Що потрібно знати для написання вакансії та підбору дрімтім

Згідно з дослідженням Департаменту праці США, вартість помилки під час рекрутменту становить 30% від річної зарплати працівника. А за даними агенції CareerBuilder, 74% компаній стикаються з працевлаштуванням неправильної людини на позицію. Переважно їм такі помилки коштують $14 900 за одного співробітника. 

Правильний текст вакансії допоможе знайти кандидата ефективніше, швидше та без додаткових витрат. А помилки в написанні призведуть до того, що ви знаходитимете невідповідних фахівців, витрачатимете більше часу та фінансів на рекрутинг. Розібралися, з чого повинен починатися пошук та підбір персоналу, і як перетворити хаотичний рекрутмент на ефективний процес.

Інструкція з підбору персоналу: 8 обов’язкових кроків

Підбір співробітників залежить від розміру компанії, її темпів зростання, умов роботи, зарплатні та бенефітів. Алгоритм підготування до рекрутинг-процесу складається з восьми ключових етапів.

Визначити, хто потрібен компанії 

З чого почати підбір персоналу?

Dos: скласти портрет кандидата та ретельно проаналізувати ринок. Це важливо зробити ще до зустрічі з hiring-менеджером, щоб ставити правильні питання. 

Don’ts: обмежитися тим, що потреба в новому співробітнику — замінити людину, яка йде з компанії. 

Що треба знати під час підбору персоналу для складання портрета кандидата:  

1. Ціль посади. Навіщо потрібен фахівець? Наприклад, мета пошуку бізнес-аналітика в команду — зрозуміти, у який бік має розвиватися проєкт, визначити вимоги замовника та пріоритетні завдання, щоб успішно вивести на ринок новий продукт.

2. Завдання, які виконуватиме співробітник. Не варто перераховувати багато завдань — обмежтеся основними 3–4, щоб увага кандидата не розсіювалася на незначні таски.

3. Необхідний рівень фахівця: Junior, Middle, Senior, Team / Tech Lead чи C-level персонал.

4. Hard- і soft-скіли. Професійні навички та особисті характеристики варто розділити на must-have та «бажані». Наприклад: обов’язкові hard skills для роботи BA — розуміння методологій розробки програмного забезпечення, знання SDLC, досвід роботи з інструментами та підходами бізнес-аналізу, рівень англійської мови від Upper Intermediate і вище. Буде плюсом: досвід роботи з доменом Healthcare. 

5. Цінності. Бажано, щоб кандидат поділяв цінності компанії. Наприклад, у Airbnb від дня заснування в центрі ставлять сильну культуру та зрозумілі цінності. Такий підхід досі допомагає компанії-єдинорогу наймати скілових фахівців та долати челенджі. 

Придивіться також співробітникам компанії, де відкрилася вакансія. Хто там працює: айтішники-екстраверти чи «закриті» співробітники? Можливо, вони мають спільне хобі: їздять на самокатах в офіс або обговорюють технологічні новинки в пабі щоп’ятниці?

Затвердити портрет кандидата з хайрінг-менеджером

Це допоможе переконатися, що ви з hiring-менеджером зрозуміли одне одного. Можливо, він внесе доповнення до портрета кандидата або перегляне очікування. 

Скласти опис вакансії 

Складання тексту вакансії — критично важливий елемент у розробці ефективної стратегії рекрутингу. Сприймайте вакансію як промо — вам потрібно продати роботодавця спеціалісту. Зробити це можна за допомогою УТП, переваг роботи в компанії, раціональних та емоційних аргументів. Докладніше про те, як складати вакансію, щоб потрапити в серце потрібного IT-спеціаліста та виділитися серед конкурентів, шукайте в статті блогу ITExpert.

Сформувати рекрутингову стратегію 

Подумайте, як і де розповісти про роботу. Визначте, хто проведе аналіз вакансії, скринінг резюме та призначить співбесіди. Заздалегідь визначте, хто з технічних фахівців братиме участь у співбесідах чи перевірці тестових завдань.

Організувати пошук та відбір співробітників

Сформулюйте перелік платформ та інструментів, які використаєте у процесі рекрутингу. Проаналізуйте, що допоможе автоматизувати процеси й заощадити час під час підбору спеціалістів. За даними Deloitte, 93% часу HR-фахівець витрачає на рутинні завдання, при цьому 65% з них можна автоматизувати. Наприклад, сервіс Ideal на базі штучного інтелекту переглядає та відбирає резюме. За словами розробників, він дозволяє HR-спеціалістам економити чотири години щодня. 

Автоматизувати рекрутингові завдання також допоможе ATS (Applicant Tracking System) — система управління кандидатами. Софт автоматично фільтрує заявки за вказаними критеріями: ключовими словами, скілами, досвідом та освітою, а також дозволяє працювати з пасивними кандидатами, інформація про яких зберігається в системі. Особливо корисно використовувати ATC, якщо ви працюєте в аутсорсинговій компанії, де часто доводиться паралельно вести 300–500 кандидатів.

Привернути увагу скілових кандидатів 

У кандидатів рівня Middle+ завжди є кілька варіантів оферів. Якщо не підтримувати зв’язок, вони можуть піти до конкурента. Тому важливо застосовувати максимум каналів для швидкої комунікації — це дозволить переглядати апдейти в просуванні воронкою рекрутменту зі смартфона 24/7.

Провести співбесіди

На інтерв’ю перевіряйте hard та soft-скіли, розкажіть про переваги роботи в компанії та «плюшки» для співробітників, уточніть нюанси щодо проходження тестового (якщо є) та подальші кроки.

Сформувати job-офер

Job-офер допомагає «домовитися на березі» та узгодити деталі співпраці, пропущені на співбесіді. В офері вказують фіксований оклад (Gross або Net) та змінну частину: бонуси, премії, опціони. Специфіка у сфері IT — прив’язка до курсу долара, тому важливо позначити, як регулюється цей момент у компанії. Вказуйте також дедлайн щодо прийняття рішення та дату виходу на роботу. 

Важливо: навіть якщо кандидат підписав офер — не втрачайте зв’язку з майбутнім співробітником. Надішліть матеріали про компанію або почніть знайомство з командою.

Провести онбординг новачків

За статистикою, 26% новачків йдуть із компанії, де немає онбордингу та навчання. Ваше завдання на етапі адаптації — сформувати у кандидата позитивний досвід, щоб він порозумівся з колегами, розібрався в цілях та очікуваннях від своєї роботи та зміг легко поринути у процеси. 

Що можна використовувати для адаптації нових працівників: 

• Чат-боти. Наприклад, в естонській IT-компанії OSA Hybrid Platform використовують бота, якого можна розпитати про правила роботи, структуру та історію компанії.
• Допомога buddy (ментора або коуча). У Facebook за новим співробітником закріплюють ментора, який курує його впродовж шести тижнів.
• Комунікація з керівництвом. У Twitter співробітники кожні 1–3 місяці снідають із CEO, обговорюючи тренди в індустрії, історію компанії та корпоративні стандарти.

Що уточнити у hiring-менеджера до початку роботи над вакансією

Складіть список питань про те, кого ви шукатимете, і що може бути цікавим кандидату про позицію.

На співбесіді потрібно бути готовим відповісти на питання кандидата: «Що саме я робитиму?» або «Які мої найближчі завдання/цілі на проєкті?» Якщо у компанії є навчання та онбординг, повідомте про це. Наприклад: «У перший день ви отримаєте всі доступи та матеріали для навчання, наступні чотири дні попрацюєте з персональним ментором та вивчатимете базу знань. На шостий день відбудеться атестація, а за тиждень ми зустрінемося під час 1:1, щоб обговорити ваші враження, результати та обмінятися фідбеком».

На який проєкт і навіщо потрібен співробітник

Дізнайтесь у hiring-менеджера, чому відкрилася вакансія. Важливо запитати, це розширення команди або заміна співробітника, який йде з компанії. Зафіксуйте деталі: чим займеться новачок, скільки роботи виконуватиме, які KPI будуть встановлені.  

Як це показати у вакансії:

«На який проєкт шукаємо BA? Проєкт тільки стартував – це девайси для тестування вірусних захворювань, зокрема COVID, для клінік та домашнього використання. Загальна платформа складатиметься з firmware (самі девайси), двох mobile applications та адмінчастини. Особливість проєкту — HIPAA Compliance та підвищені вимоги до security.

Проєкт стадії активного розвитку. З’являються нові клієнти, більше партнерів, тому велику увагу приділяють налагодженню комунікації із різними департаментами та залученню нових партнерів».

Які hard-скіли мають бути в кандидата

Запитайте в хайрінг-менеджера список професійних скілів та уточніть, для чого кандидату знадобиться кожен із них. Обговоріть, якими навичками можна пожертвувати, якщо кандидат має решту скілів. Наприклад, інженер працював з «обов’язковими» технологіями A та B, але не володіє «обов’язковим» інструментом C — чи підійде він?

Як подати hard-скіли для вакансії JavaScript Engineer (Node.js, React.js): 

«Які професійні навички нам важливі (обов’язкові)? 

• Від 2-х років комерційного досвіду розробки web-applications;
• Досвід роботи з Node.js чи бажання перейти на JS-стек з інших мов програмування;
• Знання HTML, CSS та JavaScript на високому рівні;
• Розуміння архітектури вебдодатків;
• Розуміння Basics Design Patterns;
• Рівень англійської Upper Intermediate та вище.

Що буде плюсом (бажані навички)?

• Володіння одним із сучасних JS фреймворків (React.js is preferable);
• Досвід роботи з TypeScript;
• Досвід інтеграції з 3rd party системами, розуміння видів доступу до API (OAuth, token-based auth, user-based auth тощо)».

Які soft-скіли мають бути в кандидата

Дізнайтеся, що з особистих якостей важливе для роботи в компанії. Наприклад, від QA Automation потрібна увага до деталей — уточніть, чому. Обговоріть, ким має бути новий співробітник: виконавцем чи лідером. На одних позиціях від людини чекають роботи за планом, на інших — що вона пропонуватиме ідеї та розвиватиме нові напрями. Важливо, щоб темперамент кандидата відповідав очікуванням стейкхолдерів.

Як влаштовані робочі процеси

Хто та як призначає таски, як оцінюють виконання? У якій команді має працювати новий співробітник? Чи буде на проєкті технічний директор чи тимлід, а також як організовано процес розробки? Усі хочуть розуміти, чи є код-рев’ю, як побудований процес деплою, який стек технологій використовується.

Як це показати у вакансії: «Який розмір та структура команди? Команда складається із 9 осіб: Architecture Owner, 3 Back End Engineers, Android Engineer, QA, 2 DevOps, Project Manager.

Як ведеться розробка? Методологія: Agile, тривалість спринту: 2 тижні».

Умови роботи

Існує багато питань, на які потрібно відповісти:

• Яка зарплатна вилка?
• З чого складається зарплатня? Це просто оклад чи оклад + бонуси?
• Який графік роботи?
• Чи можливий гнучкий початок робочого дня або ремоут?
• Чи є овертайми та як вони оплачуються?
• Скільки оплачуваних sick leaves?
• Чи є відрядження, як часто та куди?
• Чи оплачується навчання? Який бюджет на нього?

Розберемо питання «Які особливості у відпустки?». Деякі роботодавці негативно ставляться до відпустки співробітників на активній стадії розробки продуктів, а хтось може давати можливість головним співробітникам рівня Middle+ взяти сабатікал на рік.

Окремо обговоріть, чи використовуєте ви в компанії певний тип техніки, наприклад, лише комп’ютери на MacOS?

І, нарешті, які є «плюшки», а також можливості для кар’єрного й професійного зростання. Наприклад, серед «плюшок» української IT-компанії Rebbix — 3 місяці оплачуваного декрету, стіл для роботи стоячи, штатний психотерапевт, свій спортзал, уроки англійської мови з носієм та компенсація 50% вартості релевантних курсів. А ще — ladies-бранчі та інші корпоративні івенти.

Фото з офіційного сайту Rebbix:

Етапи відбору

Необхідно отримати відповіді на запитання:

• Скільки етапів інтерв’ю та в якому форматі вони проходитимуть?
• Хто буде на кожному етапі?
• Чи є тестове завдання та чи оплачується воно?
• Як швидко замовник готовий надавати фідбек за кандидатом?

Пропрацюйте із замовником оптимальні варіанти: наприклад, запропонуйте замінити тестове для мідлів на live coding, максимально скоротіть кількість етапів або, навпаки, додайте етап, якщо потрібно зменшити потік кандидатів.  

Наприклад, у вакансіях американської IT-компанії MEV з офісами в Україні вказують: «Скільки етапів інтерв’ю? З ким? Співбесіди відбуваються у 2 етапи: первинне інтерв’ю з НR-ом, за його результатами — технічне інтерв’ю».

Finally: персоналізуйте вакансії та перші листи кандидатам. Дізнайтеся про спеціаліста більше: чим він живе, що викладає на GitHub, у яких конференціях брав участь. Ця інформація допоможе побудувати персоналізовану комунікацію та показати людині, що вам не байдуже, ким закривати вакансію.