадцяте входить у список Fortune-500 та утримує позиції у “великій четвірці”. Крім цього, компанія активно розвиває ІТ-підрозділ, який розробляє інноваційні рішення для клієнтів «Делойт». Компанія пропонує працівникам динамічний розвиток та дружню атмосферу. HR-кейс компанії ми детально обговорили в нещодавньому матеріалі. На наші питання про організацію віддаленої роботи відповіла People Partner Digital Solutions Lab компанії «Делойт», Марія.

Марія Йовса

People Partner Digital Solutions Lab компанії «Делойт»

Як змінилася організація роботи?

Наш темп роботи такий же динамічний:) Вся команда перейшла на work from home. Ми завжди були гнучкими в плані графіку, наша команда вміє менеджити свій час. Дзвінки з командами, планові meetings, щотижневі зустрічі і робота загалом — цілковито перейшли в online формат.

Як змінився процес рекрутингу?

Ми підлаштовуємося під локальні та світові реалії, що зараз складаються. У зв’язку з карантином співбесіди у фазі холду, оскільки нам важливо познайомитись з кожним кандидатом особисто:)

Як мотивуєте працівників під час карантину?

Ми постійно спілкуємося, зідзвонюємося не лише по роботі. Зараз ми робимо акцент на взаємопідтримку, а не на мотивацію, адже це психологічно важкий час. А щодо мотивації — у нас завжди було все добре)

Якими сервісами та ПЗ користуєтеся для комунікації в команді?

Все залежить від проєкту, в кожного свої особливості. Для внутрішньої комунікації з командою ми користуємося робочою поштою, Skype, а підготовку до Data Science Hackathon 2020 в команді обговорюємо в MS Teams.

Що порадите нашим читачам від паніки та для збереження продуктивності?

Я б порадила зробити дихальну вправу і сфокусуватися на сьогодні. Через віддалену роботу та карантин може здаватися, що ви знаходитеся в іншій реальності. Це може викликати змішані почуття і, справді, відчуття паніки. Спробуйте повернутись у звичний ритм життя з урахуванням поточних особливостей. А про те, як можна підвищити продуктивність роботи з дому, читайте у моїй статті.

Coralogix

Coralogix – іноземна продуктова компанія, яка має декілька R&D-центрів по всьому світу. Вона займається створенням девопс-інструментів, якими користується багато IT-компаній. В Coralogix можна не лише безупинно навчатись і створювати важливі продукти, але й відпочивати на щорічних корпоративних поїздках. Ми вдячні CEO компанії, Аріелю, за отримані відповіді.

Аріель Аcсараф

CEO Coralogix

Як змінилася організація роботи?

Ми даємо нашим працівникам можливість гнучкіше планувати свій графік та надали все необхідне обладнання для роботи вдома. Зараз продуктивність зросла, але необхідно бути уважним і не припускатися помилок в комунікації.

Як змінився процес рекрутингу?

Ми продовжуємо наймання на роботу, як і було заплановано. Усі співбесіди проводяться з дому. Головне випробування – це все-таки процес онбордингу.

Як мотивуєте працівників під час карантину?

Ми надаємо їм усе, що необхідно для продуктивності, та більше гнучкості в плануванні свого робочого часу. Натомість ми очікуємо від працівників 200% віддачі в цей період.

Якими сервісами та ПЗ користуєтеся для комунікації в команді?

Ми дуже задоволені Discord’ом, котрий допомагає нам відчувати одне одного ближче під час ремоуту. Звісно, Slack і Zoom також часто використовуються.

Що порадите нашим читачам від паніки та для збереження продуктивності?

Пам’ятайте про те, що ви не можете все контролювати. Ця ситуація трапилась з нами та ми просто повинні зробити найкраще, на що ми здатні, щоб рости в ній. Ніколи не проходьте повз хорошої кризи! Кожна криза – це завжди ще і можливість.

3DLOOK

3DLOOK – український стартап, який працює над додатком, що дозволяє покупцям приміряти одяг онлайн. В основі цінностей компанії лежить орієнтація на результат і віра в продукт, який вони створюють. На наші запитання погодився відповісти СPO компанії, Олександр.

Олександр Арапов

CPO 3DLOOK

Як змінилася організація роботи?

Усі наші офіси працюють віддалено. Графік залишився таким же, час daily-мітингів та регулярних дзвінків також не змінився. Раніше core / sales / marketing-команди були розподілені між Одесою, Києвом та Лондоном. Для цих команд нічого не змінилося в розрізі комунікацій. Вся продуктова команда програмування працює в Одесі. Але ми настільки звикли проводити дейлі, що перехід на відеодзвінки просто змінив формат. Усі підключаються вчасно, з відео і без будь-яких нагадувань.

Як змінився процес рекрутингу?

Як буде виглядати процес рекрутингу і онбордингу далі – будемо змінювати процеси та спостерігати за результатами.

Як мотивуєте працівників під час карантину?

Найголовніше – більше спілкуємось, влаштовуємо 1-1 зустрічі. Найбільша мотивація для всіх – це ріст компанії і комерційний успіх з усіма поточними та новими клієнтами, випуск нових продуктів. Як тільки зміняться зовнішні фактори – повернуться усі наші внутрішні процеси і звички. Всі це розуміють. Ну і влаштовуємо внутрішні конкурси в Slack, Instagram, звісно ж.

Якими сервісами та ПЗ користуєтеся для комунікації в команді?

Zoom – для відеокомунікації, Trello – для комунікації між департаментами, Slack так і залишився основним каналом зв’язку.

Що порадите нашим читачам від паніки і для збереження продуктивності?

Збережіть колишній спосіб життя, якщо є можливість, та підлаштуйтеся під онлайн-режим. Заняття англійською, фітнесом, читання книг. Дотримуйтесь усіх звичних “ритуалів” – прокидайтеся, збирайтеся, одягайтеся, починайте / закінчуйте роботу в той самий час. Паніка заважає приймати правильні рішення. Краще дотримуватися рекомендацій МОЗ і знижувати ризик доступними засобами. Якщо взагалі погано і паніка наростає, то варто обговорити все з психотерапевтом онлайн.

DMarket

Компанія DMarket працює над найбільшим у світі простором для торгівлі внутрішньоігровими предметами. Для працівників вони пропонують не лише бонуси та ресурси для розвитку, але і цікавий проєкт з актуальними технологіями. HR Lead компанії, Ірина, погодилась відповісти на наші запитання.

Ірина Криленко

HR Lead у DMarket

Як змінилася організація роботи?

У цей момент компанія обрала повністю віддалену роботу, проте офіс відкритий та доступний для співробітників. Ніякі процеси не заморозились, компанія функціонує у такому ж режимі, як і до карантину.

Як змінився процес рекрутингу?

Процес рекрутменту перейшов повністю в онлайн-режим – HR та технічні співбесіди проводяться онлайн. Усі відкриті вакансії в компанії залишились активними, онбординг проводимо онлайн, тому процес не зупинився.

Як мотивуєте працівників під час карантину?

Зі співробітниками проводимо 1-1, щоб виявити та прибрати всі завади, які можуть стати перешкодою у роботі. Для організації домашніх робочих місць дозволили на час карантину забрати офісну техніку додому.

Якими сервісами та ПЗ користуєтеся для комунікації в команді?

Як і до карантину всі внутрішні комунікації проходять через slack, зараз активніше стали використовувати google hangouts для онлайн зустрічей.

Що порадите нашим читачам від паніки і для збереження продуктивності?

Безглуздо панікувати, коли ми не можемо вплинути на ситуацію:) Єдина наша вагома дія зараз – залишатися вдома. Для збереження продуктивності, я б рекомендувала чітке розмежування робочих годин та годин відпочинку. Усвідомлено, не відволікаючись, працювати ті години, що зазвичай проводите в офісі, а решту часу переключатись на справи, які приносять задоволення.

Raketa

Raketa – український сервіс доставки їжі. Компанія розробляє мобільний додаток для клієнта, кур’єра і ресторану, активно впроваджує сучасні тенденції в області Food Tech. В Raketa цінують бізнес-орієнтованих людей, з якими приємно працювати. Компанія пропонує максимум гнучкості і актуальні плюшки, думки і пропозиції співробітників завжди враховуються у розробці продукту. На запитання про новий формат роботи нам відповів Project Manager компанії, Павло.

Павло Гарлінський

Project Manager Raketa

Як змінилася організація роботи?

IT-підрозділ працює повністю віддалено. Процеси і робота йдуть, як і раніше. Лише заморозився процес спільного поїдання печива під каву ранками)

Як змінився процес рекрутингу?

Проводимо співбесіди віддалено. Ми готові до цього. Але, напевне, фіналістів перед оффером будемо запрошувати в офіс. Особисте знайомство вважаємо обов’язковим. Можемо навіть обійтись без рукостискань)

Як мотивуєте працівників на час карантину?

Працівники і так мотивовані. Поки пройшов лише тиждень. Далі побачимо.

Якими сервісами та ПЗ користуєтеся для комунікації в команді?

Дуже сподобався Google Meets – можна створити зустріч в декілька кліків і за посиланням підключити співбесідників. Як і раніше користуємось месенджерами. Для окремих топіків є окремі групи – дуже зручно. Якщо щось необхідно обговорити намагаємось одразу зідзвонитись.

Що порадите нашим читачам від паніки і для збереження продуктивності?

Щоб не панікувати, треба не панікувати) Раджу зібрати об’єктивну інформацію та оцінити для себе ризики зараження, зрозуміти, що найгірше може трапитись. Почитати, як краще лікуватись. Також можна підготувати план B, C. Коли знаєш, що робити, якщо все буде погано – менше переймаєшся). Думаю, щоб зберегти продуктивність, треба підтримувати соціальні зв’язки, не сумувати і побільше гуляти на свіжому повітрі, але на безпечній відстані від людей) Бережіть себе)

Sync.me

Продуктова компанія Sync.me працює над мобільним додатком для ідентифікування вхідного дзвінка і блокування спаму. У нього уже 15 мільйонів активних користувачів по всьому світі. Ми публікуємо переклад відповідей Research And Development Manager’а компанії, Вадима.

Вадим Харнас

Research And Development Manager Sync.me

Як змінилась організація роботи?

Ми зберігаємо ті ж самі робочі години, всі працівники намагаються працювати в тому ж ритмі і працювати ефективніше і швидше. Щоб досягти цієї мети, ми зідзвонюємось частіше, використовуємо платформи для віддаленої комунікації (наприклад Zoom i Slack). Ми не зупиняли жодні процеси і намагаємось дотримуватись нашого наміченого плану.

Як змінився процес рекрутингу?

Ми не зупиняли процес рекрутингу, ми вважаємо, що зараз оптимальна можливість для пошуку хороших кандидатів. На перший погляд здається, що з’явилось більше претендентів, ніж було раніше. З іншого боку, треба враховувати і те, що не всі наважаться на великі зміни зараз.

Як мотивуєте працівників на час карантину?

Ми більше розмовляємо про цілі нашого продукту і намагаємось заспокоїти наших працівників в питанні фінансової стабільності компанії. Це дає їм мотивацію працювати на досягнення цих цілей, адже вони розуміють, що компанія стабільна. Також ми робимо акцент на тому, що все залежить від них і їхніх правильних рішень.

Якими сервісами та ПЗ користуєтеся для комунікації в команді?

Ми використовуємо Zoom для конференц-зв’язку і Slack для особистих розмов.

Що порадите читачам від паніки і для збереження продуктивності?

Думаю, головне, що потрібно працівникам — пояснити, що криза тимчасова і за декілька місяців все повернеться у норму. Коли працівники розуміють, що у кризи є кінцева дата, вони більш спокійні і відчувають себе в безпеці у відношенні до своєї компанії і позиції. Крім того, кожна компанія повинна подумати про те, як використати цю кризу, і розвивати нові характеристики, продукти і послуги, які можуть бути корисні сьогодні.

Go Interactive

Американська outstaff-компанія Go Interactive забезпечує розробку продуктів у сферах кібербезпеки, охорони здоров’я, страхування, туризму і багатьох інших. Компанія обіцяє працівникам повноцінну роботу над проєктами, де компанія — допомога в бухгалтерських і адміністративних запитаннях, а не зайва бюрократія. В компанії люблять влаштовувати чемпіонати з тенісу і футболу, грати в настільні ігри і співати на вечірках. Ми запитали про зміни в роботі CoFounder’а Go Interactive, Сергія.

Сергій Таранов

Co-Founder Go Interactive

Як змінилася організація роботи?

Ми намагаємось дотримуватись карантину. Всі команди переведені на ремоут, працюють з дому. Додому розробникам були доставлені крісла, монітори та інша техніка необхідна для роботи. Двері офісу відкриті для тих, хто не може працювати з дому з будь-яких причин. Один з представників адміністративної команди на чергуванні в офісі, прибирання з антисептиками проводиться щоденно. Адміністративна команда щоденно на зв’язку, обговорює усі новини з коронавірусом у світі та в країні.

Як змінився процес рекрутингу?

Внутрішні вакансії (наприклад офіс-менеджер) були поставлені на холд. Більшість аутстафф-вакансій залишились в роботі, співбесіди проводяться онлайн. Онбординг наймів, зроблених до карантину, також проходить в режимі онлайн: доставка техніки додому ньюкамеру, колл з ейчаром, колл з командою, онлайн-ланч з командою.

Як мотивуєте працівників під час карантину?

HR на зв’язку з усіма контракторами, в загальних чатах даються апдейти по ситуації з коронавірусом в країні та світі. Для підтримання командного духу запустили конкурс на краще віддалене робоче місце (поки в лідерах фото з котами і собаками), в п’ятницю планується онлайн-сесія настільних ігор і шарад. Думаємо організувати декілька воркшопів, зараз обираємо тематику.

Якими сервісами та ПЗ користуєтеся для комунікації в команді?

Slack, Google Hangouts, Zoom, Skype.

Що порадите нашим читачам від паніки і для збереження продуктивності?

Криза – це час не лише втрат і стресу, але і можливість підлаштуватися, запровадити нові методики, стати більш flexible, нарешті оптимізуватися. Підтримуйте команди, частіше спілкуйтесь з ключовими гравцями, комунікуйте мінімум 2 рази на тиждень. Треба намагатися знаходити радість в дрібницях і вірити в успіх команд.

The App Solution

The App Solutions – українська аутсорсингова компанія, яка спеціалізується на розробці веб- і мобільних додатків, а також інших рішень для бізнесу. В основі цінностей компанії допомога працівникам в розвитку. Крім того, компанія часто організовує і приймає участь в різноманітних івентах: від хакатонів для розробників до мітапів для HR та рекрутерів. З нами погодилась поговорити Head of HR компанії, Світлана.

Світлана Мельник

Head of HR The App Solutions

Як змінилася організація роботи?

З початком карантину вся компанія повністю перейшла на віддалену роботу. Графік роботи не змінився, стартуєш в проміжку з 8 до 11 і відпрацьовуєш 8 годин. В офіс ніхто не їздить, ПМ’и організовують роботу команд вдома. Для розробників по факту нічого не змінилося — є системи постановки задач, є ПМ, який контролює роботу.

Як змінився процес рекрутингу?

Рекрутинг практично повністю зупинений. Вакансії перейшли на холд. Поки ситуація не стабілізувалась усі питання, намагаємось закрити власними силами.

Як мотивуєте працівників під час карантину?

Важко сказати щось конкретне працівникам в момент карантину, коли від нас нічого не залежить – бізнес в усьому світі знаходиться в зоні ризику. Насамперед ми збирали команду людей, які не відступають в складних ситуаціях, і будували культуру компанії навколо усвідомленості і відповідальності. Ми просто знаємо, що потрібно запастись терпінням і пережити цей період, щоб стати сильнішими.

Якими сервісами та ПЗ користуєтеся для комунікації в команді?

Для спілкування в загальних чатах, групах є корпоративний Workplace – там ведемо всю переписку, постимо останні новини компанії, також за необхідністю є можливість організовувати стрімінг відео. Для дзвінків більше використовуємо Zoom, також скайп. Дехто користується Hangouts.

Що порадите нашим читачам від паніки та для збереження продуктивності?

Облаштувати робоче місце вдома і чітко окреслити початок і кінець робочого дня, щоб не відволікатись, але робити невеликі перерви для збереження продуктивності. Під час перерв поприсідати, повіджиматись і привести тіло в тонус, щоб фізичне навантаження все-таки було)

Tupelo

Tupelo – лондонський аутсорс, який надає послуги консалтингу і розробки ПО. Один з проєктів компанії – це розробка сервісу для швидкого зв’язку між пацієнтами і лікарями. Окрема увага виділена на захист інформації пацієнтів. Ми вдячні за відповіді CTO компанії, Мюррею.

Мюррей Рован

CTO Tupelo

Як змінилась організація роботи?

Наш персонал часто працює віддалено, тому ми вже добре навчені, як організовувати роботу в таких умовах. Ніхто не повідомляв про якісь проблеми.

Як змінився процес рекрутингу?

Ми не проводимо найм нових працівників під час карантину. Але ми не думаємо, що це погано вплине на нас. Торік ми вже найняли всю команду віддалено і будемо раді повторити цей сценарій в майбутньому.

Як мотивуєте працівників на час карантину?

Наша команда цілком занурена в роботу і добре виконує поставлені задачі. Ми не вважаємо, що це зміниться через ремоут.

Якими сервісами та ПЗ користуєтеся для комунікації в команді?

Ми користуємосz Slack і Hangouts для чату і відеоконференцій. Це ПP добре працює для нашої команди. Ми використовуємо Jira для ведення робочого процесу і деталей.

Що порадите нашим читачам від паніки і для збереження продуктивності?

Використайте можливість спробувати практики і інструменти віддаленої роботи, щоб подумати, як стати більш гнучкою компанією в майбутньому. Ремоут має свої переваги, якщо змусити його працювати на благо вашої компанії. Ви відкриєте великий ринок найму і багато кандидатів у вашому регіоні нададуть перевагу віддаленій роботі і гнучким умовам. П’ятиденні поїздки на роботу – це вбивці часу і стрес для ваших працівників.

Висновок

Звісно, “на коні” зараз ті компанії, що вже практикували ремоут і використовували різні інструменти для тайм-менеджменту, відстежування завдань і віддаленої комунікації. Але це не привід засмучуватись для решти. Зараз час проявити гнучкість, підлаштуватись під команду і наявні умови. Якщо ви замотивуєте їх, надасте всі ресурси для роботи, і, можливо, будете більш лояльні під час найму, то працівники покажуть себе на 200%.

Карантин може закінчитися для вас не просто без втрат, а й з новими досягненнями і ще більш міцною командою, ніж раніше.