Що блокує ваш найм: 15+ метрик, щоб це дізнатися

Дивитись детальніше

Багато компаній оцінюють ефективність рекрутингу за простою схемою: є кандидати та закриті вакансії — добре, немає — погано. Рекрутери своєю чергою часто сприймають аналітику як щось складне, що вимагає глибоких знань Excel і нескінченних звітів. Тому й уникають зайвих цифр та прогнозування як такого.

Але без якісних метрик рекрутеру не вдасться знаходити вузькі місця та масштабувати процеси. Що вважається успішним рекрутингом: закрита вакансія, отримані відгуки чи швидкість наймання? Бізнесу потрібні чіткі відповіді, адже рекрутинг — це не просто потік кандидатів, а стратегічна функція, що впливає на розвиток компанії, та вимагає значних витрат.

Марія Куцевол, Recruitment Team Lead в ITExpert, пояснює, чому без аналітики неможливий ефективний IT-рекрутинг і розбирає:

• Як побудувати воронку рекрутменту та адаптувати її до IT-наймання;
• На які ще метрики для відділу добору персоналу варто звертати увагу;
• Як усувати типові просідання у процесах рекрутингу.

Воронка наймання в IT-сфері

Відстеження метрик у рекрутингу — не просто красиві дашборди, а реальна оптимізація процесу. Кожен етап рекрутингової воронки приховує підказки: чому вакансія не збирає відгуків, як покращити сорсинг і що робити, якщо кандидати масово відмовляються від оферів.

У компаніях різних типів кількість етапів може відрізнятися, але загальноприйнятими можна вважати такі етапи воронки рекрутингу:

• Впізнаваність бренду — наскільки фахівці готові у вас працювати, виходячи з того, що вони про вас чули/знають.
• Залучення кандидатів — відгуки на вакансії на різних джерелах, робота з базою кандидатів, пошук спеціалістів на job-бордах та профільних майданчиках з пошуку роботи на кшталт Djinni, а також інших професійних вебресурсах, таких як, наприклад, LinkedIn.
• Відбір — приймання, перегляд та фільтрація резюме активних і пасивних кандидатів.
• Оцінка — HR або технічний пре-скринінг.
• Інтерв’ю з IT-кандидатами.
• Перевірка оцінок та ухвалення рішення про приймання на роботу.
• Відправлення job-офера IT-фахівцю.
• Наймання — можна вирішити, що це вже фінальний етап, але поки фахівець не пройде далі, воронку не закрито.
• Онбординг спеціаліста до його фактичного виходу на роботу.

Дивитись детальніше

Розберімо детальніше.

Відгуки на вакансію

Кількість аплікантів — це перший індикатор того, наскільки ваша вакансія резонує з ринком. Вона також дає відповідь на кілька важливих запитань:

• Чи вірно ви обрали платформу для розміщення?
• Чи треба оптимізувати опис та позиціювання?
• Чи варто активніше сорсити різними джерелами?

Якщо кількість відгуків нижча за середню на схожі позиції, варто протестувати різні підходи: змінити назву вакансії, додати більше деталей або переглянути вимоги. Інколи потрібне й стратегічне посилення бренду роботодавця. Наприклад, за даними Djinni, на вакансію Middle DevOps Engineer в середньому відгукується 11 кандидатів.

Відповіді кандидатів

На відміну від вхідних відгуків, відповіді на рекрутинг-листи зазвичай більш релевантні, адже це кандидати, яких ви знайшли та проактивно залучили. Тут ключову роль відіграють якість сорсингу, релевантність вакансії та правильний підхід до комунікації. Так, точкові пропозиції займають більше часу, проте якість резюме та конверсія через усі етапи процесу будуть вищими.

У фокусі має бути не лише кількість відповідей, але й Response rate:

Залежно від каналу комунікації цей показник може суттєво відрізнятися. Наприклад, у LinkedIn RR рекрутерів тримається в межах 20–30%, тоді як в email-розсилках конверсія помітно нижча — за спостереженнями команди ITExpert. Відстежуйте ці нюанси в ATS.

Резюме / HR-скринінги / технічні співбесіди

Насправді, ви самі можете визначити, що включати до етапів вашої воронки. Головне фіксувати так званих кваліфікованих кандидатів (Qualified Candidates). Це термін зі світу маркетингу та продажів, що позначає релевантних та зацікавлених кандидатів. Зазвичай мова про фахівців, з якими вже було хоча б мінімальне спілкування з рекрутером — телефонний дзвінок чи HR-скринінг, проте деякі рекрутери рахують і просто отримані відповідні CVs.

Кількість кваліфікованих кандидатів вказує на те, чи переміщаються айтівці на етап технічних інтерв’ю та близькі до оферу. Але зважайте і на конверсію залежно від платформи — вона покаже, які джерела найцінніші для кінцевого результату.

За такою ж логікою ви можете враховувати і проведені співбесіди hiring-менеджером. Якщо менеджер відсікає занадто багато резюме за невідповідністю резюме чи підсумків HR-колів, ймовірно, вимоги вакансії треба переобговорити.

Офери

Кількість виданих оферів — головний KPI рекрутерів. Проте критично й зрозуміти, скільки інтерв’ю потрібно провести, щоб дійти до результату.

За досвідом нашої агенції, потрібно 6–8 інтерв’ю для job-офера для IT-позицій в Україні. Показник може відрізнятися залежно від ваших завдань, можливостей та цілей. Якщо вас не влаштовує показник Interview to Offer Ratio, проаналізуйте:

• Чи достатньо якісні кандидати доходять до співбесіди?
• Чи не надто жорсткі вимоги у hiring-менеджера?
• Чи добре презентується вакансія кандидатам?

В IT різниця між кількістю кандидатів, які прийняли офер та вийшли на роботу, і кількістю кандидатів, які просто отримали job-офер, може бути значною. Якщо ви зробили 10 оферів упродовж року і 7 кандидатів їх прийняли, показник прийняття оферів дорівнюватиме 70%. Що цей показник вищий, то краще. При цьому через високу конкуренцію за таланти в IT-сфері цей показник часто тримається на рівні 60–65%.

Тому в арсеналі рекрутера на постійній основі має бути наявний Offer Acceptance Rate (конверсія прийнятих оферів до відправлених). Варто вираховувати її у розрізі позицій, відділів та грейдів.

Важливо! Деякі рекрутери спочатку перепитують про враження кандидата та лише тоді відправляють чи призупиняють оформлення оферу. Це докорінно неправильне рішення. Такий підхід прямо впливає на OAR, через що ви можете не побачити значні проблеми у вашій воронці. Ваша ціль — об’єктивні дані, не просто приємні числа.

Випробувальний термін

Раптово: робота рекрутера не завершується на офері. Відстежуйте й успішність наймання — пройдений випробувальний термін. Інколи варто швидко знайти заміну фахівцеві.

Зазвичай показник «відпадання» кандидатів на цьому етапі невисокий — до 6–8%. Проте він може збільшуватися для позицій, на які шукають початківців, які схильні до плинності під час адаптації. Тож навіть Recruitment Success Rate рідко становить 100%, хоч і наближається до цього.

Як виглядає воронка в ITExpert? Як агенція ми детально розглядаємо етапи, що відбуваються на нашому боці. Виділяємо такі показники:

1. Запропоновано вакансій.
2. Відповіді.
3. Позитивні відповіді.
4. Отримано резюме.
5. Відправлено резюме клієнту.
6. Інтерв’ю.
7. Запропоновано оферів.
8. Прийнято оферів та пройдено випробувальних термінів.

Приклад одного зі звітів за рекрутинг ефективністю в ITExpert:

Дивитись детальніше

Проте у продуктових компаніях можна скоротити воронку до потрібних етапів саме для вас:

1. Запропоновано вакансій.
2. Проведено HR-дзвінків.
3. Проведено фінальних співбесід.
4. Видано оферів.
5. Прийнято оферів.
6. Пройдено випробувальних термінів.

На кожному з етапів виділяємо кількісні показники (тобто кількість претендентів) та прораховуємо конверсію (який % людей пройшов кожен етап). Аналізуємо відгуки виходячи з того, на якому ресурсі вони були, та заміряємо результати на кожному майданчику. Це допомагає прорахувати ефективність та окупність кожного ресурсу.

А ще наймаючи у різних країнах, рекрутингову воронку також складаємо окремо. Наприклад, конверсія у відповіді може сильно відрізнятися в Україні, Румунії та Латинській Америці.

Метрики якості наймання

Воронка — основа операційної діяльності. Проте для data driven рішень у рекрутингу та стратегування варто брати до уваги більше показників. Наприклад, можна зосередитись на тому, які канали приводять найбільше цільових кандидатів. Така метрика важлива для великих IT-компаній із великою рекрутмент-командою, де кожен інструмент оцінюють окремо. Або можна концентруватися на причинах відмов, якщо рекрутери систематично не можуть виконати план, проте формально усе роблять вірно.

Зібрала основні метрики та KPI рекрутингу для вас.

Час наймання

Є кілька метрик, щоб аналізувати таймінг рекрутингу. Перша — Time to Hire. Це час, необхідний для найму конкретного кандидата. Згідно Workable, щоб успішно найняти кандидата на IT та Engineering позиції потрібно 27–29 днів. Проте Україна задає тренд на швидкий найм в IT, тому підсумкова кількість має бути якнайменша.

Щоб проаналізувати загальний час на наймання, використовуйте Time to Fill. Якщо вам потрібно багато тижнів і місяців для того, щоб закрити вакансію, щось не так працює у вашій воронці найму. Ця метрика демонструє швидкість ваших рекрутерів та hiring-менеджерів.

Якщо є можливість, варто заміряти Time to Fill за посадами чи відділами — це допоможе оптимізувати найм та планувати роботу з новими вакансіями.

У чому ж різниця між Time to Hire та Time to Fill? Перший показник концентрується на часі, за який вдалося найняти конкретного кандидата, тоді як другий — аналізує сумарну кількість днів, витрачену на пошук.

Наприклад, якщо компанія шукає C-level спеціаліста, закриття позиції може зайняти кілька місяців. Однак сам процес комунікації з кожним кандидатом має бути швидким, тому Time to Hire варто тримати в межах 30 днів, навіть якщо загальний Time to Fill складає пів року.

Щоб пірнути глибше в аналіз затримок, прорахуйте Process Step time. Ця метрика покаже, скільки часу необхідно для переходу кандидата з одного етапу на інший. Сорсер не може надати перші резюме на розгляд вже 15 днів? Співбесіди назначаються довше за тиждень? Кандидати задовго чекають фінального рішення про офер? Беріть усі ці фактори до уваги.

Джерела

Виділяють дві основні метрики аналізу джерел — Source of CVs та Source of Hire. Перша допомагає визначити, яка платформа надає вам найбільшу кількість релевантних кандидатів, друга ж концентрується на кінцевих найманнях. Розуміючи це, ви зможете ухвалити обґрунтоване рішення про те, куди розподілити свої витрати та зусилля.

Навіщо аналізувати SoH?

1. Оптимізація бюджетів. Якщо певний канал стабільно дає якісних кандидатів, має сенс збільшити на нього витрати. Якщо ж ефективність низька — скоротити або виключити.
2. Поліпшення сорсинг-стратегії. Наприклад, якщо Java Developer’и найбільше відгукуються в LinkedIn, можливо, не варто публікувати вакансію на інших платформах.
3. Пришвидшення рекрутингу. Ви не будете витрачати час на платформи, що не дають результати та зосередитеся на тому, що цінне для вашого процесу.

Які канали варто відстежувати:

• Job boards (Djinni, DOU, LinkedIn Jobs);
• Реферальні програми (рекомендації від співробітників);
• Прямий сорсинг (активний пошук через LinkedIn, GitHub, Kaggle тощо);
• Соцмережі та таргетована реклама;
• Внутрішній кадровий резерв (фахівці, які вже працюють у компанії, але можуть перейти на іншу роль).

Приклад розрахунку. Якщо зі 100 найнятих кандидатів за рік:

40% прийшли через LinkedIn,
25% — через реферальну програму,
20% — через job boards,
15% — завдяки прямому сорсингу.

То можна зробити висновок, що LinkedIn та рефералки є найефективнішими каналами, а ось job boards можуть потребувати коригування стратегії розміщення вакансій.

Вартість найму

Вимірюючи Cost per Hire ви отримуєте орієнтир для зниження витрат на добір персоналу. Може трапитися так, що відмова від одного каналу зекономить вам кошти, які ви можете реінвестувати: у нові job boards, реферальну програму чи HR-маркетинг.

Society of Human Resource Management SHRM та American National Standards Institute ANSI створили стандартну формулу для розрахунку витрат на найм персоналу (CPH):

У формулі:

• Internal costs (Загальні внутрішні витрати) = зарплатня рекрутера + платні інструменти (наприклад, ATS etc.), вартість робочого часу Tech-фахівців, які беруть участь у проведенні інтерв’ю.
• External costs (Загальні зовнішні витрати) = платні job postings + реклама + бонуси за зовнішні рекомендації.

Причини відмов

Не дуже популярний підхід, але дуже дієвий! У ITExpert ми щотижня переглядаємо Rejection reasons статистику у відсотковому значенні, що дає змогу вчасно виявити стратегічні проблеми з вакансією та оперативно їх виправити. Ми навіть інтегрували підрахунок у нашу внутрішню ATS, щоб спростити аналіз.

Навіщо відстежувати причини відмов?

1. Аналіз відповідності вакансії ринку. Якщо більшість кандидатів відмовляються через низьку зарплатню — можливо, варто переглянути бюджет, конкурентність пропозиції або змінити вимоги.
2. Оптимізація комунікації. Якщо кандидати ігнорують вакансію або не хочуть продовжувати комунікацію, причина може бути в описі проєкту, процесі інтерв’ю чи задовгій відповіді від клієнта.
3. Зниження втрат часу. Чим раніше ви дізнаєтесь, що певний фактор відлякує кандидатів, тим швидше ви зможете адаптувати стратегію та підвищити конверсію у найм.

Кейс. Ми працювали над пошуком Senior DevOps Engineer для великої української компанії. Вакансія залишалася відкритою понад п’ять тижнів, а конверсія з відгуків у назначені інтерв’ю становила лише 3%.

Аналіз причин відмов показав, що у 60% випадках був відсутній метч за зарплатним діапазоном. За допомогою внутрішньої статистики і перемовин з клієнтом нам вдалося підняти його до ринкового рівня. Як результат, вдалося залучити ще 10 кандидатів у найкоротші терміни, а вакансію успішно закрили вже за два тижні після оновлення.

Досвід кандидата

Інколи типових метрик недостатньо і вони виглядають занадто сухими без фідбеку від самих фахівців. Як показує практика, найкращий спосіб виміряти якість досвіду кандидатів — cNPS (Candidate Net Promoter Score). Це працює аналогічно з eNPS. Кандидатів, які пройшли процес наймання (незалежно від результату), просять оцінити досвід за шкалою від 0 до 10, відповідаючи на запитання:

«Наскільки ймовірно, що ви порекомендуєте цю компанію знайомим айтівцям?»

Далі оцінки діляться на три групи:

• Промоутери (поставили оцінку у 9-10) — кандидати, які задоволені процесом і готові рекомендувати компанію.
• Нейтрали (7-8) — задоволені, але не надто вражені, щоб активно рекомендувати.
• Детрактори (0-6) — негативно оцінюють досвід і можуть навіть залишити поганий відгук.

Якщо cNPS у від’ємному значенні — це тривожний дзвінок: процес рекрутингу потрібно переглядати. Запропонуйте кандидатам пояснити свій вибір оцінки та проаналізуйте їх коментарі.

Виконання плану

Recruitment Performance Index допомагає оцінити не лише кількість закритих вакансій, й загальну ефективність рекрутера чи команди.

Вважається, що досягнення плану на 90+% — прийнятний рівень. Якщо ж план перевиконується на 10–15%, ви працюєте з топперформером.

А от що робити, якщо рекрутер з вашої команди недотягує — це питання. Уявіть двох тіммейтів:

• Один закрив п’ять вакансій за місяць — але всі вони були Junior-рівня, де відгуків було вдосталь.
• Інший закрив лише дві вакансії — але це були Senior фахівці на специфічні ролі з довгим циклом ухвалення рішень.

Хто працював ефективніше? Відповідь не завжди очевидна, адже виконання плану залежить від багатьох факторів:

• Складність вакансій (чи це high-demand позиції, яких на ринку мало).
• Час на закриття (якщо наймання затягується, це впливає на загальний результат команди).
• Конверсія на всіх етапах (скільки кандидатів дійшли до оферу, а скільки відмовилися та за якими причинами).
• Бренд роботодавця (наскільки привабливим бізнес здається як місце роботи, чи не було негативних репутаційних кейсів у період активного наймання).

Якщо ваші показники нижчі за очікувані, важливо не просто зафіксувати відставання, а розібратися, де саме гальмується процес і як його оптимізувати.

Дивитись детальніше

Приклад рекрутинг-дашборду

Усуваємо типові проблеми в IT-рекрутменті

При визначенні норми конверсії слід відстежити, де показники значно «просідають», та виявити bottleneck. Це етап найму, на якому є проблема, буквально «пляшкова шийка» у перекладі. Вона негативно відбивається на загальному результаті, тому важливо подумати, як усунути труднощі, переглянути процеси чи адаптуватися до нових умов.

Наприклад:

Звісно, однієї універсальної метрики не існує — є лише ті, які зараз допоможуть розв’язати конкретну проблему у вашому процесі найму. Проте не потрібно одразу відстежувати все. Достатньо почати з базових показників: конверсії у воронці, часу найму та джерел кандидатів.

Головне — перестати боятися цифр і зробити перший крок. Дані самі підкажуть вам наступні.