Что нужно знать для составления вакансии и подбора дримтим

Согласно исследованию Департамента труда США, стоимость ошибки при найме составляет 30% от годовой зарплаты сотрудника. А по данным агентства CareerBuilder, 74% компаний сталкивается с наймом неправильного человека на позицию. В среднем им такие ошибки обходятся в $14 900 за одного сотрудника. 

Правильная заявка на вакансию поможет найти кандидата эффективнее, быстрее и без дополнительных расходов. А ошибки приведут к тому, что вы будете находить неподходящих специалистов, тратить больше времени и финансов на подбор.  Разобрались, с чего должен начинаться поиск и подбор персонала, и как превратить хаотичный подбор в эффективный процесс.

Инструкция по подбору персонала: 8 обязательных шагов

Подбор сотрудников зависит от размера компании, ее темпов роста, зарплаты и бенефитов, а также условий работы. Алгоритм подготовки к рекрутинг-процессу включает в себя восемь ключевых этапов.

Определить, кто нужен компании 

С чего начать подбор персонала?

Dos: составить портрет кандидата и тщательно проанализировать рынок. Это важно сделать еще до встречи с hiring-менеджером, чтобы задавать правильные вопросы.

Don’ts: ограничиться тем, что потребность в найме — заменить уходящего сотрудника. 

Что надо знать при подборе персонала для составления портрета кандидата:  

1. Цель должности. Зачем нужен специалист? Например, цель найма бизнес-аналитика — понять, в какую сторону должен развиваться проект, определить требования заказчика и приоритетные задачи, чтобы успешно вывести на рынок новый продукт.

2. Задачи, которые будет выполнять сотрудник. Не стоит перечислять много задач — ограничьтесь основными 3–4, чтобы внимание кандидата не рассеивалось на незначительные таски.

3. Необходимый уровень специалиста: Junior, Middle, Senior, Team / Tech Lead или C-level персонал.

4. Hard- и soft-скиллы. Профессиональные навыки и личные характеристики стоит разделить на must-have и «желательные». Например: обязательные hard skills для работы BA — понимание методологий разработки программного обеспечения, знания SDLC, опыт работы с инструментами и подходами бизнес-анализа, уровень английского языка от Upper-intermediate и выше. Будет плюсом: опыт работы с доменом Healthcare. 

5. Ценности. Желательно, чтобы кандидат разделял ценности компании. Например, в Airbnb со дня основания в центре ставили сильную культуру и понятные ценности. Такой подход до сих пор помогает компании-единорогу нанимать скилловых специалистов и справляться с челленджами. 

Присмотритесь также к сотрудникам компании, где открылась вакансия. Кто там работает: айтишники-экстраверты или более закрытые сотрудники? Возможно, у них есть общее хобби: они ездят на самокатах в офис или обсуждают технологические новинки в пабе по пятницам?

Согласовать портрет с хайринг-менеджером

Это поможет убедиться, что вы с hiring-менеджером поняли друг друга. Возможно, он внесет дополнения в портрет кандидата или пересмотрит ожидания.

Составить описание вакансии 

Составление вакансии — критически важный элемент в разработке эффективной стратегии рекрутинга. Воспринимайте вакансию как промо — вам нужно продать работодателя специалисту. Сделать это можно с помощью УТП, указания четких преимуществ работы в компании, рациональных и эмоциональных аргументов. Подробнее о том, как составлять вакансию, чтобы попасть в сердечко нужного IT-специалиста и отстроиться от конкурентов, ищите в статье блога ITExpert.

Сформировать рекрутинговую стратегию 

Подумайте, как и где рассказать о работе. Определите, кто проведет анализ данных вакансии, скрининг резюме и назначит собеседования. Заранее определите, кто из технических специалистов будет принимать участие в собеседованиях или проверке тестовых заданий.

Организовать поиск и отбор сотрудников

Сформулируйте список платформ и инструментов, которые будете использовать в процессе найма. Проанализируйте, что может помочь автоматизировать процессы и сэкономить время при подборе. По данным Deloitte, 93% времени HR-специалист тратит на рутинные задачи, при этом 65% из них можно автоматизировать. Например, сервис Ideal на базе искусственного интеллекта просматривает и отбирает резюме. По словам разработчиков, он позволяет HR-специалистам экономить по четыре часа ежедневно. 

Автоматизировать рекрутинговые задачи также поможет ATS (Applicant Tracking System) — система по управлению кандидатами. Софт автоматически фильтрует заявки по указанным критериям: ключевым словам, скилам, опыту и образованию, — а также позволяет работать с пассивными кандидатами, информация о которых хранится в системе. Особенно полезно будет использовать ATC, если вы работаете в аутсорсинговой компании, где часто приходится параллельно вести по 300–500 кандидатов.

Привлечь скилловых кандидатов 

У кандидатов уровня Middle+ всегда в запасе несколько вариантов офферов. Если не поддерживать связь, они могут уйти к конкуренту. Потому важно применять максимум каналов для быстрой коммуникации — они позволят просматривать апдейты продвижения по воронке найма со смартфона 24/7.

Провести собеседования

На интервью проверяйте hard и soft-скиллы, расскажите о преимуществах работы в компании и «плюшках» для сотрудников, уточните нюансы по прохождению тестового (если есть) и дальнейшие шаги.

Сформировать job-оффер

Job-оффер помогает «договориться на берегу» и согласовать детали сотрудничества, упущенные на собеседовании. В оффере указывают фиксированный оклад (Gross или Net) и переменную часть: бонусы, премии, опционы. Специфика в сфере IT — привязка к курсу доллара, поэтому важно обозначить, как регулируется этот момент. Указывайте также дедлайн по принятию решения и дату выхода на работу. 

Важно: даже если кандидат подписал оффер — не теряйте связь с будущим сотрудником. Отправьте материалы о компании или начните знакомить с командой.

Провести онбординг новичков

По статистике, 26% новичков уходят из компании, где нет онбординга и обучения. Ваша задача на этапе адаптации — сформировать у кандидата положительный опыт, чтобы он поладил с коллегами, разобрался в целях и ожиданиях от своей работы и смог легко погрузиться в процессы. 

Что можно использовать для адаптации новых сотрудников: 

• Чат-бота. Например, в эстонской IT-компании OSA Hybrid Platform используют бота, которого можно расспросить о правилах работы, структуре и истории компании.
• Помощь buddy (ментора или коуча). В Facebook за новым сотрудником закрепляют ментора, который курирует его в течение шести недель.
• Коммуникация с руководством. В Twitter сотрудники каждые 1–3 месяца завтракают с CEO, обсуждая тренды в индустрии, историю компании и корпоративные стандарты.

Что уточнить у hiring-менеджера до старта работы над вакансией

Составьте список вопросов о том, кого вы будете искать, и что может быть интересно кандидату о позиции. 

На собеседовании нужно быть готовым ответить на вопрос соискателя: «Что конкретно я буду делать?» или  «Какие мои ближайшие задачи / цели на проекте?» Если в компании есть обучение и онбординг, сообщите подробный план. Например: «В первый день вы получите все доступы и материалы для обучения, следующие четыре дня проработаете с персональным ментором и будете изучать базу знаний. На шестой день пройдет аттестация, а через неделю мы встретимся во время 1:1, чтобы обсудить ваши впечатления, результаты и обменяться фидбеком».

На какой проект и зачем нужен сотрудник

Узнайте у hiring-менеджера, почему открылась вакансия. Важно уточнить, это расширение команды или замена сотрудника, который уходит из компании. Оговорите детали: чем займется новичок, какой объем работы будет выполнять, какие KPI будут установлены.  

Как это отражается в вакансии: «На какой проект ищем BA? Проект только стартовал — это девайсы для тестирования вирусных заболеваний, в том числе COVID, для клиник и домашнего использования. Общая платформа будет состоять из firmware (сами девайсы), двух mobile applications и админчасти. Особенность проекта — HIPAA Compliance и повышенные требования к security.

Проект на стадии активного развития. Появляются новые клиенты, больше партнеров, поэтому большое внимание уделяется налаживанию коммуникации с разными департаментами и привлечению новых партнеров».

Какие hard-скиллы должны быть у кандидата

Запросите у хайринг-менеджера список профессиональных скиллов и уточните, для чего кандидату понадобится каждый из них. Обговорите, какими навыками можно пожертвовать, если кандидат обладает остальными. Например, инженер работал с «обязательными» технологиями A и B, но не владеет «обязательным» инструментом C — подойдет ли он?

Пример подачи hard-скиллов для вакансии JavaScript Engineer (Node.js, React.js): 

«Какие профессиональные навыки нам важны (обязательные навыки)? 

• От 2-х лет коммерческого опыта разработки web-applications;
• Опыт работы с Node.js или желание перейти в JS стек из других языков программирования;
• Знание HTML, CSS и JavaScript на высоком уровне;
• Понимание архитектуры веб-приложений;
• Понимание Basics Design Patterns;
• Уровень английского Upper Intermediate и выше.

Что будет плюсом (желательные навыки)?

• Владение одним из современных JS фреймворков (React.js is preferable);
• Опыт работы с TypeScript;
• Опыт интеграции с 3rd party системами, понимание видов доступа к API (OAuth, token-based auth, user-based auth и т.д.)».

Какие soft-скиллы должны быть у кандидата

Узнайте, что из личных качеств важно для работы в компании. К примеру, от QA Automation требуется внимание к деталям — уточните, почему. Оговорите, кем должен быть новый сотрудник: исполнителем или лидером. На одних позициях от человека ждут работы по плану, на других — что он будет предлагать идеи и развивать новые направления. Важно, чтобы темперамент кандидата соответствовал ожиданиям стейкхолдеров.

Как устроены рабочие процессы

Кто и как назначает таски, как оценивают выполнение? В какой команде предстоит работать новому сотруднику? Будет ли на проекте технический директор или тимлид, а также как организован процесс разработки? Все хотят понимать, есть ли код-ревью, как выстроен процесс деплоя, какой стек технологий используется.

Как это отражается в вакансии: «Какой размер и структура команды? Команда состоит из 9 человек: Architecture Owner, 3 Back End Engineers, Android Engineer, QA, 2 DevOps, Project Manager.

Как ведется разработка? Методология: Agile, продолжительность спринта: 2 недели».

Условия работы

Есть множество вопросов, на которые нужно ответить:

• Какая зарплатная вилка?
• Из чего состоит зарплата? Это просто оклад или оклад + бонусы?
• Какой график работы?
• Возможно ли гибкое начало рабочего дня или ремоут?
• Есть ли овертаймы и как они оплачиваются?
• Сколько оплачиваемых sick leaves?
• Есть ли командировки, как часто и куда?
• Оплачивается ли обучение? Какой бюджет на него?

Для примера, разберем вопрос «Какие особенности у отпуска?» Некоторые работодатели негативно относятся к отпуску сотрудников на активной стадии разработки продуктов, а кто-то может давать возможность главным сотрудникам Middle+ уровня взять саббатикал на год. 

Отдельно обговорите, используется ли в компании определенный тип техники — например, только компьютеры на MacOS?

И, наконец, какие есть плюшки, а также возможности для карьерного и профессионального роста. Например, среди «плюшек» украинской IT-компании Rebbix — 3 месяца оплачиваемого декрета, стол для работы стоя, штатный психотерапевт, свой спортзал, уроки английского с носителем и компенсация 50% стоимости релевантных курсов. А еще — ladies-бранчи и другие корпоративные ивенты. 

Фото с официального сайта Rebbix:

Этапы отбора 

Необходимо получить ответы на вопросы:

• Сколько этапов интервью и в каком формате они будут проходить?
• Кто будет присутствовать на каждом этапе?
• Есть ли тестовое задание и оплачиваемое ли?
• Как быстро заказчик готов давать фидбек по кандидату?

Проработайте с заказчиком оптимальные варианты: например, предложите заменить тестовое для мидлов на live coding, максимально сократите количество этапов или, наоборот, добавьте этап, если нужно сократить поток кандидатов.  

Например, в вакансиях американской IT-компании MEV с офисами в Украине указывают: «Сколько этапов интервью? С кем? Собеседования проходят в 2 этапа: первичное интервью с НR-ом, по его результатам — техническое интервью».

И напоследок: персонализируйте вакансии и первые письма соискателям. Узнайте о кандидате больше: чем он живет, что выкладывает на GitHub, в каких конференциях участвовал. Эта информация поможет выстроить персонализированную коммуникацию и показать человеку, что вам не все равно, кем закрывать вакансию.