Як написати лист кандидату на вакансію: шаблони та поради рекрутера

Дивитись детальніше

Немає відгуків на вакансії, а позиція DevOps Engineer відкрита вже понад три місяці? Можливо, причина в листі рекрутера кандидату.

Минулого разу ми розглянули структуру листа з вакансією для кандидата. А зараз зосередьмося на типах повідомлень залежно від етапу рекрутингу та платформ, на яких проходить спілкування, а також розберемо шаблони для рекрутингу.

Розгляньмо найпоширеніші листи кандидатам на вакансію:

• перші,
• повторні,
• про взаємодію між процесами,
• фідбеки та відмови.

Перший лист

Для так званих холодних листів кандидатам ми використовуємо різні канали зв’язку: месенджери, спеціальні платформи для пошуку роботи чи електронну пошту. Кожна платформа має свої особливості та обмеження, з якими потрібно розібратися.

Зазвичай месенджери (Telegram, Viber тощо) сприймаються як особистий простір людини. На початку поясніть, чому ви пишете саме тут: не можете написати на іншій платформі або фахівець там перестав відповідати. Кандидатам в неактивному пошуку роботи краще спробувати написати у більш «публічні» канали зв’язку, наприклад, у LinkedIn.

Серед плюсів звернень у месенджери: оперативна комунікація та можливість «достукатися». Серед мінусів — негатив через вторгнення в особистий простір, можливість блокування, навіть якщо кандидат зазначив свої контакти в LinkedIn-профілі чи резюме (інколи для блокування достатньо однієї скарги).

Skype вже давно не вважається винятково особистим месенджером, проте там також варто пояснювати, де були знайдені контакти. І хоч він з кожним роком все більше втрачає свою актуальність, деякі спеціалісти можуть досі ним користуватись та відповідати на меседжі. Тому рекомендую використовувати його тоді, коли інші канали не спрацювали. Особливості написання повідомлень у цей канал:

• Обмежена кількість символів (до 398). Тому максимально скорочуємо повідомлення;
• Потрібно робити акцент на додаванні в контакти для можливості продовження діалогу. Навіть якщо кандидат не погодиться на вакансію, нетворкінг для рекрутера також корисний.

Приклад короткого першого листа:

LinkedIn — платформа, створена для професійних зв’язків, де можна запропонувати вакансію або розширити мережу контактів. Як написати пропозицію про роботу на ній? Наприклад, при додаванні у друзі, як і у Skype, діють обмеження на кількість символів у листах (до 300). Є сенс робити акцент на додаванні і можливості продовження діалогу.

Якщо ж спеціаліст є у вашому колі контактів — сміливо надавайте усю необхідну інформацію, яка б могла його зацікавити. Наприклад, за такою структурою:

1. Привітання.
2. Важливі деталі: що це за позиція, у яку компанію/на який проєкт, чи це віддалена робота, чи потрібно відвідувати офіс, full-time/part-time?
3. Інформація про проєкт та завдання кандидата на ньому. Стисло, але зрозуміло поясніть, чим особливий продукт, що саме потрібно буде виконувати, а також чим він особливий — які бенефіти переходу на нове місце роботи отримає кандидат.
4. Ключові очікування до досвіду фахівця (коротко).
5. Заклик до дії.
6. Ваші контакти для швидкого зв’язку.

Djinni — платформа для анонімного пошуку роботи в IT. Чим вона особлива:

• Немає можливості прикріплювати зовнішні посилання і контакти. Варто замінювати їх корисною інформацією, яка вказана у повідомленні.
• Обов’язково звертати увагу на усі побажання кандидата щодо компанії, щоб не спамити нецікавими вакансіями та не пропонувати нерелевантні умови (інакше також можна потрапити у бан 🙁).
• Якщо фахівець не відповідає, ви можете написати ще одне повідомлення, але не більше. Старайтеся робити ваші повідомлення максимально привабливими та інформативними з перших же фраз.

E-mails та inmails в Linkedin мають схожу структуру та функції (інмейли автоматично дублюються на пошті, якщо отримувач довго не відповідав). Як з ними працювати:

• Не можна редагувати лист: кандидат не зможе видалити листування для вас, але і ви не зможете відредагувати текст. Тому уважно перевіряємо всю інформацію перед відправленням;
• Є можливість потрапляння в спам (через стоп-слова, знаки оклику, картинки тощо);
• Зазвичай активно використовуються підписи з зовнішніми посиланнями, можна додати у підпис більше каналів зв’язку і зекономити час;
• Можна виділитися за допомогою незвичної теми.

Дивитись детальніше

Повторний лист

В рекрутингу фолоуап — це повторний лист. Чи є це спамом або нав’язливістю? Звісно, ні. Можливо, у великому потоці інформації людина просто загубила ваше повідомлення. За внутрішніми даними ITExpert, на «повторки» відповідають до 30–50% кандидатів залежно від складності вакансії.

Основні принципи «повторок»:

• Доцільність та частота. Важливо дати співрозмовнику час для відповіді. Зазвичай це чотири дні. Пізніше можна надсилати повторний лист.

Дивитись детальніше

• Не викликати відчуття провини. Отримувач не має відчувати себе винним через фрази формату «Ви й досі мені не відповіли». Інакше у нього залишаться негативні почуття і він ймовірно не захоче вам відповідати.
• Зміст і сенс. Вищий пілотаж — не просто нагадати, що ви чекаєте відповіді на попередній лист, а коротко продублювати його зміст, вказати додаткову чи оновлену інформацію. Це допоможе отримувачу швидко зорієнтуватися або ще більше зацікавить у описі вакансії.
• Сильний call-to-action. Невдалі варіанти закликів — загальні фрази, складні конструкції та маніпуляції. Реальний приклад від одного рекрутера: «Мабуть, ви не змогли приділити час моєму листу. Нагадую про себе! Коли дасте відповідь??» У своїй практиці старайтеся зробити CTA прозорим та без зайвого тиску на отримувача.

Приклад повторного листа:

Організаційний лист

Must-have завдання рекрутера у тому, щоб тримати кандидата в курсі усіх процесів. Розповідайте про наступні кроки та що відбувається зараз. Фахівцеь має знати, чого очікувати, коли, скільки часу це займе та які вимоги до нього. Пояснюйте кандидату, що саме потрібно і навіщо. Навіть якщо все здається очевидним, це не завжди так.

Підтримуйте зв’язок. Інакше айтівець може подумати, що про нього забули, а через довготривале очікування — забути про вашу вакансію і потім загоустити. Проговоріть, що до вас можна звертатися і бажано повідомляти про апдейти чи форс-мажорні ситуації.

Важливо бути оперативними у передачі проміжного зворотного зв’язку кандидатам, щоб мати більше шансів на те, що фахівець отримає та прийме офер.

Приклад листа для взаємодії між процесами:

Лист-відмова кандидату

Не усі фідбеки подобаються спеціалістам, навіть якщо вони чесні та допомагають рости. Щоб спілкування не залишало негативу, варто дотримуватись певних рекомендацій надання зворотного зв’язку кандидатам:

• Вкажіть позитивні моменти у спілкуванні. Це може бути ваше особисте враження або сильні сторони, які вказали інтерв’юери.
• Обов’язково обґрунтуйте рішення у листі-відмові кандидату після співбесіди. Це допоможе кандидату звернути увагу на проблемні питання та покращити свої навички надалі.
• Підбадьорте кандидата. Отримувати відмову завжди неприємно, а людяний підхід завжди позитивно оцінюється фахівцями. До того ж, після відмови кандидату у листі не потрібно спалювати всі мости. Можливо, у майбутньому ваша співпраця принесе більше результату і пізніше фахівець розгляне вакансію повторно або повернеться з рекомендацією.

Ось, як можна відмовити кандидату після співбесіди у листі:

Як відмовити кандидату у листі професійно? Запропонуйте фахівцеві допомогу в подальшому пошуку роботи. Наприклад, порадьте джоб борди або підкажіть, на що варто звернути увагу в резюме/спілкуванні, які навички варто підтягнути.

Підсумовуючи, моя порада рекрутерам-початківцям: розкладайте комунікацію по поличках, структуруйте кожен крок спілкування. Так ви зможете бути впевнені, що ви донесли усю необхідну інформацію у листі кандидату з пропозицією про роботу, правильно розумієте один одного та робите це максимально ефективно, тим самим пришвидшуючи процес рекрутингу та омріяне закриття вакансії!