Онлайн співбесіда в IT: як реагувати на форс-мажори та курйози на інтерв’ю

Дивитись детальніше

Онлайн співбесіди — стандартна практика у IT-рекрутингу та інших сферах. Часом навіть здається, що інтерв’ю в офісі сприймаються більш екзотично. Вже у 2020 році 82% кандидатів відчували себе комфортно на відеоспівбесідах — про це говорить дослідження Recright*, у якому взяло участь понад 30 тис. осіб. З того часу ця практика стала лише більш звичною.

Однак й досі можна зустріти казуси і непорозуміння: хтось під’єднується до інтерв’ю з кальянної, кандидати можуть забувати про формальності та почати розповідати про особисте життя, робити демонстрацію фото «з молодості», а самі інтерв’юери — загубити лінк на дзвінок і так і не доєднатися. Як же успішно провести інтерв’ю, якщо здається, що усе летить у прірву? Розібралися в цьому з рекрутинг-експертами.

Про те, як підготуватися до відеоінтерв’ю рекрутеру та hiring-менеджеру, як реагувати на комічні (і не тільки) форс-мажори, який додаток для співбесіди використовувати, які є корисні сервіси — далі у статті.

Про що поговоримо:

• Чек-лист підготовки до співбесіди онлайн
• Як реагувати на курйози на інтерв’ю + кейси від експертів
• Бонус: список інструментів для проведення відеоінтерв’ю

Підготовка до онлайн-співбесіди: чек-лист

Як правильно проводити співбесіду: відео чи аудіо формат, як узгодити необхідний час та проконтролювати фідбек? Ділимося чек-листом від рекрутерів ITExpert, який відповідає на усі ці запитання.

#1 Узгодження формату та наповнення співбесіди

Ще до початку активного пошуку та скринінгу кандидатів, рекрутер має розуміти, як буде виглядати увесь hiring-процес: скільки буде етапів відбору (не лише співбесід, але й чи буде тестове, лайвкодинг тощо), у якому форматі вони проходять та яку мету несуть. Первинний скринінг проводять письмово, за телефоном чи відеозв’язком — все залежить від обсягу та складності запитань, подальші інтерв’ю — під час відеодзвінка.

Важливо не дублювати запитання та наповнення різних етапів, а навпаки оптимізувати процес таким чином, щоб якомога більше скоротити time-to-fill. Це забезпечує позитивний досвід кандидата і ефективність рекрутингу загалом.

#2 Створення запитань до інтерв’ю

Проаналізуйте портрет кандидата. До співбесіди ви маєте перевірити критичні вимоги, а на подальших етапах — заглибитися у досвід. Сформулюйте стандартний список питань та кастомізуйте його під кожного кандидата. Грубий приклад: якщо у кандидата у резюме прописано понад шість років досвіду з Python, не варто перепитувати на HR-скріні про це ще раз.

Звичайно, залежно від специфіки позиції, потрібно підібрати оптимальний набір запитань — про те, які поставити запитання програмісту на співбесіді ми вже писали раніше у нашому блозі.

#3 Планування розкладу співбесід

Біль онлайн співбесід — планування розкладу. Навіть якщо вакансія «горить» і має бути закрита ASAP, не кожен фахівець знайде час для 15–20 інтерв’ю на тижні. Краще домовтеся з hiring менеджером заздалегідь про те, яку кількість слотів ви можете зайняти співбесідами та які ще обмеження врахувати. Наприклад:

«Назначаємо максимум чотири співбесіди на тижні, по середах — важливі наради, пропускаємо. Бажано назначати у таймслоти з 12:00 до 16:00 (о 16 вже маємо завершити) та закладати по пів години до інших мітів. Співбесіду проводимо протягом півтори години»

Максимально зручно, якщо у рекрутера також є доступ на календар менеджера — у Google Meet чи Calendly, де можна переглянути вільний час.

📌 Важлива навичка Middle-Senior Recuiter: розуміючи пайплайн доступних кандидатів, старайтеся пріоритизувати їх за досвідом та відповідністю вакансії. Найбільш релевантних кандидатів варто «подавати» на співбесіди першою чергою.

#4 Запрошення на інтерв’ю

Будьте гнучкими при підбиранні часу для інтерв’ю online. Пропонуйте кілька найближчих таймслотів для вибору фахівця. Якщо ж йому не зручно у запропоновані години, перепитуйте про те, який час є бажаним для самого кандидата (дати/половина дня тощо). Такий підхід допоможе вам не розтягувати процес запрошення на співбесіду — через довге очікування зацікавленість фахівця може падати.

Гарний тон — попередити фахівця про те:

• який етап наймання буде відбуватися (технічний, менеджерський тощо);
• хто буде брати участь: ролі, позиції, імена;
• як проходить онлайн співбесіда та чого очікувати під час інтерв’ю: наприклад, якщо це технічний етап, то які питання можуть підійматися (загально).

Такі, здавалося б, невеликі турботливі кроки зі сторони рекрутера значно покращують конверсію і в масовому, і в точковому пошуку персоналу.

#5 Супровід до співбесіди

Ще один плюсик у карму професійного рекрутера — підтвердити співбесіду день у день. Це особливо актуально, якщо співбесіда була назначена заздалегідь, за тиждень чи два. Перед співбесідою можна нагадати, що буде відбуватися (див. пункт 4).

Інколи треба проконсультувати щодо того, як підготуватися до онлайн співбесіди, не лише кандидата, але й менеджера/технічного фахівця з команди. Варто проговорити основні правила: під’єднуватися зі зручного місця, вмикати камеру, перевіряти гарнітуру, заздалегідь відкривати документ із запитаннями та освіжити у пам’яті резюме фахівця перед початком.

#6+ Фідбек та рішення за кандидатами

Після співбесіди по відеозв’язку рекрутер має проконтролювати, щоб інтерв’юери узгодили та прописали комплексний фідбек, а також прийняли рішення — запросити фахівця на наступний етап, відмовити або ж надати джоб офер.

Чудова традиція — одразу після співбесіди забронювати 15 хвилин у календарі кожного інтерв’юєра. Цей час зі свіжими враженнями вони можуть приділити написанню зворотного зв’язку. З таким підходом неможливо забути про цей етап чи занадто затягнути з рішенням 😉

Курйози на інтерв’ю: кейси від рекрутерів

Як проводять співбесіду онлайн, ми вже розібралися. Однак на кожному етапі на вас можуть очікувати форс-мажори, до яких неможливо підготуватися. Як же на них реагувати, щоб залишатися професійним? Ми розпитали рекрутерів про найдивніші та найсмішніші кейси з онлайн співбесід у їхній практиці і про поради щодо курйозів на інтерв’ю.

Марія Сидоришина

Technical Recruiter в ITExpert

Про найнезвичніші кейси на співбесідах

У моїй практиці було декілька таких випадків:

1. Один спеціаліст під’єднався на перше HR-інтервʼю з компанією з кальянної, де було багато диму і досить шумно. Оскільки його відповіді і досвід загалом були хорошими, компанія вирішила йому дати ще один шанс — запропонувала поспілкуватися вже в більш стандартній атмосфері. Я пояснила йому, чому важливо знайти відповідне місце для інтерв’ю і що це буде впливати на рішення команди по подальших кроках. Але на технічну співбесіду він під’єднався з кальянної з тим же димом і шумом знову.
2. Інший спеціаліст під час інтервʼю йшов заварювати собі чай, їв йогурт і чистив зуби зубочисткою. Така поведінка показувала неповагу.
3. Ще один кандидат декілька разів робив недоречні компліменти, а коли розповідав про команду, то додавав сексистські коментарі про своїх колег-жінок і часто відволікався на особисті історії про власне життя та сімʼю.

Кожен з цих кейсів завершився відмовою для кандидата.

Топ порад щодо поведінки під час форс-мажорних ситуацій на інтерв’ю

Гадаю, такі випадки можна умовно розділити на такі, де:

• Ми можемо скоригувати поведінку кандидата. Наприклад, ми можемо попросити спеціаліста знайти більш відповідне місце для наступного інтервʼю, увімкнути камеру чи під’єднатися з компʼютера/ноутбука. Якщо він/вона прислухається до наших зауважень, то це хороший знак і можна продовжувати комунікацію.
• Немає сенсу продовжувати процес рекрутингу. До прикладу, як у другому кейсі, коли кандидат поводився відверто дивно і зневажливо. Те ж саме стосується агресії, грубості та разючої невідповідності цінностям компанії.

Якщо останній «тип» поведінки проявляється на початку інтервʼю, то варто скоротити його час до мінімуму і не провокувати конфлікт (фідбек за співбесідою можна надати в письмовій формі). Під час спілкування за відео варто максимально спокійно та стримано реагувати на такі провокації. Якщо кандидат починає переходити на грубощі, можна зауважити, що це ділова розмова і вона передбачає повагу один до одного.

Окрім того, важливо не засмучуватися через такі кейси і не винуватити у всьому себе — люди бувають різними і в кожного своє бачення допустимого.

Анна Карпова

IT Recruiter в Rakuten Advertising

Про найнезвичніші кейси на співбесідах

Життя рекрутера завжди сповнене несподіванками та непередбачуваними ситуаціями. Так у мене був досвід спілкування з кандидатом, який вирішив підійти до співбесіди з невпізнаним ентузіазмом та безтурботністю. Він не лише розповідав про своє життя під час співбесіди, але ще й після неї продовжував писати та ділитись фотографіями, хоча наше спілкування не мало такого контексту.

Моя перша реакція була здивуванням, але я швидко зібралась і відновила фокус розмови на професійних аспектах. Попри це, кандидат продовжував виходити за межі теми, відверто розповідаючи про свої захоплення та особисте життя. Зберігаючи спокій та гумор, я поступово повертала розмову до теми, нагадуючи про наші професійні цілі та очікування.

Така поведінка кандидата негативно впливає на процес співбесіди та враження від нього як професійного претендента на посаду. Всупереч можливим причинам такої поведінки, важливо визнати, що в контексті співбесіди це неприйнятно та несприятливо впливає на взаєморозуміння між кандидатом і компанією. У контексті професійного спілкування, ми очікуємо від кандидатів дотримання професійності, що відображає їх здатність адаптуватися до корпоративного середовища та спілкуватися з колегами та клієнтами.

Топ порад щодо поведінки під час форс-мажорних ситуацій на інтерв’ю

• Зберігати спокій. Незалежно від того, наскільки несподівана або курйозна ситуація, важливо залишатися спокійними та зосередженими. Пам’ятати, що наша реакція впливає на враження, яке ми робимо на кандидата.

• Повертати до теми. Якщо кандидат відхиляється від теми співбесіди, вміло повертайте розмову до професійних аспектів. Варто нагадати про мету співбесіди та важливість обговорення ключових питань.

• Зберігати гумор. У деяких випадках гумор може бути ефективним способом зняти напругу та зберегти позитивну атмосферу.

• Нагадати про корпоративні цінності. HR-фахівцю або рекрутеру потрібно нагадати кандидатові про корпоративні цінності та очікування щодо співбесіди. Підкресліть важливість професійної поведінки та взаєморозуміння.

Наостанок: варто попередньо підготуватись до можливих курйозних ситуацій, проаналізувати можливі реакції та стратегії управління. Будьте готовими до непередбачуваного, але зберігайте професіоналізм та ефективність у будь-якій ситуації!

Марина Олениченко

Technical Recruiter в ITExpert

Про найнезвичніші кейси на співбесідах

У мене був незвичний випадок із кандидатом, який полюбляє грати на гітарі. Була призначена співбесіда і я підключилась до неї заздалегідь, щоб познайомити кандидата із інтерв’юером. Підключилась на хвилин п’ять раніше і застала фахівця за його хобі 🙂 

Потім він уже помітив, що він на дзвінку не один та ми почали знайомитись, а пізніше підключився і сам інтерв’юер. Можу сказати, що це найкреативніший початок співбесіди. До речі, спеціаліст дуже сподобався компанії та йому навіть вже дали офер.

Топ порад щодо поведінки під час форс-мажорних ситуацій на інтерв’ю

У моєму випадку мені не довелось якось особливо втручатись у ситуацію, оскільки гру на гітарі не застав інтерв’юер. Але бувають дійсно ситуації, де рекрутеру потрібно діяти.

Першою чергою потрібно бути спокійним, швидким і ввічливим. Варто попросити кандидата відкоригувати свої дії (увімкнути/вимкнути камеру, сказати, що видно щось/когось, хто може відволікати) або попередити про важливі фактори.

Часто форс-мажори пов’язані із запізненнями кандидата чи інтерв’юерів — всі контакти завжди мають бути напоготові заздалегідь.

Список корисних інструментів для проведення онлайн співбесід

Онлайн співбесіда: як підготуватися рекрутеру, щоб провести її на вищому рівні? Щоб усе проконтролювати та надати команді більше корисних рішень, можна звернутися до додаткових тулзів. Серед них:

• Платформи відеозв’язку: заздалегідь оберіть, чи буде співбесіда у Zoom, Google Meet, Skype чи деінде.
• Інструменти для букінгу часу у календарі: Calendly, Hubspot Meetings, Google Calendar тощо.
• Тузли створення візуалізацій для інтерактивних завдань чи мозкового штурму: Google Jamboard, Miro чи LiveBoard.
• Сервіси Smart-транскрипції відеодзвінків: OtterPilot, Fireflies або Transkriptor (має функцію транскрипції українською).
• Синхронізовані оцінки за навичками кандидата та нотатки: від заздалегідь створеної таблички у Google Sheets до більш «розумних» інструментів. Наприклад, Hugo від MeetingNotes пропонує шаблони для різних видів колів, синхронізацію календарів з різних платформ, додатковий таск трекінг по дзвінках (є інтеграція з Jira).

Якщо підсумувати, співбесіда онлайн з роботодавцем не має бути стресом для кандидата (як і для рекрутера чи менеджера). Детально розберіться у нюансах того, як проводять співбесіду онлайн, протестуйте best practices, оберіть ті підходи, які будуть комфортними для вас, одначе залишайтеся гнучкими — тоді все точно пройде ідеально!

*Candidate survey 2020 by Recright.