«Welcome до команди»: як покращити онбординг IT-фахівців

Дивитись детальніше

За дослідженнями, компанії з сильним онбординг-процесом покращують утримання нових працівників на 82%. Хочете так само? Ми розповідаємо, як організувати адаптацію та онбординг в IT ефективно, що покласти у welcome pack та які зустрічі обов’язково запланувати з новачком — у цьому матеріалі.

Дякуємо United Tech, Boosta, Techstack та Київстар за те, що поділилися своїм досвідом та секретами онбордингу новачків!

Обговоримо:

1. Що таке онбординг
2. Як провести онбординг так, щоб втримати фахівця під час ВТ
3. Ефективний онбординг: поради експертів

Онбординг — це що за фрукт?

Онбординг — це процес знайомства співробітника з командою у практичній роботі. В нього входить як перший день, передача доступів і та сама презентація з вашими цінностями, так і адаптація, підтримка ментора та one-to-one зустрічі з менеджером на завершення випробувального терміну. Онбординг персоналу можна вважати виконаним, коли айтівець стає повноцінним членом команди і більше не потребує конкретних інструкцій.

Якщо onboarding — нове слово для вашої компанії, не засмучуйтеся! Скоріше за все готові шаблони і підходи у ваших команд все-таки є. Просто вони можуть бути хаотичними та не мати централізованого підходу. Але систематизувати онбординг персоналу все ж таки варто, адже це:

• підвищує відсоток співробітників, які успішно проходять випробувальний термін,

• підвищує залученість та лояльність новачків,

• нейтралізує можливі конфлікти та непорозуміння у команді.

Але навіть якщо ваш онбординг та адаптація вже мають форму та зміст, їх можна покращити. Так виявляється, що лише 37% міжнародних компаній проводять онбординг довше, ніж протягом місяця. Водночас вважається, що необхідно від двох до шести місяців для ефективного онбордингу та адаптації персоналу. З чого почати шлях до імпрувів? Розбираємося далі.

Як заонбордити фахівця так, щоб він не втік під час випробувального терміну

4% нових працівників залишають компанії після катастрофічного першого дня, а ще 33% активно переглядають вакансії протягом шести місяців після початку роботи. Щоб закохувати новачків з першої ж таски, варто приділити особливу увагу окремим онбординг-активностям. Ділимося своїми порадами про них.

Потурбуйтеся про преонбординг

Преонбординг — окремий етап employee experience, який триває від прийняття оферу кандидатом до першого дня роботи. Навіть тут деякі фахівці починають гоустити компанії і просто не виходять на зв’язок у обговорений термін.

Щоб такого не траплялося, варто підтримувати зв’язок з новачком. Наприклад, надішліть йому welcome-лист про компанію, там можна додати:

• презентацію про компанію: зберіть загальні відомості та ключові факти про ваш бізнес, його історію, місію, цінності та опис плюшок,
• вітання у перший день з описом ключової інформації та необхідних доступів,
• опис перших завдань на робочому місці.

Наприклад, United Tech додає до welcome-book (гайд по всій структурі та процесах компанії) To-Do List першого дня роботи. А Київстар після прийняття оферу надсилає новачкам посилання на спеціальний онлайн застосунок для преобордингу та онбордингу. Там є вся необхідна інформація: про цінності, місію, компанію в цілому та технічну команду зокрема. Окремим блоком компанія надсилає і інформацію безпечної поведінки в умовах війни: як поводитись під час обстрілів, як надавати першу допомогу та підтримувати свій емоційний стан тощо.

А у Techstack за день-два до виходу тіммейт отримує лист-запрошення від свого Team Lead. Так компанія показує фахівцю, що команда на нього чекає та старається зробити весь процес максимально дружнім та легким. Також за кілька днів до виходу People Partner відправляє людині невеличку анкету, за допомогою котрої можна трохи більше дізнатися про хобі та інтереси людини, що дозволяє більш «живо» представити її команді. Схожа практика є і у Boosta: нових фахівців питають про неформальні теми, а потім надсилають їх відповіді команді. Наприклад: які твої хобі, яка найшаленіша річ, яку ти робив у житті, твоя улюблена страва та улюблене місце для подорожей… Це допомагає зробити перше знайомство з колегами більш френдлі. 

Welcome boxes — що покласти

Приємним бонусом, який підвищить лояльність новачка, стане Welcome Kit. Ідеальної формули для нього немає, однак компанії часто кладуть до Welcome box’ів корпоративний мерч, корисні буклети (опис завдань чи карту офісу) та персоналізовані листівки.

Наприклад, United Tech кладуть у Welcome box екосумку, термокружку, наліпки, брелок, блокнот, ручку та футболки різного кольору.

Дивитись детальніше

А у Boosta до мерчу додають і практичні, і креативні корпоративні подарунки. Наприклад, новачки отримують серветки для очищення екранів та брендовані записники, всередині яких є медитативні розфарбовки.

Дивитись детальніше

Techstack, окрім мерчу, дарує новачкам мітинг-буклет та невеличкий гайд «як спілкуватись в email-листуванні». До речі, відкриті вакансії компанії можна переглянути за посиланням.

Дивитись детальніше

Київстар пропонує у подарунок новачкам вічний календар, наліпки з цінностями компанії, павербанк, екосумку та інші приємні дрібнички. У корпоративному блокноті є окремі листи присвячені фактам про компанію, шляху новачка, бенефітам та розфарбовкам-антистресам.

Дивитись детальніше

Познайомтеся з новачком, представте його команді та ключовим фахівцям

Адаптація співробітника в компанії — точно не в руках самого потопельника, упс… співробітника. У цьому йому потрібна допомога HR, супровід рекрутера та доброзичливе ставлення команди. Почати можна з простого: знайомства з найближчими колегами, екскурсії по офісу або розповіді про основні принципи та робочі процеси.

Наприклад, у перший місяць роботи Київстар проводить Welcome training для новачків «Ти-Ми-Київстар», на який запрошують топменеджерів компанії та ключових співробітників. Там вони розповідають про свої підрозділи, цілі компанії, важливі проєкти, найактуальніші продукти та багато іншого. Це також унікальна можливість поспілкуватись «без краватки» з СЕО.

Ставте конкретні цілі та завдання

Досягти мети можна лише тоді, коли вона окреслена. Приділіть увагу визначенню завдань позиції та очікувань від фахівця. Розділіть їх на декілька періодів у рамках випробувального терміну: наприклад, на тиждень, місяць та три місяці.

У United Tech ще під час відкриття вакансії формують KPI/OKR. Ці показники можуть змінюватись, враховуючи навички та досвід конкретного спеціаліста, його бачення та пропозиції, як краще досягти глобальної цілі. Однак фахівці розуміють їх ще на етапі співбесіди. На зустрічі з керівником у перші дні роботи новачок обговорює основні задачі на адаптаційний період, свої очікування, цілі та періодичність 1-to-1 зустрічей. Adaptation ending review допомагає оцінити, чи вийшло фахівцю досягти поставлених цілей.

Перевіряйте зворотний зв’язок

Бути ідеальним роботодавцем для всіх за замовчуванням неможливо як для бізнесів на кілька тисяч осіб, так і для невеликої компанії сімейного типу. Щоб стати pixel perfect для конкретного новачка, перепитуйте у нього зворотний зв’язок, аналізуйте та покращуйте онбординг персоналу — точково та глобально.

Так, наприклад, у компанії Boosta є мітинги для того, щоб дізнатися про враження та успіхи новачка. Tea Time — зустріч з HR через два тижні роботи, яка допомагає проаналізувати, чи зрозумілий робочий функціонал та чи немає додаткових потреб (наприклад, у техніці). Міт Measuring Pulse проводять через 1,5 місяці, щоб вияснити, чи вдалося новенькому адаптуватися в колективі та чи справляється він з поставленими завданнями. А Київстар, окрім зустрічей, пропонує усім новачкам заповнити форми про перший робочий день, тиждень та місяць, розказати, як пройшла взаємодія з різними підрозділами.

Ефективний онбординг айтівців: поради від експертів

Експерти українських та міжнародних IT-компаній діляться власними секретами ефективного онбординг-процесу.

Анастасія Фіалковська, HRD в Boosta

«Кажуть, що перше враження можна справити можна лише раз. Ми в Boosta в це віримо, а тому намагаємося, аби процес онбордингу був цікавим, легким та інтерактивним для кожного нашого фахівця. 

Проте водночас варто розуміти, що онбординг — це не лише відображення корпоративної культури, а першою чергою ефективний інструмент для виявлення метчу зі співробітником.

Ось що я б радила колегам, які організують процес онбордингу у своїх компаніях:

1. Ваше першочергове завдання — посприяти процесу інтеграції новачка в команду. За можливості знайдіть йому buddy (бадді) — фахівця всередині компанії, який вже добре знає процеси бізнесу й може у більш дружному форматі розповісти новачку, на що варто звернути увагу чи відповісти на його запитання. Ефективність такого способу адаптації доводить дослідження HCI, згідно з яким 87% співробітників успішніші, якщо у них є наставник впродовж першого часу роботи в компанії.

2. Сформуйте чіткі очікування щодо ролі, завдань нового фахівця та переконайтеся, що новенький ознайомився та добре розуміє кожен з пунктів. Завдання повинні бути конкретними та мати дедлайни. Здається, що це дуже банально й так зрозуміло, але, на жаль, знаю багато кейсів, коли нерозуміння очікувань від фахівців призводило до втрати крутих спеціалістів.

Дайте новенькому час на адаптацію, освоєння нової ролі та знайомство з колегами. Робити висновки за перший тиждень роботи спеціаліста — неправильно, адже кожен по-різному “розкачується” на новому місці. Час потрібен всім: і йому, і вам.»

Катерина Ромах, People Partner в Techstack

«Я б дала такі поради:

• Завжди будьте на звʼязку. Дуже важливо, щоб новачок міг до вас звернутися у будь-який момент i відчував вашу залученість як Team Lead. Особливо в ремоут-форматі дуже важливо оточити людину увагою та дати їй розуміння того, що вона не одна і завжди може отримати допомогу та професійну пораду.

• Давайте максимально прописану та чітку документацію. Так людина зможе ознайомитись з усіма професійними тонкощами, що на неї чекають. У кожного власні особливості сприйняття інформації: для когось буде супер комфортно слухати пояснення і онбординг від ліда, а для когось найбільш ефективно і комфортно буде саме читати вже прописані документи для того, щоб освіжити та закріпити те, що людина вже почула від вас на онбординг-мітингу.

• Влаштовуйте сесії “запитання-відповідь”. Їх можна використовувати для нетермінових запитань, які не обовʼязково вирішувати тут і зараз, проте дати на них відповіді все одно важливо. Протягом першого тижня-двох людина стикається з безліччю нових речей, нових процесів та інструментів. Якщо вона буде виписувати запитання, які її цікавлять і потім обговорювати їх з вами, це може мати велику ефективність для її подальшої адаптації. Зокрема нотування важливих запитань допоможе фахівцю концентрувати увагу на тому, що його цікавить.

• Влаштуйте мітинг-знайомство з командою. Там новачок зможе побачити всіх тіммейтів, які трошки розкажуть про себе і дадуть йому зрозуміти, що команда на нього/неї чекала і дуже рада познайомитись.

І звичайно ж, будьте френдлі і максимально відкритими до будь-яких запитань від новачка, бо якщо людина ставить багато запитань, це значить, що вона зацікавлена і заглиблена у процес ;)»

Марія Федоренко, HR People Partner в United Tech

«Ми в United Tech віримо, що наступні поради дійсно сприяють адаптації новачків та будуть корисними й іншим компаніям:

Порада №1: На вході нового спеціаліста до компанії важливо розуміти його очікування, й з боку компанії детально проінформувати щодо процесів, культури та атмосфери, як ми робимо в United Tech. Це допоможе вам зіставити очікування новачка з реальністю, а йому — більш чітко розуміти темп та умови і уникнути стресу. Також варто побудувати довіру з ньюкамером, тоді спеціаліст зможе відкритись та ділитись усіма факторами, що стають перешкодою для досягнення цілей чи впливають на позитивну атмосферу в команді. Це дасть змогу HR/Team Lead належним чином реагувати на труднощі та збільшить ймовірність успішного закриття адаптаційного періоду.

Порада №2: Враховуйте досвід кандидата та очікування від позиції при деталізації плану — для більш досвідчених спеціалістів часом достатньо лише цілей, а виконавцю-початківцю важливо отримати послідовність дій. Тобто корисно буде кастомізувати план відповідно до позиції, цілей та очікувань, а не використовувати однаковий для всіх.

Порада №3: Крім цілей, для новачків важливо протягом усього періоду адаптації регулярно надавати фідбек та чесно обговорювати очікування від спеціаліста. Навіть досвідчені профі не завжди швидко адаптуються до потреб та процесів у новій компанії, тому варто допомагати та направляти їх для забезпечення їх ефективності та розвитку потенціалу.»

Євгенія Єдинач, керівник відділу із залучення талантів у Київстар

«Ми знаємо, що онлайн онбординг — неабиякий виклик для новачків та їх команд, тому ми намагаємось гнучко підходити до процесу та докладаємо багато зусиль, щоб він був легким і комфортним для всіх учасників. 

З нашого досвіду, важлива атмосфера турботи та добробуту, новому співробітнику потрібно дати відчуття підтримки. “Вітальня Київстар” саме це і забезпечує. Це група в Teams для новоприбулих співробітників, де вони знайомляться між собою та отримують підтримку від HR-колежанки протягом перших трьох місяців. Це місце, де швидко отримаєш відповідь на будь-яке запитання, пораду або інформацію про актуальні проєкти.

Враховуючи, що в процесі онбордингу роль керівника одна із ключових,  варто проводити роботу з менеджерами та надавати їм інструменти для взаємодії з новачками. Також важливо піклуватися та підтримувати приємну атмосферу серед колег, вдосконалювати кросфункціональну комунікацію. Адже новачок не обмежується роботою лише в своїй команді.
В Київстар HR-команда проводить тимбілдинг-ігри серед новачків та їх підрозділів, що дає можливість швидше почуватися “своїм серед своїх”».

Адаптація персоналу в компанії — комплексний процес, у якому варто врахувати багато кроків та нюансів. Здорові та довготривалі стосунки з командою починаються саме тут: з першого листа, наповнення welcome box’у та one-to-one мітингу з керівником. Використовуйте best practices від експертів ринку та тестуйте власні ідеї. Це допоможе вам створити унікальний онбординг-процес, який буде ефективний саме у вашій команді.