(Занадто) дорогі кандидати: як знизити cost-per-hire

Скільки коштує наймання розробника? Досвідчений рекрутер знає не лише відповідь на це запитання, а й має план на випадок, якщо відповідь «занадто дорого».

Розбираємо ефективні практики зменшення вартості наймання разом з:

• Інною Ізмайловою — керівницею відділу підбору талантів в Intellias,

• Стасом Шиховим — CEO та founder в IT-рекрутинговій агенції ITExpert.

Чому важливо розраховувати вартість закриття вакансії

Вартість закриття вакансії або cost-per-hire допомагає оцінити окупність і ефективність процесу наймання. Аналізуючи цю цифру щомісячно, поквартально і щорічно, можна визначити, чи потрібно щось змінювати у підходах рекрутингу.

Крім того, cph допомагає:

• спрогнозувати річний бюджет рекрутинг-відділу;
• розрахувати вартість заміни співробітника, що звільняється;
• визначити ресурси, на які компанія витрачає занадто багато, та оптимізувати їх;
• порівняти цифри компанії із середніми показниками в індустрії.

Як розрахувати cost-per-hire

Базова формула cost-per-hire:

Що враховується у формулі:

• РВ — рекрутинг витрати,
• РМВ — додаткові рекрутинг-маркетинг витрати,
• n — кількість працевлаштованих кандидатів.

Витрати рекрутингу містять:

• Зарплату і бонусні виплати команді рекрутерів.
• Оплату роботи рекрутингових агенцій і/або фрилансерів.
• Комісію та оплату ресурсів, які використовують рекрутери на постійній основі: наприклад, Linkedin Recruiter, Naukri (рекрутингова платформа для наймання фахівців у Індії) та ATS.
• Виплати у випадку наймання за реферальною програмою. 
• Signing bonus (якщо ви його пропонуєте) та інші витрати на наймання.

Результати можуть посилюватися відгуками з каналів маркетингу (РМВ). До витрат на цей напрямок відносять зарплату команди маркетингу, залученої у наймання — наприклад, Employer Branding Manager’а — та оплату джоб-бордів, рекламних розміщень вакансій тощо.

За базовою формулою підрахунку cph, зменшуючи витрати на рекрутинг і збільшуючи кількість успішно закритих вакансій, можна керувати ефективністю витрат на наймання.

Для підрахунку cost-per-hire можна використовувати й складніші формули, які включають витрати на електроенергію та устаткування для роботи команди рекрутингу або витрати, пов’язані з лікарняними та відпустками рекрутерів, їх соцпакет та багато іншого. Розглянемо кілька просунутих факторів, які впливають на вартість наймання.

Час hiring-менеджера, витрачений на відбір та співбесіди

Цей пункт особливо важливий, адже саме тут можуть «губитися» великі суми на наймання — аж до тисяч доларів. Що потрібно врахувати? Що швидше закривається вакансія, то менша вартість найму. Якщо ж позицію закривають близько двох місяців, спілкуючись із 20 кандидатами, цифри значно зростають. Додайте до цього три етапи годинних співбесід, де беруть участь по три фахівці з команди. Разом ви можете витратити до 120 годин на інтерв’ю, при середній оплаті за годину роботи IT-фахівця — до $2,5 тис. І все це лише на спілкування із кандидатами. Просто прибравши одну людину з процесу підбору, ви можете зекономити до 40 людиногодин.

Звісно, ​​наймання із першого ж кандидата — скоріше утопія, аніж реальність (хоча такі кейси також трапляються). Найчастіше компанії намагаються поспілкуватися з 5–8 фахівцями, щоб обрати найкращого та дати йому джоб офер. З іншого боку, не найнявши фахівця протягом місяця, ви сплачуєте все більше і більше з кожним днем ​​— цифри «летять до зірок». Якщо підсумувати усі витрати, може виявитися, що захолдити вакансію дешевше, ніж продовжувати наймання.

Рівень вакансії

Інший важливий фактор для підрахування cpc — рівень складності вакансії та зарплата фахівця. Найняти умовного Junior сейлза дешевше та швидше, ніж Senior DevOps Engineer. Це пов’язано і з складністю та тривалістю пошуку, і з розміром комісій зовнішнім ресурсам та партнерам.

Недоотриманий прибуток

Крім того, якщо фахівця шукають занадто довго, з’являється ще один фактор — недоотриманий прибуток за період. Тобто:

• Швидко найнявши досвідченого Sales Manager, уже за 1–2 тижні можна очікувати на угоди, які принесуть прибуток компанії. Якщо ж рекрутинг затягується на два місяці, то зсувається й цей результат.
• Не найнявши Security-фахівця вчасно, ви ризикуєте виявитися непідготовленими до ddos-атаки та втратити прибуток.
• Відсутність розробника на проєкті позначається на тому, чи вийде продукт у реліз вчасно, в якому настрої будуть команда/менеджер (чи не доведеться шукати заміну ще й співробітникам, які вигоріли) тощо.

Затримки у найманні важко врахувати у cph, але на практиці саме вони — red flag для бізнесу.

Скільки коштує найняти айтівця в Україні та світі

Cost-per-hire в IT може сягати до 25–30% від річної заробітної плати фахівця. Тобто за медіанної зарплати розробника в $3,3 тис., вартість наймання складе $12 тис.

💡 Цікаво знати: вартість наймання в Україні та світі різниться. За словами Інни Ізмайлової, в Індії та Колумбії cost-per-hire приблизно дорівнює Україні, дещо вища цифра — в Європі, а максимальний показник — у Великобританії та США. Так середня вартість найму в Штатах становить $4,7 тис.

Як зменшити вартість наймання: топ-6 порад

Головне правило: швидше = дешевше. Найнижчий cost-per-hire у вакансії, яка закрилася з першого ж кандидата і в перший же день пошуку. Звучить, як мрія? Ось фішки рекрутингу, які допоможуть до неї наблизитись.

#1 Посильте бренд роботодавця

Що відоміша компанія та що краща у неї репутація, то більше людей прагнуть в ній працювати. За даними дослідження LinkedIn, розвиток бренду роботодавця може скоротити витрати на наймання на 50%. Пам’ятайте, що будувати якісні процеси та використовувати сучасний стек недостатньо — потрібно ще й розповідати про них ком’юніті.

#2 Складіть точний портрет кандидата

Щоб не шукати єдинорога роками, необхідно розуміти, хто саме потрібен вашому проєкту: середньостатистичний розробник або ж фахівець із топ-3 на ринку. Першого ви знайдете швидше і заплатите менше. Втім, хоча при найманні рідкісного фахівця бізнес платить більше, ця сума може бути виправдана, коли компанія критично його потребує. Головне — одразу визначити, що вам потрібен саме він, а не змінювати вимоги до вакансії раз на місяць, бо «пошукаймо ще, ці кандидати якісь не ті».

#3 Започаткуйте реферальну програму

Реферальні програми допомагають залучати більше кандидатів через рекомендації від поточних співробітників, «ексів» або зовнішнє ком’юніті. У випадку успішного наймання пропонується фінансовий чи нематеріальний бонус. За даними дослідження, цей метод допомагає на 47% швидше — а отже, й дешевше — закрити дефіцитні чи специфічні позиції, на які так не вистачає кандидатів.

#4 Балансуйте між кількістю відгуків і вимогами вакансії

Більше відгуків — не означає, що рекрутинг буде легшим. Що більше зацікавлених кандидатів відгукуються на вакансії, то більше ресурсу рекрутерів і внутрішньої команди потрібно приділити тому, щоб якісно їх профільтрувати.

Виставляючи розумні вимоги, ми знижуємо витрати рекрутинг-відділу. Так один рекрутер зможе одночасно займатися кількома позиціями, а не обробляти 30+ відгуків на Junior-вакансію.

Але буває це грає і злий жарт — коли кандидатів треба довго й уперто хантити. Наприклад, ви хочете не просто найняти розробника, а знайти людину, яка б драйвила продукт. Ви вирішуєте, що хочете бачити фахівців з вищою технічною освітою та крутими компаніями у досвіді. У такому підході джоб-борди не зберуть потрібних відгуків, а рекрутери мусять активно хантити на різних майданчиках — навантаження на рекрутинг-відділ зростає, але на команду розробки — падає (потрібно менше часу приділяти перевірці резюме, проведенню співбесід, написанню фідбеків).

Ідеальне рішення у балансі навантаження.

«Рекрутер має бути диригентом у процесі наймання — керувати очікуваннями hiring-менеджера і регулювати рівень вакансії/кількість кандидатів, розуміючи місткість ринку» — Стас Шихов

#5 Використовуйте predictive hiring

Цей підхід можна застосовувати, якщо ви маєте позиції, що відкриються з вірогідністю від 90%, або доступна можливість наймати на резерв (бенч). Predictive hiring наближає дату старту роботи кандидата, оскільки дозволяє якомога раніше почати HR скринінг. Однак цей метод актуальний лише для деяких локальних ринків.

#6 Скоротіть час розгляду кандидатів

Щоб не втрачати гроші на очікування, створюйте безперервний процес рекрутингу — з максимальною швидкістю проведення співбесід і зворотного зв’язку. Усі мають працювати в тандемі й синхронізуватися в тому, скільки кандидатів і за який проміжок часу готові опрацювати й хайрінг-менеджер, і рекрутер.

Звичайно, якщо менеджер готовий проводити по три співбесіди на тиждень, це не означає, що рекрутинг-відділ завжди генеруватиме рівно три кандидати. Однак завдання рекрутингу в тому, щоб наближатися до цього числа. Натомість hiring-менеджер має не затримувати зворотний зв’язок, щоб не затягувати з найманням.

Наостанок, проста, але дієва порада, якщо ви хочете знижувати cost-per-hire: завжди встановлюйте дедлайн на закриття вакансії. Так ви зможете сфокусовано узгоджувати плани, оцінювати місткість ринку, можливості за кількістю кандидатів і свої ресурси. Пам’ятайте, якщо вакансія не закривається протягом кількох місяців, то cost-per-hire прагне до нескінченності.